3TU Electronic Resource Management

Transcriptie

1 3TU Electronic Resource Management projectplan Eindhoven, juli 20 ERM-3TU/20-1 Auteur: L.J.H. Delescen versie 1.0: 5 juli 20

2 2 Inhoudsopgave 0 Documentgeschiedenis Revisies Goedkeuring 3 1 Inleiding Achtergrond Doel van het project Doelgroep Uitgangspunten en afbakening 5 2 Aanpak Werkpakket A: Vooronderzoek en afspraken over te leveren diensten Werkpakket B: Implementatiekosten Werkpakket C: Structurele kosten Werkpakket D: Koppeling met Aleph Werkpakket E: Implementatie diensten Werkpakket F: Kennisdisseminatie Werkpakket G: Projectmanagement 13 3 Organisatie Taken en verantwoordelijkheden Rapportage 15 4 Planning Doorlooptijden Financiële planning 16 Bijlage 1: Projectleden 17 2

3 3 0 Documentgeschiedenis 0.1 Revisies Onderstaande tabel beschrijft de geschiedenis van dit document. Versie Datum Omschrijving maart 20 eerste conceptversie, intern TU/e maart 20 tweede conceptversie, intern TU/e mei 20 derde conceptversie, TU/e en TUD juli 20 eerste versie, TU/e en TUD 0.2 Goedkeuring Dit document wordt goedgekeurd door de directeuren van de bibliotheken van de TU/e en de TUD. Naam Functie Versie Datum Paraaf Mw.drs J.C.M. Figdor TU/e, Directeur Bibliotheek en 1.0 Informatievoorziening Mw.drs. M.A.M. Heijne TUD, Directeur Bibliotheek 1.0 3

4 4 1 Inleiding Dit document bevat de verantwoording en onderbouwing van het project Electronic Resource Management van de bibliotheken van de Technische Universiteit Eindhoven (TU/e) en de Technische Universiteit Delft (TUD). De Universiteit Twente zal mogelijk op enig moment ook als partner deelnemen in dit project. Het beschrijft de realisatie van een gezamenlijk online systeem voor het beheren van fulltext tijdschriftabonnementen (e-tijdschriften) van beide universiteiten met bijbehorende gezamenlijke voorzieningen en diensten. De hoofddoelstelling van dit project is het realiseren van bovengenoemd systeem waarmee een gezamenlijke digitale infrastructuur voor electronic resource management gecreëerd wordt, waarbij de Bibliotheek van de TU/e de ontwikkelaar en beheerder hiervan is. Dit project vindt plaats binnen het samenwerkingsverband 3TU, dat als doel heeft de betekenis van de drie Nederlandse technische universiteiten voor de kenniseconomie te vergroten. Daartoe is op 7 februari 20 de 3TU Federatie opgericht. 1.1 Achtergrond De laatste jaren is het aantal tijdschriften die via Internet fulltext toegankelijk zijn explosief gegroeid. Ter illustratie de ontwikkeling zoals die zich bij de TU/e afspeelde: Gedrukte abonnementen E-abonnementen Uit bovenstaande cijfers wordt duidelijk dat de rol van de gedrukte abonnementen in de bibliotheek steeds kleiner wordt. Voor de TUD geldt dit evenzeer. Daar is men sinds enige tijd zelfs actief bezig om het gehele tijdschriftenbezit over te zetten naar e-only abonnementen. Tot nu toe is daarvan ca. 80% gerealiseerd. Aangezien e-tijdschriften altijd via Internet benaderd worden lenen zij zich bij uitstek voor het beheer en onderhoud op afstand. Daarnaast zullen de aard van de werkzaamheden t.b.v. dit beheer en onderhoud bij iedere universitaire instelling vrijwel identiek zijn, waardoor bij centralisatie hiervan efficiency-winst en kostenbesparing behaald kan worden. 4

