Inleiding Tip 1 Gooi je administratie weg Tip 2 Verminder het aantal bonnetjes Tip 3 Maak een indeling... 4

Transcriptie

1

2 Inhoudsopgave Inleiding... 1 Tip 1 Gooi je administratie weg... 2 Tip 2 Verminder het aantal bonnetjes... 3 Tip 3 Maak een indeling... 4 Tip 4 Je administratie over de schutting?... 6 Tip 5 Zorg voor inzicht... 7 Administratieve rondleiding... 8 Business Value Support... 9 Pieter van der Kaaij... 10

3 Inleiding Heb jij altijd plezier in het verzorgen van je administratie? Kost het je bergen energie? Besteed je liever je tijd aan leuker dingen? Met andere woorden: ben jij je administratie zat en wil daar het liefst vanaf? In dit boekje krijg je vijf tips hoe jij van je administratie afkomt. Ik help je met dit boek van je hoofdpijn af die de administratie jou bezorgd. Elke week, elke maand of een keer per kwartaal moet je met die papieren aan de slag. Je hebt wel wat beters te doen. Je wilt meer aandacht aan je klanten besteden, of aan je partner en kinderen. Maar nee, je zit op je kantoor bonnetjes te sorteren en in boeken te schrijven. Of je zet ze in een Excel sheet. De aangifte Omzetbelasting moet op tijd de deur uit. Het moet NU! En het is zulk mooi weer. Als je dan je aangifte klaar hebt, of je hebt de papieren bij de boekhouder liggen, wat krijg je er dan voor terug? Heb je dan het inzicht dat je nodig hebt om je business te besturen? Vast niet. Lees in dit ebook hoe je van je administratie afkomt. Leer hoe je de papieren gestructureerd kan opbergen. Je leest ook hoe je de papierstroom kan verminderen en hoe je er minder werk aan kan besteden. Tenslotte vertel ik je dat je administratie erg nuttig voor jou kan zijn. 1

4 Tip 1 Gooi je administratie weg Klaar ben je. Alle bonnen, facturen en dagafschriften door de shredder. Dat ruimt op! Geen mappen meer met papieren. Er wordt geen ruimte ingenomen in je schaarse kastruimte, op zolder of in de kelder. Je bent er mooi vanaf. Dat kan toch niet, hoor ik je zeggen. Nee natuurlijk kan dat niet. Je bent wel van je administratie af. Moet je de facturen dan niet zeven jaar bewaren? Jazeker! Wat kan je dan wel doen? Voordat je de papieren door de shredder haalt, zou ik ze eerst scannen. Bewaar de scans in een map op je computer. Je kan er dan altijd bij. Ben je bang dat je zie niet meer kan vinden? Ik help je met een indeling. Hierover meer in tip 3. 2

5 Tip 2 Verminder het aantal bonnetjes Lastig het scannen of bewaren van al die bonnetjes. Kantoorartikelen, eten en drinken, benzinebonnen en parkeerbewijzen. Kan het niet wat minder? Door de berg papier zie je de administratie niet meer zitten. Je wilt de bonnen op datumvolgorde in je map hebben, maar dan moet je ze wel één voor één scannen. Daar heb je geen tijd voor! Je hebt al zoveel te doen. Je kan ervoor zorgen dat je minder bonnen te verwerken krijgt. Neem een tankkaart bij jouw benzinestation om van de vele benzinebonnen af te komen. Of neem de MKB tankpas. Een of twee keer per maand krijg je een verzamelnota. Die controleer je met je bonnetjes, waarna je die bonnen weggooit. De verzamelnota krijg je digitaal, die kan je zo in je computer zetten. Voor het parkeren heb je prachtige apps voor je smartphone. Yellobrick en Parkmobile, bijvoorbeeld. Zij schrijven per periode het totaalbedrag van je parkeerkosten ineens van je rekening af, of je betaalt via jouw credit card. Dat scheelt een hoop gedoe. De factuur krijg je per mail. Deze kan je ook zo op je harde schijf in het juiste mapje zetten. Vraag aan je leveranciers of ze hun nota s naar jou willen mailen. Dat scheelt ook weer papier. Sommige leveranciers maken een account voor je aan waar je jouw factuur kan downloaden. Zo kan je die ook die in no time in de goede map opslaan. Je kan voor elke pen, blocnote en nietje naar de kantoorboekhandel gaan, je kan ook opsparen wat je moet kopen en dan die boodschappen in een keer doen. Uiteraard kan je kantoorartikelen ook online bestellen. Hoef je niet eens de deur uit. De factuur krijg je dan in je mailbox. J Dan nog dat eten en drinken. Als je dat minder vaak buiten de deur doet, krijg je vanzelf minder bonnen. Het bespaart ook nog eens nogal wat geld. 3

