CRM stage bij de HAN

Transcriptie

1 CRM stage bij de HAN

2 Hogeschool Arnhem en Nijmegen! Faculteiten FEM (Economie en Management) GGM (Gezondheid, Gedrag en Maatschappij) FT (Techniek) FED (Educatie)

3 Aantallen! Studenten voltijd deeltijd/duaal! Medewerkers 3500 (2800 fte)

4 Functioneel Beheerder (Studentzaken)! 20 Functioneel beheerders 15 FTE! Alle applicaties inzake het ondersteunende processen: vanaf eerste contact (leads) studenten inschrijfsysteem (CATS) studenten voortgangsysteem (cijfer/rooster/ stage) (Alluris, Xedule etc) uitschijven (incl. alumni)

5 Nieuw stagesysteem in 2012! De verschillende opleidingen van de faculteiten GGM en Educatie registreerden ieder op hun eigen wijze het stageproces (24 verschillende wijzen). Excel Word Acces Maatwerk extern Mail Geschreven lijsten in ordners

6 Hoe is dit traject opgepakt? In opdracht van de directeur FGGM heeft een Projectgroep bestaande uit enkele stagebureaumedewerkers van de faculteit GGM en ED onderzoek gedaan naar verschillende applicaties. FB was hierbij nog niet betrokken.

7 Resultaat van dit onderzoek Nadat de projectgroep verschillende applicaties had bekeken is er door de Faculteitsdirectie besloten om met de Microsoft Dynamics applicatie (Praktijk-module) van CRM-Resultants verder te gaan. (Geen officiële aanbesteding) Vanaf dit moment wordt FB er ook bij betrokken.

8 De implementatie! Er zijn bijeenkomsten o.l.v. CRM-R georganiseerd om huidige werkwijzen helder te krijgen. Dit om een wat eenduidiger werkwijze te bewerkstelligen.! Dit leidde tot heftige discussies onder de verschillende gebruikersgroepen.! Dit leidde tot een groot aantal wensen/aanpassingen. Extra velden/processen om de huidige werkwijze in stand te kunnen houden, omdat er weinig bereidheid was om uniformer te gaan werken/ hun huidige werkwijze aan te passen.! Omdat de applicatie geheel nieuw was konden we consequenties van bepaalde aanpassingen ook niet goed overzien.

9 De implementatie! Toen de uiteindelijke ontwerp goedgekeurd was kwam de migratie aan de orde: welke data nemen we mee?! De keuze is overgelaten aan de verschillende opleidingen. of actieve bedrijven migreren of met een schone lei beginnen Er zijn geen Praktijkplaatsen gemigreerd! Omdat vooraf het ontdubbelen toch niet goed is uitgevoerd zijn er hierdoor verschillende bedrijven dubbel in het systeem gekomen.! Deze zijn door Key-users nadien zoveel mogelijk ontdubbeld.

10 De implementatie! Alle gebruikers zijn door CRM-R of door FB getraind. Daarnaast was er op bijna iedere dag FB aanwezig op de werkvloer.! In een conventiedocument is beschreven hoe we zaken vastleggen.

11 De huidige functionaliteit Wat leggen we nu vast:! Praktijkbedrijven met o.a. praktijkplaatsen (opdrachten) opdracht omschrijving, start- en einddatum, stagetype, sollicitatieprocedure, aantal te plaatsen studenten etc. personen binnen het bedrijf die een rol spelen in het stageproces begeleider(s) vanuit het bedrijf, contactpersoon stagebeleid etc.! Studenten die de opdrachten uitvoeren met o.a. begeleider vanuit de HAN en het bedrijf. verschillende inlever/voortgang data

12 De huidige functionaliteit Stageportaal studenten kunnen via een web-portaal aanbod inzien (eventueel) inschrijven op aanbod hun stage historie inzien

13 Ondersteuning gebruikers Per faculteit is nu een Key-user werkzaam als decentraal FB met als taken: aansturing per faculteit eerste vraagbaak vertegenwoordiger HAN gebruikersoverleg. geven van trainingen binnen de faculteit

14 Hoe wordt het nu gebruikt! Na een lange aanloopfase wordt de applicatie door bijna alle opleidingen gebruikt. Breed geaccepteerd! De extra velden die bij de implementatie nog extra toegevoegd moesten worden, worden bijna niet meer gebruikt en worden nu van het scherm gehaald.! Het is nu een vast onderdeel van de huidige werkwijze geworden.! Naast GGM en Educatie wordt CRM stage ook gebruikt door de FEM en Techniek.

15 Conclusies! Ben als organisatie (hiërarchisch) sturend in de nieuwe werkwijze.! Meerwaarde voor de organisatie moet duidelijk gemaakt worden aan de eindgebruikers.! Betrek FB/AB vanaf het eerste begin bij het traject. dit ook i.v.m. koppelingen en keuze data-structuur etc

16 Conclusies! Leg de nadruk op gemeenschappelijkheid van het proces en niet op de enkele uitzonderingen. de opleidingen doorlopen bijna allemaal het zelfde proces maar denken dat ze veel verschillen van de andere opleidingen door de uitzonderingen zijn er veel aanpassingen doorgevoerd wat later bleek niet te hoeven! Zorg vanaf het begin ook voor een brede ondersteuning en draagvlak.