Integratie van Syllabus in de logistieke keten, wat levert dat op?

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Integratie van Syllabus in de logistieke keten, wat levert dat op?"

Christa Eilander
8 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Integratie van Syllabus in de logistieke keten, wat levert dat op? SISLink Conferentie 2010 Jacco Jasperse Informatie- en procesmanager Manager Dienst Studentvoorzieningen (Studentenbureau, Roosterbureau, Stagebureau) Manager Dienst Informatievoorziening en Automatisering (Backoffice, Service&support, IPS)

Dienst Studentvoorzieningen (Studentenbureau, Roosterbureau, Stagebureau)

2 Kaders en uitgangspunten ICT HZ 1. Web, Web, Web 2. Self-service (Zelfsturing) waar mogelijk 3. Eén virtueel loket (voor alle informatie en contacten) 4. Applicaties per domein ( Best of breed ) 5. Integratie door Datawarehouse 6. Applicatieontwikkeling: niet op markt + innovatievermogen 7. Onderwijsproces is een keten van bedrijfsprocessen 8. Transparantie van organisatie en processen 9. Rol ICT neemt toe maar budget blijft beperkt

Integratie door Datawarehouse 6. Applicatieontwikkeling: niet op markt + innovatievermogen 7.

3 HZ InfoNet Syllabus Database Syllabus Client MyCoach (click once) Edukaat CODA Data Transformation Server Enterprise Service Bus (SQL Server + MS Workflow Foundation) Data Warehouse Onderwijs Database HZ Webservices HZ Website HZ InfoNet VLD (ELO) SOAP HTTP Osiris Adapter Studielink

Server + MS Workflow Foundation) Data Warehouse Onderwijs Database HZ

4 Correcte lesroosters op tijd gepubliceerd Hoe pak je dat aan?

5 Bepaal haalbaarheid wensen Student perspectief Start S1 Introductie Oriëntatie Keuzeproces Inschrijven Start S2 Roosteren Sep Okt Nov Dec Jan Feb Rooster proces Curriculum Sep Logistiek Roosteren Roosteren afronden Laatste correcties Start S2 Okt Nov Dec Jan Feb

Sep Okt Nov Dec Jan Feb Rooster proces Curriculum Sep Logistiek

6 Benoem en beleg rollen en verantwoordelijkheden 1. Docent 2. Roostercoördinator 3. Roosterbureau 4. Studie Loopbaan Coach (SLC) 5. Student

7 Breng proces in kaart En maak organisatie bewust van procesketens!

8 Maak een planning van de activiteiten Totaaloverzicht werkzaamheden TT-roostering S en reguliere roostering S Besluit/Actie Doelgroep Wie Week Per datum 1Toetsmatrijzen in orde maken t.b.v. tussentoetsen - Academies Alle studenten en 2Tussentoetsen genereren en invullen logistieke informatie docenten Academies Courses in tijdsperiode plaatsen - Academies Capaciteitsplanning S maken - Academies Courses updaten incl. logistieke formats - Academies Docent beschikbaarheidsformulieren S verspreiden - Roosterbureau Docent beschikbaarheid S inventariseren - Academies Alle studenten en 8Tussentoets gegevens akkoord docenten Roosterbureau Toetsmatrijzen in orde maken t.b.v. reguliere tentamens - Academies Alle studenten en 10Start roosteren tussentoetsweek docenten Roosterbureau Tentamens genereren en invullen logistieke informatie - Academies Docent beschikbaarheid S akkoord - Academies Evenementen kalender S vastgesteld - Academies Capaciteitsplanning en docent beschikbaarheid aanleveren - Academies Capaciteitsplanning en docent beschikbaarheid verwerken - Roosterbureau Alle roostergegevens reguliere roostering akkoord incl. 16logistieke formats 17Start Roosteren S Alle studenten en docenten Academies Alle studenten en docenten Roosterbureau

Academies 37 13-09-2010 4Capaciteitsplanning S2 2010-2011 maken - Academies 37 13-09-2010 5Courses updaten incl.

