Budgetten wijzigen voor niet-specialisten

Transcriptie

1 Budgetten wijzigen voor niet-specialisten Ben Gilot Stafmedewerker financiën VVSG Gemeenten en OCMW s 1 kennen specifieke regels voor de aanwending van publieke gelden. Deze regels met betrekking tot het budget staan beschreven in het besluit betreffende de beleids- en beheerscyclus. Wil men, nadat de raad het budget heeft vastgesteld, nog iets wijzigen aan de ontvangsten- of uitgavenkredieten, dan zal dit moeten gebeuren door voorgeschreven procedures. Deze tekst tracht een handleiding te bieden voor die procedures 2 en richt zich tot mensen die niet gespecialiseerd zijn in gemeente- of OCMW-financiën. In het eerste deel van deze tekst bespreken we de relevante onderdelen van het budget en leggen we uit wat kredieten zijn en waar deze terug te vinden zijn. In het tweede deel van de tekst lichten we aan de hand van voorbeelden toe in welke gevallen een budgetwijziging, een interne kredietaanpassing of een wijziging van de ramingen noodzakelijk is. 1 Het budget 1.1 Het budget als document De aanwending en de herkomst van de financiële middelen van gemeenten en OCMW s worden bepaald door het budget. Zonder een vastgesteld budget kan een bestuur geen uitgaven doen 3. Bij een vastgesteld budget zijn de kredieten daarenboven begrensd. Dat wil zeggen dat bijvoorbeeld voor de uitgaven met betrekking tot de exploitatie er per beleidsdomein niet méér besteed mag worden dan in het budget voorzien is. 1 Het besluit betreffende de beleids- en beheerscyclus is ook grotendeels van toepassing op autonome gemeentebedrijven en publiekrechtelijke OCMW-verenigingen. De regels op vlak van budgetwijzigingen die op deze verzelfstandigde entiteiten van toepassing zijn, wijken af van die voor gemeenten en OCMW s. 2 De tekst beschrijft de regels zoals beschreven in het besluit van de Vlaamse Regering van 25 juni 2010 betreffende de beleids- en beheerscyclus van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn. Gemeenten en OCMW s zijn verplicht deze regels na te leven. Sommige besturen leggen zichzelf nog strengere dan de voorschreven regels op. Daarnaast zullen besturen ook interne afspraken hanteren (wie doet wat wanneer bijvoorbeeld). 3 Tenzij beperkt door middel van voorlopige kredieten of door dwingende en onvoorziene omstandigheden. 7 november /14

2 Het budget bestaat uit een inhoudelijk gedeelte, de beleidsnota, en de financiële vertaling ervan, de financiële nota. Ze bestaan beide uit verschillende onderdelen. Voor de beleidsnota zijn dat: - de doelstellingennota: beschrijft de prioritaire beleidsdoelstellingen die op het budgetjaar betrekking hebben; - het doelstellingenbudget: biedt een overzicht van de geraamde ontvangsten en uitgaven per beleidsdomein; - de financiële toestand: vergelijkt de financiële evenwichtsnormen van het budget met die van het meerjarenplan; - de lijst met overheidsopdrachten waarvan de raad de keuze van de wijze van gunning en van de voorwaarden delegeert; - de lijst met daden van beschikking die de raad delegeert; - de lijst met nominatief toegekende subsidies. De financiële nota bestaat uit: - het exploitatiebudget: bevat de transactiekredieten voor elk beleidsdomein voor de werking; - het investeringsbudget: bevat de nieuwe investeringsenveloppen en een overzicht, per beleidsdomein, van de transactiekredieten voor het financiële boekjaar van alle investeringsenveloppen; - het liquiditeitenbudget: bevat de berekening van het resultaat op kasbasis. 1.2 Kredieten Voor deze tekst is voornamelijk de financiële nota van belang. Deze bevat namelijk de kredieten op basis waarvan een bestuur een uitgave mag doen. Men onderscheidt twee soorten kredieten: - een transactiekrediet: een krediet (voor ontvangsten of voor uitgaven uitgaven) binnen één (financieel boek-) jaar. Komt overeen met een rubriek (lijn) van de financiële nota; - een verbinteniskrediet: het totaal van de transactiekredieten van een rubriek (lijn) van een investeringsenveloppe. Om het een en ander te verduidelijken maken we in deze tekst gebruik van onderstaand voorbeeld. Het voorbeeld is om didactische redenen sterk vereenvoudigd. De realiteit zal doorgaans een stuk complexer zijn. 7 november /14

