Verbeterplan Implementatie Kwaliteitscriteria 2.1 Gemeente Delft

Transcriptie

1

2

3 Verbeterplan Implementatie Kwaliteitscriteria 2.1 Gemeente Delft Versie 1.0 Delft, 25 augustusi /17

4 Inhoud 1. Inleiding... 3 Doel van het verbeterplan... 3 Totstandkoming van dit verbeterplan... 3 Opbouw van het verbeterplan Resultaten startmeting Resultaten zelfevaluatietool kritieke massa Resultaten zelfevaluatietool procescriteria Verbetertraject Verbeteracties kritieke massa criteria... 7 Arbeidsspecialisatie op deskundigheid 1: casemanagen... 7 Arbeidsspecialisatie op deskundigheid 2: vergunningverlening bouwen en ruimtelijke ordening... 7 Arbeidsspecialisatie op deskundigheid 4: toezicht en handhaving bouwen en ruimtelijke ordening... 7 Samenwerking op deskundigheid 7: toezicht en handhaving groene wetten... 8 Arbeidsspecialisatie op deskundigheid 8 i.c.m. deskundigheid 10: behandelen juridische aspecten vergunningverlening... 8 Arbeidsspecialisatie op deskundigheid 9: behandelen juridische aspecten handhaving... 8 Arbeidsspecialisatie op deskundigheid 10: behandelen juridische aspecten afwijkingsbesluiten... 8 Uitbesteding op deskundigheid 13: bouwfysica... 9 Geen verbeteracties noodzakelijk op deskundigheid 15: constructieve veiligheid... 9 Samenwerking op deskundigheid 17: sloop en asbest... 9 Arbeidsspecialisatie op deskundigheid 24: stedenbouw en inrichting openbare ruimte... 9 Arbeidsspecialisatie en uitbesteding op deskundigheid 25: exploitatie en planeconomie... 9 Samenwerking op deskundigheid 26: cultuurhistorie Voldoen aan kritieke massa criteria rondom milieu is verantwoordelijkheid van de ODH Samenvatting verbeteracties kritieke massa criteria, planning, tijdsbesteding en middelen Opleidingsplan Verbeteracties procescriteria Een gesloten kwaliteitscyclus zorgt dat we leren van onze fouten Overzicht criteria in de cyclus Samenvatting verbeteracties procescriteria, planning, tijdsbesteding en middelen Kosten en financiering Bijlagen: Verklaring voldoen aan kwaliteitscriteria 2.1 door ODH /17

5 1. Inleiding Doel van het verbeterplan In dit verbeterplan staan alle acties die de gemeente Delft gaat uitvoeren om per in 2015 aan de Kwaliteitscriteria 2.1 te kunnen voldoen en de kwaliteit van onze VTH-taakuitvoering te verbeteren. In 2015 moet de gemeente Delft, net als de regionale uitvoeringsdiensten, andere gemeenten, provincies, waterschappen en rijksdiensten die de VTH-taken in eigen beheer uitvoeren, voldoen aan de Kwaliteitscriteria 2.1 (hierna KC2.1). De KC2.1 zijn een direct uitvloeisel van een - naar verwachting in 2015 in werking tredende wetswijziging van de Wabo, die onder de naam wet VTH-taken bekend staat. Omdat de gemeente momenteel nog niet voldoet aan alle eisen uit de KC2.1 moeten er voor 1 januari 2015 verbeteracties ondernomen worden om toch te voldoen aan de kwaliteitseisen. De gemeente heeft onder andere jegens de provincie Zuid-Holland als toezichthouder de plicht om deze verbeteracties in een verbeterplan vast te leggen. Het verbeterplan is enerzijds opgesteld als taakopdracht naar de gemeente zelf om de kwaliteit van de VTHtaakuitvoering te waarborgen en anderzijds voor de als toezichthouder(s), om vertrouwen te geven dat de gemeente gaat voldoen aan de KC2.1. Totstandkoming van dit verbeterplan Eind 2013 is een zogenaamde zelfevaluatie uitgevoerd met behulp van de door het Rijk ontwikkelde zelfevaluatietool. Hieruit is zichtbaar geworden in hoeverre de gemeente al kan voldoen aan de criteria uit de KC2.1 en waar verbeteracties nodig zijn. Het verbeterplan is tot stand gekomen na een brede oriëntatie naar de toekomstscenario s voor de uitvoering van het Wabo-takenpakket. In deze scenarioanalyse zijn de volgende drie scenario s uitgewerkt: Scenario zelf doen, waarbij de gemeente de vergunningverlenings- en bouwtoezichttaak zelfstandig blijft uitvoeren; Scenario netwerksamenwerking, waarbij de gemeente de vergunningverlenings- en bouwtoezichttaak in samenwerking met andere gemeente in de regio uitvoert maar waarbij zij wel zelf omgevingsvergunningen verstrekt en zelfstandig toezicht houdt op de naleving van de Wabo. Scenario overheveling naar omgevingsdienst, waarbij de gemeente de vergunningverlenings- en bouwtoezichttaak inclusief medewerkers overhevelt naar een omgevingsdienst. Op basis van deze scenarioanalyse heeft het bestuur van de gemeente Delft besloten te kiezen voor het scenario zelf doen. Dit scenario vormt daarom ook het uitgangspunt voor dit verbeterplan. De te ondernemen verbeteracties zijn erop gericht de vergunningverlenings- en bouwtoezichttaak zelfstandig te blijven uitvoeren. Opbouw van het verbeterplan Dit verbeterplan gaat in op de uitkomsten van de zelfevaluatietool en beschrijft de te ondernemen acties om te kunnen voldoen aan de kwaliteitseisen van de KC2.1. Hierbij wordt afzonderlijk stilgestaan bij resultaten en verbeteracties van de kritieke massa criteria en de procescriteria. De verbeteracties worden gepresenteerd per criterium waaraan dient te worden voldaan. De verbeteracties zijn samengevat in een tabel waarin ook het implementatietraject geschetst wordt met de daarbij behorende urenbesteding dan wel middelen. Het verbeterplan in tot stand gekomen onder begeleiding van SeinstravandeLaar B.V. 3/17

6 2. Resultaten startmeting Eind 2013 is aan de hand van de zelfevaluatietool een zelfevaluatie uitgevoerd om inzicht te krijgen of de gemeente per 1 januari 2015 kan voldoen aan de gestelde eisen volgens de KC 2.1 en of de uitvoering goed geborgd is. Het resultaat van de invulexercitie is in de onderstaande tabel weergegeven. Hieruit blijkt dat de gemeente op dit moment nog niet op alle onderdelen voldoet aan de normen die de kwaliteitscriteria voorschrijven. Alhoewel de evaluatietool op de meeste onderdelen groen kleurt (voldoet) voor de gemeente zijn er ook onderdelen rood (voldoet niet) of oranje (voldoet nog net niet). Op de onderdelen waar de gemeente rood of oranje scoort zullen in ieder geval verbeteracties moeten worden ondernomen Resultaten zelfevaluatietool kritieke massa Het eerste deel van de KC2.1 stelt eisen aan de omvang en kwaliteit van de ambtelijke organisatie en haar medewerkers die de WABO-taken uitvoeren. Deze criteria worden ook wel de kritieke massacriteria genoemd omdat zij stellen dat iedere uitvoerder van de WABO over een minimale kritieke massa moet beschikken om de Wabo-taken naar behoren te kunnen uitvoeren. De kritieke massa criteria worden gemeten aan de hand van vijf onderdelen, te weten opleiding, ervaring, kennis, frequentie en aantal. Als aan één van deze vijf onderdelen niet voldaan wordt op het desbetreffende deskundigheidsgebied dan voldoet de gemeente niet aan het deskundigheidsgebied en kleurt het deskundigheidsgebied daarmee rood. 4/17

