Bijzondere Ledenvergadering Onderhoudsfonds Het Witte Dorp november 2011

Transcriptie

1 Bijzondere Ledenvergadering Onderhoudsfonds Het Witte Dorp november 2011

2 Voorbereiding en planning schilderproject 2012 Vereniging en Stichting Beheer Onderhoudsfonds Het Witte Dorp Uitgevoerde werkzaamheden: Plan van aanpak opgesteld Contactgegevens leden update Overeenkomst projectbegeleiding Meeuwis Bouwbeheer Overleg met Fa Coolen prijzen per eenheid en onafhankelijke beoordeling van deze prijzen Leden geïnformeerd over geschatte kosten Bijzondere ledenvergadering - informeren en besluiten

3 Voorbereiding en planning schilderproject 2012 Vereniging en Stichting Beheer Onderhoudsfonds Het Witte Dorp Nog uit te voeren werkzaamheden: Aanschrijving niet leden voor deelname onder voorwaarden Overeenkomst sluiten met Fa. Coolen (nov 2011) Opname van woningen dec 2011 feb 2012 Definitieve individuele offerte Storting verschil offerte en spaarbedrag Uitvoering schilderproject mrt nov 2012

4 Schilderproject 2012 Projectplan Stappenplan Inspectie Werkzaamheden Selectie schildersbedrijf Prijs en overige voorwaarden Werkwijze en organisatie tijdens de uitvoering

5 Stappenplan jun jul aug sep okt nov dec jan feb mrt apr mei jun jul aug sep okt nov dec jan feb mrt apr mei jun jul aug sep ok 1 inspec:e en opstellen bestek gereed in prijsvorming (Coolen) 3 projectvoorstel 4 toetsing bestuur budge?en 5 ALV- uitnodiging + info leden 6 communica:e niet- leden 7 ALV 8 opdrachtverstrekking 9 monumentenvergunning niet van toepassing 10 opnames woningen 11 uitvoering schilderproject 12 herstel eventuele gebreken 13 eindafrekening einde OHF

6 Inspectie Uitgevoerd in voorjaar 2010 door schilderadviesbureau Rietveld Advies Algemene indruk: vrij goed, kleine schades Draaiende delen vertonen gebreken zoals houtrotschades en geringe omtrekspeling Scheuren in gevelmetselwerk Balkonafwerking bovenzijde: schade door lekkage van de vloercoating; U-profiel en balusters corrosie: aandachtspunt

7 Standaard werkzaamheden Houten/stalen kozijnen, ramen deuren Metselwerk gevels woningen, tuinmuren en bergingen Onderzijde dakoverstek, windveren, boeiboorden, zijwangen dakkapel Mastgoten en hwa s (regenpijpen) Onderkanten en zijkanten balkons en luifels Stalen hekwerken en U-profiel (voor zover aanwezig)

8 Standaard werkzaamheden Balkonvloeren, bovenzijde: Nieuwe coating Bestaande coating verwijderen indien beschadigd Stalen U-profiel naad dichten met kit Optie: extra kwaliteit coating

9

10 Extra werkzaamheden 1. Reparaties behorende bij het schilderwerk zoals houtrot, scheuren herstellen, corrosie balusters, kitvoegen, stopverf, etc. 2. Opties: 1. 2 e laag schilderwerk voordeur 2. Extra kwaliteit coating balkonvloer 3. Extra werkzaamheden zoals vervanging van ramen, deuren, betimmeringen, hwa, goot, etc.

11 Selectie schildersbedrijf Aanbesteden of Bouwteam? Prijsvoordeel versus controle/risico Schildersbedrijf Coolen geselecteerd: Bedrijf staat goed bekend Kennis van de woningen (2000 en 2005) Goede ervaringen tijdens en na de uitvoering

12 Prijs en overige voorwaarden Prijsniveau: Garantie 5-jarige aflopende garantie op schilderwerk reparaties en vervanging: gebruikelijke garanties Kleuren als bestaand ( definitie schil ) Omtrekspeling ramen en deuren inclusief

13 Prijs en overige voorwaarden Herstel houtrot, kitwerk, stopverf, corrosie, scheuren meerprijs Separaat opgenomen in de begroting: dakkapelsteiger en hoogwerker

14 Organisatie Adviesbureau (Meeuwis Bouwmanagement): Projectleiding en bouwdirectie Besturen Vereniging en Stichting: Opdrachtgever en financieel beheerder Schildersbedrijf: Uitvoerder

15 Ondersteuning voor de leden Adviseur (Meeuwis Bouwmanagement): Aanwezig bij opname en oplevering (30%) Op afroep beschikbaar bij vragen over de voorbereiding en uitvoering Besturen: Vragen over saldo Meningsverschil, schade Verzoeken tot afwijking van de standaard werkzaamheden of kleuren

16 Overlast en medewerking Overlast: Dakkapelsteiger/ hoogwerker in de tuin Lichte gevelsteiger voor en achtergevel Medewerking nodig: Aanwezig bij de opname en de oplevering Tijdens de uitvoering ramen open zetten + poort

17 Financiële procedure schilderproject Vereniging en Stichting Beheer Onderhoudsfonds Het Witte Dorp Opname woningen december t/m februari 2012 Offerte per woning uiterlijk getekend door lid en Vereniging Eventueel tekort aan saldo vóór aanvullen Meerwerk regelt het lid zelf met Fa. Coolen 2 wekelijks overzicht van Fa. Coolen controle door Meeuwis en deelbetaling door Stichting Huis gereed definitieve factuur standaard werk controle door Meeuwis en eindbetaling door Stichting Lid ontvangt factuur en opgave saldo Huis gereed definitieve factuur meerwerk betaling door lid zelf Niet leden regelen alle financiën met projectbegeleider en Fa. Coolen zelf

18 Financiële procedure incasso s Vereniging en Stichting Beheer Onderhoudsfonds Het Witte Dorp incasso over februari 2012 (laatste voor schilderbeurt 2012) Leden ontvangen vóór ALV maart 2012 opgave saldo en jaarrekening 2012 Bij voldoende draagvlak voor continuering onderhoudsfonds: Benadering alle bewoners Witte Dorp over lidmaatschap Onderhoudsfonds (continuering of start van nieuwe leden) Incasso s gaan door voor de leden tot 1 juni Daarna worden nieuwe maandbedragen berekend voor de doorstartende en nieuwe leden en vindt de incasso maandelijks plaats met voortaan dat nieuwe bedrag. Leden, die stoppen ontvangen aan het einde van het contract (juni 2013) hun saldo. Bij onvoldoende draagvlak voor continuering onderhoudsfonds: Geen incasso meer na maart 2012 Overschotten worden bij einde contract in juni 2013 overgemaakt aan de leden

19 Communicatie tijdens schilderproject Vereniging en Stichting Beheer Onderhoudsfonds Het Witte Dorp In de voorbereidende en uitvoerende fase zo veel als mogelijk via en website het Witte Dorp Indien nodig via telefoon, maar daarna bevestiging via Uw contactgegevens zijn bekend bij besturen en Meeuwis Bouwbeheer Financieel altijd schriftelijk of via