Memo rapportage april 2005

Transcriptie

1 Memo rapportage april 2005 Aan Via Van de staatssecretaris de directeur-generaal Belasting APM Toeslagen Datum 23 mei 2005 Kenmerk Kopieën aan stuurgroep Toeslagen Bijgaand rapporteren wij over de voortgang van het project Toeslagen tot en met april Ter toelichting merken we het volgende op: In de rapportage over de maand maart hebben wij u geïnformeerd over de spanning op het automatiseringstraject. Inmiddels is gestart met de uitvoering van de aangekondigde maatregelen die er voor moeten zorgen dat de uitvoering tijdig gereed is voor het kunnen verzenden en verwerken van (initiële) aanvraag/mutatieformulieren, inclusief de uitbetaling van de eerste voorschotten. Vanaf de eerste week van september worden de aanvraagformulieren gezonden naar potentiële rechthebbenden op een huur- en/of zorgtoeslag. Op basis van de ervaring met andere regelingen, zoals de Wet Kinderopvang, is de verwachting dat de meeste aanvraagformulieren pas in de laatste weken van oktober zullen worden ontvangen. Om tijdige betaling van het eerste voorschot op 20 december te kunnen garanderen is het van belang dat aanvragers vóór 1 november het formulier volledig en juist invullen. Indien dit het geval is kan tijdige betaling in december worden gegarandeerd. Wanneer niet alle informatie is ingevuld die nodig is voor de verwerking, ontvangt de aanvrager een brief met het verzoek de ontbrekende informatie te verstrekken. Deze brieven zullen vanaf 1 november verzonden kunnen worden. Maatregelen zijn getroffen om de reacties op deze vraagbrieven met de meeste spoed te kunnen verwerken. Gelet op het krappe tijdpad tot 20 december is tijdige betaling niet voor al die gevallen op voorhand te waarborgen. Om die reden wordt ook bezien welke maatregelen kunnen worden getroffen om indien betaling niet op 20 december kan plaats vinden- deze alsnog zo kort mogelijk daarna te realiseren. Gedacht wordt daarbij aan extra betaaldata in de laatste week van december. In de communicatie zal uiteraard aandacht worden gevraagd voor het belang van het doen van een tijdige, volledige en juiste aanvraag. Voor het overige verwijzen we naar de rapportage.

2 I. Voortgangsrapportage project Toeslagen t/m april 2005 Deelproject Communicatie & Dienstverlening Massamediale campagne Samenwerking met partners Formulieren en brochures De introductie van de Zorg- en de Huurtoeslag gaat gepaard met een massamediale campagne. Via ondermeer radio en televisie worden mensen op de nieuwe toeslagen geattendeerd. Van belang is dat activiteiten van de Belasting goed zijn afgestemd op activiteiten van betrokken beleidsdepartementen. Om de introductie van de Huur- en de Zorgtoeslag soepel te laten verlopen, wordt contact gezocht met zoveel mogelijk partijen. Gezamenlijk belang is om de doelgroep optimaal te bereiken en te helpen bij het doen van aanvragen. Daarbij wordt ondermeer gebruik gemaakt van de reeds bestaande HuursubsidieInformatiePunten (HIP s). Voor de eerste aanvraag worden aanvraagformulieren gemaakt die zoveel mogelijk zijn voorbedrukt met reeds bekende gegevens. Daarnaast worden formulieren ontwikkeld voor mutaties en/of nieuwe aanvragen. Ook wordt een electronische aanvraag/mutatie-module ontwikkeld om via internet een aanvraag/mutatie te kunnen indienen. De voorbereidingen van de massamediale communicatie en van het maken van materiaal voor intermediairs (posters & flyers) lopen conform planning. Alle campagneuitingen in ontwikkeling worden doorlopend tussen de betrokken departementen en de Belasting afgestemd. De voorlichtingsbijeenkomsten voor intermediairs zijn gehouden. Over het algemeen stonden de aanwezige organisaties positief kritisch tegenover de uitvoering van de huur- en de zorgtoeslag door de Belasting. De meeste verhuurders die een HIP hebben ingericht zijn bereid om de huidige verlening voort te zetten voor de huurtoeslag en uit te breiden met zorgtoeslag. Dat geldt eveneens voor de meeste gemeenten met een HIP. In april zijn de grootste 22 gemeenten bezocht. Voor deze gemeenten is in concept een maatwerkplan opgesteld waarin de invoering van de nieuwe regelingen is beschreven. Ook bijna alle zorgverzekeraars zijn in april minimaal voor de eerste keer benaderd. Begin juni worden de 100% versies van de formulieren opgeleverd zodat het drukproces kan worden opgestart. Medio mei zijn de toelichtingen gereed. De ontwikkeling hiervan heeft enige vertraging opgelopen bij de verwerking van de respons op de 95% versie. Medio mei wordt het printen, het verwerken door de couverteermachines en het verpakken van de formulieren getest. De realisatie van de aanvraag/mutatie-module voor internet is gestart. Extra aandacht wordt gegeven aan het kunnen testen van deze module in samenhang met de overige systemen. De drie brochures voor Huur, Zorg en Kind zijn bij het publiek getest en worden op basis van de resultaten bijgesteld. 2

