AUDITPLAN KWALITEITSCRITERIA EXTERNE VEILIGHEID

Transcriptie

1 AUDITPLAN KWALITEITSCRITERIA EXTERNE VEILIGHEID

2 AUDITPLAN KWALITEITSCRITERIA EXTERNE VEILIGHEID Doel van de Audit Criteria Aandachtsgebieden Opzet van de audit

3 o o o o o o o o o Uitvoering audit Opmerking: De eerste keer dat een audit wordt uitgevoerd omvat deze alle aspecten. Bij een meerjaren auditcyclus hoeven niet alle aspecten jaarlijks aan bod te komen, maar kunnen een of meerdere aspecten diepgaand worden beoordeeld. Documenten Het auditteam wil tijdens de audit een aantal documenten inzien. Wij verzoeken u daarom deze documenten tijdens de audit paraat te hebben of voorafgaand aan de audit aan ons toe te zenden. Het betreft de volgende documenten:

4 Betrokkenen Close out en rapportage

5 Bijlagen

6 Bijlage 1 Bijlage 1 Flowchart uitvoering audit

7 Bijlage 2 Bijlage 2 Format intern onderzoek Vooronderzoek kwaliteitscriteria ten behoeve van de kruisaudit kwaliteitscriteria

8 Bijlage 2 Opzet onderzoek

9 Bijlage 2 Strategisch beleid Er is beleid vastgesteld beleid waarin de visie, ambities en acties op het gebied van externe veiligheid zijn opgenomen. Het beleidskader is vertaald naar de structuurvisie ruimtelijke ordening en de belangen op het thema externe veiligheid zijn hierin vertaald.

10 Bijlage 2 Operationeel beleid Er is beleid vastgesteld op de uitvoering van EVtaken. Hierin zijn de visie, ambities en acties meegenomen. In dit beleid zijn in ieder geval de volgende EVtaken opgenomen: 1. Beheer van de risicoinformatie van stationaire risicobronnen, transportroutes en vliegbewegingen bij luchthavens, waarvoor de registratieverplichting geldt conform weten regelgeving. 2. Beoordeling van het aspect externe veiligheid in omgevingsvergunningen. 3. Handhaving en toezicht op het aspect externe veiligheid. 4. Beoordeling van het aspect externe veiligheid in bestemmingsplannen. 5. Verantwoording van het groepsrisico (inclusief bestuurlijke afweging). 6. Oplossen van (latente) saneringssituaties. 7. Uitvoering van risicocommunicatie waarbij externe veiligheid een onderdeel vormt. Het aspect externe veiligheid is verankerd in overig uitvoeringsbeleid (zoals verkeersbeleid, beleid openbare orde en veiligheid, bedrijventerreinenbeleid, economische beleid, ruimtelijke ordeningsbeleid, milieubeleid, etc.).

11 Bijlage 2 De veiligheidsregio s beschikken over een vastgesteld vierjarenbeleidsplan, crisisplan en rampenbestrijdingsplannen. Externe veiligheid vormt een onderdeel van deze plannen. De veiligheidsregio s beschikken over een vastgesteld risicocommunicatieplan. Externe veiligheid vormt een onderdeel van dit plan. De provincie ontwikkelt interbestuurlijk toezicht waarin externe veiligheid is opgenomen zodra dit formeel is geregeld.

12 Bijlage 2 Planning en control De noodzakelijke capaciteit en financiële middelen zijn geborgd om de EVtaken te kunnen uitvoeren en de gestelde ambities te kunnen bereiken door het uitvoeren van de opgenomen acties. De expertise op het vlak van EV voldoet aan de kwaliteitscriteria EV zoals opgenomen in de notitie Uitvoering met Ambitie kwaliteitscriteria 2.1 voor vergunningverlening, toezicht en handhaving krachtens de Wabo. Voor externe veiligheid zijn 6 taken opgenomen in de maatlat. Het betreft: 1. Inbrengen aspecten externe, en procesveiligheid in het kader van vergunningverlening, toezicht en handhaving en het nemen van een afwijkingsbesluit (inclusief toepassing PGS richtlijnen). 2. Het bijhouden van de EVsituatie (risicokaart). 3. Vaststellen EVsituatie op basis van de Risiconormering vervoer gevaarlijke stoffen (relatie kunnen leggen tussen risicobronnen en ruimtelijke situatie en ontwikkelingen). 4. Toetsen ontvankelijkheid kwantitatieve risicoanalyse (QRA) en het inhoudelijk beoordelen van het resultaat van een QRA. 5. Maken van QRA's in het kader van Bevi (Besluit externe veiligheid inrichtingen), RNVGS (Risiconormering vervoer gevaarlijke stoffen, Buisleidingen). Advisering ten aanzien van verantwoorden groepsrisico (inclusief beheersmaatregelen).

