VRAGENLIJST KWALITEITSTOETSING

Transcriptie

1 VRAGENLIJST KWALITEITSTOETSING Hein Vandelanotte Voorzitter Commissie kwaliteitstoetsing

2 Inleiding Objectief en duidelijk afgelijnd kader Vragenlijsten identiek voor iedereen Uitgewerkt door Commissie kwaliteitstoetsing Goedgekeurd door de Raad Raadpleegbaar op BeExcellent 2

3 Kwaliteitstoetsing: de tijdslijn : Opstart van de kwaliteitstoetsing, Norm goedgekeurd door HREB, oprichting Commissie KT, selectie en opleiding eerste toetsers : Pilootfase, eerste toetsingen (bij toetsers, Commissie & Raad), verfijnen van de werkinstrumenten & vragenlijsten, nieuwe selecties en opleiding toetsers, implementatie elektronisch organisatieplatform Vanaf 2017 : Stapsgewijze introductie van reguliere periodieke toetsingen ; cyclus van 7 jaar; objectieve selectie van leden die getoetst worden 3

4 Begin van uw kwaliteitstoetsing Willekeurige selectie van het externe lid Controleren en op orde stellen van het e-loket Keuze van de toetsers Voorafgaande vragenlijsten Datum afspreken voor de toetsing periode van 4 maanden om toetsing in te organiseren min. 2 maanden na aankondiging kan er ten vroegste getoetst worden 4

5 Weging vragen Aan iedere vraag werd een kleur toegekend in functie van het gewicht van de vraag dat bepalend zal zijn voor het eindoordeel Rood Oranje Geel Groen 5

6 Weging van de vragen: 4 kleuren Rood = Oranje = Geel = Groen = Inbreuk op de wet, gevaar voor gemeenschappelijk belang, weigeren van mee te werken => Op korte termijn gerichte actie, anders de vraag om door te sturen naar tucht. Bv. Geen verzekering: bewijs binnen de maand. Verbeterplan te bezorgen binnen bepaalde tijd, kan leiden tot een vervolgtoetsing, op basis van de inhoud van het verbeterplan (dient te beslissen door de commissie) Sterke aanbeveling, te controleren bij de volgende toetsing na 7 jaar Aandachtspunt 6

7 Soorten vragenlijsten Organisatie Kantoor Extern Lid Dossiers 7

8 Vragenlijst Organisatie Deontologie Diensten verleend door het kantoor Organigram Aanvaarden en voortzetten van de relatie met opdrachtgevers Tijdsbeheer Personeelsbeleid Interne kwaliteitsbewaking 8

9 Deontologie: onafhankelijkheid Zijn er aanduidingen dat verzekerings- of bankactiviteiten worden uitgeoefend in eigen naam of in naam van anderen? Instructie: gelieve de eventuele opmerkingen van het IAB en uw vaststellingen te bespreken Art 31 Organieke wet Externe accountants en externe belastingconsulenten : 1 mogen zonder de voorafgaande en steeds herroepbare toelating van het Instituut geen commercieel bedrijf of een taak van bestuurder of zaakvoerder uitoefenen in handelsvennootschappen of vennootschappen met handelsvorm die niet zijn opgericht onder houders met dezelfde hoedanigheid of onder houders van verschillende hoedanigheden, tenzij zij door een rechtbank hiermee worden belast; 2 mogen geen werkzaamheden uitoefenen die onverenigbaar zijn met de waardigheid of onafhankelijkheid van hun functie. 9

10 Deontologie: Verzekering aansprakelijkheid In het geval niet toegetreden werd tot de collectieve polis beroepsaansprakelijkheid van het IAB, wordt een verzekeringsattest voorgelegd waaruit blijkt dat aan de minimumvoorwaarden voorzien in de collectieve polis IAB voldaan is? Werden de verschuldigde premies voor de polis beroepsaansprakelijkheid effectief betaald? Instructie: vraag naar de betalingsbewijzen Art 33 Organieke wet Externe accountants en externe belastingconsulenten zijn overeenkomstig het gemeen recht aansprakelijk voor de uitoefening van hun professionele opdrachten. Zij zijn verplicht zich voor hun burgerlijke beroepsaansprakelijkheid te verzekeren met een verzekeringsovereenkomst die is goedgekeurd door de Raad van het Instituut. 10