7 Opleiding Ervaring Kennis Frequentie Aantal Overall Opleiding Ervaring Kennis Frequentie Aantal Overall Opleiding Ervaring Kennis Frequentie Aantal Overall Opleiding Ervaring Kennis Frequentie Aantal Overall Opleiding Ervaring Kennis Frequentie Aantal Overall Verbeterplan implementatie kwaliteitscriteria 2.1 gemeente Delft Versie 1.0 ZELFEVALUATIE KWALITEITSCRITERIA Managementrapportage Delft De uitgebreide toelichting op deze rapportage kunt u vinden onder de help-functie van het zelfevaluatie-instrument. Datum print: Rapportagejaar: 2013 Status: Invullen vragenlijst Nummer vragenlijs986 Generieke deskundigheden BTP/beide Capaciteit Generieke deskundigheden BenodigdVerschil Huidig Volgend jaar Toelichting FTE 1. Casemanagen - Complex gr gr gr gr gr gr beide 0,67 0,83 1,5 1,5 2. Vergunningverlening bouwen en RO - Complex gr r gr r gr r beide 4,00 0,80! 4,8 4,8 4. Toezicht en handhaving bouwen en RO - Complex gr r gr r gr r beide 1,33-0,03 1,3 1,3 7. Toezicht en handhaving groene wetten r r r r gr r beide 1,33-1,23 0,1 0,1 Juridische deskundigheden BTP/beide Capaciteit Juridische deskundigheden BenodigdVerschil Huidig Volgend jaar Toelichting FTE 8. Behandelen juridische aspecten vergunningverlening gr gr gr gr gr gr beide 1,33-0,13! 1,2 1,2 medewerkers doorlopen ieder minimaal 5 procedures 9. Behandelen juridische aspecten handhaving gr gr gr gr gr gr beide 1,33-0,53! 0,8 0,8 medewerkers doorlopen ieder minimaal 5 procedures 10. Behandelen juridische aspecten afwijkingsbesluiten gr r gr r gr r beide 2,00 0,00! 2,0 2,0 medewerkers besteden minimum aantal activiteiten Specialistische (accent bouwen) deskundigheden BTP/beide Capaciteit Specialistische (accent bouwen) deskundigheden BenodigdVerschil Huidig Volgend jaar Toelichting FTE 13. Bouwfysica - Complex r r r r gr r beide 2,00-1,30 0,7 0,7 15. Constructieve veiligheid - Complex gr gr gr gr gr gr beide 1,33 2,77 4,1 4,1 16. Bouwakoestiek - Complex r r r r ge r beide 0,00 0,00! 0,0 0,0 17. Sloop en asbest r r r r gr r beide 0,67-0,57 0,1 0,1 Specialistische (accent milieu) deskundigheden BTP/beide Capaciteit Specialistische (accent milieu) deskundigheden BenodigdVerschil Huidig Volgend jaar Toelichting FTE Specialistische (accent RO) deskundigheden BTP/beide Capaciteit Specialistische (accent RO) deskundigheden BenodigdVerschil Huidig Volgend jaar Toelichting FTE 24. Stedenbouw en inrichting openbare ruimte - Complex gr r r r gr r beide 2,00 0,60! 2,6 2,6 25. Exploitatie en planeconomie gr gr gr gr r r beide 0,67 0,33! 1,0 1,0 26 Cultuurhistorie gr r gr r r r beide 3,33 0,07! 3,4 3,4 Op onderdelen aan de voorkant goed geregeld, waardoor in gevallen minder werkzaamheden hier nodig zijn. De uitslag van de zelfevaluatietool toont aan dat de gemeente Delft vaak alleen op het onderdeel frequentie 1 niet voldoet. De reden hiervoor is gelegen in de keuze die de gemeente heeft gemaakt om brede takenpakketten aan medewerkers toe te kennen. De kwaliteitscriteria vragen juist om meer specialisatie. Medewerkers voeren dus vaak meerdere deskundigheidsgebieden uit voor een kleiner deel van hun tijd. Hierdoor wordt veelal niet voldaan aan de frequentie eis. 1 Frequentie houdt in dat de medewerker minimaal een bepaald deel van zijn tijd aan één bepaald deskundigheidsgebied moet besteden. 5/17

8 Milieu Bouwen RO Overall Milieu Bouwen RO Overall Verbeterplan implementatie kwaliteitscriteria 2.1 gemeente Delft Versie Resultaten zelfevaluatietool procescriteria Naast de kritieke massa criteria kennen de KC2.1 ook zogenaamde procescriteria. Deze criteria stellen eisen aan de manier waarop de gemeente haar VTH-processen inricht en komt tot prioritering van haar VTH-inspanningen. De resultaten van de zelfevaluatie op deze procescriteria zijn opgenomen in de volgende tabel. Procescriteria vergunningverlening Toelichting op score Rapportage en evaluatie r Verantwoording van prestaties, mensen en middelen gr gr gr Probleemanalyse voor vergunningverlening (inclusief het afhandelen r r r van meldingen) Vergelijking en auditing gr gr gr Strategisch beleidskader gr Prioriteitenstelling en meetbare doelstellingen voor vergunningverlening gr gr gr Operationeel beleidskader ge Strategie en basiswerkwijze vergunningsverlening gr gr gr Beleid ruimtelijke ordening t.a.v. vergunningverlening w w gr Objectieve criteria voor beoordelen en beslissen over omgevingsvergunning gr ge gr Planning en control r Borging personele en financiële middelen ge o o het opleidingsplan Vergunningen wordt ontwikkeld Uitvoeringsprogramma vergunningverlening en handhaving gr gr gr Organisatorische condities ge ge ge Kwaliteitsborging ge r r Voorbereiden r Protocollen en werkinstructies voor vergunningverlening ge gr gr Interne en externe afstemming ge r gr Protocollen voor communicatie, informatiebeheer en informatieuitwisseling ge r r Uitvoeren ge Uitvoeringsondersteunende voorzieningen voor vergunningverlening ge ge ge en toezicht & handhaving Monitoren r Monitoring ge r r Procescriteria toezicht en handhaving Toelichting op score Rapportage en evaluatie r Verantwoording van prestaties, mensen en middelen gr gr gr Probleemanalyse voor toezicht en handhaving r r r De probleemanalyse dient geactualiseerd te worden. Vergelijking en auditing gr gr gr Strategisch beleidskader o Prioriteitenstelling en meetbare doelstellingen voor toezicht en handhaving gr o o het handhavingsbeleid voor bouwen en woningtoezicht dient geactualiseerd te worden. Operationeel beleidskader gr Nalevingsstrategie (of interventiestrategie volgens Programmatisch gr gr gr handhaven) toezicht en handhaving Toezichtstrategie gr gr gr Sanctiestrategie gr gr gr Gedoogstrategie gr gr gr Planning en control r Borging personele en financiële middelen ge o o het opleidingsplan Vergunningen wordt ontwikkeld Uitvoeringsprogramma vergunningverlening en handhaving gr gr gr Organisatorische condities ge ge ge Kwaliteitsborging ge r r Voorbereiden r Protocollen en werkinstructies voor toezicht en handhaving ge gr gr Interne en externe afstemming ge gr gr Protocollen voor communicatie, informatiebeheer en informatieuitwisseling ge r r Uitvoeren ge Uitvoeringsondersteunende voorzieningen voor vergunningverlening en toezicht & handhaving ge gr gr Monitoren r Monitoring ge r r 6/17

