Organisatieprestatiescan. Deze techniek wordt gebruikt in de focus- en analysefase bij het analyseren van de huidige situatie.

Transcriptie

1 1 Bijlage 2 De organisatieprestatiescan Techniek: Organisatieprestatiescan Toepassingsgebied: Achtergrond: Deze techniek wordt gebruikt in de focus- en analysefase bij het analyseren van de huidige situatie. Met behulp van deze vragenlijst is het mogelijk om snel overzicht te krijgen in: De doorlooptijd, de flexibiliteit, de efficiency en de betrouwbaarheid van een proces. Het belang van dit proces voor de organisatie. De beheersbaarheid van het proces. Deze organisatieprestatiescan geeft een globale indruk van de belangrijkste focusgebieden. Op basis van deze scan kan al dan niet besloten worden om een proces nader te onderzoeken. Doelstelling: Beschrijving: Binnen korte tijd zicht krijgen op de verbetermogelijkheden in dit proces. In een korte tijd wordt aan verschillende participanten van een proces gevraagd een vragenlijst in te vullen. Deze vragenlijst geeft allereerst een korte beschrijving van het proces (begin, eind, taak, input, output, context) zodat er geen verwarring kan ontstaan over de definitie van het proces. Vervolgens worden er vragen gesteld over het proces en de organisatorische en ICT-setting van dit proces. Werkwijze: 1 Bepaal het te onderzoeken organisatieproces. 2 Bepaal de productnormen op basis waarvan dit organisatieproces wordt beoordeeld. 3 Bepaal de te benaderen doelgroepen. 4 Plan interviews of zet deze vragenlijsten uit. 5 Beantwoord de vragenlijsten. 6 Analyseer de resultaten ten opzichte van de norm. 7 Koppel de bevindingen terug naar de organisatie. 8 Waar nodig: stel de bevindingen bij op basis van deze terugkoppeling.

2 2 Bijlage 2 De organisatieprestatie scan Gemiddelde tijdsbesteding: 1 dag Benodigde vaardigheden: 1 Inzicht in de organisatieprocessen. 2 Interviewtechnieken. 3 Inzicht in inrichtingselementen voor beoordelen vragenlijsten. 4 Analysevaardigheden. Organisatieprestatiescan Aan: Naam: Functie: Adres: Telefoon: Organisatie: De organisatieprestatiescan is een hulpmiddel om op een systematische wijze informatie te verzamelen over de verbetermogelijkheden van uw organisatie. Met behulp van deze scan kunnen processen op objectieve wijze worden geëvalueerd en geanalyseerd. Deze scan vormt een onderdeel van een project, dat uit vier stappen bestaat, met als doel om in kaart te brengen op welke wijze de organisatieprocessen optimaal uitgevoerd kunnen worden. Deze vier stappen zijn: Stap 1: Stap 2: Stap 3: Stap 4: Bepalen van de producten en de productnormen. Analyse van de huidige situatie en bepalen van de verbetergebieden. Deze stap resulteert in een selectie van organisatieprocessen waarin verbeteringen mogelijk zijn om de gestelde productnormen te halen. De scan vormt een onderdeel van deze stap. Op verschillende plekken in de organisatie gaan we twee verschillende dingen meten. Als eerste de performance van de processen die in stap 2 geselecteerd zijn. Vervolgens beschouwen we ook de beheersing van de processen en de ICT-ondersteuning van deze geselecteerde processen. Ten slotte zullen we de resultaten van de derde stap analyseren en aangeven welke maatregelen getroffen kunnen worden om de processen te verbeteren. Stap 1 Vragenlijst van de organisatieprestatiescan Zoals hierboven al is aangegeven, willen we met behulp van deze vragenlijst de prestaties meten van een proces binnen het beschouwingsgebied. Omdat u betrokken bent bij dit proces, is uw mening hierover van groot belang. De gegevens die u op deze vragenlijst invult zullen zorgvuldig en vertrouwelijk worden behandeld. Wilt u de volledig ingevulde vragenlijst voor [datum] terugsturen naar onderstaand contactpersoon, die u ook kunt benaderen indien u vragen heeft. Wij danken u voor uw medewerking. Contactpersoon: Kamer: Telefoon:

