Interne beheersing: Aan assurance verwante opdrachten

Transcriptie

1 Interne beheersing: Aan assurance verwante opdrachten Naam vragenlijst: Vertrouwelijk Inleiding In het kader van de Verordening op de Kwaliteitstoetsing (RA s) is het accountantskantoor geselecteerd voor een toetsing, dat in de Ontwerpverordening Kwaliteitsonderzoek, en hierna, aangeduid is als kwaliteitsonderzoek. Deze vragenlijst interne beheersing 2008 is bestemd voor de onderzoekers met als doel het onderzoek zo efficiënt en effectief mogelijk te laten verlopen en om zich snel een beeld te kunnen vormen van de werkwijze binnen het accountantskantoor. De vragen in deze vragenlijst hebben betrekking op accountantskantoren die aan assurance verwante opdrachten uitvoeren, te weten: opdrachten tot het samenstellen van financiële informatie en opdrachten tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden met betrekking tot financiële informatie. Het kwaliteitsonderzoek k Het kwaliteitsonderzoek heeft betrekking op de dienstverlening van de openbaar accountant(s), werkzaam bij uw accountantskantoor, voor zover zij moeten voldoen aan de geldende wet en regelgeving. Volgens de Ontwerpverordening Kwaliteitsonderzoek is het primaire doel van het kwaliteitsonderzoek de bevordering van de kwaliteit van de beroepsuitoefening. De onderzoeken worden verricht op basis van redelijkheid, zorgvuldigheid en effectiviteit. Daarbij speelt de aard en omvang van het te onderzoeken accountantskantoor een belangrijke rol. Handhaving is van belang maar vormt niet het belangrijkste motief voor het kwaliteitsonderzoek. Het object van onderzoek is de opzet, het bestaan en de werking van het stelsel van kwaliteitsbeheersing van het accountantskantoor en de beroepsuitoefening van de individuele accountant. Dit betekent dat voor het onderzoek de interne beheersing van het accountantskantoor ter zake van aan assurance verwante opdrachten centraal zal staan. Regelgeving In het kader van vereenvoudiging van de regelgeving is in het voorjaar 2008 overeenstemming bereikt over de contouren van de regelgeving voor de samenstellingspraktijk. Dit heeft geresulteerd in twee ontwerpvoorschriften die in augustus 2008 ter consultatie aan de leden zijn voorgelegd. Het betreft de ontwerp voorschriften: Nadere voorschriften accountantskantoren ter zake van aan assurance verwante opdrachten; en Standaard 4410 Opdrachten tot het samenstellen van financiële overzichten. De vragen in deze vragenlijst zijn voor een belangrijk deel gebaseerd op het ontwerp Nadere voorschriften accountantskantoren ter zake van aan assurance verwante opdrachten.

2 Vragenlijst Deze vragenlijst is opgebouwd uit twee delen, te weten: Deel 1 Algemeen Dit deel van de vragenlijst bevat vragen over de achtergrond van het accountantskantoor, zoals de juridische structuur, de bestuursstructuur, permanente educatie etc. Deel 2 Interne beheersing Deel 2 van de vragenlijst bevat vragen omtrent de interne beheersing van het accountantskantoor ter zake van aan assurance verwante opdrachten. Deze vragen zijn voor een belangrijk deel gebaseerd op de nieuwe regelgeving voor aan assurance verwante opdrachten Koninklijk NIVRA. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd (waaronder begrepen het opslaan in een geautomatiseerd gegevensbestand) en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, elektronisch of geluidsband of op welke andere wijze danook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van het Koninklijk Nederlands Instituut van Registeraccountants. Hoewel aan de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is besteed, kan voor eventuele (druk)fouten en onvolledigheden niet worden ingestaan en aanvaardt het Koninklijk NIVRA deswege geen aansprakelijkheid voor de gevolgen van eventueelvoorkomende omen fouten en onvolledigheden.

3 Deel 1: Algemeen Aanvullende gegevens over het accountantskantoor Vestigingen 1.1 Heeft het kantoor vestigingen? 1.2 In welke plaatsen? 1.3 Wat is de rechtsvorm van de vestigingen? 1.4 Wat zijn de verwachtingen voor de komende 4 jaren met betrekking tot de uitbreiding van het aantal vestigingen? Eigendom 2 Wie zijn de eigenaren van het accountantskantoor? Ontwikkeling omzet 3.1 Hoe kan de omzet ontwikkeling van het kantoor gedurende de afgelopen 4 jaren het best worden gekarakteriseerd: Toelichting: 3.2 Indien er in de afgelopen vier jaren sprake is geweest van fusie(s) en/of overname(s), wanneer hebben deze dan plaatsgevonden? 3.3 Hoeveel bedraagt de omzet van het accountantskantoor bij de grootste drie cliënten (uitgedrukt in een percentage van de totale omzet)? 3.4 Wat zijn de (bedrijfs-) activiteiten van deze drie cliënten?

