Implementatie OSIRIS bij de UT Hans Westerik. Presentatie implementatie SISlink 1

Transcriptie

1 Implementatie OSIRIS bij de UT Hans Westerik Presentatie implementatie SISlink 1

2 Agenda Achtergrondinformatie; OSIRIS projectplan; Deelprojecten; Live gang; Nazorg; Klaar? Presentatie implementatie SISlink 2

3 Oude informatiesystemen ISIS: tbv lnschrijving, collegegelden. Rond 1980 is dit systeem gestart opnieuw opgezet : ISIS+. Landelijk samenwerkingsverband. Verhaal van de 10 negertjes; FASIT: Eigen systeem UT. Ook meer dan 25 jaar oud. Ooit ontstaan als afdelingssysteem bij WB. Nu CTW. Later overgenomen door andere faculteiten. Aan FASIT gekoppeld zijn later systemen ontwikkeld als TAST en TOST. (ruim 10 jaar oud). Presentatie implementatie SISlink 3

4 Europese aanbesteding In het kader van 3TU hebben TUD en UT samen gewerkt met een Europese aanbesteding; TU/e keek mee; 28 september 2007 is de aankondiging van de opdracht verzonden naar de Publicatieblad van de EG. 11 april 2008 is het concept raamwerkovereenkomst ondertekend. Presentatie implementatie SISlink 4

5 Implementatie OSIRIS? Presentatie implementatie SISlink 5

6 Mythe OSIRIS Osiris is een godheid uit de Egyptische mythologie; Zijn vrouw, tevens zijn zuster, was Isis. Osiris was de god van de wederopstanding en vruchtbaarheid De broer van Osiris was Seth. Seth was jaloers; Seth hakte het lichaam van Osiris in stukken; Isis ging op zoek naar de stoffelijke resten van Osiris en mummificeerde het tot één geheel. Osiris was er lang genoeg om nog een kind te verwekken: Horus; Horus werd koning van Egypte ten koste van Seth. Presentatie implementatie SISlink 6

7 Achtergrondinformatie OSIRIS Universiteit Utrecht heeft een nieuw SIS laten ontwikkelen; Dit systeem moest ISIS vervangen; En ISIS en OSIRIS hadden wel iets met elkaar; PSB is de leverancier van OSIRIS; Met implementatie samenwerking TUD/UT; UU, EUR, HvU, HvR zijn bekende gebruikers; Meer dan studenten via OSIRIS; Ondersteuning invoering: PSB, CAP en Omix. Presentatie implementatie SISlink 7

8 oriënteren vooraanmelden alumni promoveren aanmelden Positie systemen afstuderen studie inschrijven plannen vakken Osiris Student begeleiding beoordelen tentamens tentamens afnemen afleggen vakken onderwijs verzorgen volgen verzamelen studiemateriaal ontwikkelen/ voorbereiden onderwijs Docent Blackboard Syllabus Plus Presentatie implementatie SISlink 8

9 Eigenlijk hebben we het over 5 projecten! Invoering OSIRIS-inschrijf (januari 2009); Invoering OSIRIS-aanmeld (september 2009); Invoering studielink (oktober 2009); Invoering OSIRIS-volg (januari 2010); Invoering self service (januari 2010). Presentatie implementatie SISlink 9

10 Handen en voeten te kort. Presentatie implementatie SISlink 10

11 Implementatie van het systeem: projectplan Organisatiestructuur: stuurgroep, projectgroep en werkgroepen; Budgetten; Activiteiten en planning; Mijlpalen, deliverables; Acceptatiecriteria; Projectvoorbereidingen (beschikbaarheid projectdeelnemers, projectkamer etc); Risicoanalyse en maatregelen. Doorlooptijd: bijna 2 jaar, bijna uur Projectplan: 5 á 10 % van de doorlooptijd. Presentatie implementatie SISlink 11

12 De nodige projectrisico s.. Reorganisatie EMB net afgerond. Nieuwe eenheid S&O, BOZ s nu onderdeel S&O ipv faculteit; Vóór reorganisatie pasten BOZ s zich aan aan de wensen van de autonome faculteiten; Druk bestuur UT: Snel succes, eerst volg want daar zou de meeste winst te behalen zijn; Parallel aan OSIRIS: Black board implementatie; 3 implementatiepartners? Presentatie implementatie SISlink 12

