KWALITEITSTOETSING IAB

Transcriptie

1 KWALITEITSTOETSING IAB Donald Vandenberghe! Partner Flamée & Partners cvba

2

3 Kwaliteitstoetsing: opportuniteit of noodzaak? Waarom interne kwaliteitstoetsing? Context Tendensen waarmee de cijferberoeper vandaag wordt geconfronteerd: - De toenemende complexiteit van het beroep; - De toenemende aansprakelijkheid van het beroep; - Het opbouwen van vertrouwen voor alle stakeholders; - De toenemende internationale/europese verplichtingen; - Een kwaliteitsgarantie van de aangeboden diensten;

4 De toenemende complexiteit van het beroep Het is een voortdurende uitdaging om de vele wijzigingen binnen elk vakgebied onder controle te houden en te beheersen: - BTW: BTW-aftrek op VAA bedrijfswagens en lichte vrachtwagens W. BTW Artikel 45, 1 quinquies - Directe Belastingen: de 309% aanslag geheimecommissielonen Artikel 219 WIB92 - Registratie: gesplitste aankoop en successierechten artikel 9 van het Wetboek van successierechten - Successie: schenking familiebedrijven binnen het Vlaams Gewest - enz Uw aanwezigheid op dit forum alleen al is een bevestiging hiervan J

5 De toenemende aansprakelijkheid van het beroep Enkele financiële schandalen hebben het vertrouwen geschokt in de sector van de accountancy en fiscaliteit. Wetgevende initiatieven bleven niet uit. - strafrechtelijke vervolging n.a.v. gebruik strofirma s en BTW carrousels; - fiscale constructies versus artikel 344 WIB92, de antimisbruikbepaling; - de definitie van «ernstige fiscale fraude, al dan niet georganiseerd»;

6 De toenemende aansprakelijkheid van het beroep - Controle op de toepassingen in het kader van de antiwitwasverplichtingen (art. 39 en 40 AWW), - cliënt acceptatiebeleid - FAG, OESO, Europese (AML) richtlijnen, - Meldingsplicht CFI, - Wet van 11 januari 1993,

7 Het opbouwen van vertrouwen voor alle stakeholders Een vertrouwensrelatie met elke stakeholder is essentieel in onze business; - de klant - de overheid - de bankier - de leverancier - de belastingplichtige

8 De toenemende (inter)nationale verplichtingen Internationale tendensen - IFAC: International Federation of Accountants, meer samenwerking - GAFI /FATF Financiële actiegroep tegen witwassen van geld Inspecteurs voeren controle uit bij het IAB en de CFI - Garantie op permanente vorming; - Respecteren van de deontologie;

9 De toenemende (inter)nationale verplichtingen Internationale tendensen - Interne kwaliteitstoetsing is reeds een Europees gegeven; Frankrijk 1986 om de 8 jaar; Nederland 2002 om de 6 jaar; G-H Luxemburg 2004 om de 5 jaar;

10 De toenemende (inter)nationale verplichtingen Nationale tendensen Wettelijke verplichting : Wet betreffende boekhoudkundige en fiscale beroepen Wet dd. 22/04/1999; - opleiding en permanente organisatie van een korps van specialisten op basis van een internationale standaard; - Controle op en bijsturing van de eigen organisatie; - Borgen van bekwaamheid, onafhankelijkheid en werkmethodes;

11 Een interne kwaliteitsgarantie van de diensten: «ook in ons eigen belang» - een kwaliteitsgarantie van de eigen prestaties van het kantoor; - de sector kan zich duidelijker kwalitatief positioneren; - de garantie dat bepaalde interne processen van het kantoor onder controle zijn; - het verder versterken van de geloofwaardigheid van de accountant en de belastingconsulent door te streven naar performante dienstverlening;

12 Een interne kwaliteitsgarantie van de diensten: «ook in ons eigen belang» - Een benchmarking met de collega s; het laat toe om bepaalde bedrijfsprocessen te vergelijken met de best practises in de sector; - Het laat de implementatie toe van hoogstaande (inter)nationale standaarden; - Focus op de naleving van de (inter)nationaal opgelegde regelgeving;

