Open Docs levert agendasysteem aan Provincie Zuid-Holland

Transcriptie

1 Open Docs levert agendasysteem aan Provincie Zuid-Holland De provincie Zuid-Holland maakt intensief gebruik van een documentmanagementsysteem (DMS) voor het creëren, opslaan en beheren van alle provinciale documenten. Ook de agenda's voor Statenvergaderingen en commissievergaderingen, inclusief de onderliggende vergaderstukken, worden in het DMS beheerd. Tot nu toe was het opstellen van de agenda s voor deze vergaderingen een arbeidsintensief proces. Dit proces moest efficiënter worden en gebruikers moeten kunnen vergaderen met een tablet, zoals een ipad. Open Docs heeft een oplossing ontwikkeld waarmee agenda's op een efficiënte manier worden opgesteld, beheerd en gepubliceerd. Het gebruik van het nieuwe agendasysteem bespaart veel handmatige en foutgevoelige werkzaamheden. Hierbij worden vergaderstukken automatisch gekoppeld aan de agenda. De agenda wordt gepubliceerd in meerdere formaten zoals PDF, ZIP en HTML. De oplossing sluit modulair aan op het bestaande DMS Livelink van leverancier Open Text. Prettig vergaderen met de ipad en het Livelink DMS De ZIP variant is uitermate geschikt om gebruikt te worden in combinatie met een tablet zoals een ipad. De gebruiker download het ZIP archief vanaf de provinciale website en beschikt daarmee in één keer over de agenda en de vergaderstukken. De publicatiefunctie zorgt ervoor dat koppelingen vanuit de agenda verwijzen naar de vergaderstukken op het tablet, zodat je de vergadering ook in de trein kunt voorbereiden. Hiermee wordt voorkomen dat stukken onnodig opnieuw worden gedownload. Door apps van derde partijen te gebruiken, zoals GoodReader, is het eenvoudig om digitale aantekeningen op de vergaderstukken te maken. Het opstellen van de agenda De agendafunctie gedraagt zich intuïtief als een document dat gecreëerd, bewerkt en bekeken kan worden. De rechten voor deze functies, kunnen binnen het DMS per gebruikersrol worden ingesteld. De gebruiker kan bij opstellen uit verschillende templates kiezen. Het agendasysteem koppelt de ingezonden vergaderstukken automatisch aan de agenda. 1 / 6

2 De agenda wordt bewerkt binnen een webbrowser. Door een tekstvlak aan te klikken wordt een editor geactiveerd waarmee het tekstvlak kan worden bewerkt. Het is hierbij mogelijk om tekstopmaak toe te passen. Elke keer dat de agenda wordt opgeslagen, krijgt deze een nieuw conceptversienummer. Conceptagenda s kunnen eenvoudig als PDF worden opgehaald uit het systeem. De conceptagenda is duidelijk te onderscheiden door een watermerk op elke pagina. 2 / 6

3 De totstandkoming van de agenda wordt ondersteund met een goedkeuringsproces. Als de agenda compleet en gecontroleerd is, wordt deze naar een definitieve versie gepromoveerd. De agenda krijgt daarbij een nieuw versienummer. Alleen een goedgekeurde agenda kan worden gepubliceerd. Het agendasysteem publiceert de agenda in de formaten ZIP, PDF en HTML. Deze publicaties zijn via het PZH portal extern toegankelijk voor de betrokkenen. 3 / 6

4 Gebruik van het nieuwe agendasysteem De gepubliceerde agenda is via de website van de Provincie Zuid-Holland te benaderen via de link Na het downloaden kan de ZIP versie met behulp van een app (bijvoorbeeld GoodReader) op de ipad worden geopend. 4 / 6

5 5 / 6

6 Dit artikel is met zorg samengesteld door Open Docs Open Docs bv Het Wielsem BW s-hertogenbosch / 6