SECTORIËLE RONDZENDBRIEF CDS3IS1203 INDIENEN VAN HET BEWIJS VAN VERWERKING VAN DE INDUSTRIËLE GRONDSTOFFEN

Transcriptie

1 1 / 8 SECTORIËLE RONDZENDBRIEF CDS3IS1203 INDIENEN VAN HET BEWIJS VAN VERWERKING VAN DE INDUSTRIËLE GRONDSTOFFEN Contact : Marc Vandenput marc.vandenput@lv.vlaanderen.be 02/ Veerle Huysse veerle.huysse@lv.vlaanderen.be 02/ Versie : 1 1. JURIDISCHE BASIS INHOUD DOEL INDIENEN VAN HET BEWIJS GEREGISTREERDE HOEVEELHEDEN MEETINSTRUMENTEN UITZONDERINGEN Verpakte geleverde industriële grondstoffen Eindproducten Verliezen bij de verwerking MEDEDELING OVERMAKEN VAN DE REGISTERS Model van de registers Frequentie van de mededeling Wijze van mededeling MEDEDELING VAN HET OVERZICHT VAN DE MEETINSTRUMENTEN Frequentie van de mededeling Wijze van mededeling GESCHILLEN Ellipsgebouw, Koning Albert II-laan 35 bus 42, 1030 Brussel

2 2 / 8 1. Juridische basis Verordening (EG) nr. 967/2006 van de Commissie van 29 juni 2006 tot vaststelling van bepalingen ter uitvoering van Verordening (EG) nr. 318/2006 met betrekking tot de productie buiten het quotum in de sector suiker. De informatie die door het DEPARTEMENT LANDBOUW EN VISSERIJ bij wege van deze omzendbrief wordt verspreid, wordt geacht bijgewerkt en juist te zijn. Echter, uitsluitend wetgeving van de Europese Unie die is bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese Unie, is rechtsgeldig. 2. Inhoud De verwerker, in de zin van artikel 2 van Verordening (EC) Nr. 967/2006, moet ten genoegen van het DEPARTEMENT LANDBOUW EN VISSERIJ, vóór het einde van de vijfde maand na de maand van levering, het bewijs leveren dat de industriële grondstoffen zijn gebruikt voor de vervaardiging van producten overeenkomstig zijn erkenning en het leveringscontract. Het bewijs bestaat met name uit de automatische registratie, tijdens of aan het einde van het productieproces, van de betrokken hoeveelheden producten in de registers (artikel 9 van Verordening (EG) nr. 967/2006). Vroeger werden deze registers meegegeven met de controleurs van het DEPARTEMENT LANDBOUW EN VISSERIJ als de jaarlijkse of driemaandelijkse controle ter plaatse werd uitgevoerd. Vandaag moeten deze registers door de erkende verwerkers rechtstreeks naar het DEPARTEMENT LANDBOUW EN VISSERIJ worden opgestuurd volgens de in punt gedefinieerde frequentie zodat de opvolging van de verwerking door het DEPARTEMENT LANDBOUW EN VISSERIJ beter zou kunnen verlopen. 3. Doel Deze rondzendbrief heeft tot doel de verwerkers er aan te herinneren welke minimumgegevens in de registers voor het DEPARTEMENT LANDBOUW EN VISSERIJ aanwezig moeten zijn en om de modaliteiten voor het indienen van deze registers vast te leggen (de frequentie en de wijze van de indiening). In het belang van de echtheid en de juistheid van de in het register opgenomen gegevens eist het DEPARTEMENT LANDBOUW EN VISSERIJ ook de mededeling van de meetinstrumenten die gebruikt worden om deze gegevens te bepalen (controle bij de verwerkers voorzien door artikel 12 van de Verordening (EG) nr. 967/2006).