13 Introductie van een intern kwaliteitsbeheersingssysteem (ISQC1) International Standard on quality control Doel? Het verschaffen van een redelijke mate van zekerheid: - De naleving van professionele standaarden door uw kantoor en uw personeel; - Uw kantoor en de medewerkers naar een (nog) hoger kwaliteitsniveau brengen; - De verslagen van het kantoor onder de gegeven omstandigheden juist zijn

14 Introductie van een intern kwaliteitsbeheersingssysteem (ISQC1) International Standard on quality control Middel? Toetsing op twee niveaus: - Toetsing van de interne organisatie en de procedures op kantoorniveau; - Toetsing van het externe lid op de uitvoering van de werkzaamheden en de naleving van de normen en wetten;

15 Introductie van een intern kwaliteitsbeheersingssysteem Norm? - Focus op begeleiding; - in een sfeer van confraterniteit en vertrouwelijkheid, geen politionele controle; - aangepast aan de omvang en aard van het kantoor; - op onafhankelijke wijze ;

16 Introductie van een intern kwaliteitsbeheersingssysteem Norm? - «trade off tussen» de middelen en mensen versus de omvang en aard van de opdrachten van het kantoor; - op basis van een vragenlijst waarin men peilt naar het cliëntacceptatiebeleid, de identificatieplicht, risicoclassificering van de cliënten, atypische verrichtingen, bewaring documenten,

17 Introductie van een intern kwaliteitsbeheersingssysteem Norm? - Geen focus op sancties : indien er tekortkomingen zijn vastgesteld, wordt een verbeterplan opgesteld en geïmplementeerd; - Belangrijkste doelstelling is het leren van en aan elkaar, leiding geven zonder authoriteit; - Voortdurend verbeteren om de eigen medewerkers en het kantoor te versterken;

18 Introductie van een intern kwaliteitsbeheersingssysteem Hoe? - selectie van de te toetsen externe leden/kantoren door de Commissie kwaliteitstoetsing; - onderzoek van het stelsel van kwaliteitsbeheersing van het kantoor; - door een confrator met zelfde hoedanigheid accountant belastingconsulent; - door het gebruik van een toetsingshandleiding;

19 Introductie van een intern kwaliteitsbeheersingssysteem Hoe? - door het gebruik van vooraf opgestelde vragenlijsten waaronder AWW; - er bestaat inzagerecht in de dossiers, at random geselecteerd op basis van een geanonimiseerde cliëntenlijst, 2 tot 3 cliëntendossiers per extern lid; - de geheimhoudingsplicht is niet van toepassing inzake toetsing, de toetser is er immers zelf aan onderworpen;

20 Introductie van een intern kwaliteitsbeheersingssysteem Hoe? - de procedures zijn uitgewerkt door de Commissie kwaliteitstoetsing - in principe een toetsing om de 7 jaar Tijdslijn: : toetsingsprogramma en beschikbaarheid toetsers : piloottoetsingen : geleidelijke invoering periodieke toetsingen

21 Introductie van een intern kwaliteitsbeheersingssysteem Wie is toetser? - een 3-jaarlijks hernieuwbaar mandaat; - ingeschreven zijn op de deellijst van de externe leden; - een positieve beoordeling van de kandidaat-toetser en zijn kantoor; - Jaarlijks minimaal 5 werkdagen als toester optreden; - Een door de Commissie georganiseerde opleiding volgen;

22 Introductie van een intern kwaliteitsbeheersingssysteem Wie is toetser? - Een verklaring ondertekenen van objectiviteit, geheimhouding en onafhankelijkheid; - Alle verzamelde documenten m.b.t. de verrichte controles worden afgegeven aan het Instituut en worden nadien vernietigd; - Concurrentieverbod respecteren; - Mogelijkheid tot wraking van een lid;

23 Introductie van een intern kwaliteitsbeheersingssysteem Toetsingsprocedure? - Twee maanden voor de toetsing zal er een aankondiging van de datum van toetsing zijn; - Bevestiging datum + voorstelling toetsers + voorafgaande vragenlijsten; - Toetsing ter plaatse: introductiegesprek en vragenlijst kantoor en dossiers;

24 Introductie van een intern kwaliteitsbeheersingssysteem Toetsingsprocedure? - De toetser maakt zijn verslag op; - Binnen 8 dagen maakt de toetser zijn verslag over aan de Commissie Kwaliteitstoetsing; - De Commissie formuleert haar eindoordeel naar de Raad toe; - De Raad maakt haar eindoordeel over aan het kantoor;

25 Introductie van een intern kwaliteitsbeheersingssysteem Deontologie principes? - Het tijdig neerleggen van de jaarrekening van het kantoor; - Waken over de onafhankelijkheid en onpartijdigheid; - De externe accountant die het controleverslag opstelt mag niet de gewoonlijke raadgever zijn; - Het cliëntacceptatiebeleid;

26 Introductie van een intern kwaliteitsbeheersingssysteem Deontologie principes? - Geen combinatie met verzekerings- en bankactiviteiten; - Verplichting tot verzekering burgerlijke beroepsaansprakelijkheid; - Permanente beroepsopleiding: ten minste 120 uur over drie opeenvolgende kalenderjaren- 20 uren ieder kalenderjaar; - Overname dossier van een confrator; retentieverbod;

27 Introductie van een intern kwaliteitsbeheersingssysteem Deontologie principes? - Geen commercieel bedrijf of taak als zaakvoerder/bestuurder uitoefenen in een handelsvennootschap; - Samenwerkingsverbanden: inter professionele vennootschappen samenstelling bestuursorgaan meerderheid bestuurders; - Beroepsgeheim voor externe leden, stagiairs en personen voor wie zij instaan;

28 Introductie van een intern kwaliteitsbeheersingssysteem Juridisch? - De toetser moet toestemming hebben van het lid om het kantoor te betreden; - De medewerkingsplicht is van toepassing;

29 Introductie van een intern kwaliteitsbeheersingssysteem Verschil met ISO 9001:2008? - Iso is geen vereiste voor kwaliteitstoesting; - Voordeel: alle medewerkers volgen dezelfde werkwijze; - Geen toetsing van de werkmethodes en de interne organisatie indien de beroepsuitoefening in de certificatie opgenomen is, er ontstaat geen dubbel gebruik; DOEL: net als het kwaliteitsbeheersingssysteem; de kwaliteit verbeteren

30 Kwaliteitstoetsing : een opportuniteit! Conclusie: waarom moeten er toetsers zijn? - De controles worden opgelegd door internationale wetgeving; - Er ontstaat coherentie in het borgen van kwaliteit op nationaal vlak; - Er ontstaat toegevoegde waarde afgestemd op de gekende en ongekende noden van de confrators; - Een benchmarking met de collega s;

31 Kwaliteitstoetsing : een opportuniteit! Conclusie: waarom moeten er toetsers zijn? - Steeds vanuit een positieve ingesteldheid en een open vraagstelling; - Er kunnen allerlei vormen van samenwerkingsverbanden uit voorvloeien vermits de integratie in de sector volop bezig is; - de garantie dat bepaalde interne processen van het kantoor onder controle zijn;

32 Kwaliteitstoetsing : een opportuniteit! Conclusie: waarom moeten er toetsers zijn? - Door een goede taakomschrijving daalt de onzekerheid en het risico binnen het kantoor en bij de medewerkers; gemoedsrust heeft een prijs; - U heeft reeds een aardige voorbereiding tot verdere verbetering van uw kantoor en organisatie, bijvoorbeeld ISO 9001: 2008, een externe kwaliteitsgarantie is niet noodzakelijk maar binnen bereik ;

33 Kwaliteitstoetsing : een opportuniteit! Conclusie: waarom moeten er toetsers zijn? - Pro-actief meesurfen op de voortdurende wijzigingen is interessanter dan reactief vasthouden aan het verleden - Er kan een nieuwe dynamiek ontstaan die het imago van onze kantoren zal verbeteren; - Het kwaliteitshandboek zal het niveau van de dienstverlening van het kantoor verhogen;

34 Kwaliteitstoetsing : een opportuniteit!

35 Kwaliteitstoetsing : een opportuniteit! Uw vragen?

36 Kwaliteitstoetsing : een opportuniteit! Het IAB dankt u voor uw aandacht!