BouwOffice HIGHLIGHTS. Versie Enkele belangrijke wijzigingen. Januari 2018

Transcriptie

1 BouwOffice Versie HIGHLIGHTS Enkele belangrijke wijzigingen Januari 2018 Onze missie: KPD Services n.v. wil een preferente informaticapartner zijn voor alle Belgische bouw-, wegenbouw-, en installatiebedrijven. KPD Services n.v. ontwikkelt hiervoor efficiënte softwareoplossingen met als doel: de optimalisatie van de klant zijn bedrijfsvoering. Pagina 1 van 13

2 Inhoudstafel Overzicht functies en navigatie... 4 Zoekmogelijkheden... 4 BouwOffice Admin... 5 Instellingen... 5 Algemene instellingen... 5 BouwOffice Finance... 6 Journalen... 6 Orderbeheer... 6 Diversen... 6 Klanten... 6 Betaallijsten SEPA... 6 Aanmaningen... 6 Bankrekeningen... 6 Leveranciers... 7 Leveranciers... 7 Betaallijsten SEPA... 7 Dossiers... 8 Journaalbeheer... 8 Diversen... 9 Boekschema s... 9 BouwOffice Project Inschrijving Calculeren meetstaat Verkoopprijsberekening Nacalculatie Ingave Werkbegroting BouwOffice Logistiek Inkoop Bestellingen Mutaties Overbrengingsbon Bibliotheken Pagina 2 van 13

3 Toebehoren Collectief Bekisting Artikelbeheer Artikels Pagina 3 van 13

4 Overzicht functies en navigatie Zoekmogelijkheden % + F8 : geef alle data H% + F8 _H% + F8 >H% + F8 <H% + F8 : geef alle data waarvan het eerste karakter = "H" : geef alle data waarvan het tweede karakter = "H" : geef alle data groter dan "H" : geef alle data kleiner dan "H" >=H% + F8 : geef alle data groter dan of gelijk aan "H" <=H% + F8 : geef alle data kleiner dan of gelijk aan "H" Pagina 4 van 13

5 BouwOffice Admin Instellingen Algemene instellingen (AINS-060) FKLT_BANREK_VALIDATIE: Goedkeuren bankrekeningen klanten Deze parameter bepaalt of de bankrekeningen van klanten via een extra scherm Bankrekeningen (FKLT-170) moeten gecreëerd worden en via een extra scherm Goedkeuren bankrekeningen (FKLT-170) moeten gevalideerd en goedgekeurd worden. Mogelijke waarden: - 0 of leeg: geen extra goedkeuring of validatie vereist - iedere andere waarde: extra goedkeuring vereist FKLT_BANREK_GOEDK: Mail goedkeuren bankrekeningen klanten In deze parameter definieert u de adressen van de personen die een mail dienen te ontvangen met de melding dat er een bankrekening moet worden goedgekeurd. Mogelijke waarden: - Reeks van gebruikersnamen en/of adressen, gescheiden door puntkomma. Pagina 5 van 13

6 BouwOffice Finance Journalen Orderbeheer Diversen Journalen Orderbeheer Ingave Orders (FORD-040) Via een extra vinkje DN op het tabblad Detail kunt u aangeven dat u een debet nota wil afdrukken i.p.v. een creditnota of factuur. Op de afdruk wordt eveneens Debetnota afgedrukt. Via Rapporten/Afdruk facturen kunt u aangeven dat ook de algemene voorwaarden moeten afgedrukt worden. De link naar de algemene voorwaarden kan ingegeven worden in het veld Bijlage (pdf) op het tabblad E-factuur in het scherm Finance/Diversen/Teksten (BINS-110). Journalen Diversen (FJNL-060) Via Extra/Import Sodabox ( ) kunt u Sodabox csv-files (= boekhoudkundig document van sociaal secretariaat) inlezen. Klanten Betaallijsten SEPA Klanten Betaallijsten SEPA (FLEV-085) Via Extra/Controle fiscale en RSZ schulden ( ) kunt u, als u hiervoor een abonnement hebt afgesloten bij KPD, controleren of de leverancier(s) schulden hebben bij de fiscus en/of RSZ. Wegens de recente vertragingen in het verwerken van de aanvragen hebben we de werking van deze functie aangepast. Zie Leveranciers/Betaallijsten SEPA voor meer info. Aanmaningen Klanten Aanmaningen (FKLT-020) Via een extra optie Logo op het tabblad Afdruk kunt u aangeven dat bij afdruk van een standaard aanmaningsrapport eveneens het jpg- Logo A4 opgegeven op het tabblad als achtergrond moet toegevoegd worden aan de afdruk. Bankrekeningen Klanten Bankrekeningen (FKLT-170) + Goedkeuren bankrekeningen (FKLT-170) Zoals bij de Leveranciers is het nu mogelijk het 4-ogen-principe toe te passen op de bankrekeningen van klanten. Als de parameter FKLT_BANREK_VALIDATIE geactiveerd is komen 2 extra menupunten in beeld, namelijk: - Bankrekeningen (FKLT-170): om nieuwe bankrekeningen van de klant op te geven, en - Goedkeuren bankrekeningen (FKLT-170): om nieuwe bankrekeningen goed te keuren. U kunt menu-security toepassen op deze extra menupunten. Pagina 6 van 13

7 De persoon die de bankrekeningnummers ingeeft kan deze zelf niet goedkeuren/activeren. De werking van deze 2 nieuwe schermen is dezelfde als deze voor het goedkeuren van de bankrekeningen voor Leveranciers (zie Highlights van juli 2015). Leveranciers Leveranciers Leveranciers - Leveranciers (FADR-003) In het extra scherm Individuele cijfers ( ) kunt u door te dubbelklikken op de Fiatteringscode het goedkeurschema van de aankoopfactuur in WIC raadplegen. Betaallijsten SEPA Leveranciers Betaallijsten SEPA (FLEV-085) Via Extra/Controle fiscale en RSZ schulden ( ) kunt u, als u hiervoor een abonnement hebt afgesloten bij KPD, controleren of de leverancier(s) schulden hebben bij de fiscus en/of RSZ. Wegens de recente vertragingen in het verwerken van de aanvragen hebben we de werking van deze functie aangepast. Na het aanvragen van de schuldencontrole (via ) opent het scherm Schuldencontrole wachtlijst. Pagina 7 van 13

8 In dit scherm, dat u ook kunt oproepen via Extra/Schuldencontrole wachtlijst ( ) krijgt u een overzicht van de geïnitieerde schuldencontroles met hun status. De bedoeling is dat u manueel op Verwerk klikt opdat BouwOffice controleert of de controle reeds is verwerkt en de resultaatfiles (pdf s) aangemaakt zijn. U kunt dit scherm sluiten en gewoon verder werken en op een later tijdstip terug openen om na te gaan of de aangevraagde controles verwerkt zijn. U hoeft dus niet meer telkens opnieuw dezelfde aanvraag te versturen via de -knop als u na enkele minuten geen resultaat bekomt. Best wacht u dan enkele minuten om via het scherm Schuldencontrole wachtlijst ( ) via de Verwerk -knop te checken of de gevraagde schuldencontroles verwerkt werden. Als u in dit wachtrij-scherm op Verwerk klikt gaat BouwOffice dus na of uw aanvragen en de aanvragen van uw collega s verwerkt zijn. Na het klikken op Verwerk worden de aangemaakte pdf-files van uw aanvragen, indien aangemaakt/verwerkt, rechtstreeks geopend op het scherm en gekoppeld aan de betreffende facturen. U krijgt eveneens een mail met de melding dat uw controle verwerkt is. Als er op het moment van Verwerk eveneens files van uw collega s verwerkt zijn, wordt er een mail naar hen verstuurd met de melding dat de controle-files verwerkt zijn. Zij kunnen deze files dan manueel opvragen via de G-Info van het factuur-detailscherm van de facturen die deel uitmaken van de betaallijst. Leveranciers Schuldcontrole wachtrij (FLEV-140) Het Schuldcontrole wachtlijst scherm kunt u ook via het menu oproepen. Dossiers Journaalbeheer Dossiers Journaalbeheer (FDOS-030) Voor type K -journalen (Klanten) kunt u een afwijkend BTW-nummer definiëren om te gebruiken met de uitgaande E-Invoice verkoopfactuur. Voorbeeld: U voert voor de Belgische overheid werken uit in Nederland onder een Nederlands BTW-nummer. U kunt deze factureren via een apart verkoopjournaal gebruik maken van een Nederlands btw-nummer. Pagina 8 van 13

9 Diversen Boekschema s Diversen Boekschema s (FINS-004) Om de functionaliteit binnen WIC voor het groeperen van boekingslijnen voor eenzelfde grootboekrekening (parameter FAK_BOOKLINES_GROUPED & FAK_BOOKLINES_GROUPED_ALL) verder te optimaliseren, is een extra optie voorzien in het boekschema van het type Aankoop om aan te geven dat boekingslijnen NIET moeten samengevoegd te worden. Als het vinkje Boekingslijnen niet samenvoegen (WIC) aangevinkt is in het boekschema zullen in WIC de boekingslijnen voor dezelfde grootboekrekening niet samengevoegd worden (indien FAK_BOOKLINES_GROUPED = true & FAK_BOOKLINES_GROUPED_ALL = true). Pagina 9 van 13