3 3 / 8 4. Indienen van het bewijs Het bewijs van het gebruik van de industriële grondstoffen wordt hoofdzakelijk geleverd door de registers zoals wordt vermeld in artikel 11 van Verordening (EG) nr. 967/2006. Volgende tabel toont het minimum aan gegevens dat in de registers voor het DEPARTEMENT LANDBOUW EN VISSERIJ aanwezig moeten zijn. REGISTERS Type register Inhoud Netto ontvangen hoeveelheden Datum van ontvangst 1. De ontvangen hoeveelheden industriële grondstoffen Naam van de suikerfabrikant Nummer van het contract waarop de levering betrekking heeft In voorkomend geval het batchnummer dat aan de suiker is toegekend De hoeveelheden industriële grondstoffen die in productie werden gebracht. Datum waarop de grondstof in productie gebracht is 2. Gebruikte hoeveelheden industriële grondstoffen In voorkomend geval het nummer van het productie order van het eindproduct In voorkomend geval de hoeveelheden industriële grondstoffen die gebruikt worden bij labo-analyses (kwaliteitstesten) In voorkomend geval de datum van de staalname van de industriële grondstof De verkregen hoeveelheden eindproducten Datum van het bekomen van het eindproduct 3. De verkregen hoeveelheden eindproducten Benaming van het eindproduct Gecombineerde nomenclatuur (GN-code) van het Eindproduct In voorkomend geval het batchnummer van het verkregen eindproduct

4 4 / 8 Hoeveelheden van de verliezen bij verwerking (zie punt voor de berekeningsmethode, berekening in bijlage bijvoegen) 4. Verliezen bij de verwerking (industriële grondstoffen ) Datum van de vaststelling van de verliezen ( datum inventaris, zie punt ) De rechtvaardiging door de verantwoordelijke van deze hoeveelheden van verliezen, bij het register te voegen als bewijs Vernietigde hoeveelheden industriële grondstoffen en/of eindproducten Datum van de vaststelling dat de industriële grondstof of het eindproduct moet vernietigd worden 5. Vernietigde hoeveelheden (industriële grondstoffen en/of eindproducten) Datum van de effectieve vernietiging van de grondstof of het eindproduct Nummers van de interne en/of externe documenten die de vernietiging bewijzen (documenten in bijlage toevoegen) De rechtvaardiging door de verantwoordelijke van deze vernietigde hoeveelheden, bij het register te voegen als bewijs Hoeveelheden die verkocht of overgedragen zijn 6. Verkochte of overgedragen hoeveelheden Benaming van het verkochte of overgedragen eindproduct Gecombineerde nomenclatuur (GN-code) van het verkochte of overgedragen eindproduct Datum van de verkoop of de overdracht De hoeveelheden in de registers moeten per dag vermeld worden aangezien de sanctie bij het overschrijden van de termijn van vijf maanden na de maand van levering (artikel 9 van Verordening (EG) nr. 967/2006) berekend wordt per dag overschrijding (5 EUR per ton en per dag). In toepassing van artikel 5 punt 3 van Verordening (EG) nr. 967/2006, kan de erkenning van de verwerker worden ingetrokken als de registers niet conform deze rondzendbrief worden bijgehouden. De bovenvermelde zes types van gegevens moeten verplicht worden medegedeeld. De verwerker moet zijn registers op volgende manier opmaken: - ofwel rechtstreeks gekoppeld aan een ontvangen batch, - ofwel gekoppeld aan geleverde industriële grondstoffen via de First in First out methode.

