Verbeterplan Implementatie Kwaliteitscriteria 2.1

Transcriptie

1 Verbeterplan Implementatie Kwaliteitscriteria 2.1 voor vergunningverlening, toezicht en handhaving krachtens de Wabo Datum: ODMH/BWT gemeente Gouda

2 Inleiding Voor een goede uitvoering van vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH) zijn door VNG, IPO en het Rijk (I&M) landelijke kwaliteitseisen ontwikkeld. Provincies en gemeenten zijn samen verantwoordelijk voor de kwaliteit van de VTH-taken. Met de in 2012 vastgelegde kwaliteitscriteria 2.1 zijn er afspraken gemaakt over de minimale kwaliteit van de uitvoering. Dit geldt zowel voor de taken die worden uitgevoerd door de Omgevingsdienst Midden-Holland als voor VTH-taken die gemeenten, provincies, waterschappen en rijksdiensten in eigen beheer uitvoeren. De kwaliteitscriteria 2.1 bevatten criteria voor kritische massa, inhoud én proces. De criteria voor kritische massa geven aan welke capaciteit, kennis en ervaring tenminste in de organisatie aanwezig moet zijn om de VTH-taken goed uit te voeren. De criteria voor de inhoud zien toe op het beleidskader voor het beoordelen en beslissen over omgevingsvergunning en handhavingstrajecten. De criteria voor het proces hebben betrekking op de wijze waarop prioriteiten worden gesteld en keuzes worden gemaakt, alsmede op de organisatorische condities en kwaliteitsborging. Nu de kwaliteitseisen zijn vastgesteld, gaat het er om dat er ook naar gewerkt gaat worden. Hiervoor is vanuit gemeenten en provincies een gezamenlijk opgezet implementatietraject gestart dat ongeveer twee jaar zal duren. Het doel van dit implementatieproces is dat vanaf 2015 uitvoeringsorganisaties een overeengekomen kwaliteitsniveau behalen en dit binnen hun organisatie geborgd hebben. De set met kwaliteitscriteria wordt wettelijk geborgd maar zal pas vanaf 1 januari 2015 worden toegepast. Tot die tijd krijgen de betrokken uitvoerders de gelegenheid om hun organisatie en inzet zo te regelen dat zij aan die criteria kunnen voldoen. De set geldt voor de VTH-taken met betrekking tot het bepaalde bij en krachtens de Wabo en de in artikel 5.1 Wabo genoemde wetten voor zover dat in die wetten is bepaald (dit betreft milieu, bouw, ruimtelijke ordening, monumenten, natuurbescherming, flora en fauna, water). De implementatie begint met een startmeting bij alle betrokken overheden. Voor de taken die door de Omgevingsdienst Midden-Holland worden uitgevoerd, is de startmeting door de ODMH uitgevoerd. De gemeente Gouda heeft de startmeting verricht voor haar betreffende taken op het gebied van ruimtelijke ontwikkeling. Voor dit doel is een landelijk hulpmiddel ontwikkeld, waarmee men zelf de eigen situatie in beeld kan brengen (de zogenaamde zelfevaluatietool VTH-kwaliteitscriteria of kortweg zelfevaluatietool). Na het in beeld brengen van de eigen situatie kan de betrokken overheid of RUD, indien nodig, zelf een verbeterplan opstellen, de voortgang monitoren en aan het eind van dit implementatietraject een eindmeting uitvoeren met hetzelfde hulpmiddel als waarmee de beginsituatie is bepaald. De betrokken overheid is er verantwoordelijk voor dat de kwaliteit wordt geborgd. Het afronden van het implementatietraject is namelijk het begin van het systematisch blijven voldoen aan de kwaliteitseisen en het verbeteren van de beleids- en uitvoeringscyclus. Vanaf 2015 moet de kwaliteit op niveau gehouden worden via onder meer collegiale toetsing en horizontale verantwoording. Ook blijft de zelfevaluatietool nog enige tijd beschikbaar. 2