11 Deontologie: Commerciële activiteiten (1) Werd voor alle eventuele commerciële activiteiten of mandaten uitgeoefend in handelsvennootschappen door het kantoor toelating verleend door de Raad van het IAB? Instructie: vraag naar bewijzen (opgelet: het mandaat als vereffenaar vereist geen toestemming) Indien de Raad toelating heeft gegeven voor een bepaalde termijn, is deze nog lopende? De Raad verleent in de regel een toestemming voor het uitoefenen van een bestuursmandaat in de volgende gevallen: Een zuivere burgerlijke patrimoniumvennootschap betreft, Een zuivere burgerlijke middelenvennootschap betreft, in uitzonderlijke gevallen, in ondernemingen die tijdelijke moeilijkheden kennen Mandaat als onafhankelijk bestuurder 11

12 Deontologie: Commerciële activiteiten (2) Indien niet-leden toegetreden zijn tot het aandeelhouderschap of bestuursorgaan van de professionele vennootschap: hebben de leden een meerderheid van de stemmen en van de mandaten? Instructie: vraag steeds naar het aandelenregister Indien niet-beroepsbeoefenaars toegetreden zijn tot het aandeelhouderschap of bestuursorgaan van de professionele vennootschap en deze meer dan 10 % bezitten: werden de nodige bewijsstukken overgemaakt aan het IAB? Art 2, $2, 2de lid KB Iedere statutenwijziging mee te delen! Bovendien dient, in het kader van de openstelling van het aandeelhouderschap van een professionele vennootschap, de vennootschap het Instituut in te lichten in geval van wijziging van de stemrechten, de samenstelling van het aandeelhouderschap en van het bestuursorgaan, en dit binnen 15 dagen na de wijziging 12

13 Deontologie: Neerlegging Jaarrekening Werd de jaarrekening van de accountancy-vennootschap van het laatst afgesloten boekjaar neergelegd? Art. 92 Wetboek van Vennootschappen: De jaarrekening moet binnen zes maanden na de afsluitingsdatum van het boekjaar ter goedkeuring worden voorgelegd aan de algemene vergadering. Art. 98 Wetboek van Vennootschappen: De neerlegging geschiedt binnen dertig dagen nadat de jaarrekening is goedgekeurd, en ten laatste zeven maanden na de datum van afsluiting van het boekjaar. 13

14 Aanvaarden en voortzetten van de relatie met opdrachtgevers: Procedure Wordt binnen het kantoor een procedure toegepast m.b.t. de overname van een dossier van een andere beroepsbeoefenaar, waarin het volgende voorzien is schriftelijke contactname met de voorganger aandringen tot betaling ereloon voorganger indien er nog een openstaand saldo van het ereloon is Art. 23 KB 1/03/98 Vooraleer een opdracht te aanvaarden, moet de externe accountant, die een opdracht van een confrater of een boekhouder overneemt, de volgende regels in acht nemen : 1 hij moet zijn voorganger schriftelijk, bij voorkeur aangetekend, in kennis stellen van de overname van de opdracht, zelfs indien de opvolging niet onmiddellijk is gebeurd; 2 indien de voorganger werd betaald voor zijn prestaties, dient hij bij de cliënt aan te dringen op de betaling van de honoraria van zijn voorganger. 14