3 Organisatieprestatiescan 3 TOELICHTING (Strategisch) Impact Innovativiteit Flexibiliteit Input Beheersbaarheid Frequentie Doorlooptijd Tijdsbesteding PROCES ACTIVITEITEN Efficiency Structuur/medewerkers Informatietechnologie Procedures Geld (kosten) Interactie (andere processen) Output Betrouwbaarheid Deze vragenlijst is opgebouwd uit vijf verschillende onderdelen, bestaande uit de volgende soorten vragen. Onderdeel 1 Onderdeel 2 Onderdeel 3 Onderdeel 4 Onderdeel 5 Vragen om het proces te definiëren. Vragen met betrekking tot de efficiency van het proces. Vragen met betrekking tot het tijdsaspect van het proces. Vragen over de prestatie-indicatoren (beheersing). Vragen over de impact van het proces. De meeste vragen zijn in de vorm van multiple choice waarbij het aankruisen van de aangegeven antwoorden voldoende is. Bij de multiple choice-vragen is het de bedoeling, tenzij expliciet bij de vraag anders is aangegeven, dat u slechts één antwoord aankruist. Bij de overige (open) vragen is er ruimte om een antwoord in uw eigen woorden weer te geven. Mocht deze ruimte niet voldoende zijn, dan kunt u gebruikmaken van de achterzijde van de pagina of de laatste bladzijde van deze vragenlijst Opmerkingen en commentaar. Bij verschillende vragen is N.V.T. (niet van toepassing) één van de mogelijke antwoorden. U kunt dit antwoord aankruisen indien de vraag niet op u van toepassing is, als u de vraag niet begrijpt of als u het antwoord niet weet. We vragen u echter wel zo min mogelijk gebruik te maken van deze optie en de vragenlijst zo volledig mogelijk in te vullen.

4 4 Bijlage 2 De organisatieprestatie scan ONDERDEEL 1: DEFINITIE VAN HET PROCES 1.1 Waar begint het proces en waar eindigt het? 1.2 Wat is de context van dit proces? 1.3 Uit welke activiteiten bestaat dit proces? 1.4 Wat is de input van dit proces? 1.5 Wat is het product van dit proces? NB: Deze pagina is voorafgaand aan het onderzoek volledig ingevuld. Zodoende kan er geen verwarring ontstaan over de definitie van het proces.

5 Onderdeel 1: Definitie van het proces 5 Input ACTIVITEITEN Output 1.6 Vindt u de huidige input van het proces voldoende om het proces goed uit te kunnen voeren? 1.7 Welke andere input/informatie is daarnaast volgens u ook noodzakelijk? 1.8 Is de kwaliteit van het product van het proces goed? 1.9 Welke andere producten zijn volgens u ook noodzakelijk?

6 6 Bijlage 2 De organisatieprestatie scan ONDERDEEL 2: EFFICIENCY VAN HET PROCES Input ACTIVITEIT Efficiency Medewerkers Informatietechnologie Procedures Geld (kosten) Interactie (andere processen) Product Bemensing 2.1 Hoeveel medewerkers van uw organisatie zijn betrokken bij de uitvoering van dit proces? > 2.2 Denkt u dat er meer of minder medewerkers aan de uitvoering van dit proces moeten deelnemen? nee 5% meer 10% meer 15% meer 20% meer >20% meer 5% minder 10% minder 15% minder 20% minder >20% minder Infomatietechnologie 2.3 Wordt het proces voldoende door informatietechnologie ondersteund? beperkt uitgebreid n.v.t. 2.4 Wat vindt u van de kwaliteit van de informatietechnologie? slecht uitstekend n.v.t. 2.5 Zou u andere of meer hulpmiddelen willen gebruiken bij de uitvoering van dit proces? Zo ja, welke hulpmiddelen?