3 VOORBEELD 1 Bestuur B heeft drie beleidsdomeinen: algemene financiering, algemeen bestuur en vrije tijd. Voor 2014 verwacht het bestuur de volgende ontvangsten (O) en uitgaven (U) uit de exploitatie: algemene financiering (O: 110; U: 10), algemeen bestuur (O: 10; U: 50) en vrije tijd (O: 10; U: 60). Het bestuur plant twee nieuwe investeringen in het meerjarenplan, beide in het beleidsdomein algemeen bestuur, beide in dezelfde investeringsenveloppe en beide vallen onder overig beleid: - een uitbreiding van het huidige administratief centrum voor een totaal aan uitgaven van 40, gespreid over 4 jaar en waarvan 30 voorzien is voor de werken aan het gebouw en 10 voor de aanschaf van het meubilair; - aanpassingen aan het gebouw waarin de gemeentelijke kinderopvang is gehuisvest voor een totaal aan uitgaven van 10, gespreid over 2 jaar met enkel uitgaven voor de werken aan het gebouw. We veronderstellen dat er enkel investeringsuitgaven zijn, geen investeringsontvangsten. Schematisch 4 kunnen we dit als volgt weergeven: Uitbreiding administratief centrum TK VK a) Gebouw b) Meubilair Aanpassingen aan het gebouw kinderopvang Gebouw Het bestuur is van plan om in 2014 een nieuwe lening aan te gaan ten belope van 15. De kapitaalsaflossingen in 2014 bedragen 5 en het bestuur zal in aan leningen toestaan aan twee vzw s. Verder veronderstellen we dat het gecumuleerde budgettaire resultaat van het vorig boekjaar 0 is en er geen bestemde gelden zijn. Er maken geen IVA s deel uit van het bestuur. 4 VK= verbinteniskrediet TK= transactiekrediet 7 november /14

4 In 1.2.1, en duiden we de transactiekredieten (in het rood) en de verbinteniskredieten (in het geel) aan voor elk onderdeel van het budget die van belang zijn voor deze tekst Exploitatiebudget Het exploitatiebudget voor 2014 van voorbeeld 1 ziet er als volgt uit: Algemene financiering Algemeen bestuur Vrije tijd Totalen investeringsbudget o Investeringsenveloppe De investeringsenveloppe van voorbeeld 1 ziet er als volgt uit 5 : Investeringsenveloppe VK TK II.A.1. Gebouwen II.A.3 Meubilair TOTAAL UITGAVEN o Transactiekredieten voor investeringsverrichtingen Het overzicht van de transactiekredieten voor investeringsverrichtingen voor 2014 voor het bestuur wordt dan: Algemene financiering Algemeen bestuur Vrije tijd Totalen We laten om didactische redenen het merendeel van de rubrieken van de investeringsenveloppe weg. 7 november /14

5 1.2.3 Liquiditeitenbudget 6 Het liquiditeitenbudget voor 2014 van voorbeeld 1 ziet er als volgt uit: I. Exploitatiebudget (B-A) 10 A. Uitgaven 120 B. Ontvangsten 130 II. Investeringsbudget (B-A) -15 A. Uitgaven 15 B. Ontvangsten 0 III. Andere (B-A) 5 A. Uitgaven Aflossing financiële schulden 5 a. Periodieke aflossingen 5 b. Niet-periodieke aflossingen 0 2. Toegestane leningen 5 3. Overige transacties 0 B. Ontvangsten Op te nemen leningen en leasings Terugvordering van aflossing van financiële schulden 0 a. Periodieke terugvorderingen 0 b. Niet-periodieke terugvorderingen 0 3. Overige transacties 0 VIII. Resultaat op kasbasis (VI-VII) Ramingen Naast transactiekredieten en verbinteniskredieten bestaan er ook nog ramingen. Deze zijn niet rechtstreeks af te leiden uit het budget. Het zijn bedragen die achter de transactiekredieten liggen van de financiële nota. De transactiekredieten zijn namelijk op een vrij hoog niveau vastgelegd. In ons voorbeeld bevat het exploitatiebudget (zie 1.2.1) de transactiekredieten voor de exploitatie voor vrije tijd. Hoeveel middelen er exact naar cultuur, sport of jeugd gaat, kan men evenwel niet uit het exploitatiebudget afleiden. De verdeling van die middelen zal daarentegen wel vastliggen 7. 6 We laten om didactische redenen het merendeel van de rubrieken van het liquiditeitenbudget weg. 7 Dat zal ook af te leiden zijn uit het overzicht van de verschillende beleidsdoelstellingen en de onderliggende actieplannen en acties. 7 november /14