15 Aanvaarden en voortzetten van de relatie met opdrachtgevers: Interne organisatie Heeft uw kantoor interne procedures uitgeschreven? Omvatten deze interne procedures richtlijnen/criteria betreffende: identificatie en verificatie, voorafgaand aan het aanknopen van een nieuwe zakenrelatie? actualisatie van de identiteitsgegevens, in functie van het risico? verificatie van de identiteit na het aanknopen van de zakenrelatie? identificatie en verificatie op afstand? politiek prominente personen die in het buitenland verblijven? melding van een vermoeden aan de CFI, overeenkomstig de artikelen 26 tot 28 van de wet? 15

16 Aanvaarden en voortzetten van de relatie met opdrachtgevers: CAP (1) Vraagt uw kantoor systematisch de nodige identificatiegegevens en -documenten betreffende uw cliënten? Vraagt uw kantoor systematisch de nodige identificatiegegevens en -documenten van de lasthebbers van uw cliënten? Vraagt uw kantoor in voorkomend geval de identificatiegegevens en -documenten van de uiteindelijke begunstigde(n) van uw cliënten? Art. 7 & 8 Wet 11/01/1993 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en financiering van terrorisme Art. 3, 7, 12 & 16 Algemene beginselen inzake het aanknopen van een zakelijke relatie en het klantenonderzoek 16

17 Aanvaarden en voortzetten van de relatie met opdrachtgevers: CAP (2) Heeft uw kantoor in het afgelopen jaar politiek prominente personen als cliënt gehad? Indien ja, worden de procedures inzake verscherpte waakzaamheid opgevolgd? Heeft het kantoor procedures indien de identificatie of verificatie van de client niet mogelijk is? Bestaat er in uw kantoor een interne procedure bij vaststelling van atypische verrichtingen? Art. 16 Wet 11/01/1993 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en financiering van terrorisme Algemene beginselen inzake het aanknopen van een zakelijke relatie en het klantenonderzoek 17

18 Aanvaarden en voortzetten van de relatie met opdrachtgevers: CAP (3) Bepaalt u het risicoprofiel van uw cliënten en catalogeert u ze volgens laag of verhoogd risicoprofiel? Welke criteria worden hierbij gehanteerd: de cliënt de activiteit/sector geografisch aard van de opdracht 18

19 Aanvaarden en voortzetten van de relatie met opdrachtgevers: CAP (4) Bestaat er een systeem van controle voor de tijdige vervanging van de verlopen identiteitskaarten en andere identiteitsbewijzen? Wordt het formulier van de uiteindelijk begunstigde(n) regelmatig aangepast wanneer het aandelenbezit wijzigt? Worden de potentiële risico's van de cliënt op regelmatige basis geëvalueerd, aangepast en opgevolgd? Art. 8 & 16 Wet 11/01/1993 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en financiering van terrorisme Algemene beginselen inzake het aanknopen van een zakelijke relatie en het klantenonderzoek 19

20 Aanvaarden en voortzetten van de relatie met opdrachtgevers: CAP (5) Werden alle boeken en bescheiden onverwijld overhandigd aan de cliënt of de opvolgende confrater wanneer deze erom verzocht? Zijn er werknemers en/of zelfstandige medewerkers actief binnen uw kantoor? Zo ja, heeft uw kantoor passende maatregelen genomen om uw werknemers en vertegenwoordigers vertrouwd te maken met de bepalingen van de wet van 11 januari 1993 (specifieke opleidingen en sensibilisering)? Instructie toetser: vraag na hoe dit concreet werd ingevuld Art. 17 & 18 Wet 11/01/1993 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en financiering van terrorisme 20

21 Aanvaarden en voortzetten van de relatie met opdrachtgevers: Gegevensbewaring Worden volgende documenten vanaf het einde van de zakelijke relatie ten minste voor een periode van 5 jaar bewaard: - afschriften identiteitsbewijzen van uw voormalige cliënten, hun lasthebbers en hun uiteindelijke begunstigde(n)? - in voorkomend geval, indien de uiteindelijke begunstigde niet kon geïndentificeerd worden, de verantwoording ervan? in voorkomend geval de verantwoording van de eventuele vrijstelling van de identificatieverplichting? het interne verslag met bijlagen in geval van een atypische verrichting, de analyse die ervan gemaakt werd en de eventuele beslissing tot melding aan de CFI? Art. 13 Wet 11/01/1993 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en financiering van terrorisme 21