6 Tip 3 Maak een indeling Scannen van al je bonnen is leuk. Als je niet wilt of kan scannen, dan hou je de administratie op papier. Hoe je het ook doet, het is handig als je een vaste structuur gebruikt voor het bewaren van je scans of van je facturen. In deze tip laat ik je zien hoe je de administratie kan bewaren. Hiervoor gebruik ik de computer als voorbeeld. Via deze deze stappen kan je alles gestructureerd opslaan. 1. Maak een hoofddirectory Administratie. 2. Creëer daarin een map voor het jaar waarin je aan het werk bent. Bijvoorbeeld In deze map komt je administratieve structuur. 3. In 2014 maak je een map Inkopen en onkosten. Hierin komen alle bonnetjes, de facturen die je van je leveranciers krijgt en je credit card afschriften. Dus ook je pinbonnen! 4. In 2014 maak je vervolgens een map Verkoopfacturen. Hierin zet je de facturen die jij naar je klanten stuurt. 5. In 2014 komt dan een map Bank. Hierin zet je de dagafschriften van de bank. Heb je meerdere zakelijke bankrekeningen, zet in de folder Bank dan per rekening een folder: a. Betaalrekening. b. Spaarrekening. 6. Werk je met een kas, maak dan in 2014 een map Kas. Hierin zet je jouw kasboek en de daarbij behorende bonnen. 7. Maak in 2014 dan nog een map Belastingen. Hierin zet je alle aanslagen, aangiften en overige correspondentie met de Belastingdienst. Je structuur ziet er dan als volgt uit: Geef jouw bestanden begrijpelijke namen, bijvoorbeeld: Inkopen en onkosten: Datum en naam leverancier. De datum kan je het beste in deze structuur opgeven jjjj-mm-dd. De datum is dan de factuurdatum. Bijvoorbeeld: Businessvaluesupport. Op deze manier staan je nota s altijd op datumvolgorde. Verkoopfacturen: Geef deze bestanden jouw factuurnummer als naam. Dus als voorbeeld: , , enzovoorts. In de Bankmap gebruik je het afschriftnummer als bestandsnaam, eventueel aangevuld met de datum van het dagafschrift. In de map Kas kan je de bonnen op dezelfde manier een naam geven als bij Inkopen en onkosten. Bij de correspondentie met de Belastingdienst gebruik je de datum en het onderwerp/soort belasting. 4

7 Zoals ik hiervoor al vertelde, deze indeling kan je ook in een map gebruiken voor een papieren administratie. Maak in een map tabbladen met de namen die hiervoor staan en hou dezelfde volgorde aan zoals hiervoor beschreven. 5