13 OSIRIS project moet naar omgeving kijken Er is een belangrijke wisselwerking met andere activiteiten en informatiesystemen; Denk aan samengaan ITC en UT, maar ook aan nieuw ELO (Bb), nieuw roostersysteem, MISUT; Verder komt er een informatieanalyse naar kwaliteit/kengetallen/visitaties. Welke informatie moet Osiris kunnen opleveren. Presentatie implementatie SISlink 13

14 Projectstructuur Presentatie implementatie SISlink 14

15 Projectstructuur: knap ingewikkeld Presentatie implementatie SISlink 15

16 Stuurgroep/klankbordgroep Stuurgroep: elke laatste maandag van de maand vergadering. En op afroep; Doel: sturen van de implementatie. Sturen op hoofdlijnen en bewaken voortgangsrapportages; Klankbordgroep een paar keer bij een geroepen. Met name om inrichtingsbeslissingen af te stemmen; Directeur S&O voorzitter, verder een opleidingsdirecteur, informatiemanager UT, accountantsdienst, medewerkers S&O en ICTS en projectleider. Presentatie implementatie SISlink 16

17 Projectgroep Wekelijks overleg; Alle voorzitters van de werkgroepen plus consultant; Alle lopende zaken werden hier besproken; Monitoring op projectniveau, rapportage aan stuurgroep. Presentatie implementatie SISlink 17

18 Werkgroep techniek Hardware aanschaf en installatie; OTAP-straat; Afstemming over implementatie nieuwe releases software; Ondersteuning bij specifieke technische activiteiten. Presentatie implementatie SISlink 18

19 Werkgroep integratie Interfaces met andere systemen; Stamgegevens studenten worden doorgegeven aan verschillende interne systemen binnen de UT; Studievoortgang is bv van belang voor beloning UT-flex; Presentatie implementatie SISlink 19

20 Werkgroep conversie Vuistregel: bij elk project is conversie één van de meest complexe factoren; Bij dit project helemaal. Met name FASIT was door verschillende faculteiten anders gebruikt; In totaal drie conversie: inschrijf, studielink en volg. Conversies zijn steeds meerdere keren getest in testomgevingen. Presentatie implementatie SISlink 20

21 Standaardisatie aan de UT: ingewikkelde conversie Presentatie implementatie SISlink 21

22 Werkgroep financieel interface Dit speelde specifiek bij de invoering van OSIRIS-inschrijf; OSIRIS berekent de te betalen collegegelden; Gegevens worden doorgegeven aan financiële administratie; Financiële administratie doet de incasso s en evt aanmaningen; Het interface tussen OSIRIS en Oracle Applications was een stukje maatwerk. Presentatie implementatie SISlink 22

23 Werkgroep informatievoorziening. Uit de verschillende systemen komen overzichten; Vaak specifiek maatwerk dat gegroeid is in de loop van jaren; Bij aanschaf van een pakket moet je op dit punt aan de slag; OSIRIS is geschikt voor Business Objects. Dat is een rapportagetool Presentatie implementatie SISlink 23

24 Werkgroep invoering Deze werkgroep hield zich bezig met de invoering sec ; Testen van het systeem; Administratieve procedures en werkinstructies; Opleiding van gebruikers; Voorlichting en communicatie. Presentatie implementatie SISlink 24

25 Duidelijke AO en werkinstructies Presentatie implementatie SISlink 25

26 Werkgroep studielink Deze werkgroep was specifiek verantwoordelijk voor de invoering van studielink; Studielink is gekoppeld aan OSIRIS; Gegevens worden heen en terug uitgewisseld; Ervaringen uit het verleden maakte UT wat voorzichtig; Specifiek aandacht voor buitenlanders. Presentatie implementatie SISlink 26

27 Audit Aparte activiteit onder verantwoordelijkheid van de accountantsdienst; Controle of we bv conversies goed hebben uitgevoerd; Nalopen van testwerkzaamheden en documentatie hiervan; Aansluiting oude en nieuwe systeem. Presentatie implementatie SISlink 27