9 3. Verbetertraject Uit de resultaten van de zelfevaluatietool komt naar voren dat de gemeente een aantal verbeteracties moet ondernemen om te voldoen aan de KC 2.1. Dit geldt zowel voor de kritieke massa criteria als voor de procescriteria. In de navolgende paragrafen worden zowel voor de kritieke massa criteria als voor de procescriteria de te ondernemen verbeteracties beschreven. De gemeente is van mening dat de KC2.1 tussen of binnen een aantal deskundigheidsgebieden een onlogische knip eisen. De gemeente heeft vooral praktisch naar de oplossing gekeken en heeft in die gevallen getracht een oplossingsrichting te vinden naar de geest van de wet en niet zozeer naar de letter. Deze oplossingen zullen niet altijd volledig voldoen aan de eisen van de kwaliteitscriteria. Waar dit het geval is hebben we gemotiveerd waarom we afwijken van de gestelde kwaliteitseisen Verbeteracties kritieke massa criteria In de navolgende paragraaf worden de eventuele verbeteracties per deskundigheidsgebied van de kritieke massa criteria benoemd en gemotiveerd. De algemene lijn in de oplossingsrichting bij deskundigheidsgebieden die binnen de overheid uitgevoerd moeten worden is dat we bij voorkeur zelfstandig voldoen aan het deskundigheidsgebied. Indien dit niet lukt zoeken we een oplossing in samenwerking met een andere gemeente of marktpartij, wanneer dit ook niet lukt zoeken we de oplossing in samenwerking met een andere overheid als dit tot slot ook niet tot de mogelijkheden behoort motiveren we waarom we afwijken van de gestelde eisen van het deskundigheidsgebied. Als we om andere redenen direct afwijken van de gestelde eisen van het deskundigheidsgebied dan is dat er ook bij vermeld. Arbeidsspecialisatie op deskundigheid 1: casemanagen Minimaal twee medewerkers gaan 1/3 van hun tijd aan dit deskundigheidsgebied besteden óf begeleiden ieder minimaal 5 complexe meervoudige aanvragen. De zelfevaluatietool wijst uit dat we op dit moment al voldoen aan het deskundigheidsgebied casemanagen. Op een groot deel van de overige deskundigheidsgebieden vindt arbeidsspecialisatie plaats waardoor ook aandacht moet blijven voor het blijven voldoen aan deskundigheidsgebied casemanagen. Door expliciet arbeidsspecialisatie toe te passen blijven we voldoen aan dit deskundigheidsgebied. De gemeente heeft naast de medewerkers bij het cluster Veiligheid ook medewerkers in het KCC die betrokken zijn bij het geven van voorlichting over de Wabo en het regisseren van onder andere vooroverlegprocedures. De medewerkers die de vooroverlegprocedures begeleiden zullen door de gemeente ook worden beschouwd als vallend onder het regime van de KC Er zal daarom voor worden gezorgd dat ook zij kunnen voldoen aan de criteria voor Deskundigheidsgebied 1. Arbeidsspecialisatie op deskundigheid 2: vergunningverlening bouwen en ruimtelijke ordening Om te voldoen aan dit deskundigheidsgebied gaan minimaal twee medewerkers 2/3 van hun tijd aan activiteit 1 besteden, gaan minimaal twee medewerkers 2/3 van hun tijd aan de activiteiten 2 en 3 besteden en gaan minimaal twee medewerkers 2/3 van hun tijd aan activiteit 4 besteden. De zelfevaluatietool wijst uit dat we op dit moment nog niet aan de frequentie-eis voldoen bij alle activiteiten van het deskundigheidsgebied vergunningverlening bouwen en RO. Er zijn binnen de gemeente voldoende medewerkers aanwezig die dit deskundigheidsgebied kunnen uitvoeren en de werkvoorraad is ook voldoende. Door arbeidsspecialisatie toe te passen kunnen we voldoen aan dit deskundigheidsgebied. Arbeidsspecialisatie op deskundigheid 4: toezicht en handhaving bouwen en ruimtelijke ordening Om te voldoen aan dit deskundigheidsgebied gaan minimaal twee medewerkers 2/3 van hun tijd aan dit deskundigheidsgebied besteden. 2 Ten tijde van het opstellen van dit verbeterplan was niet het helemaal zeker of de vooroverlegprocedures onder de KC2.1 vallen of volledig een autonome verantwoordelijkheid van de gemeente blijven aangezien het gaat om niet-wettelijk voorgeschreven procedures. 7/17

10 De zelfevaluatietool wijst uit dat we op dit moment nog niet aan de frequentie-eis voldoen bij het deskundigheidsgebied toezicht en handhaving bouwen en RO. Er zijn binnen de gemeente voldoende medewerkers aanwezig die dit deskundigheidsgebied kunnen uitvoeren en de werkvoorraad is ook voldoende. Door arbeidsspecialisatie toe te passen kunnen we voldoen aan dit deskundigheidsgebied. Samenwerking op deskundigheid 7: toezicht en handhaving groene wetten Om te voldoen aan dit deskundigheidsgebied wordt met één of meerdere gemeenten uit de regio een structurele overeenkomst gesloten voor het inhuren/ samenwerken op dit deskundigheidsgebied. Indien dit niet lukt kiezen we ervoor een samenwerkingsovereenkomst met een andere overheidsorganisatie (Omgevingsdienst, Provincie of Ministerie) aan te gaan. Als ook dit niet tot de mogelijkheden behoort wijken we gemotiveerd af van dit deskundigheidsgebied. De zelfevaluatietool wijst uit dat we op dit moment nog niet aan de frequentie, opleiding en kennis eisen voldoen bij het deskundigheidsgebied toezicht en handhaving groene wetten. De werkvoorraad voor deze taak is bij Delft slechts 0,1 fte. Gezien de grote inspanning die het vergt om te kunnen voldoen aan de eisen van de KC2.1 en de geringe werkvoorraad, kiezen wij ervoor een structurele samenwerkingsovereenkomst aan te gaan met een of meerdere gemeenten in de regio voor dit deskundigheidsgebied. Uit een eerste verkenning blijkt echter dat meerdere gemeenten maar weinig capaciteit beschikbaar hebben op dit deskundigheidsgebied. Daarmee is het onzeker of de oplossing in deze richting gevonden kan worden. In de tweede helft van 2014 wordt duidelijk of en met welke gemeente(n) een samenwerkingsovereenkomst gesloten wordt. Als dit niet het geval is kiezen we ervoor een samenwerkingsovereenkomst met een andere overheidsorganisatie (Omgevingsdienst, Provincie of Ministerie) aan te gaan. Als ook dit niet tot de mogelijkheden behoort wijken we gemotiveerd af van dit deskundigheidsgebied. De werkvoorraad is in Delft zo klein dat we niet aan de gestelde kwaliteitseisen kunnen voldoen. Arbeidsspecialisatie op deskundigheid 8 i.c.m. deskundigheid 10: behandelen juridische aspecten vergunningverlening Om te voldoen aan deskundigheidsgebied 8 en 10 gaan minimaal twee medewerkers 2/3 van hun tijd aan deskundigheid 8 en aan deskundigheid 10 samen besteden. De zelfevaluatietool wijst uit dat we op dit moment voldoen aan de eisen van het deskundigheidsgebied behandelen juridische aspecten vergunningverlening. Aan de frequentie-eis wordt eigenlijk niet voldaan, maar omdat iedere medewerker minimaal vijf procedures per jaar doorloopt wordt toch voldaan aan het deskundigheidsgebied. Ondanks dat voldaan wordt aan het deskundigheidsgebied wordt er toch voor gekozen arbeidsspecialisatie toe te passen. Daarnaast voegen wij deskundigheid 8 en deskundigheid 10 samen. Wij zijn van mening dat de knip tussen deze twee deskundigheden en theoretische knip is. Een afwijkingsbesluit wordt bijna altijd gecombineerd met bouwen en dus met vergunningverlening. In de praktijk worden deze deskundigheden door dezelfde medewerkers uitgevoerd. Twee medewerkers gaan voor tweederde van hun tijd specialiseren op deskundigheid 8 en op deskundigheid 10 samen. Hierbij wijken wij dus gemotiveerd af van deskundigheid 8 en 10. Daarnaast blijft er nog een medewerker, die valt onder de afdeling Vergunningverlening ongeveer 0,5 fte van zijn tijd aan deskundigheidsgebied 10 besteden. Deze persoon voert zijn taken uit onder supervisie van een jurist die wel voldoet aan de kwaliteitseisen. Dit vergt een aanpassing in het proces, waarin het vier-ogenprincipe moet worden ingepast. Arbeidsspecialisatie op deskundigheid 9: behandelen juridische aspecten handhaving Om te voldoen aan dit deskundigheidsgebied gaan minimaal twee medewerkers 2/3 van hun tijd aan dit deskundigheidsgebied besteden. De zelfevaluatietool wijst uit dat we op dit moment voldoen aan de eisen van het deskundigheidsgebied behandelen juridische aspecten handhaving. Aan de frequentie-eis wordt eigenlijk niet voldaan, maar omdat iedere medewerker minimaal vijf procedures per jaar doorloopt wordt toch voldaan aan het deskundigheidsgebied. Ondanks dat voldaan wordt aan het deskundigheidsgebied wordt er toch voor gekozen arbeidsspecialisatie toe te passen. Arbeidsspecialisatie op deskundigheid 10: behandelen juridische aspecten afwijkingsbesluiten Zie bij deskundigheidsgebied 8. 8/17

11 Uitbesteding op deskundigheid 13: bouwfysica Om te voldoen aan dit deskundigheidsgebied gaan we dit deskundigheidsgebied volledig aan de markt uitbesteden. De zelfevaluatietool wijst uit dat we op dit moment nog niet aan de frequentie, opleiding en kennis eisen voldoen bij het deskundigheidsgebied bouwfysica. De werkvoorraad voor deze taak is bij Delft slechts 0,7 fte. Gezien de grote inspanning die het vergt om te kunnen voldoen aan de eisen van de KC2.1, de geringe werkvoorraad en de mogelijkheid om dit deskundigheidsgebied buiten de overheid te laten uitvoeren, kiezen wij ervoor dit deskundigheidsgebied volledig uit te besteden aan de markt. De 0,7 fte die nu werkzaamheden verrichten op dit deskundigheidsgebied worden afgebouwd zodra er ruimte ontstaan door natuurlijk verloop. Naar verwachting zal dit eind 2015 gerealiseerd worden. Het budget dat hierdoor wordt vrijgespeeld, wordt ingezet voor inhuur. De marktpartij die de bouwfysica taken voor ons uitvoert moet verklaren te voldoen aan de criteria. Geen verbeteracties noodzakelijk op deskundigheid 15: constructieve veiligheid De zelfevaluatietool wijst uit dat we op dit moment al voldoen aan het deskundigheidsgebied constructieve veiligheid. We ondernemen daarom geen verbeteracties op dit deskundigheidsgebied. Samenwerking op deskundigheid 17: sloop en asbest Om te voldoen aan dit deskundigheidsgebied wordt met een of meerdere gemeenten uit de regio een structurele overeenkomst gesloten voor het inhuren/ samenwerken op dit deskundigheidsgebied. De zelfevaluatietool wijst uit dat we op dit moment nog niet aan de frequentie, opleiding en kennis eisen voldoen bij het deskundigheidsgebied sloop en asbest. De werkvoorraad voor deze taak is bij Delft slechts 0,1 fte. Gezien de grote inspanning die het vergt om te kunnen voldoen aan de eisen van de KC2.1 en de geringe werkvoorraad, kiezen wij ervoor een structurele samenwerkingsovereenkomst aan te gaan met een of meerdere gemeenten in de regio voor dit deskundigheidsgebied. In de tweede helft van 2015 wordt duidelijk of en met welke gemeente(n) een samenwerkingsovereenkomst gesloten wordt. Als het niet lukt te voldoen aan het deskundigheidsgebied in samenwerking met andere gemeenten dan besteden we het deskundigheidsgebied uit aan de markt. Dit deskundigheidsgebied hoeft namelijk niet verplicht binnen de overheid uitgevoerd te worden. De marktpartij die de sloop en asbest taken voor ons uitvoert moet kunnen verklaren te voldoen aan de criteria. Arbeidsspecialisatie op deskundigheid 24: stedenbouw en inrichting openbare ruimte Om te voldoen aan dit deskundigheidsgebied gaan minimaal twee medewerkers 1/3 van hun tijd aan activiteit 1, 3 en 4 besteden en gaan minimaal twee medewerkers 1/3 van hun tijd aan activiteit 2 besteden. De zelfevaluatietool wijst uit dat we op dit moment nog niet aan de frequentie-eis voldoen bij het deskundigheidsgebied stedenbouw en inrichting openbare ruimte. Er zijn binnen de gemeente voldoende medewerkers aanwezig die dit deskundigheidsgebied kunnen uitvoeren. Op dit moment is er zowel voor activiteit 1 als voor activiteit 2 voor 0,26 fte te weinig werkvoorraad om aan de frequentie-eis te kunnen voldoen. De werkvoorraad voor activiteit 1, het maken van stedenbouwkundige en inrichtingsplannen, is de afgelopen jaren afgenomen. De reden hiervoor is dat we steeds vaker plannen beoordelen die de initiatiefnemer zelf aanlevert. Wij zijn van mening dat de knip tussen activiteit 1 en activiteit 3 en 4 van dit deskundigheidsgebied een theoretische knip is. De activiteiten 1 en 3 en 4 hangen sterk met elkaar samen. De medewerkers moeten dezelfde kennis hebben en in praktijk worden deze deskundigheden door dezelfde medewerkers uitgevoerd. Wij kiezen er daarom voor deze twee activiteiten samen te voegen. We laten daarom minimaal twee medewerkers 1/3 van hun tijd aan activiteit 1, 3 en 4 besteden. Voor activiteit 2 is op dit moment ook 0,26 fte te weinig werkvoorraad. We merken echter dat deze werkvoorraad weer aantrekt en verwachten in 2015 te voldoen aan de eis om twee medewerkers één derde van hun tijd aan dit deskundigheidsgebied te kunnen laten besteden. We laten daarom minimaal twee medewerkers voor één derde van hun tijd specialiseren op activiteit 2 van dit deskundigheidsgebied. Arbeidsspecialisatie en uitbesteding op deskundigheid 25: exploitatie en planeconomie De zelfevaluatietool wijst uit dat er op dit moment nog niet voldoende medewerkers dit deskundigheidsgebied uitvoeren om te voldoen aan het deskundigheidsgebied exploitatie en planeconomie. Er is werk voor één fte op dit deskundigheidsgebied. De gemeente Delft heeft één planeconoom in dienst welke de activiteiten van dit deskundigheidsgebied uitvoert. Om de continuïteit van deze functie te waarborgen heeft de gemeente een contract met een marktpartij afgesloten. Er wordt op regelmatige basis een medewerker ingehuurd welke ook de 9/17

