Inzetplanning met Xedule bij SintLucas

Transcriptie

1 Inzetplanning met Xedule bij SintLucas Remy Pisters (SintLucas) Peter Verdaasdonk (Advitrae) Wie is SintLucas? (V)MBO vakschool Twee locaties (Eindhoven, Boxtel) studenten 200 Docenten Veel parttimers, veel gastdocenten Specifieke versus generieke eisen 1

2 Uitdagingen bij SintLucas Inzetplanning was op basis van Excel per team, waardoor er geen algemeen overzicht was Roosterproces duurde te lang Vacatures laat bekend (invulling van vacatures gooide altijd het rooster om) Faciliteit problemen laat bekend Problemen met inzet medewerkers laat bekend Alle plannings- en roosterinformatie zat voornamelijk in het hoofd van de roostermaker 3 Uitdagingen bij SintLucas Regelmatige veranderende onderwijsconcepten Netwerkschool Faciliteren keuzetrajecten (efficiënt clusteren, individu als uitgangspunt) SintLucas had behoefte aan: een gestructureerde aanpak van het plannen en roosteren van het onderwijs voor hele instituut 4 2

3 Oplossingsrichting: keuze voor Xedule Integratie inzetplanning en roostering Bij inzetplanning diagnose van haalbaarheid Na inzetplanning direct aan het roosteren Planning versus realisatie (van lessen en inzet) Totaal planning van alle teams Mogelijkheid maken scenario s Mogelijkheid tot roosteren van keuzes Individuele roostermogelijkheden Mogelijkheid om inzet op kwalificaties te doen Kracht van Xedule Capaciteit faciliteiten Lessentabel Capaciteit personeel Onderwijstijd 3

4 Capaciteit faciliteiten Lessentabel t personeel Onderwijs-tijd Capaciteit faciliteiten Lessentabel Capaciteit personeel Onderwijs 4

5 Capaciteit faciliteiten Lessentabel Capaciteit personeel Onderwijs-tijd Proces onderwijslogistieke planning Maken logistieke kalender Xedule volgt dezelfde processen in deze kalender Uitvoeren conform kalender Aanleveren van informatie (lessentabellen, beschikbaarheden, etc.)... èn controleren van de informatie 5

6 Planningskalender in Xedule Prognosticeren studentaantallen Maken lessentabel Verdelen van het werk Arrangeren Roosteren Uitvoeren Capaciteit planning personeel Plan van Inzet Capaciteit planning faciliteiten Controle Onderwijstijd Arrangement per student Rooster per student Rooster per docent Rooster per faciliteit 11 week datum Onderwijsconcept kaders ond planning PvI - curriculum uitgangspunten bekend - logistiek kaders onderwijs planning - formatie budget begroting herberekening personeel tactische planning voorspelling vraag 1: onderwijsplanning aanleveren def - vakkenlijst uniform Magister in register register Mag def CV/SL 2: studentenprognoses rapp progn min / max rapp prog def rapp overschrijven SC/SL Planningskalender bij SintLucas 3: medewerkerdata (omvang / blokkades / kwalificaties / overleggen) PvI SL funct gespr invoer data controle data - invoeren op kwalificaties of jaar team vak etc kaders inzet Mw in teams def - taken discussie in team en concept verdeling makenkaders taken in teams def OC / SL - Werving & selectie vacatures uitzetten P&O / SL 4: Huisvesting: lokaalverdeling conceptverdeling def verdeling Planning Operationele Prognose roostervoorwaardes +bedrijfsregels conc MT MT def - input voor structuur in Magister aanleveren Magister ingevoerd haalbaarheidsonderzoek: prognoseroosters op basis van - min / max prognose stud / onderwijsplanning / lokaliteiten - uitvoeren capaciteitscheck planning / lokalen 1e progn - inclusief kwalificaties / blokkades docenten - noodzakelijke aanpassingen onderwijsplanningn etc ivm check aanpassingen lessentabel def - def capaciteitscheck Operationele planning Roostering data check en accordering data - lessentabellen team data - data docenten door doc data - studentenprognoses data - lokaliteiten vastgesteld maken roosters - kneplpunten doorspreken - conceptrooster klaar - communicatie naar docenten van conceptrooster 6

7 Eerste stap bij inzetplanning Prognose Toedelen klassen / groepen Maken lessentabellen Tweede stap Verdelen van het werk 7

8 8

9 Persoonlijk Inzet Plan (PiP) Derde stap Informatie direct doorzetten naar het rooster 9

10 Jaarplanning Jaarplanning is veel meer dan alleen het vastleggen van gegevens Het is een continue proces met medewerkers waarbij taken verschuiven Wat heeft Xedule gebracht? Inzicht tijdens het planningsproces Duidelijke overdracht van doorgerekende en gecontroleerde informatie naar roosterbureau Koppeling planning en realisatie Duidelijkheid voor medewerkers over hun inzet (Persoonlijk Inzet Plan) Levert veel management informatie (vooraf en achteraf) Bezetting lokalen Uitnutting personeel Onderwijstijd 10

11 Titel presentatie 21 11