4 3.5 Wat was de stand van het onderhanden werk voor deze drie cliënten aan het eind van het (kalender)jaar en wat staat op dit moment nog aan vorderingen open? Kantoororganisatie 4.1 Met welke beoefenaren van een vrij beroep (niet zijnde accountants) werkt het kantoor samen? 4.2 Heeft het accountantskantoor cliënten die in hoge mate afhankelijk zijn van hun informatie- en communicatietechnologie (ICT)? 4.3 Welke cliënten betreft dit? 4.4 Zijn er binnen het accountantskantoor voorschriften opgesteld ten aanzien van tekeningsbevoegdheid? 4.5 Hoe luiden die voorschriften? 4.6 Zijn er binnen uw accountantskantoor voorschriften opgesteld ten aanzien van het versturen van de post, berichten en/of faxen? 4.7 Hoe luiden die voorschriften? 4.8 Is één van de bij het accountantskantoor werkzame personen recentelijk (in de periode vanaf het verzenden van de monitoring vragenlijst tot aan de toetsdatum) betrokken geweest bij een tuchtrechtelijke, strafrechtelijke of civiele procedure? Kantoor automatisering 5.1 Worden de werkprocessen binnen uw accountantskantoor in belangrijke mate ondersteund door geautomatiseerde toepassingen? Beschikt u over een beschrijving van de ICT-structuur van uw accountantskantoor? Welke software en applicaties gebruikt uw accountantskantoor? 5.3 Op welke wijze is het systeembeheer geregeld?

5 5.4 Welke maatregelen zijn getroffen om de integriteit van de met geautomatiseerde toepassingen verwerkte gegevens te waarborgen? 5.5 Op welke wijze is de fysieke toegangsbeveiliging van de computerapparatuur geregeld? 5.6 Op welke wijze is de logische toegangsbeveiliging van de computerprogrammatuur en de opgeslagen gegevens geregeld? Wet identificatie bij Dienstverlening (WID) en Wet melding Ongebruikelijke Transacties (MOT) Let op: Onderstaande vragen hebben nog betrekking op de oude wet WID en wet MOT. 6.1 Zijn er binnen het accountantskantoor procedures voor de naleving van de WID en de Wet MOT? 6.2 Zijn de procedures in overeenstemming met de wettelijke regelgeving? Toelichting: 6.3 Wordt intern toezicht op de naleving uitgeoefend van de WID en de Wet MOT? 6.4 Komt uit het interne toezicht informatie beschikbaar waaruit de mate van naleving van de WID en de Wet MOT blijkt? 6.5 Wordt follow up gegeven aan de (negatieve) uitkomsten van het interne toezicht? Toelichting: 6.6 Kan op basis van de antwoorden op de voorgaande vragen geconcludeerd worden dat de WID en de Wet MOT worden nageleefd? Toelichting: Permanente educatie (Nadere voorschriften permanente educatie per 1 januari 2007) 7.1 Heeft uw accountantspraktijk afdoende maatregelen getroffen, zodat wordt voldaan aan de eisen ter zake van de permanente educatie?

6 Toelichting: 7.2 Voldoet de registratie van de PE-activiteiten? Toelichting: Overige aspecten 8 Zijn er (met betrekking tot de algemene aspecten van het accountantskantoor) nog andere dan de in het voorgaande vermelde aangelegenheden, die u in het kader van de toetsing onder de aandacht van de toetsers wenst te brengen?

7 Deel 2 Interne beheersing Deel 2 De vragen in dit deel hebben betrekking op de interne beheersing ter zake van de door of namens het accountantskantoor uitgevoerde aan assurance verwante opdrachten en richten zich tot de openbaar accountant die het dagelijks beleid bepaalt, dan wel indien de dagelijkse beleidsbepaler geen openbaar accountant is tot iedere bij het accountantskantoor werkzame of daaraan verbonden openbaar accountant (zie NVAKAA artikel 2). (NVAKAA artikel 3.1) 1.1 Heeft het accountantskantoor ter zake van aan assurance verwante opdrachten het risico van beroepsaansprakelijkheid van het kantoor en van de bij hem werkzame of aan hem verbonden medewerkers en andere personen in redelijke mate verzekerd? (NVAKAA artikel 4) 1.2. Voldoet deze verzekering ten minste aan de eisen genoemd in artikel 4 van de Nadere voorschriften ter zake van aan assurance verwante opdrachten; Vraag polis op. (NVAKAA artikel 5) 2. Heeft het kantoor op adequate wijze de waarneming geregeld in geval van ontstentenis, belet of langdurige arbeidsongeschiktheid van de voor de opdracht verantwoordelijke openbaar accountant? Vraag naar een waarnemingsovereenkomst gesloten met een andere openbaar accountant of naar duidelijke interne voorschriften opgenomen in het stelsel van interne beheersing. (NVAKAA artikel 6) 3. Heeft het accountantskantoor zodanige voorzieningen getroffen dat in geval van het overlijden van een bij hem werkzame of aan hem verbonden openbaar accountant een juiste afwikkeling van de aan Assurance verwante opdrachten is gewaarborgd?