12 werkzaamheden van dit deskundigheidsgebied uitvoert. Het contract met de marktpartij loopt in ieder geval tot het einde van Deze medewerker voldoet aan de kwaliteitseisen die gesteld worden aan dit deskundigheidsgebied. Omdat dit deskundigheidsgebied niet per definitie binnen de overheid uitgevoerd hoeft te worden voldoet de gemeente Delft hiermee dus wel al aan dit deskundigheidsgebied. Er wordt onderzocht hoe binnen de gemeente Delft een structurele en duurzame oplossing geborgd kan worden om in de toekomst te blijven voldoen aan dit deskundigheidsgebied. Hierbij zijn twee opties mogelijk; een tweede planeconoom aanstellen en twee medewerkers minimaal één derde van hun tijd laten besteden aan dit deskundigheidsgebied of een structureel contract afsluiten met een marktpartij. Om te voldoen aan de kritieke massacriteria op dit deskundigheidsgebied gaat minimaal één medewerker een derde van zijn tijd aan dit deskundigheidsgebied besteden. Daarnaast wordt een contract met een marktpartij afgesloten welke voldoet aan de kwaliteitseisen van dit deskundigheidsgebied. Samenwerking op deskundigheid 26: cultuurhistorie De zelfevaluatietool wijst uit dat we op dit moment nog niet aan de frequentie-eis voldoen bij het deskundigheidsgebied cultuurhistorie. Wij zijn van mening dat de knip tussen activiteiten 1 t/m 9 en 14 t/m 20 van dit deskundigheidsgebied een theoretische knip is. Deze activiteiten hangen sterk met elkaar samen. De medewerkers moeten dezelfde kennis hebben en in praktijk worden deze deskundigheden door dezelfde medewerkers uitgevoerd. Wij kiezen er daarom voor deze twee groepen activiteiten voor monumenten samen te voegen. We laten daarom minimaal twee medewerkers 2/3 van hun tijd aan de activiteiten 1 t/m9 en 14 t/m 20 besteden. Op dit moment vindt echter ook een landelijke lobby plaats om dit kwaliteitscriterium op te splitsen in twee onderdelen: monumenten en archeologie. De huidige knip die het kwaliteitscriterium maakt in de activiteiten wordt gezien als een onlogische en theoretische. Vooruitlopend op een positief resultaat van deze lobby en een bijstelling van dit kwaliteitscriterium, voldoen wij na deze bijstelling op dit moment al aan de eisen van dit deskundigheidsgebied. Mocht de landelijke lobby geen positief resultaat opleveren dan kiezen wij ervoor af te wijken van de kritieke massacriteria die voor het deskundigheidsgebied gelden. Archeologie bestaat dan uit de activiteiten 10 t/m 13. De medewerkers archeologie van de gemeente Delft voeren momenteel al op contractbasis werkzaamheden uit voor andere gemeenten in de regio, waardoor wij minimaal twee medewerkers twee derde van hun tijd kunnen laten besteden aan de activiteit archeologie. In de zelfevaluatietool zijn de activiteiten die wij uitvoeren voor andere gemeenten nog niet meegeteld. Wij voldoen op dit moment dus al aan activiteiten 10 t/m 13 van het deskundigheidsgebied 26. Deze lijn wordt versterkt door het voornemen een regionaal kenniscentrum op het gebied van archeologie en monumenten te ontwikkelen, waarbij wij op dit onderdeel taken voor omliggende gemeenten uitvoeren of gaan uitvoeren. Hierdoor zal het aantal vlieguren dat medewerkers gaan maken op dit deskundigheidsgebied toenemen. De haalbaarheid van deze ontwikkeling wordt op dit moment nog onderzocht. Voldoen aan kritieke massa criteria rondom milieu is verantwoordelijkheid van de ODH De KC2.1 zijn opgesplitst in deskundigheidsgebieden voor bouwen en milieu. Per 1 januari 2015 zijn ook de regionale uitvoeringsdiensten verplicht om te voldoen aan de KC2.1. Wij hebben onze milieutaken overgeheveld naar de Omgevingsdienst Haaglanden (ODH). De ODH is daarmee verantwoordelijk om op de deskundigheidsgebieden omtrent milieu te voldoen aan de KC2.1. Zij zijn daarom verantwoordelijk voor het opstellen van een verbeterplan en het doorvoeren van de verbeteracties. Concreet gaat het hierbij om de volgende deskundigheidsgebieden: Deskundigheid 3: vergunningverlening milieu Deskundigheid 5: toezicht en handhaving milieu Deskundigheid 6: toezicht en handhaving bodem Deskundigheid 11: ketentoezicht Deskundigheid 12: buitengewone opsporing milieu, welzijn en infrastructuur Deskundigheid 16: bouwakoestiek Deskundigheid 18: afvalwater Deskundigheid 19: bodem, bouwstoffen, water Deskundigheid 20: externe veiligheid Deskundigheid 21: geluid Deskundigheid 22: groen en ecologie 10/17

13 Deskundigheid 23: luchtkwaliteit Voor deskundigheidsgebied 14: brandveiligheid is de Veiligheidsregio Haaglanden verantwoordelijk. Wij hebben beide organisaties om een schriftelijke garantie gevraagd waarin zij verklaren mede namens de gemeente Delft in 2015 te voldoen aan de KC2.1. Het vastgestelde verbeterplan van de ODH is bijgevoegd als bijlage en de VRH heeft aangegeven in het laatste kwartaal van 2014 het resultaat van hun ontwikkelplan aan ons te communiceren Samenvatting verbeteracties kritieke massa criteria, planning, tijdsbesteding en middelen In de onderstaande tabel is samengevat welke verbeteracties we per deskundigheidsgebied gaan doorvoeren om aan de kritieke massa-criteria te kunnen voldoen, wie verantwoordelijk is voor het uitvoeren van de verbeteractie, wanneer de verbeteractie gereed is en hoeveel uur aan het doorvoeren van iedere verbeteractie besteed gaat worden. Tot slot wordt een doorkijk gegeven naar de middelen die benodigd zijn om de verbeteracties door te voeren. Gezien de in het verleden gevoerde discussies over arbeidsspecialisatie kan de tijdsbesteding hoger uitvallen dan in de tabel weergegeven. De tijdsbesteding is daarom slechts een indicatie. Tabel 1: Samenvatting verbeteracties kritieke massa criteria, planning en tijdsbesteding Kwaliteitscriterium Verbeteractie Verantwoordelijke Wanneer gereed 1. Casemanagen Arbeidsspecialisatie: Minimaal twee medewerkers gaan 1/3 van hun tijd aan deze activiteit besteden. Minimaal twee medewerkers van het KCC gaan 1/3 van hun tijd aan deze activiteit besteden bij vooroverleg. 2. Vergunningverlening bouwen en ruimtelijke ordening 4. Toezicht en handhaving bouwen en ruimtelijke ordening Arbeidsspecialisatie: Activiteit 1: minimaal twee medewerkers gaan 2/3 van hun tijd aan deze activiteit besteden. Activiteit 2 en 3: minimaal twee medewerkers gaan 2/3 van hun tijd aan deze activiteit besteden. Activiteit 4: minimaal twee medewerkers gaan 2/3 van hun tijd aan deze activiteit besteden. Arbeidsspecialisatie: Minimaal twee medewerkers gaan 2/3 van hun tijd aan dit deskundigheidsgebied besteden. 7. Groene wetten Samenwerking: Optie 1: Structurele samenwerkingsovereenkomst met gemeenten in de regio. Optie 2: Structurele samenwerkingsovereenkomst met andere overheidsorganisatie (OD, provincie, ministerie) Optie 3: Gemotiveerd afwijken van deskundigheidsgebied. 8. Behandelen juridische aspecten VV en 10. Behandelen juridische aspecten van afwijkingsbesluiten 9. Behandelen juridische aspecten HH Arbeidsspecialisatie: Minimaal twee medewerkers gaan 2/3 van hun tijd aan deskundigheidsgebied 8 besteden en 10 samen besteden. Arbeidsspecialisatie: Minimaal twee medewerkers gaan 2/3 van hun tijd aan dit deskundigheidsgebied besteden. Afdelingshoofd Vergunningen Afdelingshoofd KCCO Afdelingshoofd Vergunningen Afdelingshoofd Vergunningen Afdelingshoofd Vergunningen Afdelingshoofd Advies Veiligheid Afdelingshoofd Advies Veiligheid 1 januari januari januari 2015 Tijdsbesteding in uren 25 uur 10 uur 50 uur 10 uur 1 juli uur 1 januari januari uur 10 uur 13. Bouwfysica Uitbesteding: Afdelingshoofd eind uur 11/17