7 Onderdeel 2: Efficiency van het proces 7 Procedures 2.6 In hoeverre is het proces geformaliseerd en in procedures vastgelegd? in beperkte mate in sterke mate n.v.t. 2.7 Wat vindt u van de kwaliteit van de procedures? slecht uitstekend n.v.t. 2.8 Wordt het proces volgens deze procedures uitgevoerd? Zo nee, waarom niet? Kosten 2.9 In hoeverre wegen volgens u de kosten van dit proces op tegen de baten? in beperkte mate in sterke mate n.v.t Is het volgens u mogelijk om de verhouding tussen de kosten en baten te verbeteren? Zo ja, op welke manier? Interactie tussen processen 2.11 Heeft men tijdens de uitvoering van dit proces input nodig van andere processen? Zo nee, ga dan naar vraag Wat vindt u van de kwaliteit van deze input? slecht uitstekend n.v.t Wordt de input tijdig aangeleverd, zodat het proces goed kan verlopen? nooit altijd n.v.t Indien de kwaliteit of tijdigheid van de benodigde input te wensen overlaat, kunt u dan aangeven om welke input dit gaat en wat volgens u hiervan de oorzaken zijn? Kunt u tevens aangeven wat de gevolgen zijn voor de uitvoering van dit proces?

8 8 Bijlage 2 De organisatieprestatie scan 2.15 Worden er tijdens de uitvoering van dit proces producten voor andere processen opgeleverd? 2.16 Zo ja, wat vindt u van de kwaliteit van deze producten? slecht uitstekend n.v.t. Efficiency 2.17 Vindt u dat het proces op efficiënte wijze wordt uitgevoerd? 2.18 Kunt u het bovenstaande antwoord beargumenteren?

9 Onderdeel 3: Tijdsaspecten van het proces 9 ONDERDEEL 3: TIJDSASPECTEN VAN HET PROCES Frequentie Doorlooptijd Tijdsbesteding PROCES Input ACTIVITEIT Efficiency Medewerkers Informatietechnologie Procedures Geld (kosten) Interactie (andere processen) Product Frequentie 3.1 Hoeveel keer per jaar wordt dit proces uitgevoerd? > Zou het proces volgens u meer of minder frequent moeten worden uitgevoerd? meer minder n.v.t. 3.3 Wordt het proces volgens een vaste regelmaat uitgevoerd? nee éénmaal per jaar éénmaal per maand éénmaal per week anders, namelijk 3.4 Indien het proces onregelmatig wordt uitgevoerd, zijn er dan pieken of dalen in de frequentie van uitvoering? Zo ja, kunt u deze in onderstaande grafiek aangeven? jan feb mrt apr mei jun jul aug sep okt nov dec

10 10 Bijlage 2 De organisatieprestatie scan 3.5 Kunt u aangeven wat de oorzaken zijn van deze pieken en dalen? 3.6 Spelen volgens u de hulpmiddelen of informatietechnologie een rol bij de frequentie van de uitvoering van het proces? Doorlooptijd 3.7 Wat is de doorlooptijd van het proces (hoe lang duurt de uitvoering van het proces van het begin tot het eind)? 1 dag 1 week 1 maand anders, namelijk 3.8 Zou de doorlooptijd van het proces verkort kunnen worden? Zo ja, door welke maatregelen zou dat volgens u bereikt kunnen worden? 3.9 Spelen volgens u de hulpmiddelen of informatietechnologie een rol bij de doorlooptijd van het proces? Tijdsbesteding 3.10 Hoeveel tijd (t.o.v. de totale procestijd) wordt door de medewerkers aan uitvoering van dit proces besteed? +/- 0% +/- 25 % +/- 50 % +/- 75 % +/- 100 % anders, namelijk 3.11 Zou er volgens u meer of minder tijd aan de uitvoering van het proces moeten worden besteed Kunt u uw antwoord beargumenteren? meer minder n.v.t Hebben volgens u hulpmiddelen en informatietechnologie invloed op hoeveel tijd de medewerkers besteden aan de uitvoering van het proces?