9 Vervroeg proces in stappen Semester : één week eerder Semester : één week eerder Semester : één week eerder Semester : één week eerder Semester : één week eerder Semester : één week eerder Vanaf 2009: semester roosters voor kerstvakantie en zomervakantie (geen speling) Vanaf 2010: semester roosters voor kerstvakantie en zomervakantie (2 weken speling)

eerder Semester 2 2009: één week eerder Vanaf 2009: semester roosters voor kerstvakantie en

10 Beloon nakomen van afspraken Liefst gefaseerd - Startsituatie: we wachten tot iedereen gegevens heeft aangeleverd - Fase 1: Opleidingen die gegevens tijdig aangeleverd hebben krijgen rooster eerder (te laat aangeleverde opleidingen lopen in een later stadium synchroon mee) - Fase 2: Opleidingen die gegevens te laat aangeleverd hebben worden na anderen geroosterd ( te laat aangeleverde opleidingen worden later in de overgebleven ruimte geroosterd)

aangeleverde opleidingen lopen in een later stadium synchroon mee) - Fase 2: Opleidingen die gegevens te laat

11 Koppelingen tussen systemen

12 Uitgangspunten koppelingen 1. Er is maar één bron Per gegevensverzameling is er één leidend bronsysteem 2. Nooit koppelen tussen systemen maar via middleware Rechtstreekse koppelingen leiden tot spaghettti van koppelingen 3. Geen dogma s maar Best of Breed Massaoperaties: DTS op databaseniveau Individuele transacties: Enterprise Service Bus Door roosteraar te starten: synchronisatie via Syllabus client

Nooit koppelen tussen systemen maar via middleware Rechtstreekse koppelingen leiden tot spaghettti

13 Wat koppelen wij? Vanuit bronsysteem via middleware naar Syllabus: 1. Personeel (Bron: HRM systeem) 2. Lokalen en Gebouwen (Bron: Facilitair systeem) 3. Kostenplaatsen (departments, Bron: Financieel systeem) 4. Te roosteren groepen en cursussen (Bron: Onderwijsdatabase) Vanuit Syllabus via middleware naar Data Warehouse: 1. Geroosterde activiteiten Mutaties in of via Data Warehouse: 1. Geroosterde activiteiten groepen koppelen aan individuele studenten 2. Gekoppelde studenten als deelnemer naar ELO 3. Individuele cursussen toevoegen aan studieplan

Te roosteren groepen en cursussen (Bron: Onderwijsdatabase) Vanuit Syllabus via middleware naar Data Warehouse: 1.

14 Hoe ziet het roosterproces er nu uit?

15 Fasering roosterproces Studieplan Rooster info VLD edities Apr Sep Capaciteitsplanning (Cursus - Edities - Groep - Keuze/Verplicht - Aantal) Mei Okt Syllabus: Roosteren Jun Nov Onderwijs Database: Studenten in groep plaatsen Cursussen automatisch bijgewerkt automatisch - - Jul Dec Rooster definitief Editie info automatisch bijgewerkt VLD Edities genereren Cursussen en edities OK Automatisch bijgewerkt - OK Automatisch aangemaakt Aug Jan Muteren in studieplannen (Zwaan kleef aan, verwijderen) OK Automatisch bijgewerkt Automatisch bijgewerkt

automatisch - - Jul Dec Rooster definitief Editie info automatisch bijgewerkt VLD Edities genereren Cursussen en edities OK Automatisch

16 DEMO

17 Capaciteitsplanning op basis van groepen

18 Student Studenten in groep plaatsen

19 Individuele studieplan wordt automatisch gevuld door groepsplaatsing Student

20 Individueel maatwerk binnen rooster Student

21 Individueel rooster studenten Student Student

22 Wat hebben we bereikt? 1. Roosters zijn op tijd (S1 voor zomervakantie, S2 voor kerstvakantie) 2. Meer rust in de organisatie 3. Groeiend procesbewustzijn 4. Nationale Studenten Enquete, tevredenheid over de (tijdigheid van) de roosters bij voltijd studenten: 2008 ong. 7% onder het landelijk gemiddelde 2009 ong. 3% boven het landelijk gemiddelde

23 Mijn conclusie Integratie van Syllabus in de logistieke keten, wat levert dat op? Op zichzelf levert dit NIETS op Maar integratie van het roostersysteem is wel een absolute voorwaarde als je het roosterproces wilt inrichten als een keten van bedrijfsprocessen!

Vergelijkbare documenten

Donderdag 28-jan 6:30 8:27 11:54 12:54 15:34 17:23 19:20

Donderdag 28-jan 6:30 8:27 11:54 12:54 15:34 17:23 19:20 Januari 2016 Vrijdag 1-jan 6:44 8:50 11:41 12:44 14:55 16:41 18:45 Zaterdag 2-jan 6:44 8:50 11:41 12:45 14:56 16:42 18:46 Zondag 3-jan 6:44 8:50 11:42 12:45 14:57 16:43 18:47 Maandag 4-jan 6:44 8:49 11:42