5 5 1.2 Doel van het project De doelstelling van dit project is het in 3TU-verband creëren van een gezamenlijke digitale infrastructuur voor electronic resource management. 1.3 Doelgroep De primaire doelgroep vormen de bibliotheektechnische medewerkers van de TU/e en de TUD, die zich bezighouden met tijdschriftenbeheer. Daarnaast biedt het systeem voor het management een tool om managementinformatie te genereren. 1.4 Uitgangspunten en afbakening Dit project richt zich primair op e-tijdschriften. Gedrukte tijdschriften, zo die uiteindelijk nog zullen resteren, blijven nadrukkelijk buiten beschouwing. Zij zullen door beide instellingen afzonderlijk beheerd blijven worden d.m.v. ieders eigen systeem. E-boeken blijven vooralsnog buiten beschouwing. Wel ligt het in de lijn der verwachting dat deze in de toekomst ook in dit of een dergelijk systeem zullen worden opgenomen. Het systeem zal ontwikkeld worden door de Vubisgroep van de Bibliotheek TU/e, als module binnen Vubis. 5

6 6 2. Aanpak Het project wordt opgedeeld in verschillende werkpakketten die elk hun eigen specifieke aandachtspunten hebben. Projectleider is L.J.H. Delescen. Per werkpakket zal een projectgroep ingesteld worden. De werkpakketten zijn: Werkpakket A: vooronderzoek en afspraken over te leveren diensten Werkpakket B: implementatiekosten Werkpakket C: structurele kosten Werkpakket D: koppeling met Aleph Werkpakket E: implementatie diensten Werkpakket F: kennisdisseminatie Werkpakket G: projectmanagement Per werkpakket wordt een activiteitenoverzicht en planning gemaakt. 6

7 7 2.1 Werkpakket A: Vooronderzoek en afspraken over te leveren diensten In dit werkpakket zal samen met de afdeling Bibliotheekadministratie van de TU/e en de afdeling Mediaverwerking van de TUD een gefundeerde keuze gemaakt worden over de diensten die de TU/e aan de Bibliotheek TU Delft zal leveren. De conclusies die hiervan het resultaat zijn worden ter goedkeuring aan beide directeuren voorgelegd, waarbij een eerste go/no go beslissing wordt genomen. Hierna zullen er prioriteiten gesteld worden en een definitieve planning gemaakt worden voor de realisatie van de geselecteerde en door de directeuren goedgekeurde diensten Doel Dit werkpakket regelt de afbakening van diensten Samenstelling van de Projectgroep -werkpakketleider: L. Delescen, TU/e -J. Engels, TU/e -P. Berkers, TU/e -E. Habets, TU/e -M. Loomans, TU/e -P. van den Brink, TUD -E. Middendorp, TUD -E. Boekee, TUD -M. Desmaele, TUD Tijdschema Vooraan in het traject, bijeenkomst 1x per week, maximaal 4 bijeenkomsten. 7

8 8 2.2 Werkpakket B: Implementatiekosten Doel Het berekenen van de kosten die gemoeid zijn met de implementatie van de ERMmodule Tijdschema Vooraan in het traject. Bij afloop van dit werkpakket, dat gelijk loopt met Werkpakket C, wordt door beide partijen een go/no go beslissing genomen op basis van de resultaten van werkpakketten B en C Samenstelling van de Projectgroep -werkpakketleider: L. Delescen, TU/e -J. Figdor, TU/e -M. Keulers, TU/e 8

9 9 2.3 Werkpakket C: Structurele kosten Doel Het berekenen van de kosten die gemoeid zijn met licentie, onderhoud en menskracht wanneer de ERM-module in gebruik genomen is Tijdschema Vooraan in het traject. Bij afloop van dit werkpakket, dat gelijk loopt met Werkpakket B, wordt door beide partijen een go/no go beslissing genomen op basis van de resultaten van werkpakketten B en C Samenstelling van de Projectgroep -werkpakketleider: L. Delescen, TU/e -J. Figdor, TU/e -M. Keulers, TU/e 9

10 Werkpakket D: Koppeling met Aleph Doel Het totstandbrengen van een koppeling tussen de Vubis ERM-module en Aleph/SFX, in samenwerking met Ex Libris. Het resultaat van dit werkpakket vormt de basis voor het laatste go/no moment Tijdschema Na afloop van de Werkpakketten B en C Samenstelling van de Projectgroep -werkpakketleider: M. Keulers, TU/e -L. Delescen, TU/e -J. de Vletter, TU/e -F. van Latum, TUD -M. Desmaele, TUD 10

