ARCADIS Imagine the result E-learning bij de implementatie van een DMS

Transcriptie

1 ARCADIS Imagine the result E-learning bij de implementatie van een DMS 1 Agenda Korte introductie ARCADIS Document management als pijler van programma Digitaal samenwerken Doelstellingen (opleiding, support, self service) Concept Uitwerking Resultaat Evaluatie 2 1

2 Wie is ARCADIS? ARCADIS biedt projectmanagement, ontwerp-, ingenieurs- en adviesdiensten op maatschappelijke relevante vraagstukken die te maken hebben met Mobiliteit, Milieu & Ruimte, Wonen & Werken en Water. 3 Lokale aanwezigheid_dichtbij klanten 4 2

3 ARCADIS in Nederland Circa 2300 medewerkers Klanten: 70 % publiek 30 % privaat Advisering Ontwerpdiensten Ingenieursdiensten Projectmanagement 5 Actief op het gebied van: Gebouwen Mobiliteit Milieu & Ruimte Water 6 3

4 Waarom document management? 7 Waarom document management? In miljoen documenten op 130 servers/schijven Waarborgen van een compleet digitaal archief in projectarchief opslaan Terug vinden van bestanden verbeteren Verbeteren kwaliteit door goed versie beheer Samenwerken onafhankelijk van locatie of organisatie Ondersteuning van het management systeem Ondersteuning van het proces inkomende post en archivering 8 4

5 Doelstellingen 9 Opleidingen & Documentatie Bij de aanvang van het project waren de uitgangspunten Opleidingen - 70 key-users worden getraind door ICT - Key-users geven hun eigen achterban daarna klassikaal een opleiding. - Totaal 300 cursussen met max 8 personen van 4 uur - Kosten 300 x 4 * 8 * 75 = Opleiding is belegd bij de business Documentatie - LearningGuide ImandrA aangeschaft als naslagwerk - LearningGuide Solutions bedrijfsspecifieke aanpassingen laten doen 10 5

6 Evaluatie na opleiden 300 medewerkers Sommige key-users weigerden om voor een klas te gaan staan waardoor - ICT de opleiding moet verzorgen of - De key-users 1 op 1 les ging geven Diverse cursisten gaven aan een cursus zonde van de tijd te vinden. Waarom geen zelfstudie? Business kon niet omgaan met de organisatie van de opleidingen (plannen, locaties, PC s etc) Klassikale cursus zelf had goede evaluatie Na de cursus kon niet iedereen gelijk beginnen met het gebruik waardoor de kennis weer wegzakte. Naslagwerk werd beoordeeld als teveel op gebruik van ImandrA gericht (knoppen instructie) en te weinig vanuit het werkproces. Naslag werk niet up-to-date te houden 11 Maatregelen Opleidingsverantwoordelijkheid inclusief budget gaat naar ICT ICT gaat 20 trainers die echt willen een zware opleiding geven waaronder ook een didactische training ICT maakt met afdeling Opleidingen opleidingsplan waarin staat vermeld - Modulaire opbouw - Soort training - Kennisniveau na de cursus - Logistiek Opleidingen, documentatie en naslag moet procesmatig zijn ingestoken. Bijhouden van de documentatie gaat onderdeel van changeproces uitmaken Informatie moet uit een bron komen. Anders is het niet te managen 12 6

7 Concept 13 Acties Aanschaf LearningGuide Manager waar wij zelf de content up-todate kunnen houden. Met LearningGuide Solutions concept uitgewerkt waardoor de centrale informatie wordt gebruikt voor: - Digitaal naslagwerk met diverse zoekingangen - PDF handleiding in ARCADIS huisstijl, die de gebruikers kunnen downloaden - Mogelijkheid voor helpdesk om linkjes met instructie naar de gebruikers te sturen. - Business Case aanschaf EKP E-learning omgeving - Inschrijven cursussen - Gebaseerd op content LearningGuide 14 7

8 Concept Nieuwe techniek Bestaande techniek E-learning Training Klassikaal Scorm PDF Lerende medewerker / Information Worker LearningGuide Manager Formeel leren (20% wordt meegenomen naar de werkomgeving) Trainer/ Specialist HTML CHM Electronic Performance Support (LearningGuide) Performance Helpdesk Informeel leren (80% wordt opgedaan in de werkomgeving) 15 Business Case E-Learning Uitgangspunten - Investering + Ontwikkelkosten ~ p/j - Onderhoud p/j - 25 % doet E-learning en besteedt daar 2 uur aan. - Besparing: 625 * 2 * 75 = Zachte besparingen - Medewerkers gaan ook in eigen tijd leren - Medewerkers kunnen er gedurende het werk op terugvallen - Hergebruik van LearningGuide content - Logistiek probleem van inschrijven is ook opgelost - Instructie voor nieuwe medewerkers is opgelost - Te gebruiken voor andere projecten Directie - Wordt zonder meeneming van de zachte zaken in project terugverdiend -> Doen!! 16 8

9 Uitwerking 17 Vullen content met LeaningGuide Manager 18 9

10 EKP E-learning 19 EKP E-learning 20 10

11 EKP E-learning 21 EKP E-learning 22 11

12 EKP E-learning 23 EKP E-learning 24 12

13 Leren: EKP E-learning 25 Self Support: LearningGuide 26 13

14 Support desk: Link naar LearningGuide 27 Resultaat 28 14

15 Resultaat E-Learning personen hebben zich hiervoor ingeschreven personen hebben de verplichte toets gedaan - Gemiddeld toetsresultaat 6,18-50 medewerkers vonden E-learning uiteindelijk te moeilijk en hebben nog een aanvullende opleiding gehad Nieuwe medewerkers krijgen automatisch een link naar de EKP omgeving en het is ook vermeld in het eerste dag pakket 29 Resultaat EKP omgeving - Volledig operationeel - Niet alleen ingezet voor E-learning maar ook voor de inschrijving van klassikale opleidingen. - Gebruikt voor management rapportages die in de diverse MT s gepresenteerd zijn. - Gekoppeld aan ons HRM systeem zodat nieuwe medewerkers automatisch herkend worden

16 Resultaat? Updaten content - Onderdeel van change procedure - Een change wordt niet in uitvoering gegeven als de content niet door de key-users is goedgekeurd - Content wordt daarna naar alle omgevingen gepubliceerd - Bij wijzigingen krijgen de medewerkers link naar learningguide en een PDF toegestuurd 31 Evaluatie 32 16

17 Conclusies ++ Opleidingen moeten integraal onderdeel uitmaken van project dat tevens door management wordt ondersteund en bewaakt. Het werken met een centrale database met content die naar verschillende omgevingen worden gepubliceerd maakt het beheersen ervan goed uitvoerbaar Het bijhouden van de content met LGM werkt goed. - Wel instructie noodzakelijk om tot goede indeling en opzet te komen EKP omgeving heeft niet alleen de E-learning verzorgd maar sterk bijgedragen aan de logistiek Rapportages werden door management erg gewaardeerd. Het gebruik van LearningGuide omgeving en EKP omgeving heeft ertoe bijgedragen dat een belangrijke pijler van het project, de opleidingen, goed geregeld werden 33 Conclusies -- Het stap voor stap opzetten van de LG omgeving heeft geleid tot vertraging en extra investeringen. De content moest steeds worden aangepast. - Bij de start uit denken vanuit het totaalconcept. Het management heeft de neiging medewerkers uit kosten oogpunt te pushen naar E-learning terwijl dit niet voor iedereen geschikt is. Het inregelen van de inschrijvingen op cursussen in de EKP omgeving kan niet door iedereen worden gedaan. Dat zou gebruikersvriendelijker en meer intuïtief moeten. Denk in processen en beschrijf dat, beschrijf niet de tool 34 17

18 Vragen? 35 Imagine the result 36 18

19 Thank you 37 19