Eduarte. Op weg naar Eduarte De implementatie van AAR en Intake in College Hilversum

Transcriptie

1 ?

2 Eduarte Op weg naar Eduarte De implementatie van AAR en Intake in College Hilversum

3 Wat heeft bijgedragen aan het succes van de implementatie? Wat had beter gekund?

4 Procesgroep AAR Hilversum De voorbereidingen: Stuurgroep Eduarte College Hilversum

5 Training Key Users AAR Collectieve training alle teammedewerkers gebruik AAR Alle teamleden in bezit van verkorte handleiding om naast pc te kunnen leggen. Instellen en instrueren nazorgteam, bestaande uit 4 studenten niveau 2 opl. ICT en de Key Users AAR. Training Key Users Intake uit teams.

6 De uitvoering Vanaf live-gang nazorgteam enige tijd beschikbaar voor teammedewerkers. Tot op vandaag dagelijkse ondersteuning voor Verzuimmedewerkers. Inmiddels getrainde Key Users Intake aan de slag met Intake. Hoofd BSZ verleent extra ondersteuning aan Key Users Intake in Hilversum. Eduarte Selfservice voor studenten College Hilversum als eersten inmiddels beschikbaar gesteld. Procesbeheer Eduarte College Hilversum vastgesteld.

7 De balans opgemaakt voor de eindgebruiker AAR door teamleden als makkelijk uitvoerbaar ervaren AAR voor Verzuimmedewerkers nog een uitdaging: van een gewaardeerd programma, TP, naar iets nieuws, dat ook nog een aantal goede elementen uit TP mist naast een aantal nieuw gewenste elementen. O.a. maken DUO meldingen zorgpunt. BPV in Eduarte als te registreren onderwijsactiviteit levert wel onjuist beeld op. Intake zeer wisselend wat betreft bedrevenheid en ervaren gemak tussen teams: aangeboden training en inzetten Key Users niet overal even goed geland. Introductie Fase I lokt toch al veel vragen uit over zaken die pas in Fase II aan de orde komen, denk daarbij m.n. aan de inrichting van het onderwijs in Eduarte (OC&E) Relatief veel medewerkers die terecht of niet geen toegang hebben tot Eduarte.

8 De balans opgemaakt voor de eindgebruiker Al met al, behoorlijk grote mate van tevredenheid bij collega s. Grote tevredenheid over ondersteuning door projectteam en functioneel beheer. Nieuwsgierigheid bij Opleidingsmanagers en teams over hetgeen Eduarte gaat betekenen op terrein van OC&E: mogelijkheden en onmogelijkheden. Duidelijkheid daarover moet niet te lang op zich laten wachten. Twijfel of gehele management kennis heeft van alle rapportagemogelijkheden en er gebruik van weet te maken.

9 Wat heeft nu bijgedragen aan het succes van de implementatie? Binnen College Hilversum: Goede interne organisatie: uitzetten lijnen, monitoring uitvoering, ingrijpen waar nodig. Goede voorbereiding praktisch: samenstellen Key Users, training Key Users en overig personeel, instellen Nazorgteam. Goede begeleiding uitvoering: steun Stuurgroep, medewerking kleine groep medewerkers (roostermaker, schoolbeheerder TP) om acute problemen vaak binnen enkele uren op te lossen, zeker ook: hulp van uit projectteam en functioneel beheer!

10 Wat had beter gekund? Voorbereiding teams op wat hen te wachten stond met Intake. Betere inwijding in alle ins en outs van Eduarte voor Verzuimmedewerkers. Veel onverwachte verrassingen m.b.t. (on)mogelijkheden van Eduarte. Betere check op namen, coderingen, toegangsrechten voor Eduarte. Uitrol Eduarte Selfservice: koppeling met ROCvA mail voor studenten niet echt gelukkig, wel begrijpelijk. Performance nog niet optimaal.

11 Aanbevelingen Werk eerst zoveel mogelijk losse eindjes weg voordat Fase II van start gaat. Denk goed na wie welke training waarvoor nodig heeft en steek dat goed in elkaar. Zorg dat performance is zoals door iedereen gewenst. Blijf goed communiceren naar eindgebruiker ( ook student!). Bouw aan vertrouwen bij eindgebruiker, vooral op werkvloer, door correcte en tijdige basisgegevens in Eduarte.

12 Een geslaagd huwelijk tussen eindgebruiker en applicatie?

13 Dank voor uw aandacht. Loek Maijer