Plan van aanpak transitie buitendienst

Transcriptie

1 Plan van aanpak transitie buitendienst Gemeente Borne Status : Concept, versie 0.9 In opdracht van : Gemeente Borne, projectgroep transitie buitendienst Datum : 13 mei 2012 Inhoudsopgave Inhoud 1 INLEIDING PLAN VAN AANPAK Fasering Communicatie Projectorganisatie KADERS EN UITGANGPUNTEN Uitvraag doen...4 Plan van aanpak transitie buitendienst gemeente Borne 1

2 3.1.1 Bedrijfsvoering en organisatie Personeel Financiën en contract Communicatie Activiteiten en inzet KEUZE SAMENWERKINGSPARTNER Keuze proces Activiteiten en inzet VOORBEREIDING OVERGANG BUITENDIENST Beschrijving Activiteiten en inzet IMPLEMENTATIE BESTUURLIJKE BESLUITVORMING PLANNING Bijlage 1 Projectorganisatie Bijlage 2 Kaders en uitgangspunten Bijlage 3 Planning Plan van aanpak transitie buitendienst gemeente Borne 2

3 1 INLEIDING Gemeente Borne wil in het kader van de algemene doelstelling meer regie, meer samenwerking en minder uitvoering de eigen groene en grijze buitendiensttaken afbouwen. Omdat dit direct ingrijpt op de resterende taakvelden van de buitendienst wordt ook de voorgenomen buitenplaatsing van de reinigingsdienst in dit project meegenomen. Het college heeft op 24 januari 2012 ingestemd met een voorstel voor de transitie van de buitendienst als geheel. Dit document bevat het plan van aanpak om per 1 januari 2013 de transitie gereed te hebben. 2 Plan van aanpak 2.1 Fasering Het proces om te komen tot transitie van de buitendienst is in 5 fasen opgedeeld: A. Kaders & Uitgangspunten B. Uitvraag doen C. Keuze samenwerkingspartner D. Voorbereiding overgang E. Implementatie Binnen deze fasen zullen continue 4 thema s uitgewerkt worden. Thema s 1. Bedrijfsvoering en organisatie 2. Personeel 3. Financiën en contracten 4. Communicatie Per fase zal op de thema s worden ingegaan. Communicatie wordt in dit hoofdstuk reeds beschreven. 2.2 Communicatie De communicatie in dit traject speelt een belangrijke rol in de transitie. In eerste instantie gaat het om het informeren van het personeel dat al zo lang in onzekerheid verkeerd. Bij hun moet de onzekerheid omtrent hun werk en arbeidsvoorwaarden zo goed mogelijk worden weggenomen. Dit geldt voor zowel de personeelsleden zelf als ook degene die hun belangen behartigen (OR) en het overleg orgaan daarvoor (GO) Plan van aanpak transitie buitendienst gemeente Borne 3

4 Om uiteindelijk groen licht te krijgen voor de daadwerkelijk overgang van de buitendienst naar een andere partij zullen de beslissers op het juiste moment van de goede informatie voorzien moeten worden. Het proces daarnaar toe met de belangrijkste datums liggen reeds vast. Daarnaast is het van belang om een aantal beslissers actiever tijdens het traject op de hoogte te houden. De inrichting van de projectorganisatie zal mede een communicatieve functie hebben. Hoewel dit niet de hoofdfunctie is van de projectorganisatie, is het wel een goede bijkomstigheid. Ook de interne organisatie zal geïnformeerd moeten worden over de veranderingen. En uiteindelijk zal de burger op de hoogte gebracht moeten worden. 2.3 Projectorganisatie In korte tijd moet er voor de transitie van de buitendienst veel gebeuren op allerlei vlakken. Dit kan alleen als we veel mensen parallel kunnen mobiliseren. De projectorganisatie zal bestaan uit: een stuurgroep: gericht op het stellen van de randvoorwaarden en het nemen go/no go beslissingen een projectgroep: verantwoordelijk om binnen de kaders en uitgangspunten op 1 januari 2013 de transitie van de buitendienst voltooid te hebben een werkgroep: verantwoordelijk voor de uitvoerende werkzaamheden die in het project plaatsvinden. Het gaat o.a om verzamelen van gegevens, opstellen documenten, vastleggen processen De project organisatie is te vinden in bijlage 1 Start bijeenkomst Voor een goede en gezamenlijk (door)start van de projectorganisatie allen met hetzelfde doel voor ogen - wordt een start bijeenkomst gehouden. Het programma is er op gericht de leden van de projectorganisatie te informeren over de aanpak en de rol van de projectorganisatie. Tijdens de start bijeenkomst nemen we de planning door. 3 Kaders en uitgangpunten De kaders en uitgangpunten zijn reeds bepaald. De kaders en uitgangpunten zijn afgestemd met het bestuur en het management en staan in bijlage Uitvraag doen Er zijn 3 partijen (uitgangpunt) die een verzoek krijgen om de buitendienst van de gemeente Borne over te nemen. Deze drie partijen krijgen allen dezelfde informatie. De uitvraag zal een aantal criteria (bijv efficiency voordeel, manier van werken, kwaliteitsbewaking, duurzaamheid) bevatten aan de hand waarvan de partner geselecteerd zal worden. De criteria worden voorgesteld door de projectgroep en vastgesteld door de stuurgroep. De uitvraag zal vergezeld gaan met informatie op basis waarvan de potentiële partners kunnen bepalen of ze een aanbieding willen doen, voor welke bedrag en tegen welke condities. Het uitvraag document moet geschreven worden. en zal dusdanig opgesteld moeten worden dat alle gegevens in bijlagen toegevoegd kunnen worden omdat deze door verschillende mensen worden gemaakt. De uitvraag moet vervolgens zo spoedig mogelijk verzonden worden aan de potentiële partijen opdat zij de Plan van aanpak transitie buitendienst gemeente Borne 4

5 tijd krijgen om een goede aanbieding te doen. Daar de tijd erg krap is (zie planning bijlage 2) zal er naar de partijen een aankondiging tot uitvraag gedaan worden. Dit is in de vorm van een brief met een bijlage waarin de eerste gegevens worden meegegeven. Deze zullen niet nauwkeurig zijn maar wel een orde van grootte aangeven Bedrijfsvoering en organisatie In de uitvraag worden de werkzaamheden, fte s, personeelsleden en hun functies, de hoeveelheden en de kwaliteit meegegeven. Daaruit kan een partij afleiden in welke mate zij de werkzaamheden efficiënter kan uitvoeren gegeven de randvoorwaarden. Dit betekent dat deze gegevens wel geïnventariseerd moeten worden en overzichtelijk gepresenteerd moeten worden. Niet alle gegevens zullen bij het versturen van de uitvraag bekend zijn. Dat is ook niet nodig daar met de huidige bezetting en met het huidige geld de huidige kwaliteit wordt gerealiseerd. Dat zou de overnemende partij ook minimaal moeten kunnen leveren. Onzekerheden in gegevens worden aangegeven en in de loop van het jaar uitgezocht. De huidige kwaliteit wordt beoordeeld aan de hand van beelden. Een toelichting hoe beeldkwaliteit werkt wordt tijdens deze fase gegeven. Wat betreft de werkzaamheden is het merendeel helder en een aantal nog niet. Dit heeft te maken met de wijze waarop de gemeente regie wil voeren en de wijze waarop de overnemende partij de mogelijkheid heeft om de werkzaamheden over te nemen: Helder is dat de voltallige buitendienst wordt overgenomen Werkzaamheden waar samen met de partner invulling aan gegeven moet worden: Beheersysteem: welke taken komen bij overnemende partij te liggen Klachten en meldingen Opstellen jaarplannen Bijdrage aan opstellen beleid Sommige service gerichte taken : bijv ondersteuning bij evenementen Ideeën hieromtrent zullen als vraag worden meegegeven aan de 3 partijen bij de uitvraag Personeel In de uitvraag zal meegegeven moeten worden welke arbeidsvoorwaarden het personeel bij de gemeente heeft. Daarnaast zal de overnemende partij een aantal gegevens willen weten zoals leeftijdsopbouw, kennis en functies. Aan de andere kant is het nodig om alvast de arbeidsvoorwaarden bij de potentiële overname partijen op te vragen en te beoordelen Financiën en contract Op dit ogenblik is het voor een potentiële overname partij met de gegevens die op dit ogenblik beschikbaar zijn niet goed mogelijk om een kwalitatieve aanbieding te doen zonder financieel referentiekader. Daarom wordt ervoor gekozen om het geld dat met de overdracht gemoeid is ook mee te geven in de uitvraag en aan de partijen te vragen welke efficiency voordelen zij denken te behalen. Dit kan doordat met het huidige geld de huidige kwaliteit wordt gerealiseerd. Aangezien er schaalvoordelen gaan gelden zal het dus goedkoper moeten kunnen door de aannemende partij. Hoeveel dat is is aan hun. Zoals al eerder opgemerkt is dit niet het enige criterium bij de selectie. Plan van aanpak transitie buitendienst gemeente Borne 5

6 3.1.4 Communicatie Communicatie tijdens het traject van de uitvraag is niet specifiek aan de uitvraag gebonden maar meer aan het totale proces. De personeelsleden van de buitendienst moeten regelmatig op de hoogte gebracht worden van de stand van zaken. Overigens de rest van de gemeentelijke organisatie ook maar de frequentie daarvan zou lager kunnen liggen. Verder is van belang de verantwoordelijk wethouder en het MT goed op de hoogte te houden. Dit wordt gedaan door de regelmatig bij te praten en door de stuurgroep overleggen die er zijn. Verdere uitwerking van de communicatie moet nog plaatsvinden Activiteiten en inzet Activiteit Stuurgroep Projectgroep Werkgroep Kwaliteit buitenruimte bepalen (voorbereiding, beoordelen, rapportage) (uitbesteed aan Cyber) Aankondiging uitvraag aan drie partijen: brief opstellen Document met globale gegevens opstellen Globale gegevens verzamelen : memo uitgangspunten, budget, werkzaamheden, hoeveelheden, fte s, kwaliteit, onzekerheden, arbeidsvoorwaarden, inzet SW Versturen aankondiging Opstellen gunningscriteria Bespreken gunningscriteria Gunningsdocument opstellen Gegevens verzamelen werkzaamheden, kwaliteit, hoeveelheden, grote van de opdracht, begroting, fte s, onzekerheden, inzet SW Gunningsdocument versturen Vergelijken arbeidsvoorwaarden potentiële partners Frictiekosten bepalen Budget dat overgaat bepalen: ontvlechten begroting, juiste formatie met bijbehorend budget, tractie, vastgoed, materiaal, waarde doorlopende contracten die meegaan Inzicht in contracten die niet doorlopen maar waarvan potentiële partner wel het werk moet doen Planning maken voor rechtsvorm waarbij het werk 1 op 1 gegund kan worden aan samenwerkingspartner. Plan van aanpak transitie buitendienst gemeente Borne 6

7 Beantwoorden vragen van potentiële partner Toelichting kwaliteit Het zal van de deelnemers in de werkgroep en de projectgroep in deze fase gemiddeld 1 dag per week kosten een en ander is afhankelijk van de informatie die reeds aanwezig is. 4 Keuze samenwerkingspartner 4.1 Keuze proces De wijze waarop de keuze van de partner gemaakt wordt zal opgenomen worden in het document van de uitvraag. De keuze zal aan de hand van het scoren op een aantal criteria (die nog vastgelegd worden) worden gemaakt. Diegene die de hoogste score heeft zal de samenwerkingspartner worden. De criteria zullen zowel hard als zacht zijn. De keuze zal bezegeld worden met een intentieovereenkomst die nog ruimte biedt om het geheel niet door te laten gaan als in de verdere uitwerking of in het bestuurlijke beslissingstraject toch nog onoverkomelijke obstakels ontstaan. Onderdeel van de beoordeling van de potentiële partners is een bedrijfsbezoek. De informatie en het gevoel dat daar wordt opgedaan zal meegenomen worden in de beoordeling van de aanbiedingen. De bedrijfsbezoeken worden georganiseerd door de potentiële samenwerkingspartners. De aanbiedingen worden beoordeeld door een beoordelingscommissie. De beoordeling moet half juli afgerond zijn. Het bedrijfsbezoek wordt gepland op het moment dat de potentiële samenwerkingspartners vrijwel klaar zijn met hun aanbieding en derhalve een goed beeld hebben wat ze Borne kunnen bieden. De mensen die in de projectorganisatie zitten zullen de bedrijfsbezoeken afleggen. Na het beoordelen van de potentiele samenwerkingspartners zal de keuze op 1 partner vallen. Hiermee zal een intentieovereenkomst gesloten worden waarin staat de binnen bepaalde randvoorwaarden aan het eind van het jaar de definitieve dienstverleningsovereenkomst gesloten wordt. 4.2 Activiteiten en inzet Activiteit Stuurgroep Projectgroep Werkgroep Samenstellen beoordelingscommissie Doornemen concept aanbiedingen Stellen van vragen door Borne aan potentiele parijen Bedrijfsbezoeken organiseren: brief schrijven, vervoer, kort afstemmen met partij Bedrijfsbezoeken afleggen x +OR+SWB Doornemen en beoordelen definitieve aanbieding Beoordelingsrapport maken Beoordelingsrapport bespreken met stuurgroep Beoordelingsrapport bespreken met projectorganisatie x Plan van aanpak transitie buitendienst gemeente Borne 7

8 Eindadvies MT opstellen Intentieovereenkomst opstellen x Intentieovereenkomst ondertekenen De bedrijfsbezoeken zullen ongeveer 1,5 dag in beslag nemen. De projectgroepleden ongeveer 0,5 dag extra en de mensen die de aanbiedingen beoordelen 1 dag extra. Daarnaast is er nog capaciteit nodig om de documenten te maken. 5 Voorbereiding overgang buitendienst 5.1 Beschrijving In deze fase wordt door beide partijen de DVO ontwikkeld. Hierbij zullen de werkzaamheden, overleggen, planningen, kwaliteitscontrole, grijze gebieden en onzekerheden zoveel mogelijk uitgewerkt worden. Tevens wordt in deze fase voor een rechtsvorm gezorgd waarbij 1 op 1 aanbesteed mag worden aan de overnemende partij. OR, GO en bestuur zullen in deze fase de transitie naar de gekozen partner beoordelen en als het goed is goedkeuren. Ten behoeve van regievoeren zal geïnventariseerd worden wat dit berekent voor het takenpakket van mensen binnen de gemeentelijke organisatie en zal geïnventariseerd worden of de mensen 5.2 Activiteiten en inzet Activiteit Stuurgroep Projectgroep Werkgroep Uitwerken werkzaamheden, inzet SW, prestatie eisen, randvoorwaarden werkzaamheden voor minimaal 90% bekend Opstellen monitoringplan Uitwerken soorten en inhoud overleggen tussen gemeente Borne en samenwerkingspartner Soorten rapportages uitwerken Werkplannen uitwerken Procedures bekend: m.n. niet planbaar werk Inventariseren interne taken Opstellen benodigde competenties Interne taken Inzicht in opleidingsbehoeften Opstellen/aanpassen sociaal statuut DVO opstellen: algemene artikelen, bijzondere artikelen, bijlagen Bewaken voortgang, problemen oplossen en communicatie Plan van aanpak transitie buitendienst gemeente Borne 8

9 In deze periode zal gemiddeld een halve dag in de week besteed moeten worden door de werkgroepleden aan het uitwerken van de DVO. 6 Implementatie In deze fase worden de taken en verantwoordelijkheden zoals die na 1 januari 2013 gaan gelden concreet gemaakt. Daarnaast wordt een begin gemaakt met de eventueel benodigde opleidingen om aan de eisen van de vernieuwde taken en verantwoordelijkheden te kunnen voldoen. In deze fase wordt vanuit de samenwerkingspartner alles gedaan wat nodig is om de buitendienst per 1 januari te kunnen laten werken en aan te kunnen sturen. De concrete activiteiten die in deze fase nodig zijn zullen in de loop van de voorbereidingsfase bepaald worden 7 Bestuurlijke besluitvorming Het proces om een besluit van de raad te krijgen op 18 december ligt vast. Deze tijdstippen zijn in de planning opgenomen. In de periode voorafgaand aan dit besluit zal het college en de raad geïnformeerd worden door de stuurgroep. 8 Planning De planning is opgenomen in bijlage 3 Plan van aanpak transitie buitendienst gemeente Borne 9