14 Kwaliteitscriterium Verbeteractie Verantwoordelijke Wanneer gereed Deskundigheidsgebied wordt op termijn Vergunningen volledig uitbesteed aan de markt. De 0,7 fte die nu werkzaamheden verricht op dit deskundigheidsgebied wordt afgebouwd als er ruimte komt door natuurlijk verloop. 15. constructieve Geen verbeteractie noodzakelijk n.v.t. n.v.t. veiligheid 17. Sloop en asbest Samenwerking: Optie 1: Structurele samenwerkingsovereenkomst met gemeenten in de regio. Optie 2: Uitbesteden aan de markt. 24. Stedenbouw en inrichting openbare ruimte 25. Exploitatie en planeconomie Arbeidsspecialisatie: Minimaal twee medewerkers gaan 1/3 van hun tijd besteden aan activiteiten 1, 3 en 4. Minimaal twee medewerkers gaan 1/3 van hun tijd besteden aan activiteit 2. Arbeidsspecialisatie en uitbesteding: Een medewerker gaat minimaal 1/3 van zijn tijd besteden aan dit deskundigheidsgebied. Daarnaast wordt een contract met een marktpartij afgesloten die voldoet aan de gestelde kwaliteitseisen. 26. Cultuurhistorie Arbeidsspecialisatie: Minimaal twee medewerkers gaan 2/3 van hun tijd aan monumenten besteden en twee medewerkers gaan 2/3 van hun tijd aan archeologie besteden. Totaal inzet Afdelingshoofd Vergunningen Afdelingshoofd Advies Ruimte Manager Vastgoed Afdelingshoofd Advies Veiligheid (monumenten) Directeur Erfgoed Delft (archeologie) 1 juli uur 1 januari januari januari 2015 Tijdsbesteding in uren 25 uur 10 uur 10 uur 10 uur 260 uur Opleidingsplan Als gevolg van de arbeidsspecialisatie zal mogelijk een extra impuls gegeven moeten worden aan de opleiding van diverse medewerkers. Medewerkers moeten mogelijk geschikt worden gemaakt voor een deskundigheidsgebied, voor de inzet in de regio of inzet in de markt bij privatisering (waarbij de gemeente zorgdraagt voor goed overdraagbare medewerkers). In de tweede helft van 2014 wordt bepaald welke medewerkers op welke deskundigheidsgebieden gaan specialiseren. Daarmee wordt ook inzichtelijk of medewerkers een opleiding nodig hebben en welke opleiding dat zal zijn. Op dat moment worden ook de kosten van de opleidingen inzichtelijk. Het opleidingsplan wordt eind 2014/begin 2015 opgesteld. Hierin worden ook de kosten voor de opleidingen opgenomen. De tijdsbesteding voor het opleidingsplan wordt geschat op 40 uur. De verantwoordelijk managers van de afdelingen zijn verantwoordelijk voor het opstellen en uitvoeren van het opleidingsplan. Zij zijn ook verantwoordelijk voor het vrijmaken van budget voor de opleidingen. Zo nodig zal budget gevraagd worden vanuit het flankerend beleid voor 2015 en Verbeteracties procescriteria Op het onderdeel procescriteria moet de gemeente Delft ook een aantal verbeteracties doorvoeren. In deze paragraaf beschrijven wij de manier waarop wij de kwaliteit gaan borgen. Een gesloten kwaliteitscyclus zorgt dat we leren van onze fouten De KC 2.1 draagt de gemeente expliciet op om een aantal beleidsinstrumenten te hanteren binnen een dubbele cyclus van beleidsvorming en van uitvoering, de zogenaamde Big Eight cyclus. Onderstaand is de Big Eight cyclus weergegeven. 12/17

15 Figuur 1: Big Eight cyclus Een gesloten kwaliteitscyclus zorgt dat we leren van onze interventies en onze VTH-prioriteiten daarop aanpassen. Daarbij onderscheiden wij de volgende formele evaluatie- en besluitvormingsdocumenten en evaluatie- en besluitvormingsmomenten: Het VTH-beleidsplan: één maal per vier jaar zal het VTH-beleidsplan aan de raad worden aangeboden, als een update van de voorliggende versie. Met deze frequentie kan iedere raadsperiode het VTH-beleid één keer uitgebreid in de raad worden behandeld. In dit VTH-beleidsplan worden drie elementen die ook in de procescriteria (c.q. de Big Eight cyclus) van de Kwaliteitscriteria 2.1 gecombineerd: - Een grondige evaluatie en probleemanalyse m.b.t. de risico s die de Delftse leefomgeving bedreigen; - Een strategisch beleidskader met prioriteiten op hoofdlijnen en de wijze waarop deze tot stand komen; - Een operationeel beleidskader met duidelijke richtlijnen voor de concrete VTH-werkzaamheden op de verschillende regelingen/wetsdomeinen Het VTH-jaarplan 3 : Ieder jaar zal het college aan het eind van het jaar het VTH-jaarplan vaststellen en ter informatie aan de raad sturen. Dit plan omvat de concrete doelstellingen en speerpunten die in het volgende jaar zullen worden uitgevoerd rondom de uitvoering van de vergunningverlenings-, toezicht- en handhavingstaken. Het plan zal onder andere informatie bevatten over: - De handhavingsresultaten in het lopende jaar en de conclusies die de gemeente daaruit trekt ten aanzien van speerpunten en thema s die prioriteit zouden moeten krijgen. De handhavingsresultaten worden voor zover mogelijk over de twaalf maanden voorafgaand aan het opstellen van het jaarplan geanalyseerd en hier worden conclusies aan verbonden m.b.t. de prioritering en speerpunten voor het komende begrotingsjaar; - Wat de mede op basis van de prioriteitstelling de verwachte workload is voor de vergunningverlening, het toezicht en de handhaving en welke consequenties dat heeft voor de capaciteit; - Welke bedrijven worden bezocht in het kader van het milieutoezicht. Het VTH-jaarplan is daarmee mede de opdrachtformulering voor de ODH; 3 Het VTH-jaarplan wordt in de termen van de KC2.1 en de MOR ook wel Handhavingsuitvoeringsplan (HUP) genoemd. De term VTH-jaarplan wordt hier echter gebruikt om te benadrukken dat het om de jaarcyclus gaat en verder strekt dan alleen de uitvoering van de handhaving. Het omvat in principe alle VTH-taken van de gemeente. 13/17

