VERBETERPLANNEN KWALITEITS- CRITERIA 2.1

Transcriptie

1 JAARCONGRES VBWTN 2013 VERBETERPLANNEN KWALITEITS- CRITERIA 2.1 Robert Forkink, Oranjewoud Han van den Broeke, Yacht 24 oktober 2013

2 EVEN VOORSTELLEN Han van den Broeke Yacht Robert Forkink Oranjewoud

3 SAMENWERKING

4 PROGRAMMA 1. Introductie Kwaliteitscriteria Hoezo Verbeteren? 3. Inrichten van de projectorganisatie 4. Hoe analyseer je de Zelfevaluatie 5. Bestemmen van de ontwikkelpunten 6. Risico s 7. Inhoud van Ontwikkelplan 8. Ervaringen, tips en trucs 9. Afsluiting

5 INTRODUCTIE KWALITEITSCRITERIA Vraagje: Wie weet wat de kwaliteitscriteria 2.1 inhouden?

6 INTRODUCTIE KWALITEITSCRITERIA 2.1 Minimale kwaliteit van de uitvoering van de VTH-taken Geldt voor alle instanties die belast zijn met de VTH-taken Betreft de taakvelden (5.1 Wabo) milieu, bouw, RO, monumenten, natuurbescherming, flora & fauna, water) Opgebouwd uit: - kritische massa - proces - inhoud Wettelijke borging; planning (Wabo Omgevingswet) Voor deze datum moet aan de kwaliteitscriteria worden voldaan Vrijwillig maar niet vrijblijvend

7 INTRODUCTIE KWALITEITSCRITERIA 2.1 Fasering: 1. Startmeting / zelfevaluatie (maart mei 2013) 2. Verbeterplan (juni september 2013) 3. Professionaliseren (oktober 2013 oktober 2014) 4. Eindmeting (november december 2014) 5. Kwaliteitsborging (vanaf 2015)

8 HOEZO VERBETEREN? Verbeteren heeft een negatieve lading Slecht vertrekpunt, zowel ambtelijk als bestuurlijk Kwaliteitscriteria doen recht aan de beroepsgroep Oprichten omgevingsdiensten -> nieuwe rol gemeenten Waarom noemen we het niet een ontwikkelplan?

9 INRICHTEN PROJECTORGANISATIE Samenstelling Richt een projectgroep op met werkgroepen Samenstelling met voldoende vertegenwoordiging (management, milieu, RO, bouwen, gebruik) Haak de Omgevingsdienst en Veiligheidsregio aan Rolverdeling (projectleider, werkgroepleiders) voorbeeld: Projectgroep Projectleiding, bestuurlijke- en provinciale contacten Werkgroep 1 Beleid & Programmering Werkgroep 2 Monitoring, evaluatie en rapportage Werkgroep 3 Kwaliteitszorg

10 VEILIGHEIDSREGIO IN HET VERBETERPLAN? WAAROM? Advisering brandveiligheid omgevingsvergunning bouwen; Advisering brandveiligheid omgevingsvergunning/meldingen milieu; Advisering omgevingsvergunning gebruik/melding; Regulier toezicht en handhaving gebruik Advisering Ruimtelijke Ordening Advisering Externe veiligheid

11 INRICHTEN PROJECTORGANISATIE Aandachtspunten Start en eindpunt bepalen Mandaat en afstemming met bestuur en management Middelen ( + tijd) Vergaderstructuur (planning, mijlpalen) Communicatie (intern, extern)

12 ANALYSE ZELF-EVALUATIE Vraagje: Invulling Zelfevaluatie; Is groen ook echt groen?

13 ANALYSE ZELFEVALUATIE Procescriteria Centraal staat het begrip aantoonbaarheid Wat betekent dat? - gedocumenteerd (evt. best. vastgesteld) - verifieerbaar (audit / controle) - actueel

14 ANALYSE ZELFEVALUATIE Inzoomen op procescriteria Vergunningverlening en meldingen Toezicht & Handhaving

15 ANALYSE ZELFEVALUATIE Procescriteria

16 ANALYSE ZELFEVALUATIE Start met het doornemen van Deel C van de Kwaliteitscriteria 2.1 Zodat je weet wat de opdracht is (moet/mag) Zelfevaluatietool (weergave = te simplistisch) De VRAAG is telkens; waar zit de verbetering / verandering?

17 ANALYSE ZELFEVALUATIE Rapportage en evaluatie Verantwoordingscyclus werkt niet Nieuwe criteria t.a.v. Vergunningverlening Bestaande criteria (2005 / 2010) t.a.v. Toezicht & Handhaving Belangrijk onderdeel (lerend vermogen) Bestuurlijke dekking Marketing!

18 ANALYSE ZELFEVALUATIE Probleemanalyse Nieuw: criteria t.a.v. Vergunningverlening bestaande bouw t.a.v. Toezicht & Handhaving gebruik Afstemming met Omgevingsdienst en / of Veiligheidsregio Inspiratie CKB 2012 VCM Risicomodule Jaarlijkse actualisatie, directe link met monitoring en evaluatie

19 ANALYSE ZELFEVALUATIE Strategisch beleidskader Prioriteiten & doelen: Risico s Ambities Richting Vastleggen capaciteit in begroting Vastleggen benodigde financiële middelen in begroting (let op: > dan capaciteit) Ook bij de overdracht naar Omgevingsdienst en Veiligheidsregio

20 ANALYSE ZELFEVALUATIE Operationeel beleidskader Nieuw t.a.v. Vergunningverlening Afwijkingen / ontheffingen Toetsingsbeleid (objectieve criteria) Inspiratie CKB 2012 en VCM (ook Milieu) Bestaande criteria t.a.v. Toezicht & Handhaving Toezichtstrategie (uniek) Aansluiten bij landelijke en provinciale afspraken (sanctie en gedoog) Inspiratie Provinciale strategie Overijssel Afstemming met Omgevingsdienst en Veiligheidsregio

21 ANALYSE ZELFEVALUATIE Planning & Control Nieuw t.a.v. Vergunningverlening Centraal staat het Uitvoeringsprogramma Onderdeel van het DVO met de Omgevingsdienst en met de Veiligheidsregio (regievoerende opdrachtgever) Scheiding functies / roulatie / bevoegdheden en bereikbaarheid Kwaliteitsborging (nieuw) Systematiek Beleid (kader) Audits / leveranciersbeoordeling (jaarlijks) Omgevingsdienst Veiligheidsregio Private uitbesteding

22 ANALYSE ZELFEVALUATIE Monitoren Nieuw t.a.v. Vergunningverlening Systematiek Relatie met prioriteiten, doelen, programma en evaluatie Afstemming met Omgevingsdienst en Veiligheidsregio

23 BESTEMMEN ONTWIKKELPUNTEN Werkwijze projectgroep Stel een overzicht van de verbeterpunten op Maak een logische ordening / clustering naar thema van de kwaliteitscriteria Maak onderscheid in vergunningverlening en toezicht & handhaving Maak een tijdinschatting / -planning Zie toe op de volgtijdelijkheid van de criteria

24 BESTEMMEN ONTWIKKELPUNTEN Benoemen van de werkgroepen, afhankelijk van: Uitkomsten zelfevaluatie (clustering) Omvang van de organisatie Aard en omvang van de probleemstelling Verder invullen van de projectgroep Bestuurlijk en managementdeel - Zijn nog niet altijd betrokken in het verbeterproces

25 BESTEMMEN ONTWIKKELPUNTEN Inschatten van: Tijd Middelen Wie? Intern / extern Mijlpalen Producten eindbeelden Quickwins Communicatie Monitoring / evaluatie = basis voor Ontwikkelplan

26 RISICO S Inschatten van risico s Lange termijn Korte termijn Denk hierbij aan Mensen Geld Kennis Politiek Wettelijke ontwikkelingen Ambities

27 RISICO S Wegen en afwegen Wel / niet beïnvloedbaar? Ernstig of niet? Welke maatregelen worden getroffen?

28 ONTWIKKELPLAN INHOUDSOPGAVE 1. Besluitvorming (bestuurlijke vaststelling) 2. Inleiding Aanleiding Doelstelling Kaderstelling; reikwijdte; begin- eindtijd Leeswijzer 3. Analyse van de zelfevaluatie Gegenereerde individuele rapportage Eindconclusie (wel / niet voldoen) Oplossing / verbeteringen Ordening / clustering

29 ONTWIKKELPLAN INHOUDSOPGAVE 4. Projectorganisatie Projectgroep Taakverdeling Administratie Mandaat 5. Verbeterproces Samenvatting tabellen - werkbladen Overzicht clusteringen Risico s (korte- en lange termijn) Planning (voortgang, mijlpalen, evaluatie) Communicatie (wie, wat, wanneer, hoe)

30 ERVARINGEN TIPS EN TRUCS De TIEN van HAN & ROBERT: 1. Pak als gemeente je regisserende / opdrachtverlenende rol 2. Valideer je zelfevaluatie; het is je vertrekpunt 3. Betrek meteen de 4 e kolom, Gebruik, in je ontwikkelplan 4. Informeer tijdig en regelmatig je bestuurder en management 5. Hou je provinciaal regisseur aangesloten

31 ERVARINGEN TIPS EN TRUCS 6. Schuif grote investeringen op het gebied van kritieke massa, in overleg met je provinciaal regisseur, zoveel mogelijk vooruit 7. Werk volgens het ontwikkelplan met eindbeelden; zie het als een dynamisch plan dat continu bijstelling behoeft 8. Gun je werkgroep een Quickwin, goed voor enthousiasme / spirit 9. Plan de benodigde bijeenkomsten vooraf in agenda s 10. Doe het niet omdat het verplicht is, maar omdat je zelf een professionele werkomgeving wil

32 BEDANKT VOOR UW AANDACHT Heeft u vragen? Succes met de uitwerkingen! Tot ziens Robert Forkink Han van den Broeke