28 Voorbeeld OSIRIS-inschrijf OSIRIS-inschrijf is vervanger ISIS. tbv het inschrijven van studenten. Samen met TUD inrichting van OSIRIS. Apparatuur aanschaffen waarop OSIRIS moet draaien; Conversie van ISIS-gegevens naar OSIRIS; Interfaces van OSIRIS-inschrijf naar andere systemen. Stamgegevens van studenten komen bv terecht in ORCA, financiële administratie en tijdelijk FASIT; Het Financiële interface moest worden ontwikkeld. De incasso van collegegelden gaat volledig anders; Rapportages uit OSIRIS, overzichten met Business Objects; Administratieve procedures, opleiding van gebruikers; OSIRIS-inschrijf live per 1/1/ maanden na contract. Presentatie implementatie SISlink 28

29 Studeren aan de UT Presentatie implementatie SISlink 29

30 Nog iets over planning Begin van het project maak je een planning; Uitschrijven activiteiten en planning; Nauwkeurigheid i.h.a. per week; Maar 2 á 3 maand vóór live gang wordt een detailplanning gemaakt per dag. Alle uit te voeren activiteiten worden uitgeschreven; Hierbij terugrekenen vanaf live datum; Deze planning bespreken met alle betrokkenen; Minimaal wekelijks detailplanning live gang bespreken; Tools MS-projects, maar ook spreadsheet. Presentatie implementatie SISlink 30

31 Voorbeeld stukje (van ruim 150 activiteiten) detailplanning live gang Voorbereiden live gang OSIRIS-volg Stopzetten Aanmeld, inschrijf, studielink einde dag Mutatiestop FASIT, TAST, TOST, VIST, SMS Stopzetten interfaces FASIT Extra back-up productieomgeving OSIRIS en IAPROD Kopie OSIRIS-PROD naar testomgeving Verzamelen mutaties tbv OSIRIS Conversie prod omgeving en live Conversie OSIRIS Laden examenprogramma's Controle conversie OSIRIS evt handmatige acties obv conversie Extra back-up OSIRIS Akkoord conversie Conversie verslaglegging Presentatie implementatie SISlink 31

32 Enkele kengetallen Realisatie Doorlooptijd: april 2008 t/m januari 2010: Binnen begroting; Aantal uren niet geregistreerd, maar meer dan genoemde Aantal gebruikers OSIRIS per januari gebruikers back office (o.a. CSA, BOZ s, etc); 70 gebruikers self service begeleider (onderwijscoördinatoren, studiebegeleiders en docenten); 8000 studenten. Aantal geconverteerde gegevens Geconverteerde studenten: bijna ; Geconverteerde resultaten: bijna 2 miljoen. Presentatie implementatie SISlink 32

33 OSIRIS is live!! Presentatie implementatie SISlink 33

34 Wat heeft bijgedragen tot het succes Bij (bijna) alle betrokkenen was er een wil om dit project succesvol uit te voeren; Vanuit de eilanden van vóór de reorganisatie was er een wij-gevoel ontstaan; Uitstekende samenwerking met de implementatiepartners; Belangrijk bij succes: key-user en mobiele helpdesk; We hadden de juiste UT-collegae in het projectteam! Presentatie implementatie SISlink 34

35 Zijn we klaar? Nee nazorg loopt nog; Opvang aanloopproblemen; Mobiele helpdesk; Restactiviteiten die bij het project horen: Archiveren en opruimen ISIS en FASIT; Onderwijsverlechtingsmatrix; Uitrol Business Objects. Presentatie implementatie SISlink 35

36 Na live gang nog wel wat puntjes op de i zetten Presentatie implementatie SISlink 36

37 Klaar ná de nazorg? Nee; Vervolgprojecten, beschreven in nota plateauplanning; Koppeling BB en OSIRIS; Self service docenten; Gepersonaliseerde informatie en invoering OSIRIS/International Office; Studieplanning, integratie met ITC. Een project staat eigenlijk nooit op zich zelf. Bijna altijd zijn er projecten voor en ná het project zelf. Presentatie implementatie SISlink 37

38 Bij projecten: structuur aanbrengen Presentatie implementatie SISlink 38

39 Vragen? Presentatie implementatie SISlink 39