11 Onderdeel 4: Prestatie-indicatoren 11 ONDERDEEL 4: PRESTATIE-INDICATOREN Innovativiteit Flexibiliteit Input Beheersbaarheid Frequentie Doorlooptijd Tijdsbesteding PROCES ACTIVITEITEN Efficiency Structuur/medewerkers Hulpmiddelen/IT Procedures Geld (kosten) Interactie (andere processen) Product Betrouwbaarheid Flexibiliteit 4.1 In welke mate kan het proces aangepast worden indien de vraag naar de output verandert? slecht uitstekend n.v.t. 4.2 Is het volgens u noodzakelijk om de flexibiliteit van dit proces te verbeteren? 4.3 Denkt u dat informatietechnologie een rol kan spelen bij het verbeteren van de flexibiliteit? Innovativiteit 4.4 In welke mate wordt er bij de uitvoering, beheersing en besturing van het proces gelet op de prestatie en/of productverbetering? weinig continu n.v.t. 4.5 Zou het proces volgens u innovatiever moeten zijn? 4.6 Denkt u dat informatietechnologie een rol kan spelen bij het verbeteren van de innovativiteit?

12 12 Bijlage 2 De organisatieprestatie scan Betrouwbaarheid 4.7 Is het product van het proces over het algemeen correct, volledig en tijdig beschikbaar? nooit altijd n.v.t. 4.8 Is het volgens u noodzakelijk om de betrouwbaarheid van het proces te verbeteren? 4.9 Kan volgens u informatietechnologie een rol spelen bij het verbeteren van de betrouwbaarheid? Beheersbaarheid 4.10 Voldoet het product van het proces aan de gestelde normen? beperkt volledig n.v.t Zal verbetering van de beheersbaarheid van het proces volgens u ook leiden tot verbetering van de kwaliteit van het product? 4.12 Kan informatietechnologie volgens u een rol spelen bij het verbeteren van de beheersbaarheid? Belang van de prestatie-indicatoren 4.13 Kunt u de volgorde van belangrijkheid van de prestatie-indicatoren aangeven? U kunt scores geven van 1 tot 5 (1 = minst belangrijk, 5 = meest belangrijk) waarbij elke score maar éénmaal mag voorkomen. flexibiliteit innovativiteit betrouwbaarheid beheersbaarheid efficiency

13 Onderdeel 5: Strategische impact van het proces 13 ONDERDEEL 5: STRATEGISCHE IMPACT VAN HET PROCES (Strategisch) Impact Innovativiteit Flexibiliteit Input Beheersbaarheid Frequentie Doorlooptijd Tijdsbesteding PROCES ACTIVITEITEN Efficiency Structuur/medewerkers Informatietechnologie Procedures Geld (kosten) Interactie (andere processen) Product Betrouwbaarheid Strategische impact 5.1 In hoeverre is het proces van strategisch belang? in beperkte mate in hoge mate n.v.t. 5.2 Hoe groot is volgens u het risico voor de organisatie als er niets wordt gedaan aan de verbetering van dit proces, de gerelateerde besturing en beheersing, de informatietechnologie en de onderliggende organisatiestructuur? klein groot n.v.t. 5.3 Kunt u in onderstaand overzicht aangeven wat volgens u de volgorde van belangrijkheid is van de voordelen die informatietechnologie kan bieden? U kunt scores geven van 1 tot 9 (1 = minst belangrijk, 9 = meest belangrijk) waarbij elke score maar éénmaal mag voorkomen. verkorting doorlooptijd verbeterde flexibiliteit besparing arbeidstijd verbeterde innovativiteit kostenbesparing verbeterde betrouwbaarheid kwaliteitsverbetering verbeterde beheersbaarheid verbeterde klantenservice OPMERKINGEN EN COMMENTAAR: