Van capaciteitsplanning tot zelfregie

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Van capaciteitsplanning tot zelfregie"

Quinten van der Wal
10 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Van capaciteitsplanning tot zelfregie de volgende stap in planning Buddy Walstra September 2015

2 Wie zijn wij

3 Onze kengetallen Aantal medewerkers Aantal fte's Aantal cliënten Alliade (moederstichting) Talant Meriant Reik Wil Zorgkompas BaanPlus Support&Co totaal

824 Meriant 863 445 815 Reik 624 382 660 Wil 418 229 966 Zorgkompas

4 Waar komen we vandaan Geen totaal inzicht in onze capaciteitsplanning Meerdere (losse) excel-oplossingen Centraal roosteren door planners Weinig invloed op het rooster door medewerkers Niet één visie op onze personeelplanning

Centraal roosteren door planners Weinig invloed op het

5 Leg vooraf duidelijke kaders vast wat je als organisatie wil bereiken Werken vanuit een visie op personeelsplanning geeft een gemeenschappelijk uitgangspunt / draagvlak

6 Visie op personeelsplanning Personeels- en capaciteitsplanning is samenspel van cliënten/bewoners, verwanten en medewerkers Duidelijke kaders: sturing op begroting versus planning en planning versus realisatie Grootschalig faciliteren, kleinschalig organiseren: duidelijke kaders (financiën), meer speelruimte om in te spelen op lokale situatie Meer ruimte voor zelfregie van medewerkers, indien de mate van eigen verantwoordelijkheid en de kracht van de samenwerking van het team dit toelaat (hybride) Toegankelijk en simpel systeem dat efficiënt proces ondersteunt. Medewerkers kunnen veel zelf zien en in gang zetten, simpele goedkeuring door leidinggevende, één controleslag Mogelijkheid tot participatie/toegang van familie/verwanten in het rooster Systemen en processen zijn ondersteunend, efficiënt en in samenhang

mate van eigen verantwoordelijkheid en de kracht van de samenwerking van het team dit toelaat (hybride) Toegankelijk en simpel systeem dat efficiënt proces ondersteunt.

7 Hoe hebben we het aangevlogen Opstellen van programma van eisen Capaciteitsvraagstuk Roosterplanning Medewerker participatie Gebruikersvriendelijkheid Pakket selectie Processen vastgelegd en afgestemd Uitgangspunten dienstrooster en normen vastgelegd Medewerkers/kostenplaatsen overgehaald vanuit personeelssysteem naar roostersysteem Roosters van de aankomende maanden ingebracht en gecontroleerd Normen en inrichting voor capaciteitsplanning ingebracht Invullen van de afzonderlijke capaciteitsplannen o.b.v. kostenplaats

Medewerkers/kostenplaatsen overgehaald vanuit personeelssysteem naar roostersysteem Roosters van de aankomende maanden ingebracht

8 Betrek de OR bij het traject van selectie tot implementatie Betrek alle disciplines van de organisatie bij het project Hou vast aan je plan/planning Beter starten dan nooit beginnen

9 Het proces georganiseerd

10 Inzicht in het proces (en afstemming) voorkomt spraakverwarring en miscommunicatie Denken vanuit de cliënt voorkomt intern gerichtheid

11 Capaciteitsplanning vastleggen

12 Capaciteitsplanning vastleggen Primair Vraag en aanbod van inzet personeel t.b.v. zorg in beeld brengen (uren en geld) Inzichtelijk maken van de kosten van het rooster (planning versus budget) Secundair Gebruik van curve planning

geld) Inzichtelijk maken van de kosten van het rooster

13 Capaciteitsplanning vastleggen Vastleggen van de centrale normen Inrichten van de verschillende scenario s Default Productie Analyse

14 Capaciteitsplanning vastleggen Invullen van het capaciteitsplan per kostenplaats Op basis van het werkaanbod wordt automatisch de benodigde capaciteit berekend

15 Capaciteitsplanning vastleggen Overhalen van de bruto-uren o.b.v. contracten Ingeven van niet-productieve uren Inzicht in benodigd/beschikbare uren

16 Gebruik van 4 vormen van capaciteitsplannen: Default plan Productieplan Analyseplan met koppeling ECD Analyseplan zonder koppeling ECD

17 Invulling geven aan de planning

18 Invulling geven aan de planning

De vaste wensen zijn verwerkt in een (nog nader in te vullen)

19 Invulling geven aan de planning Opzetten van een basis rooster: 1. Bezettingseisen zijn uitgangspunt en liggen vast 2. De vaste wensen zijn verwerkt in een (nog nader in te vullen) roostermaand 3. De definitieve invulling van het maand rooster kan plaatsvinden

20 Invulling geven aan de planning

21 Invulling geven aan de planning Ondersteuning van meerdere roostertypes: 1. Centraal roosteren Roosteren door planner van een roosterbureau Roosteren door aandachtsvelder binnen een team 2. Shift-picking Aantal diensten van het rooster zijn al vast ingevuld Open diensten op basis van voorkeur ingevuld 3. Zelfroosteren Is stip op de horizon (grootste vorm van zelfregie medewerker Moet verder worden uitgewerkt hoe dit binnen Alliade past

22 Invulling geven aan de planning Direct inzicht in het rooster 1. Welke diensten nog niet vervuld Aanvraag uitzetten in eigen team Direct kunnen doorzetten naar flexbureau

Medewerkers zijn in staat om zelf onderling diensten te ruilen 3.

23 Realisatie van het rooster Voor een juiste verwerking naar de salarisadministratie: 1. Mutaties van gedraaide diensten worden door de medewerker zelf aangeboden 2. Medewerkers zijn in staat om zelf onderling diensten te ruilen 3. Extra diensten kunnen door planner/leidinggevende worden toegevoegd en toebedeeld 4. Aan het einde van de maand moet het rooster geaccordeerd worden door medewerker EN leidinggevende

24 Laat medewerker de mutatie gelijk na dienst doorvoeren Verwerk als leidinggevende 2x per week de mutaties op vaste momenten Stuur aan de medewerkers een mail dat zij hun rooster moeten accorderen Controleer of alle medewerkers hun rooster hebben geaccordeerd en spreek ze hierop aan

25 Onze constateringen tot heden Roosteren in 4 maanden is succesvol uitgevoerd. Geef de organisatie wel de tijd om aan het nieuwe systeem en de veranderende procedures te wennen Bewust gekozen voor centraal roosteren om de verandering in eerste instantie zo klein mogelijk te houden Goed dat de eerste ervaring worden opgedaan met zelfroosteren door pilots teams Vaststellen van de verschillende manieren van roosteren geeft veel duidelijkheid Eigen inzicht in rooster door medewerker leidt tot meer vragen Met name opstellen van de normen financiële kaders stof tot overdenken Zoeken naar de relatie van jaarbudget afdeling en (financiële) capaciteitsplanning

26 Succes met uw volgende stap in planning! Het optimale proces Ondersteund voor de totale organisatie

Vergelijkbare documenten

HealthRatio Integrated Planning

HealthRatio Integrated Planning HIP is de alles in één oplossing voor uw besturing: Begroten, plannen, prognosticeren en rapportage Financieel, Productie en Middelen (FTE, OK, Bedden) Geïntegreerde kostprijscalculatie