3 Deelproject Organisatie & Inrichting Telefonie Werving en plaatsing personeel Huisvesting Procesinrichting Verwacht wordt een groot aantal telefoontjes van aanvragers. De capaciteit van de bestaande call-centers binnen de Belasting wordt daarom uitgebreid. Daarnaast wordt uitbreiding gezocht in de vorm van een extern callcenter en wordt gewerkt aan een voice-respons-systeem. Doelstelling is de personele bezetting van Belasting/Toeslagen op te bouwen uit medewerkers van VROM, medewerkers van de Belasting, nieuwe medewerkers en uitzendkrachten. Belasting/Toeslagen wordt gevestigd in De Continenten in Utrecht. Het gebouw moet worden ingericht en aangesloten op de infrastructuur van de Belasting. De kantoorprocessen moeten worden beschreven en nader uitgewerkt in werkinstructies en administratieve-organisatie. Ook moet opleidingsmateriaal beschikbaar zijn om medewerkers voorafgaand aan de opstart van het proces te kunnen opleiden. Om de telefonische bereikbaarheid van de Belasting te verbeteren zijn acties in gang gezet. Binnen deze acties is de telefonie voor Toeslagen als apart project ingericht. Met het nieuwe managementteam Belasting/Belastingtelefoon zijn hierover reeds afspraken gemaakt. Het basisontwerp voor de telefonie is gereed. De offerte voor de realisatie is aangevraagd. Tegen het voorlopig plaatsingplan van VROM-medewerkers in de Units Klantbehandeling werden in 17 gevallen bedenkingen ontvangen op 145 plaatsingen. Het voorlopig plaatsingsplan van de VROM-medewerkers in de Unit Bedrijfsvoering, Beleid en Techniek is afgerond. De plaatsingsbeschikkingen zijn verzonden. Ongeveer 50 VROM-medewerkers kunnen niet geplaatst worden bij de Belasting/Toeslagen. Voor hen wordt gezocht naar een functie elders binnen de Belasting. In april zijn gesprekken gevoerd met medewerkers van de Belasting die belangstelling hebben om te gaan werken bij de nieuwe organisatie. Ongeveer 150 medewerkers zijn plaatsbaar. Dit is ruim voldoende. Belasting/Toeslagen koerst op het gebruik van het besturingssysteem WindowsXP bij de inrichting van de nieuwe werkplekken. Er zijn afspraken gemaakt om terug te vallen op de oude technologie, mocht dit niet tijdig lukken. De procesbeschrijvingen van de kantoorprocessen zijn in concept opgesteld. De concepten zijn afgestemd met opleidingen. De werkinstructies worden eind mei opgeleverd. Het opstellen van de procesbeschrijvingen van de beheerprocessen is sterk vertraagd door gebrek aan capaciteit. Om de vertraging in te lopen en daarmee te borgen dat de eindprodukten tijdig beschikbaar komen is de capaciteit van het team uitgebreid. De ontwikkeling van het opleidingsmateriaal verloopt overeenkomstig de planning. 3