6 Ramingen kunnen dan bijvoorbeeld zijn: - de geraamde ontvangsten en uitgaven van de beleidsdoelstelling De gemeente zorgt ervoor dat haar inwoners een gediversifieerd en kwalitatief hoogstaand cultuuraanbod hebben ; - de geraamde personeelsuitgaven van de statutaire personeelsleden van de sportdienst; - de geraamde ontvangsten van de grabbelpas; - de geraamde uitgaven van het beleidsitem bibliotheek X. 2 Het wijzigen van het budget Het budget bevat de geraamde ontvangsten en uitgaven. Doorgaans zullen niet alle geraamde bedragen overeenstemmen met de benodigde of ontvangen middelen zoals gedurende het budgetjaar zal blijken. Voor de ontvangsten stelt er zich geen probleem, transactiekredieten met betrekking tot de ontvangsten zijn niet begrensd. Immers, indien bijvoorbeeld de opbrengsten van een bepaalde belasting hoger uitvallen dan geraamd, dan zal de gemeente die middelen sowieso ontvangen. De uitgaven van gemeenten en OCMW s zijn echter wel begrensd. Indien op een gegeven moment een uitgaventransactiekrediet ontoereikend blijkt, dan zal afhankelijk van de situatie een budgetwijziging of een interne kredietaanpassing moeten gebeuren. In nog andere gevallen is enkel een wijziging van de ramingen nodig. Hieronder overlopen we de verschillende mogelijkheden. We illustreren ze aan de hand van voorbeeld Budgetwijziging Een budgetwijziging is een wijziging van een rubriek van de financiële nota die gebeurt door de gemeenteraad (bij gemeenten) of de OCMW-raad (bij OCMW s). In vijf gevallen die we hieronder beschrijven - moet er een budgetwijziging gebeuren Aansluiting van het budget bij het meerjarenplan Het budget moeten passen in het meerjarenplannen. Dat is het geval als voldaan is aan drie voorwaarden: - de prioritaire beleidsdoelstellingen en de bijhorende actieplannen van het budget en het meerjarenplan moeten overeenkomen; - het resultaat op kasbasis van het boekjaar moet ten minste nul zijn; 8 De relevante wijzigingen ten opzichte van voorbeeld 1 worden in het rood aangeduid. 7 november /14

7 - de autofinancieringsmarge van het boekjaar moet groter zijn dan of gelijk zijn aan de autofinancieringsmarge van hetzelfde boekjaar in het meerjarenplan. Wijzigingen waardoor het budget niet meer voldoet aan bovenstaande voorwaarden, moeten gebeuren via een budgetwijziging. Voorbeelden Het schrappen, toevoegen of wijzigen van een prioritaire beleidsdoelstelling moet via een budgetwijziging gebeuren (en een aanpassing van het meerjarenplan). Het schrappen, toevoegen of wijzigen van een actieplan van een prioritaire beleidsdoelstelling moet via een budgetwijziging gebeuren (en een aanpassing van het meerjarenplan) Exploitatiebudget Het exploitatiebudget bevat een overzicht van de ontvangsten en uitgaven per beleidsdomein, en het saldo 9. Wijzigingen waardoor het saldo tussen de ontvangsten en de uitgaven van een beleidsdomein van het exploitatiebudget daalt, moeten gebeuren via een budgetwijziging. Het saldo van het exploitatiebudget per beleidsdomein daalt als de uitgaven sterker stijgen als de ontvangsten of als de ontvangsten sterker dalen dan de uitgaven. Voorbeeld In voorbeeld 1 werden er voor het beleidsdomein algemeen bestuur 50 aan uitgaven geraamd, en 10 aan ontvangsten. Door omstandigheden zijn er echter 60 aan uitgaven nodig. Er zijn echter geen extra ontvangsten binnen het beleidsdomein. Het saldo daalt met 10 en dus is er een budgetwijziging nodig. Algemeen bestuur Algemeen bestuur Investeringsbudget Bij wijzigingen van het investeringsbudget zijn twee zaken van belang, namelijk de impact op de transactiekredieten van een beleidsdomein en de impact op de verbinteniskredieten. Zowel de impact op de transactiekredieten van een beleidsdomein als de impact op de verbinteniskredieten kan een budgetwijziging vereisen. 9 Voor de eenvoud gaan we er van uit dat er geen IVA s zijn. 7 november /14

