Zelfevaluatie hoofdstuk logistiek

Transcriptie

1 Vragenlijst: Deze tool laat u toe om door middel van een aantal vragen een balans op te maken van de kwaliteit binnen uw apotheek, teneinde deze waar nodig te verbeteren. Kies bij elke vraag het meest passende antwoord voor de reële situatie in uw apotheek. Bekijk nadien waar je in de fout ging en verbeter waar nodig. Noteer uw antwoord bij voorkeur op een apart blad, zodat u de test regelmatig kan herhalen. 1. DE GENEESMIDDELEN, GRONDSTOFFEN EN MEDISCHE HULPMIDDELEN DIE ZIJN OPGENOMEN IN BIJLAGE II VAN KB 21/01/2009 ZIJN TE ALLEN TIJDE AANWEZIG IN DE APOTHEEK (INDIEN ZIJ BESCHIKBAAR ZIJN OP DE MARKT). 2. ER WORDT OP REGELMATIGE WIJZE GECONTROLEERD OF DEZE PRODUCTEN NOG IN DE VEREISTE HOEVEELHEID AANWEZIG ZIJN EN HUN VERVALDATUM NIET OVERSCHREDEN IS. (voorraad en vervaldatum) b. Ja (voorraad) c. Ja (vervaldatum) d. Neen 3. WORDEN PROBLEMEN MET LEVERANCIERS (VERKEERDE LEVERING, SCHADE, ) GEDOCUMENTEERD? DIT KAN BVB OP EEN BEOORDELINGSFICHE LEVERANCIER, OP DE ZENDNOTA, )? DEZE INFO KAN EVENTUEEL LATER GEBRUIKT WORDEN BIJ BEOORDELING VAN LEVERANCIERS. 4. ZIJN ER IN DE APOTHEEK SCHRIFTELIJKE AFSPRAKEN GEMAAKT OVER HOE EN WAAR PRODUCTEN BESTELD DIENEN TE WORDEN? a. Neen 5. ZIJN DE COÖRDINATEN VAN DE COURANTE LEVERANCIERS (TEL, FAX, , WEBSITE, UURROOSTER BESTELLINGEN EN LEVERINGEN, ) GEMAKKELIJK TERUG TE VINDEN IN DE APOTHEEK? 6. IS ER EEN OPVOLGING VAN DE BESTELLINGEN, TENEINDE DE LEVERING VAN EEN ONTBREKEND PRODUCT TE GARANDEREN UITERLIJK OP DE WERKDAG VOLGEND OP DE VRAAG VAN DE PATIËNT? (procedure) b. Ja (geen procedure) c. Neen 7. DE EVOLUTIE VAN DE STOCK (STOCKROTATIE) WORDT OPGEVOLGD, OM COURANTE PRODUCTEN STEEDS OP VOORRAAD TE HEBBEN VOOR DE PATIËNT. 8. JAARLIJKS WORDT DE GEÏNFORMATISEERDE INVENTARIS VAN ALLE VOORSCHRIFTPLICHTIGE GENEESMIDDELEN VOORRADIG IN DE APOTHEEK VERGELEKEN MET DE REËLE VOORRAAD. IN GEVAL VAN GROTE STOCKVERSCHILLEN WORDT DE REDEN UITGEZOCHT. (DEZE INVENTARIS MAG DEEL UITMAKEN VAN EEN GLOBALE INVENTARIS WAAR OOK ANDERE PRODUCTEN IN DE APOTHEEK AANWEZIG OPGENOMEN ZIJN). DIT OVERZICHT WORDT GEDATEERD EN ONDERTEKEND DOOR DE APOTHEKER-TITULARIS. LOGISTIEK Zelfevaluatie is een essentieel onderdeel van het kwaliteitsmanagement 1

2 9. BIJ ONTVANGST VAN BESTELLINGEN WORDEN DE NODIGE CONTROLES UITGEVOERD (JUISTHEID BESTELLING, CORRECTE BEWAAROMSTANDIGHEDEN, VERVALDATUM, ). (procedure) b. Ja (geen procedure) c. Enkel controle aantallen d. Geen controles 10. BESTELLINGEN WORDEN UITGEPAKT EN GECONTROLEERD IN EEN DAARTOE BESTEMDE ONTVANGSTZONE. 11. BIJ ONTVANGST VAN EEN ONGEKEND (NIEUW) PRODUCT WORDEN DE BEWAARVOORSCHRIFTEN OP DE VERPAKKING GECONTROLEERD. HET PRODUCT WORDT VOLGENS DEZE VOORSCHRIFTEN BEWAARD. 12. IS ER SCHRIFTELIJK VASTGELEGD WAT DIENT TE GEBEUREN WANNEER NIET-CONFORME PRODUCTEN GELEVERD WORDEN (ONDER NIET-CONFORM WORDT HIER VERSTAAN: VERKEERD OF BESCHADIGD PRODUCT GELEVERD, BIJNA VERVALLEN PRODUCT, NIET-GERESPECTEERDE BEWAAROMSTANDIGHEDEN, )? 13. ELKE GRONDSTOF WORDT BIJ ONTVANGST INGESCHREVEN IN EEN GRONDSTOFFENREGISTER. (elektronisch) b. Ja (schriftelijk) c. Neen 14. HET VOLGNUMMER VAN HET GRONDSTOFFENREGISTER WORDT OP HET RECIPIËNT GENOTEERD BIJ DE REGISTRATIE VAN DE GRONDSTOF? 15. RISICOHOUDENDE GRONDSTOFFEN WORDEN BIJ ONTVANGST GEÏDENTIFICEERD. DEZE IDENTIFICATIE IS GEKOPPELD AAN SPECIALE VOORZORGEN VOOR BEWARING EN/OF MANIPULATIE DOOR HET PERSONEEL (VB. METRONIDAZOLE: GEEN MANIPULATIE INDIEN ZWANGER)? 16. DE TOEGANKELIJKHEID VOOR HET PUBLIEK EN DE ZICHTBAARHEID VAN DE VERSCHILLENDE PRODUCTEN VOLDOET AAN DE WETTELIJKE EISEN (BV. VOORSCHRIFTVRIJ GENEESMIDDEL: ZICHTBAAR, MAAR NIET BEREIKBAAR OPGESTELD,...). 17. OPSLAG EN AFLEVERING VAN PRODUCTEN IN DE APOTHEEK IS ZO GEORGANISEERD DAT PRODUCTEN HET DICHTST BIJ HUN VERVALDATUM HET EERST AFGELEVERD WORDEN. 18. IS HET BIJ PROCEDURE VASTGELEGD HOE VERVALDATA VAN PRODUCTEN GECONTROLEERD WORDEN (EN UIT STOCK GEHAALD WORDEN INDIEN NODIG)? LOGISTIEK Zelfevaluatie is een essentieel onderdeel van het kwaliteitsmanagement 2

3 19. DE CONTROLE VAN VERVALDATA VAN PRODUCTEN WORDT REGELMATIG UITGEVOERD (DE FREQUENTIE GARANDEERT DAT ER GEEN VERVALLEN PRODUCTEN IN DE VERKOOPBARE VOORRAAD AANWEZIG ZIJN). (handmatig) b. Ja (continue elektronische opvolging) c. Nee 20. DOOR PATIËNTEN TERUGGEBRACHTE, NIET-VERVALLEN EN NIET-GEOPENDE MEDICATIE WORDT TERUGGENOMEN EN EVENTUEEL TERUG IN DE VERKOOPBARE STOCK GEPLAATST., maar niet terug in de verkoopbare stock geplaatst b. Ja, eventueel terug in de verkoopbare stock geplaatst (beoordeling geval per geval) c. Ik neem nooit geneesmiddelen terug 21. BESTAAT ER EEN AFZONDERLIJKE PLAATS VOOR DE OPSLAG VAN NIET AF TE LEVEREN PRODUCTEN (VERVALLEN, GEWEIGERDE OF NIET-GEBRUIKTE TERUGGEGEVEN PRODUCTEN)? 22. VERVALLEN PRODUCTEN (UIT DE VOORRAAD VERWIJDERD) ALSOOK DOOR PATIËNTEN TERUGGEBRACHTE NIET -GEBRUIKTE OF VERVALLEN PRODUCTEN WORDEN GEËLIMINEERD CONFORM DE GELDENDE WETGEVING (BV VERNIETIGING DOOR DGO, TERUGZENDING GROOTHANDEL OF FIRMA, ). b. Nee LOGISTIEK Zelfevaluatie is een essentieel onderdeel van het kwaliteitsmanagement 3

4 ANTWOORDEN (DE NIET WETTELIJK VERPLICHTE EISEN WORDEN IN BLAUW GEMARKEERD) 1. a: De producten vermeld in bijlage II van het KB van 21/01/2009 moeten op elk ogenblik, in de vereiste hoeveelheden in de apotheek aanwezig zijn (KB 21/01/2009 Art 12). MyQA: KH-LOGIST 2. a: De producten vermeld in bijlage II van het KB van 21/01/2009 moeten ten allen tijde, in voldoende hoeveelheid en in conforme staat in de apotheek aanwezig zijn. De apotheker neemt de nodige maatregelen om geen vervallen producten in stock te houden (KB 21/01/2009 Art 12 - GGOFP H 4). MyQA: KH-LOGIST 3. a: Documentering is een essentieel onderdeel van een systeem van kwaliteitsborging. Documenteren van problemen maakt ze traceerbaar bvb. met het oog op een latere beoordeling van en evaluatie van de samenwerking met de leverancier (GGOFP H 12). MyQA: LOGIST-PROC a: Een efficiënt voorraadbeheer vereist een duidelijk beschreven bestelbeleid. Geneesmiddelen en andere producten worden aangeschaft bij geselecteerde leveranciers (GGOFP H 4). MyQA: LOGIST- PROC a: Het is wenselijk de relevante leveranciersinfo (oa hoe en wanneer producten besteld kunnen/mogen worden) gemakkelijk terug te kunnen vinden in de apotheek (dit kan ook bv. gegroepeerd zijn in een lijst). MyQA: LOGIST-PROC a: Behoudens overmacht moeten de door de patiënt bestelde producten uiterlijk de volgende werkdag afgeleverd worden (KB 21/01/2009 Art 4). MyQA: LOGIST-PROC a: Stockanalyse is nuttig om te allen tijde een zo optimaal mogelijke voorraad te hebben (anticiperen op en aanpassen van de noden). Dit vermijdt dat patiënten frequent moeten terugkeren voor courante producten. MyQA: LOGIST-PROC a: Jaarlijks wordt de inventaris voor voorschriftplichtige geneesmiddelen gecontroleerd met reële stock in de apotheek. Dit overzicht wordt gedateerd en ondertekend door de apotheker-titularis (KB 21/01/2009 Art 38). 9. a: Bij ontvangst van een bestelling vergewist de apotheker zich er van dat de 'correcte' goederen geleverd werden, in goede staat en conform hun bewaarvoorschriften (GGOFP H 2). MyQA: LOGIST- PROC a: In de ontvangstzone wordt nagegaan of de levering correct is en of er bijzondere bewaar- en opslagvoorwaarden zijn. Deze zone is zo ingericht dat het risico op verwarring, fouten en verontreinigingen minimaal is (GGOFP H 2). MyQA: LOGIST-PROC a: Bij ontvangst wordt gecontroleerd welke bewaarvoorwaarden van toepassing zijn, zeker in het geval van een ongekend product, en nauwgezet gerespecteerd (GGOFP H 4). MyQA: LOGIST-PROC a: Op grond van de kwaliteit van de ontvangen producten kan de apotheker garanderen dat ze op het ogenblik van de verstrekking over de vereiste kwaliteit beschikken (GGOFP H 4). In geval van nietconformiteiten neemt hij de adequate maatregelen zoals beschreven in de procedure. MyQA: LOGIST- PROC a: De officina-apotheker houdt een register bij waarin elke verkregen grondstof ingeschreven wordt (KB 19/12/1997 Art 5 1). MyQA: LOGIST-PROC a of b: Het volgnummer uit het grondstoffenregister moet vermeld worden op het overeenstemmende recipiënt (KB 19/12/1997 Art 5 4). MyQA: LOGIST-PROC a: De werkgever moet er op toezien dat zijn medewerkers hun werk kunnen uitvoeren met minimale risico's voor hun gezondheid en veiligheid. Dit houdt bvb. ook in dat risicohoudende stoffen geïdentificeerd worden, met daaraan gekoppeld vastgelegde manipulatie- en/of bewaringsvoorschriften (Wet Welzijn op het werk). MyQA: LOGIST-PROC a: De verstrekkingzone is zo ingericht dat het publiek geen toegang kan krijgen tot de geneesmiddelen (GGOFP H 2). MyQA: LOGIST-PROC-05 LOGISTIEK Zelfevaluatie is een essentieel onderdeel van het kwaliteitsmanagement 4

5 17. a: De apotheker neemt de nodige maatregelen om geen vervallen producten in stock te houden, tenzij op de daartoe voorziene plaats ('niet af te leveren producten'). Een goed voorraadbeheer vereist dat de producten het dichtst bij hun vervaldatum, het eerst uitgeleverd worden (GGOFP H 4). MyQA: LOGIST-PROC a: De apotheker neemt de nodige maatregelen om geen vervallen producten in stock te houden, tenzij op de daartoe speciaal voorziene plaats ('niet af te leveren producten') (GGOFP H 4). MyQA: LOGIST- PROC a of b: De apotheker neemt de nodige maatregelen om geen vervallen producten in stock te houden, tenzij op de daartoe speciaal voorziene plaats ('niet af te leveren producten') (GGOFP H 4). MyQA: LOGIST-PROC a: De apotheker is verantwoordelijk voor de conformiteit en de kwaliteit van wat hij aflevert. Van teruggenomen medicatie kan de apotheker de kwaliteit niet meer garanderen. Deze producten mogen niet meer in omloop gebracht worden. (KB 21/01/2009 Art 2). MyQA: KH-LOGIST 21. a: In de apotheek mogen enkel niet af te leveren producten worden bijgehouden indien zij bewaard worden op een afzonderlijke en uitsluitend daartoe bestemde plaats duidelijk voorzien van het opschrift "NIET AF TE LEVEREN", in afwachting van hun terugzending en hun vernietiging. (KB 21/01/2009 Art 13). MyQA: LOGIST-PROC a: De apotheker is verantwoordelijk voor de verwijdering, de terugzending en de vernietiging van niet af te leveren producten en dit conform de geldende wetgeving (KB 21/01/2009 Art 13). MyQA: LOGIST-PROC-06 Datum Evaluatielijst ingevuld door Resultaat Opmerkingen/aandachtspunten LOGISTIEK Zelfevaluatie is een essentieel onderdeel van het kwaliteitsmanagement 5