WORKSHOP DE OPDRACHTBRIEF

Transcriptie

1 DE OPDRACHTBRIEF DONALD VANDENBERGHE Partner Flamée & Partners cvba 1) Algemeen kader 2) Wettelijk kader 3) Doel van de opdrachtbrief 4) Voordelen van de opdrachtbrief 5) IAB standaard modelbrieven 6) Overtuigen van de klant 7) Q & A 8) Besluit 1

2 1) Algemeen kader: globalisatie - Evoluties in een mondiaal wijzigende omgeving op gebied van informatica, communicatie, personeel, administratie, - Toenemende eisen op het vlak van kwaliteit en deskundigheid; - Toenemende eisen op het vlak van wettelijke verplichtingen; 1) Algemeen kader: globalisatie - Toenemende eisen betreffende transparantie en informatie- uitwisseling met de verschillende «stakeholders», corporate governance, maatschappelijk verantwoord ondernemen, - Professionele organisatie van uw kantoor; - Professionnele relatie met uw klant; 2

3 2) Wettelijk kader - Aanbeveling door de Raad van het IAB dd. 08/06/ Goedkeuring van de algemene voorwaarden door de Raad van het IAB op 02/03/2009 en 07/02/ Het gebruik van de opdrachtbrief betreft een aanbeveling: de algemene voorwaarden aanvullen met een aantal bijzondere voorwaarden in het belang van de beroepsbeoefenaar en de klant. 3) Doel van de opdrachtbrief - De professionele relatie tussen de accountant en/of belastingconsulent en de cliënt formaliseren; - Het gepersonaliseerd benaderen van de klant; - Het definiëren van het voorwerp van de opdracht, met wederzijdse rechten en plichten; - Het vastleggen van een transparante wijze van samenwerken; 3

4 3) Doel van de opdrachtbrief - De aansprakelijkheid van de beroepsbeoefenaar beperken door de aangeboden diensten expliciet te vermelden ; - Het uitdrukken van professionalisme van het kantoor; - Beperking van de burgerlijke beroepsaansprakelijkheid; - Het meedelen van de erelonen; 4) Voordelen van de opdrachtbrief - Duidelijke afspraken over de diensten, omschrijving van de diensten waartoe de accountant en/of belastingconsulent zich verbindt of zich niet verbindt; - Duidelijke prijszetting m.b.t. de afgesproken prestaties; - Duidelijke vervaldag van de facturen en betaalwijze; 4

5 4) Voordelen van de opdrachtbrief - Duidelijke begrenzing van de aansprakelijkheid van de beroepsbeoefenaar tot een bepaald bedrag; - Duidelijkheid betreffende het einde van de samenwerking en de daaraan verbonden modaliteiten; - Duidelijke identificatie van de klant, cfr. het klantacceptatiebeleid; 4) Voordelen van de opdrachtbrief - Duidelijke en kosteloze IAB arbitrageprocedure mogelijk; - Duidelijke structuur voor de (veeleisende) cliënt die een professionele bediening wenst; 5

6 5) Model van opdrachtbrief - Een gepersonaliseerde versie is aan te bevelen; - Definiëring van de opdrachten; Recurrente opdrachten Niet - recurrente opdrachten 5) Model van opdrachtbrief - Verplichtingen van de beroepsbeoefenaar; - Verplichtingen van de opdrachtgever; - Vermelding van de diensten die niet van toepassing zijn; - Facturatie: algemene verkoopsvoorwaarden op de achterzijde van de opdrachtbrief; 6

7 5) Model van opdrachtbrief - Het Instituut stelt twee 2 standaardmodellen voor facturatie ter beschikking: facturatie van de erelonen in regie; facturatie van de diensten op basis van een forfait. - Het doorrekenen van de bijkomende kosten; - De plaats van uitvoering van de opdracht; 5) Model van opdrachtbrief - Plaats van bewaring van de stukken; - Einde van de overeenkomst; door de klant door de beroepsbeoefenaar - Diversen; 7

8 6) Overtuigen van de klant - Startdatum vastleggen voor de implementatie; - Interne communicatie met de medewerkers betreffende het doel van de brief; - Toelichting tijdens een persoonlijk contact met de klant; 6) Overtuigen van de klant - Het juiste momentum, met empathie maar volhardend; - De klant is reeds vertrouwd met dergelijke vraagstelling n.a.v. het aanscherpen van de antiwitwaswetgeving in de banksector; - Een jaarlijkse gewoonte? 8

9 6) Overtuigen van de klant - Duidelijk communiceren met alle bestaande en nieuwe klanten; - De win-win uitleggen voor beide partijen o.b.v. objectieve argumenten, een transparante wijze van werken; - De argumentatie voldoende voorbereiden, het gesprek sturen; - Een opportuniteit om aansprakelijkheden te beperken; 7) Questions & Answers Uw vragen? 9

10 8) Besluit - Het minimaliseren van bepaalde operationele risico s; - Het onder controle houden van informatie via procedures; - Deze brief in een bredere context plaatsen; - De kwaliteit van de dienstverlening voortdurend verbeteren; - Deze avond kan u uw opdrachtbrief klaar hebben! VOORTDUREND EXCELLEREN! Met dank aan onze partners 10