8 Hierbij wordt gedacht aan richtlijnen ten aanzien van waarneming of opvolging, maar ook een richtlijn waarin iemand is aangewezen om op zorgvuldige wijze de verkoop van het kantoor te regelen. Bij de beantwoording van de onderstaande vragen dient rekening te worden gehouden met de aard en omvang van het accountantskantoor. (NVAKAA artikel 8) 4. Worden de documentatie in het kader van zijn aan Assurance verwante opdrachten gedurende 7 jaar systematisch en vertrouwelijk bewaard? Ook in het geval dat het kantoor is opgehouden te bestaan? (NVAKAA art. 9.1) 5.1. Heeft het accountantskantoor zijn bedrijfsvoering zodanig ingericht dat deze ter zake van aan assurance verwante opdrachten een beheerste en integere uitoefening van zijn bedrijf wordt gewaarborgd? Het stelsel van kwaliteitsbeheersing is onderdeel van de interne organisatie van het accountantskantoor. Bij de opzet van dit stelsel zal de aard en omvang van de organisatie een rol gespeld hebben. In de Richtlijnen voor Kwaliteitsbeheersing voor accountantskantoren en accountantsafdelingen is hiermee ook rekening gehouden (zie paragraaf 5 van deze richtlijn). Met betrekking tot de inhoud van het begrip integere bedrijfsvoering wordt verwezen naar het bepaalde in de Verordening gedragscode ter zake van met name de fundamentele beginselen integriteit, objectiviteit en professioneel gedrag. (NVAKAA art. 9.2) 5.2. Ziet het accountantskantoor erop toe dat het handelen of nalaten van zijn medewerkers of overige bij het kantoor werkzame of daaraan verbonden personen ter zake van aan Assurance verwante opdrachten niet leidt tot een andere dan een beheerste en integere bedrijfsuitoefening? (NVAKAA art. 10) 6. Heeft het accountantskantoor geregeld dat de uitvoering van een aan Assurance verwante opdracht te allen tijde plaatsvindt onder de verantwoordelijkheid van een openbaar accountant?

9 De verantwoordelijk accountant is degene die de rapportage die als resultaat van de aan Assurance verwante opdracht wordt uitgebracht ondertekent. Hoe de verantwoordelijke openbaar accountant zijn verantwoordelijkheid heeft ingevuld zal uit het dossier moeten blijken. (NVAKAA art. 11.1) 7.1. Heeft het accountantskantoor er voor gezorgd dat het over voldoende middelen beschikt om de aan het accountantskantoor verleende aan assurance verwante opdrachten uit te voeren in overeenstemming met de daarvoor geldende wet- en regelgeving? Dit artikel dient met name te worden betrokken bij de besluitvorming met betrekking tot de aanvaarding van een nieuwe opdracht en de continuering van een bestaande opdracht. (NVAKAA art. 11.2) 7.2. Zorgt het accountantskantoor ervoor dat: de medewerkers beschikken over de vereiste capaciteiten; de medewerkers zich te allen tijde houden aan het bepaalde in de Verordening gedragscode (VGC)? (NVAKAA art. 12.1) 8.1. Wordt bij aanvaarding of continuering van iedere aan Assurance verwante opdracht een onderzoek gedaan naar de integriteit van een cliënt? (NVAK art. 12.2) 8.2. Zorgt het accountantskantoor ervoor dat aan de medewerkers en de aan de opdracht verantwoordelijke openbaar accountant de juiste informatie wordt verstrekt van belang voor het bepalen van de integriteit van de cliënt? 8.3. Beschikt het kantoor over een acceptatieprocedure waarin de punten uit de vragen 8.1 en 8.2 zijn opgenomen? (NVAKAA art. 13)

10 9. Heeft het kantoor specifieke richtlijnen voor beëindiging respectievelijk voortzetting in gewijzigde vorm van een aan assurance verwante opdrach (NVAKAA art. 14) 10. Zorgt het accountantskantoor ervoor dat de voor een aan assurance verwante opdracht verantwoordelijke openbaar accountant ten behoeve van de uitvoering van de opdracht zonodig advies vraagt aan een vakbekwaam persoon? Samenvatting uitkomsten onderzoek interne beheersing 11. Bent u op grond van uw antwoorden op de voorgaande vragen van mening dat de interne beheersing van uw accountantskantoor voldoet aan de te stellen eisen zoals opgenomen in het ontwerp Nadere voorschriften ter zake van aan assurance verwante opdrachten, rekening houdend met de aard en omvang van het accountantskantoor en aan andere van toepassing zijn de wet- en regelgeving? Motiveer uw antwoord: Uw argumenten dienen gebaseerd te zijn op de uitkomsten van de voorgaande vragen. Ondertekening Met de invulling van de onderstaande velden verklaart de invuller deze vragenlijst namens zijn organisatie volledig en naar waarheid te hebben ingevuld. 12. Ondertekening Kantoor Achternaam: Tussenvoegsel: Voorletters: Datum onderzoek: Datum inzending vragenlijst: