Opleiding SAP FMJP. 28 mei 2013

Transcriptie

1 1 Opleiding SAP FMJP 28 mei 2013

2 2 Inhoud 1. Omkadering budgetteringstraject: 7-stappenplan 2. Link tussen de verschillende software 3. Budget- en boekingssleutel 4. Enkele begrippen 5. SAP FMJP 6. Vragen

3 3 Het budgetteringstraject Stap 1 Uittekenen strategie Gent2020 Stap 2 Berekenen financiële ruimte Exceltool Stap 3 Koppelen van de strategie aan de financiële ruimte Verdeling budgettaire enveloppes (=BEA s) in Exceltool & opladen naar SAP = NVT vr OCMW Stap 4 Vertalen van de koppeling van de strategie aan de financiële ruimte in financiële doelstellingen Stap 5 Herberekenen financiële ruimte Opmaken budget in overleg met de diensten: Plannen in SAP Aanpassen van enkele groeivoeten in de Exceltool & SAP en opladen Excel personeelsbudget die uit de SQL-database komt Stap 6 Bespreking vertaling en herberekening Finetuning door dienst budgettering, MT en voorzitter in de Exceltool & SAP Stap 7 Opmaak Financiële nota MJP: - Financieel doelstellingenplan M1 - Staat van het financieel evenwicht M2 Opmaken financiële nota v/h meerjarenplan Deadline: 24/10/2013 BUDGET Opmaken financiële nota v/h budget

4 4 Het financieel evenwicht Het meerjarenplan moet financieel in evenwicht zijn: 1. Resultaat op kasbasis is in elk jaar >= 0 2. Autofinancieringsmarge is op einde v/h MJP >=0 3. Som van de autofinancieringsmarge is in elk jaar >= 0 4. Het financieel evenwicht mag niet fictief zijn Wettelijk schema M2: De staat van het financieel evenwicht: Wordt berekend in de Exceltool Finale versie uit BI voor Vlaanderen

5 5 SAP Gent2020 Exceltool Excel Personeel Personeelsbudget voor 6 jaar SD s, OD s, Activit/Proj Budgethouder, Schepen Subsidies Personeelsbudget BEA s (Stad Gent) SQL-Database Personeelsbudget voor 6 jaar Cevips Begroting Personeelsbudget jaar 1 op basis van VTE s uit personeelsplan G2020 Excel personeelsbudget jaar 1 = loonkost van jaar 1 vr de huidige personeelsbezetting & extra s op basis van gemiddelden Gent2020 VTE s jaar 2-6 uit het personeelsplan

6 6 Business Intelligence BI BBC Gent2020 SAP Cevips New Horizon Strategie Organisatie Subsidies Indicatoren & mijlpalen VTE s Budgetten Actuals Derden Rekeningen ESC Opvolging personeel Sociale Dienstverlening

7 7 Gent2020 Gent2020 SAP SAP ACQ PRN Interface In Gent2020 zitten geen budgetplaatsen Q N posities 9 posities SAP maakt via de interface de budgetplaatsen aan op basis van de activiteiten en projecten die in Gent2020 zitten = 5 cijfers + 4 nullen Kenmerken van activiteit = kenmerken van budgetplaats, deze komen door via de interface Gent2020-SAP

8 8 Sleutel Budgetsleutel Budgetperiod Budgetplaats Budgetpositie Subsidie Functiegebied e V POD.LLO 2014 V12 Boekingssleutel Kostenplaats Rekeningnr. Subsidie Boekjaar Functiegebied V POD.LLO 2014 V12

9 9 Budget plannen Budgetronde Budgetversie Budgetfase Documentsoort B14 INF INF EINF, SINF, IINF PLN PLN EPLN, SPLN, IPLN SIM ESIM, SSIM, ISIM MAN EMAN, SMAN, IMAN GGK EGGK, SGGK, IGGK 0 0 BEGR W14

10 10 Planningsscherm W13 B14 Index Structureel Eenmalig Totaal Index (2%) Structureel Eenmalig Totaal Indexkolom vorige budgetronde + Structurele verhoging/verlaging van vorig jaar x 1 + Indexatievoet = Geïndexeerd budget van volgende budgetronde

11 11 SAP-termen Budgetronde = Budgetsoort = B14, W14, B15, W15 Budgetpositiesoort = Exploitatie/Investering/Liquiditeit = E/I/L Budgetpositietype = Uitgave/Ontvangst = U/O Functiegebied = Verantwoordelijke dienst = O10, Q12, C23, J51 VGK = Vorig Goedgekeurde Kredieten = 0-versie vorige budgetronde = Index + structureel + eenmalig