11 Werkpakket E: Implementatie diensten Doel Het realiseren van de in werkpakket A overeengekomen diensten, en het testen hiervan door degenen die er binnen de bibliotheek primair mee zullen gaan werken. Vanwege de tweeledigheid van dit pakket zullen er twee Projectgroepen ingesteld worden Tijdschema Na Werkpakket D, als de koppeling met Aleph gerealiseerd is Samenstelling van de Projectgroepen Implementatie -werkpakketleider: M. Keulers, TU/e -L. Delescen, TU/e -M. Loomans, TU/e -F. van Latum, TUD Testen -werkpakketleider: M. Keulers, TU/e -L. Delescen, TU/e -J. Engels, TU/e -P. Berkers, TU/e -E. Habets, TU/e -P. van den Brink, TUD -E. Middendorp, TUD -E. Boekee, TUD 11

12 2.6 Werkpakket F: Kennisdisseminatie Doel Informeren van interne en indien nodig externe, doelgroepen over het project en de behaalde projectresultaten op zodanige wijze dat na afloop van de projectfase een duurzaam gebruik van de projectresultaten mogelijk is. Op het moment dat Delft het systeem zal gaan testen zullen de daarvoor benodigde handleidingen geschreven moeten zijn Tijdschema Gedurende de hele projectfase Samenstelling van de Projectgroep -werkpakketleider: L. Delescen, TU/e -M. Mensch-Mathijsen, TU/e 12

13 Werkpakket G: Projectmanagement Doel Voortgangsbewaking, interne communicatie, projectadministratie en rapportages Tijdschema Gedurende de hele projectfase Samenstelling van de Projectgroep -werkpakketleider: L. Delescen, TU/e -M. Keulers, TU/e 13

14 14 3 Organisatie Organogram ERM project Opdrachtgevers (J.Figdor, M.Heijne) Projectleider (L. Delescen) Werkpakket A Werkpakket B Werkpakket C Werkpakket D (etc.) 3.1 Taken en verantwoordelijkheden Projectleider Verantwoordelijk voor het behalen van projectresultaten, op tijd, binnen budget en met de juiste kwaliteit. Coördinatie op hoofdlijnen van het totale project. Rapportage. Interne (project) communicatie en indien nodig, externe communicatie. Verdere uitbouw van de projectresultaten en borging na de projectfase. 14

15 15 Opdrachtgevers Mw.drs. M.A.M. Heijne, Directeur Bibliotheek TUD Mw.drs. J.C.M. Figdor, Directeur Bibliotheek TU/e 3.2 Rapportage Voor ieder werkpakket vindt voortgangsoverleg plaats. Hierbij wordt een statusoverzicht bijgehouden van gerealiseerde en openstaande acties. De projectleider doet maandelijks verslag van de voortgang aan de opdrachtgevers. 15

16 16 4 Planning 4.1 Doorlooptijden Het project start per 5 juli 20 en eindigt per 1 februari Werkpakket Mensweken Budget Periode A: Vooronderzoek en afspraken diensten aug 20 B: Implementatiekosten jul-aug 20 C: Structurele kosten jul-aug 20 D: Koppeling met Aleph sep-okt 20 E: Implementatie diensten nov 20-jan 2008 F: Kennisdisseminatie hele looptijd G: Projectmanagement hele looptijd Totaal 20 Feb A: Vooronderzoek en afspraken diensten B: Implementatiekosten C: Structurele kosten D: Koppeling met Aleph E: Implementatie diensten F: Kennisdisseminatie G: Projectmanagement Mrt Apr Mei Jun Jul Aug go/no go Sep Okt go/no go Nov Dec Jan Financiële planning Projectbudget Werkpakketten Totaal A B C D E F G Materiële kosten Personele kosten Totale kosten 16

17 17 Bijlage 1: Projectleden TU Eindhoven: mw. drs. J.C.M. Figdor Directeur dr.ir. M.J.M. Keulers Hoofd Automatisering L.J.H. Delescen Beleidsmedewerker ir. J. de Vletter Automatisering (Vubis) mw. M.M.A. Loomans Automatisering (Vubis) J.G.A. Engels Hoofd Administratie mw. P.J. Berkers Administratie mw. E.H.H.F. Habets Administratie mw. Drs. M.L. Mensch- Mathijsen Automatisering (Vubis) TU Delft: mw. drs. M.A.M. Heijne Directeur F.A. van Latum Hoofd Digitale Projectontwikkeling (nog onbekend) dr. P. van den Brink Interim-manager E.C. Middendorp Mediaverwerking E.F.A. Boekee Mediaverwerking M.M.E. de Smaele Beleidsmedewerker