13 Bijlage 2 Er is een EV of milieuadviseur aanwezig die als verbindende schakel fungeert tussen de taakvelden en EVspecialisten. De (basis)kennis is aanwezig om de relevantie van EV in een dossier te kunnen bepalen en de implicaties van een EVadvies volwaardig mee te kunnen nemen in de afweging.

14 Bijlage 2 De aanwezige EVdeskundigen, die bestuurlijk of ambtelijk adviseren, beschikken over de juiste competenties, waaronder inlevingsvermogen, integraal denken en werken, en oplossingsgerichtheid. Voorbereiden Het aspect EV is geborgd in de werkprocessen. Dit betekent dat de uitvoering van de EVtaken en de samenwerking tussen alle benodigde interne vakdisciplines betrokken bij het aspect EV zijn geborgd.

15 Bijlage 2 Er is een heldere rolverdeling in verantwoordelijkheden en taken van proceseigenaren en EVdeskundigen. Er is geborgd dat er voldoende expertise beschikbaar is in de diverse werkprocessen.

16 Bijlage 2 De EVspecialisten kunnen onafhankelijk toetsen, ofwel een zuiver risicobeeld schetsen. Dat wil zeggen niet bij voorbaat al ingeperkt of ingekleurd door politieke preferenties of financiële afwegingen. Binnen de organisatie is EVdeskundigheid op de locatie beschikbaar om basiskennis en ervaringsopbouw te ontwikkelen. Afstemming ten aanzien van externe veiligheid is geborgd

17 Bijlage 2 Uitvoering Uitvoering wordt gegeven aan de volgende EVtaken: Monitoring De kwaliteitscriteria zoals genoemd in het Programma Brabant Veiliger worden gemonitord.

18 Bijlage 2 Rapportage, evaluatie en bijsturing Jaarlijks wordt aan de hand van de monitoring beoordeeld in hoeverre binnen de eigen organisatie voldaan wordt aan de kwaliteitscriteria en in hoeverre bijsturen binnen de organisatie noodzakelijk is. Nieuwe of gewijzigde wet en regelgeving op EVgebied wordt en borgt deze in eigen beleid en uitvoering. Strategisch beleid wordt bijgesteld indien uit de monitoring blijkt dat dit noodzakelijk is of wanneer actualisatie wettelijk gezien noodzakelijk is. De provincie rapporteert jaarlijks de Brabantse voortgang op de kwaliteitscriteria zoals genoemd in het Programma Brabant Veiliger

19 Bijlage 3 Bijlage 3 Vragen per onderwerp A. Strategisch beleidskader: B. Uitleg over beleid ev: C. Taken en bevoegdheden D. Personeel E. Toezicht en handhavingsplan F. EV bij omgevingsdienst

20 Bijlage 3 G. Risicocommunicatie H. PDCA yclus Beoordelingsaspecten:

21 Bijlage 4 Bijlage 4 Agenda audit o o o o o o o o o o

22 Bijlage 5 Bijlage 5 checklist audit (bevindingen) Nr. criterium ja nee Opmerkingen Verantwoordelijke/ Organisatieonderdeel 1. Strategisch beleid De organisatie heeft een strategisch beleidskader vastgesteld waarin de visie, ambities en acties op het gebied van externe veiligheid (EV) zijn opgenomen. Dit beleidskader is vertaald naar concrete doelen op het gebied van externe veiligheid Nr. criterium ja nee Opmerkingen Verantwoordelijke/ Organisatieonderdeel 2. Operationeel beleid Planning realisatie/ Reden niet realiseren Planning realisatie/ Reden niet realiseren Beheer van de risicoinformatie van stationaire risicobronnen waarvoor de registratieverplichting geldt conform weten regelgeving Beoordeling van het aspect externe veiligheid in omgevingsvergunningen Handhaving en toezicht op het aspect externe veiligheid Beoordeling van het aspect externe veiligheid in bestemmingsplannen Verantwoording van het groepsrisico Oplossen van (latente) saneringssituaties Uitvoeren van risicocommunicatie waarbij EV een onderdeel Beoordelen van het aspect externe veiligheid in de Structuurvisie Ruimtelijke Ordening (RO).