12 12 SAP FMJP 1 Aanmaken favorieten: Budgetplaats weergeven via FMSC en S_KI4_ Budgetpositie weergeven via FMCIC en S_KI4_ Subsidie weergeven via GMGRANT en S_ALN_ Functiegebied weergeven via FM_FUNCTION en FM4M Fonds weergeven via FM5S Transactie FMEDDW Indexatietabel: SM30 ZTFM_FIN_MJP_PRC

13 13 SAP FMJP 2 Planningstransactie ZFMJP: Uitleg selectiescherm Uitleg knoppen planningsscherm: Toevoegen nieuwe lijn, lijn kopieren, lijn verwijderen Voorlopig opslaan, terug opvragen Layout selecteren, kolommen toevoegen Rangschikken, subtotalen Ingave budgetten Opladen budgetten in INF of PLN-versie

14 14 Budgetplaats weergeven

15 15 Budgetplaats weergeven

16 16 Budgetpositie weergeven

17 17 Budgetpositie weergeven Transactie: S_KI4_ Meer kolommen beschikbaar via layout wijzigen

18 18 Subsidie weergeven Transactie: GMGRANT

19 19 Subsidie weergeven Transactie: S_ALN_ Meer kolommen beschikbaar via layout wijzigen

20 20 Functiegebied weergeven Transactie: FM_FUNCTION

21 21 Functiegebied weergeven Transactie: FM4M Meer kolommen beschikbaar via layout wijzigen

22 22 Fonds weergeven Transactie: FM5S

23 23 Oefening opzoeken gegevens 1. Aan welke Operationele Doelstelling is activiteit C2310 gekoppeld? 2. Is budgetpositie een exploitatie-, investerings- of liquiditeitenrekening?

24 24 FMEDDW

25 25 FMEDDW Meer kolommen beschikbaar via layout wijzigen

26 26 Oefening FMEDDW 1. Geef een overzicht weer van de kredieten die gepland werden op budgetplaats S , budgetronde W14, voor alle jaren. 2. Sorteer op budgetperiode & budgetplaats van A-Z en budgetpositie van Z-A Geef ook een subtotaal weer per budgetplaats en per budgetpositie Maak ten slotte ook de kolom budgetpositietekst zichtbaar en zet deze na de kolom budgetpositie

27 27 Indexatietabel Transactie SM30 ZTFM_FIN_MJP_PRC Controle Onmogelijk om met 2 mensen tegelijkertijd de indextabel aan te passen

28 28 ZFMJP

29 29 ZFMJP Meer kolommen beschikbaar via layout wijzigen

30 30 Niet op klikken!

31 31 Budgetplaatsen voor opleiding 1. C C C J P Q V W W W W

32 32 Controles ZFMJP Niet mogelijk om met 2 personen tegelijkertijd kredieten te plannen voor dezelfde dienst Niet mogelijk om in W14 het krediet te verlagen als tijdens B14 al meer krediet verbruikt is. Verbruik = aanrekeningen + vastleggingen Niet mogelijk om te plannen op onbestaande budgetplaatsen, budgetposities, subsidies en functiegebieden

33 33 Oefening 1 Plannen in B14, PLN-fase: 1.Elektriciteit: elk jaar euro, index: 2% in volgende 5 jaar 2.Aankoop Beamer: euro Stap 4 Aanpak Opzoeken budgetpositie Elektriciteit indexatietabel aanpassen in SM30 ZFM_FIN_MJP_PRC Plannen in ZFMJP Staat de budgetlijn er al in? Indien ja het verschil ingeven in kolom structureel of eenmalig Indien nee nieuwe lijn toevoegen of lijn kopieren en invullen, eventueel budgetpositie opzoeken via F4 Controle def. en Boeken

34 34 Oefening 2 Plannen in B14, PLN-fase: 1.Opladen personeelsbudget 2.Groeivoet elektriciteit wijzigt naar 2,5% in volgende 5 jaar Stap 5 Aanpak Openen planningsscherm ZFMJP Opladen budget Excel selecteren Openen transactie SM30 ZTFM_FIN_MJP_PRC: Lijn wijzigen Opslaan Heropenen ZFMJP De herindexaties worden automatisch voorgesteld Controle def. & Boeken

35 35 Oefening 3 Plannen in B14, MAN-fase: 1.MAT beslist dat beamers max euro mogen kosten Stap 6 Aanpak Openen planningsscherm ZFMJP De nodige wijzigingen aanbrengen Controle def. & Boeken