22 Aanvaarden en voortzetten van de relatie met opdrachtgevers: AWW-verantwoordelijke Zijn er minstens 10 meldingsplichtige beroepsbeoefenaars actief binnen het kantoor? Indien ja, werden er één of meerdere verantwoordelijken aangesteld? Indien NEEN : werd er desalniettemin een verantwoordelijke voor de toepassing van de wet aangesteld? Blijkt uit uw onderzoek dat deze persoon effectief deze functies uitoefent? Heeft de verantwoordelijke voor de toepassing van de wet een jaarlijks activiteitenverslag opgesteld voor het voorbije jaar? Art. 18 Wet 11/01/1993 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en financiering van terrorisme 22

23 Interne kwaliteitsbewaking: Dossierbeheer Geeft u bepaalde werkzaamheden zoals bedoeld in art.49 van de wet van (monopolie volgens art. 46 al.2: voeren van boekhouding voor derden) in onderaanneming uit aan derden? Zo ja, hebben die derden steeds de hoedanigheid van accountant/belastingconsulent, erkend boekhouder (-fiscalist) of bedrijfsrevisor? Worden de dossiers en de bijhorende documentatie bewaard gedurende de periode die krachtens de wet- of de regelgeving vereist is? Instructie: in geval van elektronische dossiers (waar meestal weinig beperking op stockage is) en/of in geval van papieren dossiers Art. 315 e.v. WIB92 (Wetboek van Inkomstenbelastingen 1992) Art. 60 W.BTW (Wetboek van de Belastingen over de Toegevoegde Waarde) Art. 9 KB 3 10/12/69 Art. 6, 8, 195 W. Venn. 23

24 Vragenlijst Extern Lid Commerciële activiteiten Permanente vorming 24

25 Commerciële activiteiten 1.1 Werd voor alle eventuele commerciële activiteiten of mandaten uitgeoefend in handelsvennootschappen toelating verleend door de Raad van het IAB? Instructie: vraag naar bewijzen; let op de periode van het mandaat (opgelet: het mandaat als vereffenaar vereist geen toestemming) Bovendien verbiedt de deontologie van de accountant en de belastingconsulent hem of haar om een opdracht te aanvaarden of voort te zetten wanneer die opdracht hem of haar in een positie plaatst die kan indruisen tegen zijn of haar onafhankelijkheid bij de uitvoering van een boekhoudkundig of fiscaal opdracht (artikel 11 reglement van plichtenleer). 25

26 Permanente Vorming Besteedde u de voorbije 3 jaren 120 uur en minimaal 20 uur per jaar aan activiteiten die bijdragen tot de professionele kennis (inclusief interne vorming)? Instructie: Voor de leden die geen voldoende uren hebben: bespreek en vraag naar bijkomende attesten Stemt het minimum aantal vormingsuren overeen met het aantal uren vermeld op de voorgelegde attesten (waarvan min. 72u cat A per 3 jaar)? Instructie: Ga dit steekproefsgewijs na; zijn de attesten correct; is het erkenningsnummer vermeld? Op voorhand gecontroleerd door de dienst Kwaliteit voor het plaatsvinden van de toetsing Norm Permanente Vorming 26

27 Vragenlijst Dossiers Bijzondere opdracht Recurrente opdracht Andere opdracht 27

28 Bijzondere opdracht - Aanwezigheid van een gestructureerd werkdossier - volgens werkprogramma: Getekende kopij opdrachtbrief? Getekend verslag bestuursorgaan? Getekende staat van activa en passiva? Memorandum aanwezig dat de vaststellingen m.b.t. administratieve en boekhoudkundige organisatie samenvat? Minimaal laatste jaarrekening aanwezig? Bewijskrachtig materiaal in dossier aanwezig dat de rubrieken van staat van A & P valideert? 28

29 Bijzonder mandaat (2) 1.8 Werd de onafhankelijkheid gerespecteerd? 1.9 Cliënt geïdentificeerd en alle stukken hieromtrent aanwezig? (eventueel bezorgd door de confrater, of de gebruikelijke raadgever of de derde zaakaanbrenger) Secties 1 & 2 Wet 11/01/1993 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en financiering van terrorisme 1.12 Werd er een kopij gestuurd aan de Commissie van begeleiding en toezicht van het IAB? 29

30 Recurrente opdracht Werd de cliënt geïdentificeerd ingevolge AWW? Instructie: verifiëer de identificatiestukken. Werd het cliëntacceptatiebeleid van het kantoor toegepast en zijn alle stukken hieromtrent aanwezig (inclusief AWW)? Werd het risicoprofiel van de cliënt bepaald en gecatalogeerd volgens laag of verhoogd risicoprofiel overeenkomstig het cliëntacceptatiebeleid van het kantoor? Secties 1 & 2 Wet 11/01/1993 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en financiering van terrorisme 30

31 Recurrente opdracht (2) Tijdige indiening van aangifte personenbelasting, aangifte vennootschapbelasting, aangifte rechtspersonenbelasting of aangifte BNI Werd de wettelijke termijn m.b.t. de indiening van de bovenvermelde aangifte gerespecteerd? Instructie: Indien neen, vermeld hoe laattijdig er werd ingediend? Indien de wettelijke termijn m.b.t. de indiening van de bovenvermelde aangiftes niet werd gerespecteerd: - Heeft u de schriftelijke toestemming van uw cliënt voor de overschrijding van de wettelijke termijn en hebt u de cliënt gewezen op de gevolgen van de laattijdige aangiften? of - Beschikt u over een administratieve toestemming voor de overschrijding van de wettelijke termijn? of - Beschikt u over stukken die uw aansprakelijkheid als extern accountant/extern lid belastingconsulent indekken? Instructie: Indien minstens één van deze opties van toepassing, vermeld welke 31

32 Recurrente opdracht (3) Indien u gezorgd hebt voor de neerleggen van de jaarrekening, beschikt u dan over enige schriftelijke goedkeuring of instructie door de cliënt van de neergelegde jaarrekening? Instructie: Onder goedkeuring kan worden gezien: - Een kopie van de schriftelijke unanieme goedkeuring van de jaarrekening door de aandeelhouders of vennoten; - Een kopie van de ondertekende notulen van de algemene vergadering die de jaarrekening heeft goedgekeurd; - Een bevestiging, die door de zaakvoerder of bestuurder wordt ondertekend, dat de jaarrekening per op datum van werd goedgekeurd door de algemene vergadering. - Enig andere stukken te beoordelen door de toetser(s) Editoriaal IAB: Neerlegging jaarrekeningen bij NBB. Enkel wanneer ze goedgekeurd zijn door de algemene vergadering van de cliënt! (gepubliceerd op 22/03/2016) 32

33 Recurrente opdracht (4) Werd de jaarrekening neergelegd na de 8 maanden na de afsluitingsdatum? Indien u de jaarrekening niet neergelegd hebt conform de wetgeving en niet binnen de 8 maanden na de afsluitingsdatum, bent u in het bezit van stukken van de cliënt waarmee u uw verantwoordelijkheid als extern accountant kan indekken? 33

34 Andere opdracht 1.3 Werd de cliënt overeenkomstig de vigerende wetgeving (inclusief AWW) geïdentificeerd en zijn alle stukken hieromtrent aanwezig in het dossier? (ev. via derde zaakaanbrenger) Secties 1 & 2 Wet 11/01/1993 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en financiering van terrorisme 34

35