4 Deelproject Afstemming, Rechtstoepassing en Toezicht Administratie Toeslagen & Regelingen Besturing Implementatie Automatisering De regio-kantoren van de Belasting komen in aanraking met Toeslagen bij de balies, invordering en telefonische verlening. Ontwikkeld wordt een functionaliteit die nodig is om alle eerste papieren aanvragen (waar mogelijk voorbedrukt) te versturen en te verwerken zodat op eind december betaald kan worden. Ook wordt een administratie ontwikkeld om alle van belang zijnde gegevens voor Toeslagen op te slaan. Deze administratie wordt gevuld met gegevens die op het eerste aanvraagformulier worden voorbedrukt. De gegevens zijn afkomstig van VROM en van de Belasting. Medio april is een bijeenkomst georganiseerd voor de regio s van de Belasting. Van alle regio s is een concept plan van aanpak voor de implementatie ontvangen. In mei worden alle regio s afzonderlijk bezocht. Een overkoepelend implementatieplan voor balies, telefonie, HIP s, intermediairs en internet is nagenoeg gereed. De onderwerpen voor de Veegwet, de AmvB en de Uitvoeringsregeling zijn geïnventariseerd en worden afgestemd met de wetgevers. Naar aanleiding van vragen van de Algemene Rekenkamer (ARK) is plan van aanpak voor het beleid ter bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik (m&o-beleid) voor de huursubsidie vanaf 2006 aan de ARK voorgelegd. In april heeft een bijeenkomst plaatsgevonden met medewerkers van de VROM-IOD die overkomen naar de Belasting/Toeslagen. Zij zullen een bijdrage leveren aan het visiedocument over opsporing. De administratie is gereed. De assemblagetest loopt conform planning. De tweede proef om gegevens van VROM en de Belasting op te slaan in de administratie is afgerond. De 3 e proefconversie is gepland voor begin mei. Om verzending van de aanvraagformulieren in september en tijdige verwerking en betaling van de garantieposten (= voor 1 november ingediende volledige en juiste aanvragen) te kunnen garanderen, is besloten de functionaliteit voor de ondersteuning van het kantoorproces door te schuiven naar 1 november. Zoals in de vorige rapportage al is aangegeven betekent dit dat een aantal kleinere werkstromen in de aanvangsfase handmatig binnen het kantoorproces zullen worden afgehandeld. In de nieuwe planning zijn ook de wijzigingen meegenomen die voortkwamen uit de behandeling van de Awir in de Tweede Kamer. De gevolg voor de keuze de kantoorfunctionaliteit later op te leveren worden in kaart gebracht. Daar waar nodig, worden oplossingen gezocht om de verlening aan de klant optimaal te kunnen aanbieden. Ook wordt gekeken naar de consequenties die deze verschuiving wellicht heeft voor de instroom van uitzendkrachten bij Belasting/Toeslagen, 4

5 Deelproject Algemeen en de verzwaring van de werkzaamheden bij andere organisatie-onderdelen. De Eerste Kamer heeft een nader voorlopig verslag m.b.t. de wetsvoorstellen AWIR en Aanpassingswet AWIR opgesteld. De Wijzigingswet AWIR is eind april ingediend bij de Tweede Kamer. De Tweede kamer heeft inmiddels een verslag opgesteld. De derde audit op Toeslagen is gestart. De scope omvat het project, beleidsdepartmenten, Belasting/Toeslagen en betrokken uitvoerende organisaties binnen en buiten de Belasting. De rapportage wordt eind mei verwacht. In het kader van risicobeheersing zijn terugvalscenario s ontwikkeld voor de meest cruciale onderdelen van het proces. Nieuwe geactualiseerde versies van de draaiboeken zijn opgeleverd. 5

6 II. MIJLPALEN TOESLAGEN Activiteit Publieksspoor Jan Feb Mrt Apr Mei Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec 1 e hj 2 e hj Apr 05 Publiekscampagne (massamediaal) Ontvangen aanvraagformulier Inzenden aanvraag Dienstverlening (internet, telefoon, balie, informatiepunten partners) Ontvangen beschikking en betaling Activiteiten Massale en kantoorprocessen: aanvraagbehandeling Communicatie en verlening Massamediale campagne Samenwerking met partners Formulieren en brochures (met internet) Telefonie Organisatie en inrichting Werving en plaatsing personeel Opleidingen Huisvesting Procesinrichting Implementatie op regiokantoren Besturing Afspraken over uitvoering Ontwikkelen risicobeheersingsaanpak ICT-ondersteuning Administratie en initiële vulling Verzenden en ontvangen (plateau 1) Ontwikkelen campagnes Visie Afspraken met partners Voorbereiden invoering Ontwikkelen formulieren en brochures Website incl. aanvraagmodule Ontwerp Uitbreiden callcenter / extern callcenter Werving en plaatsing Ontwikkelen opleidingen Opleiden Oplevering 2 etages Complete oplevering Procedures en werkinstructies Voorbereiding Implementatie Vastleggen afspraken VWS en VROM Visie Uitwerken aanvraagbehandeling Ontwerp Realisatie Testen en initiële vulling Ontwerp Realisatie Test & acceptatie Implementatie Behandelen en betalen (plateau 2) Ontwerp Realisatie Test & acceptatie Implementatie 6