Strategische Personeelsplanning

Transcriptie

1 Strategische Personeelsplanning en Onderwijslogistiek Strategische Personeelsplanning 1

2 Strategische Personeelsplanning / onderwijslogistiek 1.Impact van ontwikkelingen 2.Integraal plannen 3.De oplossing 4.De Businesscase 5.Het project 6.Terugblik 7.Vragen 2

3 Impact van ontwikkelingen Student- en docent CGO tevredenheid CGO flexibilisering Kwaliteit CGO Toename inschrijvingen Kosten Wet- en regelgeving Leven lang leren Financiering OCW Efficiency

4 Barsten van de bom Start nieuw studiejaar: Verwerken last-minute inschrijvingen Onduidelijkheden in opleidingprogramma s Beschikbaarheid juiste expertise (docenten) Ruimtegebrek in m2 en soort Slechte kwaliteit roosters Zorg voor juiste dingen op het juiste moment op de juiste plaats!

5 Huidige situatie Huidige situatie wordt nauwelijks gepland op strategisch en tactisch niveau maar veelal geroosterd op operationeel niveau: 1.Informatie niet beschikbaar. 2.Roosteren vanuit het aanbod. 3.Geen optimale bijsturing.

6 Ideale onderwijsorganisatie In de ideale onderwijsorganisatie leiden vraag naar (soorten) onderwijs en studentvoorkeuren tot een beslag op capaciteit wat leidt tot het vaststellen van een onderwijsaanbod wat weer een impact heeft op de voorkeuren van studenten. Dit is een iteratief proces.

7 Logistiek systeem Leervraag (voorkeuren) Capaciteits Beslag (docenten, lokalen) Aanbod Onderwijs (opleidingen)

8 APS - Advanced Planning & Scheduling APS is een term voor softwarematige oplossingen die onder meer door beschreven logica, het correct omgaan met regels en beperkingen en ondersteund door wiskundige intelligente (optimalisatie modellen /routines) ingewikkelde planningsproblemen op kunnen lossen.

9 Plannen met APS-technologie Met behulp van APS-technologie is het mogelijk om te plannen en bij te sturen (schedulen), rekening houdend met factoren op strategisch (lange termijn), tactisch (middellange termijn) en operationeel (korte termijn) niveau.

10 Voorkomen is beter dan genezen! Planmatige benadering Strategisch Tactisch Operationeel Bijsturing

11 Ontwikkeling curriculum Demografische factoren Lange termijn voorspellingen Huisvesting / personeel Wet- en regelgeving Beschikbare gebouwen/personeel Opleidingen Ingeschreven studenten Ruimteplanning Personeelsplanning Logistieke beperkingen Type ruimtes/ expertise Onderwijsproducten Leervragen studenten Rooster Beschikbare middelen Calamiteiten Bijsturing Ziekmeldingen

12 Conclusie niet roosteren maar integraal plannen!

13 Scope van de oplossing Realisatie van optimale inzet en beschikbaarheid van docenten, huisvesting en middelen, door: te plannen op strategisch en tactisch niveau onderwijsontwikkelingen mee te nemen rekening te houden met student én docentvoorkeuren (logistieke) beperkingen direct mee te nemen scenarioplanning, simulatie en optimalisatie Is geen roosterpakket!

14 Verwachtingen van de toepassing 1. Management Informatie Systeem, d.w.z. de manager beslist. 2. Personeelsplanning op Strategisch niveau, toekomstige vraag en toekomstig aanbod 3. Optimale planning: de gebruiker geeft aan waarop moet worden geoptimaliseerd. 4. Gaat uit van scenario s: bijv. introductie nieuwe opleiding/locatie 5. Geen roosterapplicatie; levert dus geen taakverdeling 6. Verschaft informatie op strategisch niveau: bijv opleiding en mogelijkheid tot omscholing/bijscholing 7. Verschaft inzicht in de consequenties van bepaalde personeelsmutaties 14

15 Vragen 15

16 Meerjarenpersoneelsplanning Matchen van personeelsaanbod in competenties en expertises en de vraag naar personeel op strategisch niveau 16

17 Redenen waarom 1. Afstemmen medewerkers aanbod op scenarioplanning van keuzes door studenten (onderwijs) en INHolland. 2. Optimalisatie van competenties van medewerkers organisatie lange termijn. 3. Beheersbaarheid van personeelsplanning op lange termijn 4. Optimaal gebruik van capaciteiten binnen INHolland op lange termijn 5. Betere afstemming tussen financiën en prestaties binnen INHolland op lange termijn 6. Match tussen vraag (competenties nodig) en aanbod (docenten, medewerkers, middelen) op lange termijn. 17