8 Tip 4 Je administratie over de schutting? Zijn de buren blij mee, zal je denken. Nee, niet letterlijk over de schutting! Stop alle bonnen en facturen in een postbakje. Print je jouw facturen uit en stuur je die naar je klanten? Print een extra exemplaar en stop die ook in de postbak. Voordat je de nota s in je postbakje legt maak je wel even een betaling aan in je Internet bankieren pakket. Zet daarbij dan de vervaldatum als betaaldatum. Kan je ook niet meer vergeten de factuur te betalen. (Dat hoef je natuurlijk niet te doen als de leverancier het bedrag mag incasseren.) Ik raad je aan om zoveel mogelijk van incasso gebruik te maken. Je facturen moeten toch betaald worden. Dat is dan een handeling die jij je weer kan besparen. Je wilt toch van je administratie af? Wat voor een relatie heb jij met je klanten? Is het incasseren van jouw facturen een optie? Aan de ene kant is dat wel een extra administratieve handeling, aan de andere kant heb je jouw geld op een vastgesteld tijdstip binnen. Je hoeft nauwelijks herinneringen meer te sturen. Alleen storno s moet je in de gaten houden. Een keer per maand stop je alles in een envelop. Die stuur je naar je boekhouder. Vraag of hij het voor jou geordend in een map stopt. Je kan jouw administratie ook digitaal over de schutting mikken. Bouw je structuur op Dropbox en deel de map Administratie met je boekhouder. Van daaruit kan hij je boekhouding verwerken. 6

9 Tip 5 Zorg voor inzicht Bij Tip 4 gaat de hele administratie naar de boekhouder. Hij heeft je volledige administratie. Hij kan ervoor kiezen om alles te bewaren tot aan het eind van het kwartaal en het tijd is voor de aangifte BTW (Omzetbelasting). Hij kan ook maandelijks jouw boekhouding bijwerken. Vraag je boekhouder of hij op zijn minst elke maand je administratie in zijn boekhouding verwerkt. Je vertelt hem dat je elke maand een overzicht van je resultaat wilt ontvangen. Effecten van jouw handelen worden zichtbaar in je cijfers. Je krijgt dan inzicht in jouw cijfers. Je kan veel omzet draaien, maar blijft er wel winst over? Hoe hoog zijn je kosten? Meten is weten. Verrassingen blijven uit. Je krijgt geen onverwachte aanslagen van de Belastingdienst meer. Je weet immers vooraf wat er gaat komen? Als je boekhouding maandelijks wordt gedaan, dan kan je boekhouder elke maand bepalen hoeveel BTW je te betalen hebt. Die kan je dan weer op je spaarrekening zetten. Reserveren noemen we dat. Als je dan na het kwartaal de BTW moet betalen, dan haal je het gereserveerde bedrag van de spaarrekening en hoef jij je geen zorgen te maken dat je de Belastingdienst niet kan betalen. Deze manier van werken heeft nog meer voordelen. Je boekhouder geeft je een overzicht van openstaande debiteuren. Je ziet welke facturen nog openstaan en wie er een herinnering moet krijgen. Kan je boekhouder dat voor jou regelen? 7

10 Administratieve rondleiding Dit ebook is het begin van jouw administratieve reis. Ik nodig je uit voor een live administratieve rondleiding. Deze GRATIS rondleiding vindt plaats in de regio Arnhem-Nijmegen. Je wordt door het proces van de administratieve organisatie geleid. Deze tour duurt 2 uur en is interactief. Wil je weten wanneer? Meer informatie vind je op deze website. Het aantal plaatsen is beperkt. Schrijf je snel in, want VOL=VOL 8

11 Business Value Support Business Value Support heeft als doel jouw ondernemersvaardigheden te versterken. Pieter van der Kaaij maakt samen met jou als ondernemer je onderneming succesvol. 9

12 Pieter van der Kaaij Pieter van der Kaaij is de man achter Business Value Support. Hij is ondernemersondersteuner, het begeleiden van ondernemers is hem op het lijf geschreven: hij heeft bijna 25 jaar ervaring binnen zijn eigen administratiekantoor. De missie van Pieter is: maakt ondernemen simpel voor de kleine ondernemer wereldwijd. Pieter verwoordt zijn visie als volgt: Een ondernemer wil ondersteund worden in het implementeren van de plannen. Een ondernemer willen hulp bij het versterken van ondernemersvaardigheden. Een ondernemer wil zich persoonlijk ontwikkelen. 10