8 Een budgetwijziging is vereist bij wijzigingen van een verbinteniskrediet van een investeringsenveloppe. Als een verbinteniskrediet (zowel van uitgaven als van ontvangsten) van een investeringsenveloppe wijzigt, is een budgetwijziging nodig. Voorbeeld Als in voorbeeld 1 de werken aan het administratief centrum duurder uitvallen (er moet in 2014 meer aan transactiekredieten voorzien worden ten belope van 5) en de overige investeringen verlopen als gepland, dan wijzigt het verbinteniskrediet van de rubriek II.A.1 en moet er dus een budgetwijziging gebeuren. Uitbreiding administratief centrum TK VK a) Gebouw b) Meubilair Aanpassingen aan het gebouw kinderopvang Gebouw Investeringsenveloppe VK TK II.A.1. Gebouwen II.A.3 Meubilair TOTAAL UITGAVEN Een budgetwijziging is vereist bij wijzigingen van het totaal van de transactiekredieten van een beleidsdomein. Een wijziging van het totaal van de transactiekredieten van een beleidsdomein (zowel ontvangsten als uitgaven) moet gebeuren via een budgetwijziging. Voorbeeld Stel dat het meubilair van het administratief centrum uit het voorbeeld 1 vervroegd wordt geleverd, waardoor ook de betalingen van de facturen vervroegen. Reeds in 2014 is er 10 nodig om de facturen te betalen. Het transactiekrediet van 2015 wordt verschoven naar De overige investeringen verlopen als gepland. Hierdoor verandert het totaal van de transactiekredieten van het beleidsdomein algemeen bestuur voor het budgetjaar en moet er een budgetwijziging gebeuren. 7 november /14

9 Uitbreiding administratief centrum TK VK a) Gebouw b) Meubilair Aanpassingen aan het gebouw kinderopvang Gebouw Algemene financiering Algemeen bestuur Vrije tijd Totalen Liquiditeitenbudget Een wijziging van de transactiekredieten (zowel ontvangsten als uitgaven) van het liquiditeitenbudget (exclusief de transactiekredieten van het exploitatie- en investeringsbudget) moet gebeuren via een budgetwijziging. Voorbeeld Als het bestuur in voorbeeld van 1 extra leningen wil opnemen in het budgetjaar, dan zal de rubriek op te nemen leningen en leasings verhogen, in dit geval met 5. Dat kan slechts gebeuren door middel van een budgetwijziging. I. Exploitatiebudget (B-A) 10 A. Uitgaven 120 B. Ontvangsten 130 II. Investeringsbudget (B-A) -15 A. Uitgaven 15 B. Ontvangsten 0 III. Andere (B-A) 10 A. Uitgaven Aflossing financiële schulden 5 a. Periodieke aflossingen 5 b. Niet-periodieke aflossingen 0 2. Toegestane leningen 5 3. Overige transacties 0 B. Ontvangsten Op te nemen leningen en leasings Terugvordering van aflossing van financiële schulden 0 a. Periodieke terugvorderingen 0 b. Niet-periodieke terugvorderingen 0 3. Overige transacties 0 VIII. Resultaat op kasbasis (VI-VII) 5 7 november /14