10 BouwOffice Project Inschrijving Calculeren meetstaat Inschrijving Calculeren meetstaat (BCLC-020) In het overzichtsscherm (tabblad Lijst kunt u via het Excelicoontje (4 e icoontje van links) de grid-inhoud exporteren naar Excel. In deze Excel zal naast de variantcode voortaan ook het variant volgnummer worden geëxporteerd. Verkoopprijsberekening Inschrijving Verkoopprijsberekening (BOFF-010) In het overzichtsscherm (tabblad Meetstaat kunt u via het Excel-icoontje (4 e icoontje van links) de grid-inhoud exporteren naar Excel. In deze Excel zal naast de variantcode voortaan ook het variant volgnummer worden geëxporteerd. Nacalculatie Ingave Werkbegroting Nacalculatie Ingave werkbegroting (BNAC-010) Via Extra/Export werkstaat ( ) kunt u de werkbegroting exporteren naar Excel. Als u kiest om de werkbegroting inclusief calculatie te exporteren naar 1 bestand, dan zal voortaan ook de project-inkoop bestelbonnummer mee worden geëxporteerd. Pagina 10 van 13

11 BouwOffice Logistiek Inkoop Bestellingen Inkoop Bestellingen (MBST-010) Via Extra/Controle fiscale en RSZ schulden ( ) kunt u, als u hiervoor een abonnement hebt afgesloten bij KPD, controleren of de leverancier schulden heeft bij de fiscus en/of RSZ. Wegens de recente vertragingen in het verwerken van de aanvragen hebben we de werking van deze functie aangepast. Zie Leveranciers/Betaallijsten SEPA voor meer info. Na het klikken op Verwerk worden de aangemaakte pdf-files van uw aanvragen, indien de aanvraag al verwerkt werd door de Confederatie, rechtstreeks geopend op het scherm en gekoppeld aan de betreffende bestelling (via de G-Info ( )). U krijgt eveneens een mail met de melding dat uw controle verwerkt is. Inkoop Bestellijst (MBST-100) Via Extra/Controle fiscale en RSZ schulden ( ) kunt u, als u hiervoor een abonnement hebt afgesloten bij KPD, controleren of de aangevinkte leveranciers schulden hebben bij de fiscus en/of RSZ. De werking is hier niet aangepast. U moet wachten tot de files verwerkt worden om het resultaat te kunnen zien. Mutaties Overbrengingsbon Mutaties Overbrenging (MMUT-020) Boven het grid van de over te brengen artikelen/materieelstukken zal ook de totaal gereserveerde hoeveelheid van het geselecteerde artikel/materieelstuk worden getoond naast het label Gereserveerd. Het betreft hier de hoeveelheid die gereserveerd is via een behoeftebon waarvan de betreffende behoeftebon-lijn nog niet is afgewerkt (gemuteerd of besteld). Door te dubbelklikken op het gereserveerde aantal opent het scherm Historiek behoeftebonnen (MMUT-204) met het detail van de gereserveerde hoeveelheid. Pagina 11 van 13

12 Bibliotheken Toebehoren Collectief Bekisting Bibliotheken Toebehoren (MBIB-003) / Collectief (MBIB-002) / Bekisting (MBIB-001) In het extra veld Gereserveerd wordt de hoeveelheid getoond die gereserveerd is via een behoeftebon waarvan de betreffende behoeftebon-lijn nog niet is afgewerkt (gemuteerd of besteld). Door te dubbelklikken op de gereserveerde hoeveelheid opent het scherm Historiek behoeftebonnen (MMUT-204) met het detail van de gereserveerde hoeveelheid. Artikelbeheer Artikels Artikels Artikelbeheer (MBIB-008) In het extra veld Gereserveerd wordt de hoeveelheid getoond die gereserveerd is via een behoeftebon waarvan de betreffende behoeftebon-lijn nog niet is afgewerkt (gemuteerd of besteld). Door te dubbelklikken op de gereserveerde hoeveelheid opent het scherm Historiek behoeftebonnen (MMUT-204) met het detail van de gereserveerde hoeveelheid. Pagina 12 van 13

13 Pagina 13 van 13