CASE STUDY MDM LEERT KLANTEN ZELF VISSEN

Transcriptie

1 Exact Online CASE STUDY MDM LEERT KLANTEN ZELF VISSEN

2 2 EXACT ONLINE CASE STUDY ACCOUNTANCY MDM LEERT KLANTEN ZELF VISSEN MDM accountants & belastingadviseurs uit Den Haag is hard op zoek naar een nieuwe relatiebeheerder. Waarom? Sinds ze drie jaar geleden inspeelden op de veranderende markt, is hun reputatie hen vooruit gesneld. En groeien ze als kool. Hoe dat precies gebeurde? De groei komt, kort gezegd, voort uit drie dingen. In 2012 is er een accountantskantoor toegevoegd aan MDM; ze zijn geautomatiseerd gaan werken, en hebben specifieke expertise op het gebied van zakelijk dienstverleners. Daarbij is volgens Marc Vosse hun aanpak erg effectief: ze helpen hun klanten met het verbeteren van hun processen en adviseren op het gebied van bedrijfsvoering: Wij vragen in het begin wat voor managementinformatie ze willen hebben. Want daar willen we samen met de klant op sturen. MDM accountants & belastingadviseurs

3 3 EXACT ONLINE CASE STUDY ACCOUNTANCY Automatiseren als accountant? Misschien makkelijk gezegd, maar ze voeren dat plan ook uit. Hoe? Door de bedrijfsprocessen te stroomlijnen en te automatiseren. Dat klinkt wat ongebruikelijk voor een accountantskantoor, maar Vosse, die zelf veel affiniteit heeft met ICT, vindt het allesbehalve raar: De wensen van de klant verschuiven, want het boekhoudgedeelte wordt geautomatiseerd, ook met scannen en geautomatiseerde bankafschriften. Toch zijn veel kantoren daar bang voor omdat ze dan omzet kwijtraken. En strikt genomen hebben ze daar gelijk in: boekhoudsoftware neemt heel veel taken over; taken waarmee sommige accountants nog steeds het grootste deel van hun geld verdienen. Nieuwe core business Is MDM daar dan niet bang voor? Het antwoord is nee. Vosse: Hier zagen we dat boeken en dergelijke niet meer je core business moet zijn. Dat was dik drie jaar geleden al het geval, ongeveer toen ik hier kwam werken en al bekend was met Exact Online. Dat beviel me zo goed, met name qua gebruiksvriendelijkheid, dat ik het ook hier heb geïntroduceerd. En de timing was precies goed, zegt hij: Op dat moment begon ook de markt te veranderen: boeken wordt geautomatiseerd en er wordt meer om advies gevraagd.

4 4 EXACT ONLINE CASE STUDY ACCOUNTANCY Bedrijfsprocessen automatiseren Hoe kwamen die klanten dan bij hen binnen? Sommige via-via, anderen via acquisitie. Vosse lacht: De directeur is heel goed in acquisitiegesprekken. Vaak vertelt hij daarbij ook dat we hun processen kunnen optimaliseren en automatiseren. Na verloop van tijd hoorden anderen van klanten dat MDM hun administratie en bedrijfsprocessen hadden geautomatiseerd en kwamen er zelf ook om vragen. En natuurlijk helpt het ook dat ze in een bepaalde markt werken: hun klanten zitten vooral in de dienstverlening en dus hebben ze daarover veel kennis kunnen opbouwen. Geen sheetjes schrapen Omdat in de dienstverlening veel uren worden geschreven, werken sommigen van die klanten ook met Exact Online Uren & Facturen en Exact Online Project Management. Vosse vindt het handig dat die functies zoals projectplanning en urenregistratie geïntegreerd zijn met de boekhouding: Je hebt alles in 1. Geen losse sheetjes of programma s die je weer aan Exact Online moet koppelen. Een groot voordeel is ook dat je alle werkstromen kunt volgen, van uren schrijven tot factuurvoorstel tot factuur maken, herinnering, aanmaning. Eigenlijk het hele stappenplan, je hoeft niets bij elkaar te schrapen. En omdat je het hele plaatje bij elkaar hebt (financieel plus bedrijfskritische processen) kan er ook scherper én breder worden geadviseerd.

5 5 EXACT ONLINE CASE STUDY ACCOUNTANCY Welke software past? En dat is precies wat klanten vaak nodig hebben: inzicht in hun hele bedrijf, allerlei processen. Dat is ook echt hun hulpvraag als ze bij hem komen. De mensen van MDM realiseren dat inzicht door eerst te leren hoe de processen lopen, dan te kijken wat het bedrijf wil bereiken, en het aan de hand daarvan te automatiseren. Toch kijken ze er voor uit om specifieke software-oplossingen aan te raden: Je moet aan de klant aangeven dit kan ik voor je veranderen en automatiseren en dat is praktischer voor jullie. Dat wij er vervolgens gebaat bij zijn dat wij de juiste informatie makkelijk terug kunnen vinden, is ook weer praktisch voor hen want zo krijgen zij beter en sneller advies én worden de kosten ook teruggebracht. Maar het gaat dus niet over eventueel voordeel voor ons. Als accountant moet je ook nooit een pakketkeuze voor een klant maken. Maar je kunt wel aangeven wat welk pakket kan en of dat bij zijn wensen past.

