KRIJGEN DE STUDENTEN TIJDIG EEN ROOSTER?

Transcriptie

1 INZETPLANNING BIJ HR Ruud Ooms, HR Services KRIJGEN DE STUDENTEN TIJDIG EEN ROOSTER? 1

2 PTD (Planning Taaktoedeling Docenten) Planningsinstrument dat dient als middel om tot evenwichtige werkbelasting van docent te komen Planningsinstrument dat dient als middel om een tijdig en evenwichtig lesrooster voor studenten op te leveren Tijpad In september 2010 is PTD hogeschoolbreed in gebruik genomen Eind 2011 heeft een brede evaluatie plaatsgevonden onder medewerkers In 2012 heeft n.a.v. Student tevredenheidsonderzoek een commissie adviezen verstrekt aan het CvB t.a.v. gebruik PTD als onderdeel van de keten curriculum-ptdplanningsgesprekken-hogeschoolgids-roostering In 2013 werkgroep ingericht die zich bezighoudt met verbeterpunten voor de tool 2

3 Keten De keten curriculum-ptd-planningsgesprekkenhogeschoolgids-roostering is een vast onderdeel van de managementcontracten en de bilaterale overleggen tussen college van bestuur en directies. Het collegelid dat verantwoordelijk is voor de bedrijfsvoering, stelt de criteria vast waarop in het managementcontract gemeten wordt. PTD = Planning Taaktoedeling Docenten Procesmodel 3

4 Proces PTD Resultaat Vastgestelde basisgegevens PTD Vastgestelde PTD Deadline 1 februari 1 juni Input Nr Procesnaam Vastgesteld curriculum en cursusbeschrijvingen Curriculum algemeen Personeelsgegevens Personeelsadministratie Studentaantallen (her)inschrijven Gegevens n.a.v. planningsgesprek Gesprekcyclus Output Nr Procesnaam Takenplaatje Gesprekscyclus Vastgestelde PTD Roosteren Elementen input Personeelsgegevens: Code medewerker Aanstellingsomvang (FTE) => Bruto uren Persoonlijke regelingen (o.a. ouderdomsregelingen CAO, verlofregelingen bv kindgerelateerd etc.) Professionaliseringstijd (10% van aanstelling) zie ook CAO Organisatorische taken (10% van aanstelling) =>80% Netto beschikbaar in uren voor onderwijsuitvoering, De helft hiervan bestaat uit contacttijd Gesprekscyclus 4

5 Elementen input 2 Vastgesteld curriculum: basisgegevens cursussen voor de PTD Werkvorm Contacttijd Opslagfactor voor voorbereiding Toetscorrectietijd Prognose studentgroepen Aantal Groepsgrootte Elementen output Taakbelastingsoverzicht docent 5

6 Elementen output 2 Taakbelastingsoverzicht docent details Elementen output 3 Bestand met roostergegevens uit PTD tbv Untis 6

7 Beter dan gemiddeld Er is geconstateerd dat bij drie van de elf instituten door directie, onderwijsmanagers en bedrijfsbureau de keten curriculum-ptd-hogeschoolgids-rooster tot prioriteit is gemaakt. Analyse Een slecht rooster is fnuikend voor zowel de docent- als studenttevredenheid (o.a. NSE). Er bestaat een samenhang tussen de processen die leiden tot de vorming van het curriculum, de invulling van de ptd, de publicatie van de hogeschoolgids, en de oplevering van het rooster. Opleidingen die vroegtijdig hun curriculum op orde hebben, hebben daarna weinig moeite de andere processen goed te laten verlopen. 7

8 Overweging De beslissing het gebruik van instrumenten dwingend op te leggen alle ptd-gegevens in de applicatie behoeft zorgvuldige afweging. Er zijn opleidingen die hun roosterproces uitstekend op orde hebben (in juli het rooster klaar voor het hele jaar daaropvolgend), en dat doen met huisgemaakte bestanden. En er zijn opleidingen die alles in de applicatie plannen en administreren, en nog in kwartaal 2 meer dan 300 wijzigingen op het rooster genereren. Aanbevelingen College van Bestuur schrijft PTD in Applicatie voor, voor gehele HR Directies beslissen over PTD-normen per cursus Onderwijsmanager is verantwoordelijk voor PTD in Applicatie en koppelt zelf docenten aan vakken. Alle PTDgegevens in Applicatie vóór planningsgesprekken, hij/zij doet zelf planningsgesprekken, in maart/april, stelt eventueel PTD bij Manager bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor les- en personeelsgegevens in Applicatie, in jan-feb Roosteraar haalt gegevens uit Applicatie 8

9 9