23 Bijlage 5 Nr. criterium ja nee Opmerkingen Verantwoordelijke/ 3. Planning & control De organisatie heeft alle noodzakelijke capaciteit en financiële middelen geborgd om de EVtaken te kunnen uitvoeren en de gestelde ambities te kunnen bereiken door het uitvoeren van de opgenomen acties. De expertise op het vlak van EV bij de organisatie voldoet aan de kwaliteitscriteria EV zoals opgenomen in de maatlat externe veiligheid en de eindrapportage ontwikkeling kwaliteitscriteria transitieprogramma (KPMG). Criteria zoals opgenomen in Maatlat EV Inbrengen aspecten externe, en procesveiligheid in het kader van vergunningverlening, toezicht en handhaving en het nemen van een afwijkingsbesluit (inclusief toepassing PGS richtlijnen). Het bijhouden van de EVsituatie (risicokaart). Vaststellen EVsituatie op basis van de Risiconormering vervoer gevaarlijke stoffen (relatie kunnen leggen tussen risicobronnen en ruimtelijke situatie en ontwikkelingen). Toetsen ontvankelijkheid kwantitatieve risicoanalyse (QRA) en het inhoudelijk beoordelen van het resultaat van een QRA. Maken van QRA's in het kader van Bevi, Bevb, Bevt (RNVGS) Advisering ten aanzien van verantwoorden groepsrisico (inclusief beheersmaatregelen). Organisatieonderdeel Planning realisatie/ Reden niet realiseren

24 Bijlage 5 Nr. criterium ja nee Opmerkingen Verantwoordelijke/ Organisatieonderdeel 3. Planning & control Bij de organisatie is een EV of milieuadviseur aanwezig die als verbindende schakel fungeert tussen de taakvelden en EVspecialisten. Bij de organisatie is de (basis)kennis aanwezig om de relevantie van EV in een dossier te kunnen bepalen en de implicaties van een EVadvies volwaardig mee te kunnen nemen in de afweging. De aanwezige EVdeskundigen die bestuurlijk of ambtelijk adviseren bij de organisatie, beschikken over de juiste competenties, waaronder inlevingsvermogen, integraal denken en werken, en oplossingsgerichtheid. Nr. criterium ja nee Opmerkingen Verantwoordelijke/ Organisatieonderdeel 4. Voorbereiden De organisatie heeft het aspect EV geborgd in de werkprocessen. Dit betekent dat de uitvoering van de EVtaken en de samenwerking tussen alle benodigde interne vakdisciplines betrokken bij het aspect EV zijn geborgd. Binnen de organisatie is een heldere rolverdeling in verantwoordelijkheden en taken van proceseigenaren en EVdeskundigen. De organisatie heeft geborgd dat er voldoende expertise beschikbaar is in de diverse werkprocessen. Planning realisatie/ Reden niet realiseren Planning realisatie/ Reden niet realiseren

25 Bijlage 5 Nr. criterium ja nee Opmerkingen Verantwoordelijke/ Organisatieonderdeel 4. Voorbereiden De EVspecialisten kunnen onafhankelijk toetsen, ofwel een zuiver risicobeeld schetsen. Dat wil zeggen niet bij voorbaat al ingeperkt of ingekleurd door politieke preferenties of financiële afwegingen. Bij de organisatie is EVdeskundigheid op de locatie beschikbaar om basiskennis en ervaringsopbouw te ontwikkelen. Afstemming ten aanzien van externe veiligheid is geborgd. Planning realisatie/ Reden niet realiseren