6 6 EXACT ONLINE CASE STUDY ACCOUNTANCY Blije klanten Wat ziet Vosse gebeuren bij klanten die de stap hebben gemaakt? Het mooiste is dat mensen ook écht het gevoel hebben dat er meer inzicht is en dat ze meer controle hebben over hun zaak. En mensen die in het bedrijf de boekhouding doen zijn in het begin wel eens bang dat ze door Exact Online hun baan kwijtraken, maar in de praktijk is het zo dat deze mensen dan tijd krijgen voor andere taken en daar is hun directeur ook altijd blij mee. Mooi he? Dus op alle fronten menselijk én zakelijk wordt er winst behaald. Sneller advies geven Klanten blij, de mensen van MDM blij: omdat door de automatisering hun werk ook makkelijker wordt. Vosse geeft aan dat het hen in beginsel ook tijd scheelt. Wat hij daarmee bedoelt? Hij vertelt lachend dat ze het nu zo veel aan vragen hebben dat die tijdwinst al ruim is opgesoupeerd. Maar de informatie is in ieder geval sneller beschikbaar. We kunnen op afstand inloggen. Ik hoef niet op een sheetje te wachten en te kijken hoe het in elkaar steekt om een advies te geven. En de klant wacht dus ook niet. En dat vinden ze fijn.

7 7 EXACT ONLINE CASE STUDY ACCOUNTANCY Dieper op de zaken in Hij gebruikt Exact Online ook voor rapportages: Die kunnen nog wel wat praktischer, trouwens. Gelukkig wordt er bij Exact wel geluisterd naar waar klanten tegenaan lopen. Gelukkig kan hij goed uit Exact Online halen wat hij nodig heeft. Voor kwartaalrapportages bijvoorbeeld. Een goede accountant bespreekt dan sowieso dingen als liquiditeit met zijn klant, maar het is leuk als je wat dieper op de zaken in kan gaan, zoals wat is je werkvoorraad, of wat zijn je projectresultaten en dat je daarop kan sturen samen. Dat zijn diensten die veel accountants trouwens nog steeds niet bieden. Terwijl daar wel de groei in zit. Groei in advies Bij MDM is dat in ieder geval zo: zij groeien dankzij advisering. En daarbij focussen ze zich op de toekomst: Ik vind het niet zo interessant om te vertellen wat er gebeurd is, ik kijk liever naar wat er aan komt. De toekomst kun je ook veranderen. Bovendien, zegt Vosse, willen klanten in het MKB daar ook voor betalen dus moet je je als kantoor ook daarop richten, en gebruik maken van bepaalde tools. Exact Online is daar een hele goede voor. O N D J F M A M J J A S O

8 8 EXACT ONLINE CASE STUDY ACCOUNTANCY Vragen over bedrijfsvoering De vragen van klanten hebben volgens Vosse steeds meer met bedrijfsvoering te maken; de kans dat er een vraag komt over een boeking wordt steeds kleiner. Ze vragen bijvoorbeeld over mensen aannemen, ontslaan, maar ook moet ik deze persoon salarisverhoging geven? Ze willen dus veel meer dat je meedenkt en naast die onderneming gaat staan. En daarbij kun je de cijfers dus heel goed gebruiken. Hoe dan? Hij logt in en kijkt hoe de uren en projecten van de persoon erbij staan en dat kan dus door dat geïntegreerde karakter van de automatisering. Zo kijk je makkelijk of het reëel is dat Pietje opslag krijgt, of dat hij eerst op een bepaald punt moet verbeteren.

9 9 EXACT ONLINE CASE STUDY ACCOUNTANCY Samen vooruit Dat is het dus, het recept voor groei: je klant helpen met hun bedrijfsprocessen en hun automatisering. Die krijgt meer inzicht in zijn zaak en vraagt vervolgens meer advies want met meer inzicht kun je als ondernemer ook grotere stappen maken. Voor MDM werkt het: zij groeien samen met hun klanten. Marc Vosse, partner MDM Accountants & Belastingadviseurs 17 medewerkers, binnenkort 18 Sinds 2012 een accountancy sectie Werken met Exact Online: sinds 2012 Veel klanten in: dienstverlening, stichtingen Exact Online klanten: Uren & Facturen, Project Management, Boekhouden

10 Daadkrachtige business software, dat is wat Exact maakt. Voor meer dan organisaties wereldwijd. Voor ondernemende doeners die hun dromen nog dezelfde dag in daden willen vertalen. Exact heeft diezelfde mentaliteit. Dertig jaar geleden startten we als zes studenten een bedrijf, nu zijn we een internationale onderneming met 1550 collega s in 15 landen. Daarom zijn we gek op snelgroeiende bedrijven. En weten we als geen ander hoe innovatie voelt. Onze business software zorgt ervoor dat je je voluit kunt richten op het volgende doel, de volgende uitdaging. Zodat je niet hoeft te wachten op wat de toekomst je brengt, maar je deze zelf kunt bepalen. Analyseer, test en verbeter je product, je organisatie en je business model. Continu. Met de daadkrachtige business software van Exact. Exact. Focus on what s next. Exact Molengraaffsingel JD Delft Nederland Tel: [email protected] Site: Exact Group B.V., Alle rechten voorbehouden. Alle hierin vermelde merken handelsnamen behoren toe aan de respectievelijke eigenaren. MCL641100NL005