10 2.2 Interne kredietaanpassing Een interne kredietaanpassing is een wijziging aan een rubriek van de financiële nota, zonder dat daarvoor een budgetwijziging nodig is. Een interne kredietaanpassing moet gebeuren door het college (bij gemeenten) of door de OCMW-raad (bij OCMW s). Hieronder beschrijven we de gevallen waarbij een interne kredietaanpassing moet gebeuren Aansluiting van het budget bij het meerjarenplan Hiervoor is altijd een budgetwijziging nodig Exploitatiebudget Wijzigingen aan het exploitatiebudget waardoor het saldo tussen de ontvangsten en de uitgaven van een beleidsdomein van het exploitatiebudget niet daalt, moeten gebeuren via een interne kredietaanpassing. De transactiekredieten van het exploitatiebudget wijzigen en het saldo per beleidsdomein daalt niet als: - de uitgaven even sterk stijgen als de ontvangsten; - de uitgaven minder sterk stijgen als de ontvangsten; - de uitgaven sterker dalen dan de ontvangsten. Voorbeelden Als in voorbeeld 1 de ontvangsten en de uitgaven voor het beleidsdomein algemeen bestuur met 10 stijgen, dan blijft het saldo gelijk. Algemeen bestuur Algemeen bestuur Stijgen de uitgaven van het beleidsdomein algemeen bestuur met 5 en de ontvangsten met 10, dan stijgt het saldo. Algemeen bestuur Algemeen bestuur november /14

11 Dalen de uitgaven van het beleidsdomein vrije tijd met 10 en dalen de ontvangsten met 5, dan stijgt het saldo. Vrije tijd Vrije tijd De wijzigingen in de drie bovenstaande voorbeelden kunnen allemaal gebeuren door middel van een interne kredietaanpassing Investeringsbudget Stel dat in voorbeeld 1 het meubilair van het administratief centrum vervroegd wordt geleverd, waardoor ook de betalingen van de facturen vervroegen. Reeds in 2014 is er 10 nodig om de facturen te betalen. Het transactiekrediet van 2015 wordt verschoven naar Normaal gezien (zie ook het tweede voorbeeld in 2.1.3) zou er dan een budgetwijziging nodig zijn omdat het totaal van de transactiekredieten van het beleidsdomein algemeen bestuur wijzigt. Stel nu dat dat de werken aan het administratief centrum door slecht weer pas later van start kunnen gaan, waardoor de eerste transactiekredieten voor het gebouw pas in 2015 nodig zijn. De transactiekredieten van 5 worden dan ook verschoven van 2014 naar De overige investeringen verlopen als gepland. Hierdoor zal het totaal van de transactiekredieten van het beleidsdomein algemeen bestuur voor het budgetjaar niet wijzigen en is er geen budgetwijziging nodig (en ook de verbinteniskredieten wijzigen niet). Er zijn wel wijzigingen aan enkele transactiekredieten van de investeringsenveloppe, dus is er een interne kredietaanpassing nodig. Uitbreiding administratief centrum TK VK a) Gebouw b) Meubilair Aanpassingen aan het gebouw kinderopvang Gebouw Investeringsenveloppe VK TK II.A.1. Gebouwen II.A.3 Meubilair TOTAAL UITGAVEN november /14

