ICT-Dienst. Vertel ons een verhaaltje

Transcriptie

1 Vertel ons een verhaaltje

2 Ik zal het NIET hebben over: - Wat een Midoffice is en uit welke componenten het bestaat - Hoe je binnen jouw organisatie de implementatie van een Midoffice aanpakt - Of hoe wij het gedaan hebben. Vandaag wil ik jullie ons verhaal vertellen. Het verhaal over hoe wij in Evergem werk maken van het creëren van een draagvlak, dat o zo nodig is bij verandering.en waar jammer genoeg veel te vaak veel te weinig aandacht aan besteed wordt

3 Een paar definities: Draagvlak is in feite acceptatie en aanvaarding van een nieuw idee, een innovatie, een andere aanpak, een nieuwe richting die uw organisatie inslaat. In feite is het zo dat uw medewerkers er achter gaan staan. Het is wat anders dan gedogen (of de houding van: er is toch niets aan te doen). Draagvlak creëren, betekent dat je goedkeuring en ondersteuning verwerft en krijgt van (alle) werknemers voor beslissingen die je als management binnen een bepaald tijdsbestek gaat nemen.

4 een jonge man die in Evergem als ICT-ambtenaar aan de slag ging. Alles begon eind de jaren 90 - De aanloop naar Y2K - De invoering van de EURO - Het instappen in het systeem van elektronische verkiezingen - En het volledige serverpark was net vernieuwd IT was een 1-mansdienst (bij de technische dienst) Maar toch was er toen al een collegebesluit dat stelde dat de gemeentelijke ICT-ambtenaar ook aan het OCMW ondersteuning diende te verlenen

5 Onze secretaris (die helemaal geen techneut was) heel goed beet had dat IT een grote meerwaarde kon betekenen bij: - Het optimaliseren van onze interne organisatie - Het uitbouwen en ondersteunen van een betere dienstverlening Voor ons werd al snel duidelijk dat IT veel meer was (en is) dan servers, kabels, harde schijven,... Ik zelf wist toen al dat we sterk (en anders) uit de hoek zouden moeten komen om onszelf te kunnen (blijven) verkopen.

6 gesteund door onze secretaris: - Meer en meer centraal in de organisatie gaan plaatsen - Zodat we onze rol als ondersteunende dienst echt konden opnemen - Dit ging niet altijd vanzelf (en af en toe liepen we onszelf wel eens voorbij) Hierbij een aantal zeer praktische voorbeelden (vaak kleine dingen) van hoe we dit aanpakken.

7 De vragen komen van overal. We zorgen ervoor dat ze gebundeld worden, en dat we oplossingen aanreiken waar (zo mogelijk) de ganse organisatie beter van wordt. Verder waken we erover om iedereen te betrekken (en niet alleen diensthoofden) Case: Invoering Recreatex

8 Niemand wordt graag voor voldongen feiten gesteld. Iedereen tijdig en voldoende informeren is noodzakelijk. Liefst vanaf het prille begin. Case: IT ondersteuning van OCMW

9 Je hoeft niet alles van vooraf aan opnieuw te bedenken. Met collega s, leveranciers, in gesprek gaan is vaak best wel leerzaam. Neem ook collega s niet-it-ers mee! Case: V-ICT-OR, beurzen, opleidingen, (Shopt-IT, Scansearch)

10 Vaak is het voor iedereen duidelijk dat iets mis loopt of beter kan. Doch niet iedereen heeft oplossingen klaar. Wij proberen ervoor te zorgen om die wel te hebben. Case: digitale handtekening

11 Vanuit onze rol als ondersteunende dienst zijn we het al gewoon om met verschillende diensten samen te werken. Ook change-management is ons niet vreemd. De stap om dan zelf een project te trekken is echt niet zo groot. (al moet je het ook tijdig terug loslaten) Case: werkgroep dienstverlening

12 Beseffen we heel erg goed dat we er zijn (en blijven) bij de gratie van onze klanten (de verschillende diensten). IT kan men perfect inkopen. Voor mensen met een grondige kennis van de organisatie (die dan ook nog goesting hebben om er voluit voor te gaan) is dit iets moeilijker. Case: zoektocht naar een werkbaar evenwicht, (her)definiëren van onze rol,

13 De vraag naar verandering en verbetering van onze organisatie en dienstverlening is zo groot dat we eindelijk ook echt aan de slag gegaan zijn. Maar nu wel met de steun en medewerking van de ganse organisatie. Misschien een andere keer meer hierover