Integratie van content- en document management voor een betere informatieuitwisseling binnen en buiten uw organisatie.

Transcriptie

1 OpenSesame ICT NIN Seminar : e-content 2007 Integratie van content- en document management voor een betere informatieuitwisseling binnen en buiten uw organisatie. 13 september 2007 Nico de Vries Eric van Korven Pagina 1 Agenda Introductie Uitdagingen Oplossingen Case GTI Zuidoost bv Case Bureau Jeugdzorg Noord Holland Case Deventer Ziekenhuis Demonstratie OpenIMS Afsluiting Pagina 2

2 Uitdagingen rond informatie-uitwisseling Algemeen Samenwerken (creatie van documenten, kennis, informatie) Distributie, de (voor de doelgroep, zowel intern als extern) juiste informatie op het juiste moment toegankelijk maken Het terugvinden van de juiste informatie (documenten, hergebruik, kennismanagement, juridische overwegingen, archivering) Pagina 3 Uitdagingen rond informatie-uitwisseling Ondersteuning en standaardisatie Afdwingen/ondersteunen van standaard sjablonen en (project)structuren Wie is op welk moment verantwoordelijk voor een document Pagina 4

3 Uitdagingen rond informatie-uitwisseling Juridisch en organisatorisch Traceerbaarheid, hoe is een document precies tot stand gekomen (ISO 9000, EN 50158, HKZ, ) Wat zijn de afspraken, workflows, processen, procedures etc. Pagina 5 (Hulp)middelen Werken aan documenten: DMS Werken aan informatie: Internet (CMS) Distributie van informatie: m.n. Internet Zaken als workflow, audit trails, correctie distributie e.d. zo veel mogelijk achter de schermen Bij voorkeur zo veel mogelijk integratie tussen de (hulp)middelen middels open standaarden Pagina 6

4 Aandachtspunten Draagvlak van het management Het daadwerkelijk in gebruik nemen Voldoende betrekken (toekomstige) gebruikers Wat bewaar je nog op papier (wet en regelgeving) Problemen in bedrijfsprocessen worden blootgelegd Koppelingen met andere systemen Pagina 7 OpenIMS (Informatie Management) Eenvoudig gebruikersinterface (webbrowser, taak gebaseerd) Krachtige functionaliteit (waar mogelijk verborgen) Open standaarden aan de voorkant (Internet) Open standaarden aan de achterkant (XML, SOAP) Pagina 8

5 Enkele OpenIMS referenties Pagina 9 OpenIMS Document Management Gestructureerd werken (binnen de huisstijl) Versiebeheer / check-in check-out Digitalisering Rolgebaseerde beveiliging Workflow beheer Replicatie Pagina 10

6 OpenIMS Document Management (DMS) Pagina 11 Voorbeeldtoepassingen DMS Postkamer Contractmanagement Dossier / case / projectmanagement Personeelszaken Kwaliteitsmanagement (ISO, INK, HKZ e.a.) Archivering Kennismanagement / integratie met intranet Afhandeling facturen / autorisatie Huisstijl automatisering Pagina 12

7 OpenIMS Content Management (CMS) Pagina 13 OpenIMS Content Management (CMS) Site beheren vanuit de webbrowser (volledig plaats onafhankelijk) Inhoud (content) met Microsoft Word (volledig vrij) Microsoft Word (strak stramien) Inline Editors (XML, XHMTL, ) Vormgeving (templates) met Dreamweaver, Microsoft Frontpage, Zelfstandig webformulieren maken en gebruiken Taakverdeling / werkstromen Volledig meertalig (inclusief talen als Japans) Pagina 14

8 Case GTI Zuidoost bv de marktleider in technische dienstverlening Digitalisering project dossiers Standardisering Hergebruik van informatie Koppeling met Baan VI Bibliotheek met tekeningen Pagina 15 Case GTI Zuidoost bv Pagina 16

9 Case BJZ Noord Holland Digitalisering dossiers (personeel / klachten / contract / beschikkingen) Post verwerking Huisstijl Contactenbeheer Intranet en Internet Document distributie via het Intranet Koppelingen met Outlook, HRM, EPD, etc. Pagina 17 Case BJZ Noord Holland Pagina 18

10 Case BJZ Noord Holland Pagina 19 Case BJZ Noord Holland Pagina 20

11 Case BJZ Noord Holland Pagina 21 Case BJZ Noord Holland Pagina 22

12 Case Deventer Ziekenhuis Document management directie uitvoering Dossiervorming Documentsjablonen Post en registratie Intranet Algemene informatie Distributie directie besluiten Zoeken Kwaliteitshandboeken Generiek model wat zowel NIAZ als ISO ondersteund Werken met kwaliteitskoppen Automatische distributie (HTML en PDF) Pagina 23 Case Deventer Ziekenhuis Pagina 24

13 Demonstratie OpenIMS Pagina 25 Vragen? (bedrijf) (product) (presentatie) OpenSesame ICT BV Meerwal ZV Nieuwegein +31 (0) Pagina 26