3 Dit implementatietraject is vrijwillig, maar niet vrijblijvend. De provincies bevorderen, in overleg met gemeenten, de implementatie van de kwaliteitscriteria bij Omgevingsdiensten (Regionale uitvoeringsdiensten), gemeenten, provincies, waterschappen en rijksdiensten. De provincies hebben deze coördinerende procesrol op grond van paragraaf 5.2 van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht; deze rol is ook opgenomen in het wetsvoorstel VTH. Concreet betekent dit dat de provincies de implementatie en borging van de kwaliteitscriteria coördineren. In de in 2013 afgesloten bestuursovereenkomst interbestuurlijk toezicht tussen de gemeente Gouda en de provincie Zuid-Holland zijn onder meer afspraken vastgelegd over de wijze van verantwoording door de gemeente Gouda over het implementatietraject aan de provincie. Het implementatieproces VTH-kwaliteitscriteria kent de volgende fases: Fase 1 De startmeting (september 2013 oktober 2013) Het implementatietraject begint met het invullen van de zelfevaluatietool. Dit is een hulpmiddel waarmee organisaties hun eigen situatie in beeld kunnen brengen. De startmeting biedt inzicht in hoe de organisatie zich (eventueel met partners) verhoudt tot de VTH-kwaliteitscriteria 2.1. Op basis van de uitkomsten van deze startmeting weet men op welke punten de organisatie voldoet aan de kwaliteitscriteria en waar nog een verbeterslag nodig is. Fase 2 Het verbeterplan (oktober 2013 november 2013) Kunnen er nog verbeterslagen gemaakt worden, dan wordt hiervoor een verbeterplan opgesteld. Fase 3 Professionaliseren (november 2013 oktober 2014) In deze periode worden de verbeteringen doorgevoerd en in de organisatie geborgd. Fase 4 De eindmeting (november 2014 december 2014) Aan het eind van het verbetertraject wordt nogmaals de zelfevaluatietool ingevuld om te laten zien dat de organisatie voldoet aan de kwaliteitscriteria. Fase 5 Kwaliteitsborging (vanaf 2015) Hoewel het implementatietraject formeel is afgerond per 1 januari 2015, is er daarna natuurlijk ook nog aandacht voor kwaliteitsborging: het kwaliteitsniveau moet onderhouden worden. Het uitgangspunt hierbij is dat alle organisaties voor alle taken aan de kwaliteitseisen voldoen op 1 januari 2015 en dat het ieders taak en verantwoordelijkheid is om te zorgen dat dat zo blijft. Instrumenten die hierbij kunnen worden ingezet zijn bijvoorbeeld de collegiale toets en horizontale verantwoording. De zelfevaluatietool blijft nog enige tijd beschikbaar voor uitvoeringsorganisaties. De Omgevingsdienst Midden-Holland heeft de huidige uitvoeringskwaliteit tegen het licht gehouden door een zelfevaluatie (onderdeel bouwen, bijlage 1) aan de hand van de landelijke vragenlijst (zelfevaluatietool). De zelfevaluatie is toegepast op de taken ten aanzien van bouw- en woningtoezicht welke voor Bodegraven-Reeuwijk en Gouda en de provincie Zuid-Holland worden uitgevoerd. Deze taken zijn met behulp van de zelfevaluatie getoetst, waarbij een doorkijk is gemaakt naar de situatie na 1 januari 2014, wanneer de Bouw- en Woningtoezichttaken van de gemeenten Zuidplas en Waddinxveen eveneens zijn overgedragen naar de ODMH. Opgemerkt dient te worden dat de peildatum van de zelfevaluatie 1 oktober 2013 betreft, dat is vier maanden na de uitplaatsing van BWT naar de ODMH. Vanuit deze situatie is bepaald wat de ODMH/BWT nog moet organiseren om de kwaliteit en professionaliteit van de uitvoering van onze VTH-taken op het gewenste niveau te krijgen. Het resultaat hiervan is verwoord in dit verbeterplan. 3

4 In dit verbeterplan zijn de acties geformuleerd die redelijkerwijs waarborgen dat de uitvoering van de VTH-taken voor Bouw- en woningtoezicht per 1 januari 2015 aan het vereiste kwaliteitsniveau voldoet. In het plan wordt beschreven hoe de te realiseren verbeteringen worden aangepakt. Ook de gemeente Gouda heeft voor de zelfevaluatie (onderdeel ruimtelijke ordening) gebruik gemaakt van de landelijk ontwikkelde zelfevaluatietool. Het resultaat is verwoord in dit verbeterplan en bijlage 2. 4

5 Inhoud verbeterplan pagina Onderdeel Bouwen (ODMH/BWT) 6 Hoofdstuk 1: Hoofdstuk 2: Hoofdstuk 3: Hoofdstuk 4: Resultaten startmeting Verbetertraject 2.1 Procesbeschrijvingen 2.2 Kwaliteitsborging en KPI s 2.3 Informatiebeheer en informatie-uitwisseling 2.4 Communicatie 2.5 Benchmarking Borging Besluitvorming en communicatie Onderdeel Ruimtelijke Ordening (gemeente Gouda) 10 Hoofdstuk 1: Hoofdstuk 2: Hoofdstuk 3: Resultaten startmeting Verbetertraject Borging Hoofdstuk 4: Besluitvorming en communicatie Bijlagen: 11 Bijlage 1: Rapportage zelfevaluatie ODMH/BWT (onderdeel bouwen) Bijlage 2: Rapportage zelfevaluatie gemeente Gouda (onderdeel ruimtelijke ordening) 5

6 Verbeterplan onderdeel bouwen (ODMH/BWT) Hoofdstuk 1 Resultaten startmeting Wij hebben de zelfevaluatietool ingevuld en inzicht gekregen of wij in 2015 kunnen voldoen aan de VTHkwaliteitscriteria voor de taken op het gebied van bouw- en woningtoezicht. De rapportage van de zelfevaluatie is als bijlage toegevoegd. Als een vakje groen is, wordt voldaan aan de criteria. Een oranje vakje betekent dat er door de ODMH al stappen zijn gezet om het onderdeel op te pakken, dan wel dat dit op korte termijn zal gebeuren. Rood betekent dat vooralsnog niet voldaan kan worden aan het gesteld criterium. Een geel vakje betekent dat dit onderdeel niet van toepassing is voor de ODMH. Uit de zelfevaluatie blijkt dat er géén onderdelen zijn waar voor de taken op het gebied van bouw- en woningtoezicht niet voldaan kan worden aan de kwaliteitscriteria (= rood). De onderdelen die betrekking hebben op kritische massa en inhoud zijn allemaal groen. De criteria die betrekking hebben op het proces, zijn in sommige gevallen oranje. Hier is overigens een logische verklaring voor, aangezien sprake is van een afdeling in oprichting binnen de bestaande organisatie ODMH. De procescriteria zijn dan ook de onderdelen die in dit verbeterplan beschreven worden. Hoofdstuk 2 Verbetertraject Aan de hand van de resultaten van de startmeting constateren wij dat wij met name ten aanzien van de procescriteria voor bouw- en woningtoezicht acties moeten ondernemen om te kunnen voldoen aan de VTH-kwaliteitscriteria. Deze onderdelen zijn oranje gekleurd in de rapportage. Het gaat dan om het hebben van procesbeschrijvingen, de kwaliteitsborging, protocollen voor communicatie, informatiebeheer en informatie-uitwisseling, en voor monitoring op grond van kritische prestatie indicatoren (KPI s). In dit plan van aanpak beschrijven wij per onderdeel welke maatregelen zijn of worden getroffen om te voldoen aan het criterium. De structureel benodigde middelen zijn geborgd in onze begrotingscyclus. 2.1 Procesbeschrijvingen De ODMH zal alle taken die de omgevingsdienst uitvoert ten behoeve van bouw en woningtoezicht, verwerken in het programma Squit XO. De procedures die voor afhandeling van deze taken gevolgd worden, zullen wij mede baseren op dit softwarepakket. Een beschrijving van deze werkprocessen zal in december 2013 gereed zijn, zodat de medewerkers ze direct vanaf januari 2014 in gebruik kunnen nemen. Uiteraard evalueren wij in de loop van 2014 de werkprocessen, zodat we snel en gericht verbeteringen door kunnen voeren. 2.2 Kwaliteitsborging en KPI s De milieutaken bij de ODMH zijn ISO-gecertificeerd. Ons doel is om in 2014 eveneens het ISO 9001 certificaat te verkrijgen voor taken op het gebied van bouw- en woningtoezicht. Hiervoor moeten we uiteraard de processen van de organisatie goed beschrijven, en daarnaast moeten we aandacht hebben 6

7 voor continue verbetering van de processen en van de kwaliteit van de uitvoering. Dit laatste wordt gestimuleerd door het werken met kritische prestatie-indicatoren (KPI s). In 2014 ontwikkelen we voor elk vakgebied binnen bouw- en woningtoezicht KPI s. De mate waarin voldaan wordt aan de KPI s wordt regelmatig beschouwd en leidt, waar nodig, tot verbeteracties. De kwaliteit van een organisatie wordt in belangrijke mate bepaald door de kwaliteit van de medewerkers. Daarom zijn opleiding en kennisdeling belangrijke aspecten van het personeelsbeleid. Naast de genoten opleiding en opgedane ervaring is het bijhouden van die kennis belangrijk. Het landelijk invoeren van permanente educatie (PE) binnen het werkveld van BWT is één van de manieren om de kwaliteit van werknemers blijvend op een hoog niveau te houden. Het volgen van aanvullende opleidingen en het bijwonen van workshops en congressen om bij te blijven, passen goed bij het aspect permanente educatie. De ODMH ontwikkelt opleidingsplannen voor de medewerkers, in samenhang met de steeds veranderende eisen die op het gebied van bouw- en woningtoezicht worden gesteld. 2.3 Informatiebeheer en informatie-uitwisseling De medewerkers van de ODMH houden jurisprudentie, landelijke beleidsontwikkeling en wetswijzigingen in de gaten en vertalen dat naar de uitvoeringspraktijk. Vakspecialisten houden specifieke disciplines en vakgebieden bij, onder meer in werkoverleggen en netwerkbijeenkomsten. Om deze informatieuitwisseling te borgen, zal in 2014 kritisch gekeken worden naar de manier waarop dat gebeurt en op welke wijze dat gestructureerd en geoptimaliseerd kan worden. Afspraken hierover worden vastgelegd in het kwaliteitssysteem. Uiteraard vindt ook extern informatie-uitwisseling plaats. Zo worden elke twee maanden productierapportages gestuurd naar de deelnemende gemeenten en de provincie Zuid-Holland, en vindt op regelmatige basis overleg plaats met bestuurders en ambtelijke vertegenwoordigers middels de klankbordgroep, het bestuurlijk overleg en op individuele basis. Ook hiervoor zal in 2014 gekeken worden naar de mogelijkheden om dit overleg te optimaliseren. 2.4 Communicatie Voor drie van de vier aangesloten gemeenten is ODMH eerste aanspreekpunt voor inwoners en ondernemers waar het bouw- en woningtoezichtzaken betreft. Alleen de gemeente Gouda heeft ervoor gekozen de frontoffice (vooralsnog) in eigen beheer te houden. De ODMH stuurt conform de nota Planning & Control elke twee maanden een tweemaandsrapportage. naar de aangesloten gemeenten. In deze rapportages gaan we in op de vergunningenresultaten, toezichtresultaten, sancties en gedoogbesluiten. Communicatie/woordvoeringsprotocollen Met Gouda, Bodegraven-Reeuwijk, Zuidplas en Waddinxveen is het volgende afgesproken m.b.t. persen crisiscommunicatie: - communicatie bij een directe crisis wordt gedaan door de gemeente; - de reguliere communicatie en communicatie over de uitvoering door de ODMH ; - persvragen over reguliere zaken en uitvoering worden beantwoord door de ODMH, beleidsmatige en politiek/persgevoelige vragen door de gemeenten. De ODMH ondersteunt de gemeenten waar mogelijk. 7

8 In navolging van het landelijke traject om te komen tot digitale indiening van vergunningaanvragen (via het OLO), willen wij ook de verdere afhandeling van de aanvragen en de publicatie/kennisgeving richting derden/belanghebbenden digitaliseren. Hiervoor moet de vaststelling en ondertekening van de besluiten digitaal worden uitgevoerd. ODMH onderzoekt hoe dit op correcte en juridisch houdbare wijze kan. 2.5 Benchmarking Onderlinge benchmarking van de vergunningverlening-, toezicht- en handhavingstaken tussen de omgevingsdiensten moet nog worden vormgegeven. Landelijk zijn op dit moment nog niet alle omgevingsdiensten (regionale uitvoeringsdiensten) operationeel. Omgevingsdiensten die wel operationeel zijn, hebben lang niet allemaal (gemeentelijke) taken op het gebied van bouw- en woningtoezicht in hun pakket. Wel is er een landelijke vereniging, de Vereniging BWT Nederland, die onderzoek heeft gedaan naar de uitvoering van BWT-taken als het gaat om leges, benodigde formatie en de rol van RUD s in relatie tot gemeenten (snelheid, kwaliteit). Van de uitkomsten van dit onderzoek kan wellicht gebruik gemaakt worden als het om benchmarking gaat. Hoofdstuk 3 Borging Hoewel het implementatietraject van de VTH-criteria formeel is afgerond per 1 januari 2015, hebben wij daarna uiteraard ook aandacht voor kwaliteitsborging. Het uitgangspunt van dit traject is immers dat wij er voor zorgen dat al onze VTH-taken aan de kwaliteitseisen voldoen op 1 januari 2015 en blijven voldoen na 1 januari Wij zullen dit monitoren, in overleg met de betrokken gemeenten en de provincie Zuid- Holland. Bij de monitoring en het op peil houden van het kwaliteitsniveau zetten wij de volgende instrumenten in: verantwoording richting gemeenten voor de uitvoering van de gemeentelijke taken op het gebied van bouw- en woningtoezicht; collegiale toets / benchmarking tussen de omgevingsdiensten onderling, voor zover deze omgevingsdiensten BWT-taken uitvoeren; jaarlijks invullen van de zelfevaluatietool (deze blijft na 2015 nog enige tijd beschikbaar); voor de uitvoering van de BWT-taken zal de ODMH inzetten op het verkrijgen van het ISOcertificaat, en op naleving van de procedureafspraken die in dit kader zijn gemaakt. Opleidingsplan Om zorg te dragen dat de ODMH/BWT ook in de toekomst voldoet aan de kwaliteitscriteria zullen jaarlijks de afgeronde opleidingen en cursussen van individuele medewerkers in kaart gebracht worden. Daarnaast zal het formatieoverzicht jaarlijks geactualiseerd worden. Aan de hand van beide inventarisaties wordt een opleidingsplan opgesteld. Hoofdstuk 4 Besluitvorming en communicatie In dit verbeterplan wordt beschreven hoe de te realiseren verbeteringen voor taken op het gebied van bouw- en woningtoezicht worden aangepakt. Er is aangegeven aan welke voorwaarden moet worden voldaan om de verbeteringen realiseren en of deze voorwaarden vervulbaar zijn. 8