18 Projectdoelen Verkleinen aantal openstaande vacatures versus overtollige werknemers op INHolland niveau op langer termijn. Inzicht aanbod en vraag: Aanbod van de vraag naar docenten en medewerkers voor de komende 4 jaar inzichtelijk maken 18

19 Vraag & Aanbod AANBOD KWALITATIEVE MATCH (4 jaar / 3 jaar / 2 jaar / 1 jaar) RAPPORTAGE: - taaktoedeling - HRM-kenmerken - vacatures - overformatie - rollen / expertisegebieden VRAAG # studenten Scenario s Onderwijsrendement Budget 19 Rollen / activiteiten / expertisegebieden Docent X beschikba arheid roostervoo rkeuren taakverdel ing taakbelast ing locatievoo rkeuren Docent Docentenpaspoort Y Naam Locatie Omvang Expertises Docentenpaspoort Naam Locatie Omvang Expertises Docent W Docentenpaspoort beschikba arheid roostervoo rkeuren taakverdel ing taakbelast ing locatievoo rkeuren beschikba arheid roostervoo rkeuren taakverdel ing taakbelast ing locatievoo rkeuren Naam Locatie Omvang Expertises Per jaar een andere view!!! OPTIMALISATIE Docent Z beschikba arheid roostervoo rkeuren taakverdel ing taakbelast ing locatievoo rkeuren Docentenpaspoort Naam Locatie Omvang Expertises HRMkenmerken HRMkenmerken HRMkenmerken HRMkenmerken Onderwijsprogramma s

20 Expertises 20

21 Vraag en aanbod van onderwijs 21

22 Visie Vanuit een visie klein beginnen met de focus op toegevoegde waarde 22

23 Projectopzet Project Kickoff QBA Acceptatie 70% demo 95% versie Go-live Decision Support Fase 0 Fase 1 Fase 2 Fase 4 Fase 3 Opstart Analyse Modelleren Iteratieve Ontwikkeling Implementatie Het implementatietraject wordt sterk gedreven door interactie met gebruikers. Vooral tijdens de analyse fase en tijdens de fase van iteratief ontwikkelen is de inbreng van gebruikers met kennis van het proces essentieel. Het totale traject kent 3 maanden analyse, 1,5 maand modeling. Hierbij is de Ab Ovo aanpak bij dergelijke APS trajecten heel sterk gestuurd op budget en timeboxing. 23

24 Terugblik op het projectverloop Project was opgedeeld in fasen Het project is binnen tijd en budget afgerond. Het vervolg bestaat uit : Uitrol naar centrale organisatie Het operationaliseren van de tool zodat deze door opleidings/infomanagers gebruikt gaat worden. 24

25 FO06 Terugblik op het projectresultaat De applicatie is opgeleverd, is bruikbaar en beschikbaar; De opleidingsmanagers hebben na de geplande training in september de applicatie in gebruik genomen en er ervaringen mee opgedaan. 25

26 Dia 25 FO06 Welke ervaringen > relateren aan business case Freek Oosterom;

27 Vragen 26

28 Planning in Onderwijslogistiek Inleiding scope planning Case: Opleidingen op verschillende locaties Vraag: Wat gebeurt er als ik docenten op alle opleidingen inzet? Case: Opleidingen op verschillende locaties Vraag: Wat gebeurt er als ik docenten op meerdere locaties inzet? Case: Huisvesting niet volledig benut Vraag: Wat gebeurt er als ik ruimtes wil vrijmaken? Case: Inschrijvingen opleiding bedrijfseconomie 10% gestegen Vraag: Wat is de impact op beschikbaarheid docenten, huisvesting?

29 Definiëren scenario s 28

30 Onderhouden Expertises 29

31 Handmatig plannen 30

32 Handmatig plannen 31

33 Handmatig plannen 32

34 Toewijzingen 33

35 Toewijzingen per medewerker 34

36 Handmatig plannen Handmatig plannen van de laatste groep kan ook met drag & drop. Ab Ovo Nederland is part of Ab Ovo International.

37 Controle planning Inplannen laatste groep leidt tot overcapaciteit bij docent Alle groepen zijn nu gepland. Ab Ovo Nederland is part of Ab Ovo International.

38 De tool