26 Bijlage 5 Nr. criterium ja nee Opmerkingen Verantwoordelijke/ 5. Uitvoering De organisatie geeft uitvoering aan de EVtaken: Organisatieonderdeel Planning realisatie/ Reden niet realiseren In omgevingsvergunningen is het aspect externe veiligheid meegenomen. De omgevingsvergunningen worden gehandhaafd op het aspect externe veiligheid. Deze taak wordt sedert 2013 uitgevoerd door de omgevingsdienst. In de opdrachtverlening wordt geborgd dat het aspect externe veiligheid wordt meegenomen in de omgevingsvergunningen. In verkeersbesluiten wordt het aspect externe veiligheid meegenomen. Bij evenementen wordt het aspect externe veiligheid meegenomen. Het aspect externe veiligheid wordt meegenomen bij planontwikkeling en bestemmingsplannen. Verantwoording van het groepsrisico in die gevallen dat dat vereist is. Bij elke verantwoording van het groepsrisico vindt een bewuste bestuurlijke afweging en besluitvorming plaats van risico s in de relatie tot de omvang van rampen.

27 Bijlage 5 Nr. criterium ja nee Opmerkingen Verantwoordelijke/ 5. Uitvoering Organisatieonderdeel Planning realisatie/ Reden niet realiseren Nr. criterium ja nee Opmerkingen Verantwoordelijke/ 6. Monitoring Organisatieonderdeel Planning realisatie/ Reden niet realiseren Nr. criterium ja nee Opmerkingen Verantwoordelijke/ 7. Evaluatie en bijsturing Organisatieonderdeel Planning realisatie/ Reden niet realiseren

28 Bijlage 6 Bijlage 6 Presentatie close out Close out Toets kwaliteitscriteria Toetsing kwaliteitscriteria Doel: 1. Vaststellen of voldaan wordt aan de kwaliteitscriteria voor externe veiligheid 2. Wederzijdse opbouw en uitwisseling van kennis Opzet audit 1. Audit team afkomstig van Gemeente.. Provincie.. Omgevingsdienst. Begeleider 2. Planning toets en maken afspraken 3. Toetsing per onderdeel Big 8 door: Interviews Beoordeling documenten Elementen Big 8 1. Strategisch beleidskader 2. Operationeel beleidskader 3. Planning en control 4. Voorbereiding 5. Uitvoering 6. Monitoring 7. Evaluatie en raoortage Constateringen/bevindingen: Strategisch beleidskader Positieve constateringen Aandachtspunten Tekortkomingen

29 Bijlage 6 Constateringen/bevindingen: Operationeel beleidskader Positieve constateringen Aandachtspunten Tekortkomingen Constateringen/bevindingen: Planning & controle Positieve constateringen Aandachtspunten Tekortkomingen Constateringen/bevindingen: Voorbereiding Positieve constateringen Aandachtspunten Tekortkomingen Constateringen/bevindingen: Uitvoering Positieve constateringen Aandachtspunten Tekortkomingen Constateringen/bevindingen: Monitoring Positieve constateringen Aandachtspunten Tekortkomingen

30 Bijlage 6 Constateringen/bevindingen: Evaluatie & rapportage Positieve constateringen Aandachtspunten Tekortkomingen Opvolging Plan van aanpak Interne audit Opmerkingen Vragen?

31 Bijlage 7 Bijlage 7 Format auditrapport Verslag audit Auditonderwerp: Kwaliteitscriteria externe veiligheid Datum verslag:

32 Samenvatting: In opdracht van de [opdrachtgever] is door een auditteam bestaande uit medewerkers van [organisatie waaruit mederwerkers afkomstig zijn] een audit uitgevoerd. Doel van de audit is te beoordelen in hoeverre [opdrachtgever] voldoet aan de kwaliteitseisen voor de uitvoering van de taken op het gebied van externe veiligheid. De kwaliteitscriteria zijn vastgelegd in hoofdstuk 4 van het Programma Brabant Veiliger Uitvoeringsprogramma Door [opdrachtgever] is ddmmjjjj een verklaring afgegeven dat voldaan wordt aan de genoemde kwaliteitscriteria. Het auditteam heeft een goed beeld kunnen krijgen van de mate waarin wordt voldaan aan de kwaliteitscriteria. De audit heeft in een goede en open sfeer plaatsgevonden. Het beeld is [algemeen beeld auditteam]. De kwaliteitscriteria volgen uit het big 8 model. Binnen dit model moet de cyclus plan do check act worden doorlopen. [beoordeling plandocheckact]. Verbeteractie worden aanbevolen voor de volgende onderwerpen: [verbeteracties opsommen] 32

33 Inhoudsopgave 1. Gegevens audit blz. 2. Auditprogramma blz. 3. Bevindingen blz. 4. Resultaten blz. 5. Conclusie blz. 33

34 1. Gegevens audit Auditdag(en): ddmmjjjj Closeout: ddmmjjjj Auditors: naam 1 (organisatie 1), naam 2 (organisatie 2), naam n (organisatie n) Begeleider audit vanuit [opdrachtgever]: naam. Doel van de audit is te beoordelen in hoeverre de [opdrachtgever] voldoet aan de kwaliteitseisen voor de uitvoering van de taken op het gebied van externe veiligheid. De kwaliteitscriteria zijn vastgelegd in hoofdstuk 4 van het Programma Brabant Veiliger Uitvoeringsprogramma s Door de [opdrachtgever is op ddmmjjjj] een verklaring afgegeven dat voldaan wordt aan de genoemde kwaliteitscriteria. 2. Auditprogramma In onderstaande tabel wordt een overzicht gegeven van uitgevoerde interviews. 1 e auditdag ddmmjjjj auditors: tijdstip geïnterviewde functie onderwerp 2 e auditdag ddmmjjjj auditors: tijdstip geïnterviewde functie onderwerp 34

35 3. Bevindingen In dit hoofdstuk zijn de bevindingen per interview weergegeven. Bij elke bevinding is aangegeven op welk onderdeel van de kwaliteitscriteria de bevinding betrekking heeft. Per bevinding zijn de beoordeling en geadviseerde actie vermeld. De beoordeling is weergegeven als: + : in orde/geregeld, /+ : niet in orde, maar actie is reeds ingezet, +/ : geregeld, maar geadviseerd wordt situatie nader te beschouwen, : niet in orde, verbeteractie is nodig. Bij elke actie is vermeld of deze betrekking heeft op: documentatie (D), geschiktheid (S) of implementatie (I). Geïnterviewde: Onderwerp bevinding Beoordeling/actie Geïnterviewde: Onderwerp bevinding Beoordeling/actie 35

36 Geïnterviewde: Onderwerp bevinding Beoordeling/actie Geïnterviewde: Onderwerp bevinding Beoordeling/actie Geinterviewde Onderwerp bevinding Beoordeling/actie 36

37 4. Resultaten In dit hoofdstuk zijn de resultaten van dit audit vermeld gerelateerd aan de kwaliteitscriteria zoals die zijn vastgelegd in hoofdstuk 4 van het Programma Brabant Veiliger Uitvoeringsprogramma De criteria zijn ontleend aan de zogenaamde big 8 model. Dit model omvat 7 stappen: strategisch beleidskader, operationeel beleidskader, planning en control, voorbereiding, uitvoering, monitoring en evaluatie en rapportage. Iedere stap doorloopt een plan do check act cyclus. Door het herhaald doorlopen van de cyclus wordt een continue verbetering van de prestaties gerealiseerd. De cyclus moet daarvoor wel gesloten zijn. Per stap is aangegeven wat goed is geregeld (plus) en welke aandachtspunten er zijn. Per aandachtspunt zijn aanbevelingen vermeld. 1. Strategisch beleidskader plus aandachtspunt aanbeveling 2. Operationeel beleidskader plus aandachtspunt aanbeveling 37

38 3. Planning en control plus aandachtspunt aanbeveling 4. Voorbereiding plus aandachtspunt aanbeveling 5. Uitvoering plus aandachtspunt aanbeveling 38

39 6. Monitoring plus aandachtspunt aanbeveling plus 7. Evaluatie en rapportage aandachtspunt aanbeveling 5. Conclusie Het auditteam heeft een goed beeld kunnen krijgen van de mate waarin wordt voldaan aan de kwaliteitscriteria. De audit heeft in een goede en open sfeer plaatsgevonden. Het beeld is [algemeen beeld auditteam]. De kwaliteitscriteria volgen uit het big 8 model. Binnen dit model moet de cyclus plan do check act worden doorlopen. [beoordeling plandocheckact]. Verbeteractie worden aanbevolen voor de volgende onderwerpen: [verbeteracties opsommen] 39

40 40