9 Ook gemeenten zullen voor de BWT- en RO-taken op 1 januari 2015 aan de kwaliteitscriteria moeten voldoen, net als overigens voor de milieutaken (waarvoor een apart verbeterplan is opgesteld). Voorliggend verbeterplan zal dan ook een onderdeel vormen van het door gemeenten opgestelde totale verbeterplannen met betrekking tot de VTH taken. De door de gemeenteraad vastgestelde versie van het totale verbeterplan (domeinen milieu, bouwen en ruimtelijke ordening) wordt ter informatie aan gedeputeerde staten van de provincie Zuid-Holland gezonden, zodat de provinciale coördinator implementatie VTH-kwaliteitscriteria de uitkomsten kan verwerken. 9

10 Verbeterplan onderdeel ruimtelijke ordening (gemeente Gouda) Hoofdstuk 1 Resultaten startmeting Wij hebben de zelfevaluatietool ingevuld en inzicht gekregen of wij in 2015 kunnen voldoen aan de VTHkwaliteitscriteria en de uitvoering van onze taken goed geborgd hebben. Hieruit blijkt dat de gemeente Gouda voldoet aan de VTH Kwaliteitscriteria. Hoofdstuk 2 Verbetertraject Aan de hand van de resultaten van de startmeting constateren wij dat wij geen acties behoeven te ondernemen om te kunnen voldoen aan de VTH-kwaliteitscriteria. Hoofdstuk 3 Borging Hoewel het implementatietraject formeel is afgerond per 1 januari 2015, hebben wij daarna uiteraard ook aandacht voor kwaliteitsborging. Het uitgangspunt bij dit traject is immers dat wij er voor zorgen dat al onze VTH-taken aan de kwaliteitseisen voldoen op 1 januari Het is onze taak en verantwoordelijkheid om te zorgen dat dat zo blijft. Wij zullen dit monitoren en de provincie ziet hier ook op toe vanuit haar interbestuurlijke toezichtsrol. Bij de monitoring en het op peil houden van het kwaliteitspeil zetten wij de volgende instrumenten in: horizontale verantwoording; collegiale toets; zelfevaluatietool; waarstaatjegemeente.nl (KING). Hoofdstuk 4 Besluitvorming en communicatie Dit verbeterplan is op xx.xx 2014 door het college van burgemeester en wethouders vastgesteld en op xx.xx aan de gemeenteraad ter kennisgeving aangeboden. De bestuurlijk vastgestelde versie van dit verbeterplan wordt ter informatie aan gedeputeerde staten van de provincie Zuid-Holland gezonden, ter attentie van de provinciale coördinator implementatie VTHkwaliteitscriteria. 10

11 Bijlagen: Bijlage 1: Bijlage 2: Rapportage zelfevaluatie ODMH/BWT (onderdeel bouwen) Rapportage zelfevaluatie gemeente Gouda (onderdeel ruimtelijke ordening) 11