5 5 / 8 De keuze van de opmaak van het register wordt overgelaten aan de verwerker en zal natuurlijk afhangen van de interne procedures voor de fabricatie. De gebruikte methode moet ofwel in het register vermeld worden ofwel in een begeleidende brief worden medegedeeld bij het overmaken van de registers aan het DEPARTEMENT LANDBOUW EN VISSERIJ. De registers en alle documenten die verbonden zijn aan de in de registers opgenomen gegevens moeten tot ten minste drie jaar na het lopende jaar bewaard worden (artikel 11 van Verordening (EG) nr. 967/2006). Het DEPARTEMENT LANDBOUW EN VISSERIJ behoudt zich het recht voor om de traceerbaarheid van de industriële grondstof, vanaf zijn ontvangst tot aan het bekomen van het eindproduct of zijn eventuele vernietiging, te controleren gedurende deze drie jaar. 5. Geregistreerde hoeveelheden 5.1 Meetinstrumenten Alle in de zes registers opgenomen gegevens moeten overeenstemmen met gewogen hoeveelheden en niet met theoretische hoeveelheden (behalve de uitzonderingen in punt 5.2). De meetinstrumenten die gebruikt worden om de in het register opgenomen hoeveelheden te bepalen, moeten beschreven worden in een bijlage 1 en samen met het over te maken register worden ingediend (en indien nodig up-to-date gebracht worden) opdat de juistheid van de in de registers opgenomen hoeveelheden kan worden nagegaan. Deze meetinstrumenten moeten geijkt worden door de Metrologische Dienst om hun juistheid te verzekeren 5.2 Uitzonderingen Verpakte geleverde industriële grondstoffen Het wegen, door de verwerker, van in zakken of in volledig gevulde containers verpakte geleverde industriële grondstoffen is niet verplicht aangezien deze bij het verpakken reeds gewogen zijn door de fabrikant. Dat wil zeggen dat het tellen van de zakken en het daarmee gepaard gaande theoretische gewicht, of het tellen van de volledig gevulde containers en het daarmee gepaard gaande theoretische gewicht, gebruikt mag worden om het register van de ontvangen hoeveelheden grondstoffen in te vullen. Het DEPARTEMENT LANDBOUW EN VISSERIJ behoudt zich het recht voor om tijdens een controle ter plaatse deze theoretische gewichten van de zakken of de containers te controleren. 1 Zie in bijlage het per register in te vullen document. Dit document kan opgehaald worden op de site Landbouw en Visserij.be onder de rubriek Sectoriële rondzendbrief, sector Interventie suikers.

6 6 / Eindproducten Aangezien het bekomen eindproduct meestal pas gewogen wordt op het moment van verkoop, mag het theoretische gewicht ingeschreven worden in het register van de verkregen hoeveelheden eindproduct. De theoretische hoeveelheid eindproduct zal, bij een controle, vergeleken worden met de productie orders en met de totale van dit product verkochte en/of vernietigde hoeveelheid om de betrouwbaarheid van deze theoretische waarde te verifiëren. Het suikergehalte van de eindproducten zal eveneens gecontroleerd worden door het DEPARTEMENT LANDBOUW EN VISSERIJ door middel van een staalname tijdens een controle. Dit om te controleren of het suikerverbruik voor de productie van het eindproduct conform de technische coëfficiënt is Verliezen bij de verwerking De verliezen bij de verwerking zijn per definitie hoeveelheden die niet gewogen zijn, ze mogen niet verward worden met de vernietigde hoeveelheden Berekeningsmethode Elke verschil tussen de fysieke stock en de boekhoudkundige stock moet in het register van de verliezen ingeschreven worden. Deze hoeveelheid (verlies of surplus) moet als volgt bepaald worden (tabel in te vullen en bij te voegen bij het register van verliezen): Register volgens het First in First out principe Register opgemaakt per ontvangen batch suiker/stroop Boekhoudkundige stock bij het begin van de maand Ontvangen hoeveelheden (batch suiker/stroop) + Ontvangen hoeveelheden - Gebruikte hoeveelheden industriële grondstoffen - Gebruikte hoeveelheden van deze batch suiker/stroop - Vernietigde hoeveelheden industriële grondstoffen - Vernietigde hoeveelheden van deze batch suiker/stroop = Boekhoudkundige stock op het einde van de maand = Boekhoudkundige stock op het einde van de maand * van deze batch suiker/stroop Boekhoudkundige stock op het einde van de maand fysieke stock op het einde maand = Verlies als >0 kg ; Surplus als <0 kg. Boekhoudkundige stock op het einde van de maand* fysieke stock op het einde maand* = Verlies als >0 kg ; Surplus als <0 kg. *Als de batch volledig is opgebruikt voor het einde van de maand, kan de fysieke stock vergeleken worden met de boekhoudkundige stock voor het einde van de maand

