Samenvatting HOE STEL IK MIJN HANDLEIDING OP IN VIER STAPPEN? 14/10/2014. Inleiding Basisaanpak m.b.t. 4 stappen Stap 1 Stap 2 Stap 3 Stap 4 Gesprek

Transcriptie

1 HOE STEL IK MIJN HANDLEIDING OP IN VIER STAPPEN? STEFAN STREMERSCH Accountant en belastingsconsulent 1 Samenvatting Inleiding Basisaanpak m.b.t. 4 stappen Stap 1 Stap 2 Stap 3 Stap 4 Gesprek 2 1

2 3 4 2

3 Waarom kiezen voor een handleiding Conformiteit binnen het kantoor Leiddraad voor nieuwe medewerkers Leiddraad om interne processen te verbeteren Leiddraad voor opvolging bij plotse uitval 5 Basisaanpak m.b.t. 4 stappen In de schoenen van Kantoor wordt verondersteld gemotiveerd te zijn Vertrekpunt: huidige situatie Bestaande handleiding vergelijken met IAB Wie verantwoordelijk voor opstellen handleiding? Attentie: handleiding is een vertrouwelijk document. 6 3

4 Basisaanpak m.b.t. 4 stappen (vervolg) Huidige van toepassing zijnde procedures documenteren a.d.h.v. de handleiding opgesteld door het IAB, of andere; Afspreken : wanneer en hoe de handleiding interne procedures aanvullen? Follow-up van bestaande procedures en van wat nog moet worden ontwikkeld 7 Stap 1: inventaris procedures en gewoontes, die echt van toepassing zijn binnen het kantoor (gedocumenteerd) 8 4

5 Soorten cliënten Eenmanszaken Particulieren Vennootschappen NV BVBA GCV VOF. 9 Stap 1: inventaris procedures en gewoontes, die echt van toepassing zijn binnen het kantoor (gedocumenteerd) 10 5

6 Geleverde diensten aan cliënten Boekhouding Fiscaliteit Management support Juridische werkzaamheden Eenmalige opdrachten 11 Stap 1: inventaris procedures en gewoontes, die echt van toepassing zijn binnen het kantoor (gedocumenteerd) 12 6

7 Omvang en structuur kantoor - organigram

8 Stap 1: inventaris procedures en gewoontes, die echt van toepassing zijn binnen het kantoor (gedocumenteerd) 16 8

9 IT-resources Inventaris van : Software Hardware Paswoorden 17 Bibliotheek en documentatie Budget vooropstellen voor documentatie Regelmatig bijgewerkte inventaris beschikbaar stellen van : Bibliotheek (verantwoordelijke aanstellen) Andere documentatiebronnen Toegang tot de online databanken Toegangsgegevens verstrekken aan gemachtigde personen Afhankelijk van de omvang van het kantoor documentatie-scanner aanstellen: Overloopt verschillende documentatiebronnen, vat ze samen en verspreidt ze elektronisch 18 9

10 Bibliotheeklijst 19 Technische info electronisch verspreid naar medewerkers 20 10

11 Stap 1: inventaris procedures en gewoontes, die echt van toepassing zijn binnen het kantoor (gedocumenteerd) 21 Facturatie geleverde diensten Volgens tariefcode via verschillende prijzentabellen Per klant prijzentabel koppelen Prijzen per geleverde prestatie Volgens forfait Volgens afspraken met klant Bvb. per kwartaal met een afrekening op het einde van het jaar Volgens medewerker Bvb. goedkoper tarief voor stagiair 22 11

12 Stap 1: inventaris procedures en gewoontes, die echt van toepassing zijn binnen het kantoor (gedocumenteerd) 23 Werkwijzen 24 12

13 Stap 1: inventaris procedures en gewoontes, die echt van toepassing zijn binnen het kantoor (gedocumenteerd) 25 Permanente kwaliteitscontrole Permanente vorming Zelfevaluatie Luisteren naar en leren uit de bevindingen van klanten Tevredenheidsenquête Vriendelijkheid Tijdige ontvangst : balans resultatenrekening gevraagd advies Verhouding prijs/kwaliteit Duidelijkheid aangerekende prestaties Tijd voor bespreken dossier Duidelijkheid verstrekte uitleg Naleven gemaakte afspraken Kennis en bekwaamheid Meedenken met organisatie Adviezen op maat van het dossier Advies ter voorkoming van problemen 26 13

14 Stap 1: inventaris procedures en gewoontes, die echt van toepassing zijn binnen het kantoor (gedocumenteerd) 27 Cliëntenacceptatiebeleid 28 14

15 Stap 1: inventaris procedures en gewoontes, die echt van toepassing zijn binnen het kantoor (gedocumenteerd) 29 Planning beheer deadlines 30 15

16 Stap 1: inventaris procedures en gewoontes, die echt van toepassing zijn binnen het kantoor (gedocumenteerd) 31 Extern Communicatiebeleid kantoor Wie voert de communicatie met wie? Op welke manier? Telefonisch, per mail, per brief Via modellen, formulieren, Intern Vergadering op vastgelegde tijdstippen Afspraken maken: Op welke manier wordt informatie verspreid? Door wie? Toegankelijkheid van bepaalde informatie 32 16

17 Stap 2: bestaande handleiding vergelijken met die opgesteld door het IAB Indien geen geschreven handleiding voor de elementen beschreven in stap 1 bestaat, deze (schematisch) op papier zetten: doel is handleiding opstellen en modaliteiten duidelijk overbrengen Handleiding m.b.t. gewoonten binnen het kantoor, opgesteld door IAB lezen en analyseren Verschillen tussen handleiding kantoor en handleiding IAB aanduiden Bespreken hoe het kantoor zijn procedures moet aanpassen of aanvullen, zodat die overeenkomen met de handleiding opgesteld door het IAB 33 Stap 3: opstellen handleiding Basis: stappen 1 en 2 Boek: tool ter beschikking gesteld door het IAB, schema, modelformulieren Opgestelde secties voorstellen en uitleggen dat de handleiding gebaseerd is op bestaande gewoontes Toevoegsels voorstellen voor bestaande elementen, en hoe deze praktisch ingevoerd worden

18 Stap 4: actieplan volgende stappen Follow-up toepassing bestaande en nieuwe procedures Evaluatie impact van deze procedures: goed of fout, noodzakelijk? Beslissen over eventuele wijzigingen Beslissen over bepaalde, nog niet ingevoerde elementen (voorbeelden: personeelsbeleid vorming, evaluatie ) Kalender voor uitwerking nieuwe procedures en documentatie via handleiding kantoor 35 Conclusie Enkel nuttig indien iedereen gemotiveerd Vertrekken vanuit eigen actuele situatie Instituut levert aanvullende tools Een inspanning die nadien de moeite loont 36 18

19 Met dank aan onze partners 19