16 - Welke speerpunten/thematische VTH-projecten zullen worden uitgevoerd met de voor thematische VTHprioriteiten gereserveerde capaciteit; - Welke projecten/pilots in het kader van het integraal toezicht zullen worden uitgevoerd; - Welke wijzigingen in toets- en toezichtniveaus worden doorgevoerd als gevolg van het voortschrijdend inzicht in het naleefgedrag; - Een indicatie hoe de beschikbare capaciteit zal worden ingezet over de verschillende VTH-taken. De keuze voor de integratie van het jaarverslag en jaarplan is een pragmatische keuze die tot efficiency zal leiden. Het is niet meer noodzakelijk het jaarplan en jaarverslag onafhankelijk van elkaar op te stellen. In het jaarverslag wordt gerapporteerd over de feitelijke realisatie en vervolgens wordt in het jaarplan de realisatie geanalyseerd en gewaardeerd en worden hieruit consequenties getrokken ten behoeve van de speerpunten voor het volgende jaar. De verantwoording over het verleden en de beleidsvoornemens voor de toekomst worden dus bij elkaar in één document gepresenteerd. De raad kan op deze manier eenvoudig zien welke speerpunten volgen uit de conclusies. De keuze voor deze aanpak wijkt af van de routine van gemeenten waarin het jaarverslag en jaarplan altijd gescheiden hebben gepresenteerd. Ook wijkt deze aanpak af van de aanpak van de meeste overige gemeentelijke afdelingen. Omdat de gemeente voor het verantwoordingsdeel van het jaarplan afhankelijk is van gegevens van andere partijen zoals de VRH en ODH zal ook met hen overeenstemming moeten worden bereikt over de timing van de aanlevering van de relevante evaluatiegegevens. Tot slot bestaat de kans dat de analyse niet over het gehele voorafgaande twaalf maandsperiode mogelijk is. Omdat het jaarplan in november gereed moet zijn zal de analyse betrekking hebben op een gebroken boekjaarperiode, waarbij de gegevens van oktober tot oktober uit de systemen moeten kunnen worden gedestilleerd. De systemen moeten hier wel geschikt voor worden gemaakt. De gemeentebegroting: In de begroting wordt binnen de doelstelling veilige stad het budget opgenomen voor de uitvoering van het VTH-beleidsplan en de aanstaande jaarschijf daarbinnen die is uitgewerkt in het VTH-jaarplan. Om in te kunnen spelen op de mogelijke extra middelen die benodigd zijn voor het uitvoeren van in het jaarplan vastgestelde speerpunten en prioriteiten, wordt in het VTH-beleidsplan opgenomen dat er in de begroting altijd een vaste post voor speerpunten is gereserveerd die nog onbestemd is. In het VTHjaarplan wordt de bestemming voor deze post ingevuld. Als het vaste speerpuntenbudget niet toereikend is voor de uitvoering van de voor het komende jaar voorziene speerpunten, dan zal een claim voor extra middelen in de reguliere begrotingscyclus worden ingediend, waarna het college haar afwegingen kan maken in de besluitvorming. Buiten deze documenten en afstemmingsmomenten met de raad zal de gemeente geen structurele capaciteit reserveren voor het opstellen van andere periodieke verantwoordingsrapportages. Dit neemt niet weg dat tussendoor wel ad hoc toelichting kan worden gegeven op specifieke ontwikkelingen of vragen. Daarnaast zullen de door derden opgestelde rapportages zoals de verslagen van de ODH, rapporten van visitaties en benchmarkvergelijkingen ook ter informatie aan de raad worden voorgelegd. De gemeente meent met een beleidscyclus, die is gebaseerd op deze drie gecombineerde documenten, helder en duidelijk invulling te hebben gegeven aan de procescriteria uit de Kwaliteitscriteria 2.1. Daarmee is ook een sluitende leercirkel gecreëerd op basis waarvan we ieder jaar onze inspanningen om het nalevingsgedrag te verhogen kunnen verbeteren. 14/17

17 Overzicht criteria in de cyclus In de onderstaande tabel is weergegeven welke procescriteria in welk plan landt. Tabel 2: Overzicht welke onderdelen van de procescriteria in welk plan wordt opgenomen. Procescriterium Oplossingsrichting in cyclus (beschreven in...) 1. Rapportage en evaluatie VTH-beleidsplan (4 jaarcyclus) Verantwoording van inzet prestaties en resultaten VTH-jaarplan Probleemanalyse VTH-beleidsplan (4 jaarcyclus) Vergelijking en auditing Aparte rapportages in 4 jaar cyclus 2. Strategisch beleidskader VTH-beleidsplan (4 jaarcyclus) Prioriteitstelling en meetbare doelen VTH-beleidsplan (4 jaarcyclus) Vastleggen van benodigde capaciteit in begroting VTH-Jaarplan Vastleggen van benodigde financiële middelen in Gemeentebegroting Begroting 3. Operationeel beleidskader VTH-beleidsplan (4 jaarcyclus) Strategie vergunningverlening VTH-beleidsplan (4 jaarcyclus) Nalevingsstrategie VTH-beleidsplan (4 jaarcyclus) Beleid RO Actuele bestemminsplannen. Afwijkingsbesluiten en ontheffingen zijn opgenomen in de meeste bestemmingsplannen, zo niet dan geldt de beleidsnota woninguitbreidingen. Kruimellijstbeleid is vastgesteld. Toezichtstrategie VTH-beleidsplan (4 jaarcyclus) en speerpunten in VTHjaarplan Objectieve criteria VTH-beleidsplan (4 jaarcyclus) Sanctiestrategie VTH-beleidsplan (4 jaarcyclus) Gedoogstrategie VTH-beleidsplan (4 jaarcyclus) 4. Planning en control VTH-jaarplan en clusterplan Borging personele en financiële middelen Gemeentebegroting Uitvoeringsprogramma vergunningverlening en handhaving VTH-jaarplan Organisatorische condities VTH-jaarplan Kwaliteitsborging VTH-beleidsplan (4 jaarcyclus) 5. Voorbereiden VTH-jaarplan en clusterplan Protocollen en werkinstructies VTH-beleidsplan (4 jaarcyclus) en uitwerking in instructies in Protos Interne en externe afstemming Externe afstemming: DVO's met externe partijen: - VRH ( Brandweer) - ODH - RBG - Gemeenten met samenwerkingsovereenkomst Interne afstemming: - Jaaropdrachten - Bouwinitiatiefoverleg (BIO) Protocollen voor communicatie, informatiebeheer en informatieuitwisseling VTH-beleidsplan (4 jaarcyclus) en losse DVO s met partijen waartussen informatie moet worden uitgewisseld. 6. Uitvoeren VTH-jaarplan en gemeentebegroting Uitvoeringsondersteunende voorzieningen VTH-jaarplan en gemeentebegroting 7. Monitoren VTH-jaarplan Monitoring Vaststellen set te monitoren indicatoren (vast te stellen als onderdeel van het VTH-beleidsplan) Inrichten registraties op te monitoren indicatoren Samenvatting verbeteracties procescriteria, planning, tijdsbesteding en middelen In de onderstaande tabel is samengevat welke verbeteracties we gaan doorvoeren om aan de procescriteria te kunnen voldoen, wie verantwoordelijk is voor het uitvoeren van de verbeteractie, wanneer de verbeteractie gereed is en hoeveel uur aan het doorvoeren van iedere verbeteractie besteed gaat worden. Tot slot wordt een doorkijk gegeven naar de middelen die benodigd zijn om de verbeteracties mogelijk te maken. 15/17