7 7 / Rechtvaardiging De verantwoordelijke moet de hoeveelheden die bepaald worden via de bovenvermelde methode rechtvaardigen in een bijlage aan het register van de verliezen. Als de rechtvaardiging van deze te registreren hoeveelheden door het DEPARTEMENT LANDBOUW EN VISSERIJ aanvaard wordt, zal voor de verloren hoeveelheid de datum van de inventaris beschouwd worden als datum van verwerking van deze industriële grondstoffen. Deze inventaris moet ten minste aan het einde van elke maand worden uitgevoerd. 6. Mededeling 6.1 Overmaken van de registers Model van de registers Ten laatste vanaf het begin van de campagne , hetzij vanaf 1 oktober 2012 (register over te maken op 31/12/2012), moeten de registers bijgehouden worden zoals het gevraagd wordt door het DEPARTEMENT LANDBOUW EN VISSERIJ (zie punt 4) Frequentie van de mededeling Als overgangsmaatregel: - Ten laatste op 31 juli 2012 moeten de bijgewerkte registers, vanaf de laatste controle uitgevoerd door het DEPARTEMENT LANDBOUW EN VISSERIJ tot en met 30 juni 2012, opgestuurd worden naar het DEPARTEMENT LANDBOUW EN VISSERIJ. - Ten laatste op 31 augustus 2012 moeten de tot en met 31 juli 2012 bijgewerkte registers opgestuurd worden naar het DEPARTEMENT LANDBOUW EN VISSERIJ. - Ten laatste op 30 september moeten de tot en met 31 augustus 2012 bijgewerkte registers opgestuurd worden naar het DEPARTEMENT LANDBOUW EN VISSERIJ. - Ten laatste op 31 oktober 2012 moeten de tot en met 30 september 2012 bijgewerkte registers opgestuurd worden naar het DEPARTEMENT LANDBOUW EN VISSERIJ. Vanaf de campagne moeten de registers elke twee maanden worden opgestuurd naar het DEPARTEMENT LANDBOUW EN VISSERIJ: Uiterste datum van indiening Over te maken register 31 december 2012 Oktober november februari 2013 December januari 2013 Etc. Etc.

8 8 / Wijze van mededeling Via elektronische weg (registers in Excel formaat): HQsucre-BQsuiker@departement Landbouw en Visserij.be 6.2 Mededeling van het overzicht van de meetinstrumenten Frequentie van de mededeling Ten laatste op 31 juli 2012 moet het document met de beschrijving van de meetinstrumenten die gebruikt worden om de hoeveelheden die in het register zijn opgenomen te bepalen, als bijlage bij de registers worden gevoegd. Ook de door de belgische Metrologische Dienst afgeleverde ijkcertificaten voor deze weeginstrumenten moeten ten laatste op 31 juli 2012 aan het DEPARTEMENT LANDBOUW EN VISSERIJ overgemaakt worden. De aangepaste versie van dit document moet volgens dezelfde frequentie als de registers aan het DEPARTEMENT LANDBOUW EN VISSERIJ worden overgemaakt (zie punt 6.1) Wijze van mededeling Via elektronische weg: HQsucre-BQsuiker@departement Landbouw en Visserij.be 7. Geschillen De eventuele geschillen betreffende de interpretatie of de uitvoering van deze rondzendbrief en van de desbetreffende reglementering vallen onder de uitsluitende bevoegdheid van de rechtbanken van Brussel. Uit respect voor het milieu: Print dit document enkel indien nodig.