Aanbesteding implementatie, beheer en onderhoud van Microsoft Dynamics 365 for Operations

Transcriptie

1 Aanbesteding implementatie, beheer en onderhoud van Microsoft Dynamics 365 for Operations Bijlage 6: Mijlpalen project Versie: v1.0 Datum: Bijlage 6. Mijlpalen project V0.2

2 Inhoudsopgave Inleiding 3 Projectstructuur Cito 4 Mijlpalen planning 5 Aanbesteding implementatie, beheer en onderhoud van Microsoft Dynamics 365 for Operations Pagina 2 van 6

3 1. Inleiding Vanwege de overgang van het financiële boekjaar 2017/2018 is de projectplanning erop gericht dat de implementatie van Microsoft Dynamics 365 for Operations op is uitgevoerd. De afsluiting van het boekjaar 2017 zal in januari 2018 worden uitgevoerd in Dynamics AX2009 waarbij de werkzaamheden voor het boekjaar 2018 in Dynamics 365 zullen worden uitgevoerd. In deze overgangsperiode zullen op verschillende data onderdelen in productie moeten worden genomen zonder de operationele werkzaamheden te verstoren. In deze bijlage is de planning opgenomen met de uiterste mijlpalen die gelden voor het totale project en de overgangsperiode van het huidige- naar het nieuwe systeem. De aanbieder dient akkoord te gaan met deze planning en dient het projectplan hierop af te stemmen. Het mogelijk om onderdelen die niet op het kritieke pad liggen en geen invloed hebben op een succesvolle productie en de mijlpalen van in productie name, later in het project als een tweede fase op te pakken. Echter, onderdelen die in deze tweede fase worden opgepakt moeten wel een onderdeel zijn van de volledige aanbieding. Aanbesteding implementatie, beheer en onderhoud van Microsoft Dynamics 365 for Operations Pagina 3 van 6

4 2. Projectstructuur Cito Cito is voornemens de volgende projectstructuur in te richten. Stuurgroep Opdracht gever Klankbordgroep Business Projectmanager Extern projectleider Dyn 365 IV/IT Business Support Finance & Control Marketing & Verkoop implementator Er zijn 3 business implementatie teams. Business Support, Finance & Control en Marketing en Verkoop. Marketing en verkoop is gestippeld weergegeven omdat dit implementatieteam geen directe rol heeft binnen het project Dynamics 365 for Operations. Echter er zijn wel raakvlakken vanwege de koppeling met Dynamics 365 for Sales welke implementatie activiteiten binnen M&V kunnen veroorzaken. Het implementatieteam vanuit IVIT is ondersteunend aan de business implementatieteams en zal vooral de technische implementatie voor zijn rekening nemen. Dit in nauw contact met de externe consultants van de implementatiepartner. Het project kent een business projectleider aan de kant van Cito en een extern projectleider aan de kant van de leverancier. Zij zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor de correcte en tijdige oplevering van het project. Aanbesteding implementatie, beheer en onderhoud van Microsoft Dynamics 365 for Operations Pagina 4 van 6

5 3. Mijlpalen planning Week Van tot Omschrijving 25/ jun 23 jun 26/ jun 30 jun Detailprocesschema's gereed, standaard werkwijze "Cito blauwdruk" Gebruikersrollen en -rechten in kaart, controletechnische functiescheiding Keuze migratie gegevens; stamgegevens + wel/niet historische data (systeem niet vervuilen) Met de accountant tav voorgaande 3 mijlpalen afgestemd 27/ jul 7 jul Start project Dyn365 implementatie 28/ jul 14 jul Sandbox OTA ingericht "testomgeving" 29/ jul 21 jul 30/ jul 28 jul Cito blauwdruk detailprocessen met blauwdruk detailproccesen implementatiepartner 31/ jul 4 aug DYN365-sales in de cloud ipv CRM On premisse 32/ aug 11 aug 33/ aug 18 aug 34/ aug 25 aug 35/ aug 1 sep 36/ sep 8 sep 37/ sep 15 sep 38/ sep 22 sep 39/ sep 29 sep Rekening/dimensieschema definitief 40/ okt 6 okt 41/ okt 13 okt 42/ okt 20 okt 43/ okt 27 okt 44/ okt 3 nov 45/ nov 10 nov 46/ nov 17 nov Productie ingericht "live omgeving" 47/ nov 24 nov 48/ nov 1 dec 49/ dec 8 dec Gebruikers zijn opgeleid 50/ dec 15 dec 51/ dec 22 dec Nieuw systeem operationeel voor conversie voorbereidingen boekjaar 2018 Debiteuren en crediteuren stamgegevens overgezet 52/ dec 29 dec Collectief verlof Cito 1/ jan 5 jan Nieuw systeem beschikbaar voor gebruikers 2017 afwikkeling in oude systeem, 2018 boekingen in nieuwe systeem Webwinkelorders verwerkt en uitgeleverd via nieuwe systeem WMS functionaliteit beschikbaar, orderpikking hervat 2/ jan 12 jan Facturering webwinkelorders n.b. dit kan eventueel een week later Laatste betaling crediteuren in oude Dynax op vrijdag 12 jan --> daarna alles overzetten naar Dyn365 Inlezen bank 2018 n.b. dit kan eventueel een week later 3/ jan 19 jan Crediteuren en debiteuren beginbalans en openstaande posten geconverteerd Einde 'noodscenario' voor (handmatige) spoedbetalingen 2018 Eerste uitbetaling Crediteuren 4/ jan 26 jan Laatste week (memo) boekingen mbt 2017 in oud systeem Laden gegevens Salarisadministratie in nieuw systeem 5/ jan 2 feb verwerking ROS in oud systeem 6/ feb 9 feb 7/ feb 16 feb 8/ feb 23 feb Fixed assets ingericht en operationeel Aanbesteding implementatie, beheer en onderhoud van Microsoft Dynamics 365 for Operations Pagina 5 van 6

6 9/ feb 2 mrt Laatste trainingen intensieve gebruikers 9/ feb 2 mrt Eerste maandafsluiting periode jan en februari / mrt 9 mrt Laden beginbalans tbv Q1 rapportage Conversie historische balansgegevens tbv rapportage 11/ mrt 16 mrt Documentatie gereed zoals handleidingen en werkinstructies 12/ mrt 23 mrt 13/ mrt 30 mrt Einde project, start onderhoud Aanbesteding implementatie, beheer en onderhoud van Microsoft Dynamics 365 for Operations Pagina 6 van 6