12 2.2.4 liquiditeitenbudget Elke wijziging aan de transactiekredieten van het liquiditeitenbudget (exclusief de transactiekredieten van het exploitatie- en het investeringsbudget) zal altijd door middel van een budgetwijziging moeten gebeuren. 2.3 Wijziging aan de ramingen Een wijziging aan de ramingen is een wijziging die geen invloed heeft op een rubriek van de financiële nota van het budget. Besturen kunnen zelf beslissen wie bevoegd is voor welke wijzingen aan de ramingen. Hieronder beschrijven we de gevallen waarbij een wijziging van de ramingen aan de orde is Aansluiting van het budget bij het meerjarenplan Besturen beslissen zelf over de te volgen procedure bij: - het schrappen, toevoegen of wijzigen van een niet-prioritaire beleidsdoelstelling; - het schrappen, toevoegen of wijzigen van een actieplan van een niet-prioritaire beleidsdoelstelling; - het schrappen, toevoegen of wijzigen van een actieplan dat niet ressorteert onder een beleidsdoelstelling; - een wijziging van de ontvangsten of uitgaven van de (actieplannen) van de (niet-) prioritaire beleidsdoelstellingen; - het schrappen, toevoegen of wijzigen van een actie van een (niet-) prioritaire beleidsdoelstelling. Voorbeeld Wijziging van de geraamde ontvangsten en uitgaven van de beleidsdoelstelling De gemeente zorgt ervoor dat haar inwoners een gediversifieerd en kwalitatief hoogstaand cultuuraanbod hebben ; Exploitatiebudget Voorbeelden - In de loop van het boekjaar wordt een medewerker van de sportdienst die in statutair verband tewerkgesteld was vervangen door een medewerker die in contractueel verband aangesteld wordt. De personeelsuitgaven van die medewerker moeten (integraal) op een ander algemeen rekeningnummer geboekt worden. Dat heeft geen invloed op de transactiekredieten van het exploitatiebudget en kan via een wijziging van de ramingen gebeuren. - De grabbelpas-activiteiten kennen zoveel succes dat de geraamde ontvangsten met X overschreden worden. Binnen hetzelfde beleidsdomein vallen de ontvangsten van de 7 november /14

13 speelpleinwerking echter tegen, stel met hetzelfde bedrag, X. De verschuiving heeft geen invloed op de transactiekredieten van het exploitatiebudget en kan via een wijziging van de ramingen gebeuren Investeringsbudget Voorbeeld Stel dat in voorbeeld 1 de werken aan het administratief door slecht weer pas later van start kunnen gaan, waardoor de eerste transactiekredieten voor het gebouw pas in 2015 nodig zijn. De transactiekredieten van 5 worden dan ook verschoven van 2014 naar De aanpassingen aan het gebouw kinderopvang die binnen plaatsvinden, worden door meevallende omstandigheden versneld integraal afgewerkt in 2014, waardoor de transactiekredieten ten belope van 5 van 2015 naar 2014 verschoven worden. Hierdoor zullen noch de transactiekredieten in de investeringsenveloppes, noch de verbinteniskredieten, noch het totaal van de transactiekredieten van het beleidsdomein algemeen bestuur voor het budgetjaar wijzigen. Deze wijzigingen moeten dus niet geregeld worden via een interne kredietaanpassing of een budgetwijziging. Uitbreiding administratief centrum TK VK a) Gebouw b) Meubilair Aanpassingen aan het gebouw kinderopvang Gebouw Investeringsenveloppe VK TK II.A.1. Gebouwen II.A.1. Meubilair TOTAAL UITGAVEN Transactiekredieten voor investeringsverrichtingen na wijzigingen: Algemene financiering Algemeen bestuur Vrije tijd Totalen november /14

14 2.3.4 liquiditeitenbudget Voorbeeld In voorbeeld 1 komen twee vzw s in aanmerking om een lening te krijgen van het bestuur. Vzw A zou een lening van 2 krijgen, vzw B een lening van 3. Het bestuur beslist nu om het bedrag van beide leningen te verwisselen waardoor vzw A recht heeft op 3 en vzw B op 2. Aangezien het totaalbedrag van de rubriek toegestane leningen niet wijzigt, is er geen budgetwijziging nodig. I. Exploitatiebudget (B-A) 10 A. Uitgaven 120 B. Ontvangsten 130 II. Investeringsbudget (B-A) -15 A. Uitgaven 15 B. Ontvangsten 0 III. Andere (B-A) 5 A. Uitgaven Aflossing financiële schulden 5 a. Periodieke aflossingen 5 b. Niet-periodieke aflossingen 0 2. Toegestane leningen 5 3. Overige transacties 0 B. Ontvangsten Op te nemen leningen en leasings Terugvordering van aflossing van financiële schulden 0 a. Periodieke terugvorderingen 0 b. Niet-periodieke terugvorderingen 0 3. Overige transacties 0 VIII. Resultaat op kasbasis (VI-VII) 0 3 Meer informatie Voor meer informatie over budgetwijzigingen en interne kredietaanpassingen kunt u terecht op de website van de VVSG ( en de website van het Agentschap Binnenlands Bestuur ( 7 november /14