18 Tabel 3: Samenvatting verbeteracties procescriteria, planning en tijdsbesteding Verbeteractie Verantwoordelijke Wanneer gereed Tijdsbesteding in uren/middelen Ontwikkelen VTH-beleidsplan Programmeur Veiligheid Juli uur Ontwikkelen VTH-jaarplan Programmeur Veiligheid November uur incidenteel 120 uur structureel p/j Benchmark/audit Programmeur Veiligheid Begin uur en p/j VTH-beleidsplan voor Programmeur Veiligheid Juli uur protocollen Afstemming met interne en Programmeur Veiligheid Juli uur externe partijen (DVO s) Monitoring Programmeur Veiligheid Juli uur Totaal inzet 850 uur incidenteel 120 uur structureel De bovenstaande verbeteracties voor de procescriteria worden allen in projectvorm opgepakt. Daarbij worden de volgende projecten onderscheiden: Project opstellen VTH-beleidsplan: Dit project omvat ook het ontwikkelen en vaststellen van de set te monitoren prestatie-indicatoren en de te hanteren protocollen. Project opstellen VTH-jaarplan: Dit project wordt in principe jaarlijks herhaald. Deze eerste ronde vergt echter een extra inspanning vanwege het ontwikkelen van een adequate opzet en totstandkomingsprocedure voor dit plan. Benchmark en/of auditprojecten: Deze projecten worden periodiek gestart op het moment dat zij opportuun zijn. Opstellen en herzien van DVO's: De DVO's met de ODH en VRH worden in de reguliere afstemmingscycli met beide partijen aangepast aan de voornemens uit het verbeterplan. De DVO's met gemeenten waarmee medewerkers/taken worden uitgewisseld, zullen een direct uitvloeisel zijn van de afspraken die met deze gemeenten worden gemaakt in het kader van het voldoen aan de kritieke massacriteria (zie paragraaf 3.1). 4. Kosten en financiering De verbeteracties om te kunnen voldoen aan de kritieke massa criteria worden met de bestaande mensen en middelen doorgevoerd. De verbeteracties zullen voornamelijk capaciteit vragen van het management (i.c. begroot op 260 uur totaal en 40 uur voor het opleidingsplan). De verbeteracties worden op reguliere management activiteiten geboekt. De benodigde capaciteit en kosten voor de projecten om aan de procescriteria te voldoen (i.c. 850 uur incidenteel, 120 uur structureel en ,- per jaar), kunnen worden gezien als een normaal onderdeel van de managementtaken, de planning & controlcyclus en de beleidstaken en kunnen vooralsnog uit de bestaande, reeds gereserveerde capaciteit en budgetten hiervoor worden gefinancierd. Voor de uitvoering van het verbeterplan is incidenteel beschikbaar. Het bedrag zal worden besteed aan ondersteuning voor de managementtaken en eventueel extern advies bij het ontwikkelen en opstellen van de benodigde beleidsdocumenten. 16/17

19 Bijlagen: Verbeterplan implementatie VTH-kwaliteitseisen ODH 17/17

20 Verbeterplan implementatie VTH-kwaliteitscriteria Datum : 28 mei 2014 Status : Vastgesteld in het AB van 26 juni 2014 Opgesteld door : Annette Swinkels en Natascha Grundeken Opdrachtgever : MT Opdrachtnemer : Werkgroep kwaliteit

21 Inleiding Voor een goede uitvoering van vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH) zijn door VNG, IPO en het Rijk (I&M) landelijke kwaliteitseisen ontwikkeld. Provincies en gemeenten zijn samen verantwoordelijk voor de kwaliteit van de VTH-taken. Met de vorig jaar vastgelegde kwaliteitscriteria 2.1 zijn er afspraken gemaakt over de minimale kwaliteit van de uitvoering. Dit geldt zowel voor de taken die worden uitgevoerd door een regionale uitvoeringsdienst als voor VTH-taken die gemeenten, provincies, waterschappen en rijksdiensten in eigen beheer uitvoeren. De kwaliteitscriteria 2.1 bevatten criteria voor kritische massa, inhoud en proces. Kritische massa criteria geven aan welke capaciteit, kennis en ervaring tenminste in een organisatie aanwezig moet zijn om de VTH-taken goed uit te voeren. Zoals aangegeven in het bedrijfsplan van de Omgevingsdienst Haaglanden (door de stuurgroep ODH vastgesteld op 11 januari 2012) is één van de concrete doelstellingen dat de Omgevingsdienst Haaglanden er voor zorg draagt dat de taakuitvoering gaat voldoen aan de wettelijke kwaliteitseisen. Nu de kwaliteitseisen zijn vastgesteld, gaat het er om dat er ook naar gewerkt gaat worden. Hiervoor is vanuit gemeenten en provincies een gezamenlijk opgezet implementatietraject gestart dat ongeveer twee jaar zal duren. Het doel van dit implementatieproces is dat vanaf 2015 uitvoeringsorganisaties een overeengekomen kwaliteitsniveau behalen en dit binnen hun organisatie geborgd hebben. De set met kwaliteitscriteria wordt wettelijk geborgd maar zal pas vanaf 1 januari 2015 worden toegepast. Tot die tijd krijgen de betrokken uitvoerders de gelegenheid om hun organisatie en inzet zo te regelen dat zij aan die criteria kunnen voldoen. De set geldt voor de VTH-taken met betrekking tot het bepaalde bij en krachtens de Wabo en de in artikel 5.1 Wabo genoemde wetten voor zover dat in die wetten is bepaald (dit betreft milieu, bouw, ruimtelijke ordening, monumenten, natuurbescherming, flora en fauna, water). De implementatie begint met een startmeting bij alle betrokken overheden. Voor de taken die door de Omgevingsdienst Haaglanden (hierna ODH) worden uitgevoerd is de startmeting door de ODH worden uitgevoerd. Voor dit doel is een hulpmiddel ontwikkeld, waarmee men zelf de eigen situatie in beeld kan brengen (de zogenaamde zelfevaluatietool VTH kwaliteitscriteria of kortweg zelfevaluatietool). Na het in beeld brengen van de eigen situatie kan de betrokken overheid zo nodig zelf een verbeterplan opstellen, de voortgang monitoren en aan het eind van dit implementatietraject een eindmeting uitvoeren met hetzelfde hulpmiddel als waarmee de beginsituatie is bepaald. De betrokken overheid is er verantwoordelijk voor dat de kwaliteit wordt geborgd. Het afronden van het implementatietraject is namelijk het begin van het systematisch blijven voldoen aan de kwaliteitseisen en het verbeteren van de beleids- en uitvoeringscyclus. Vanaf 2015 moet de kwaliteit op niveau gehouden worden via onder meer collegiale toetsing en horizontale verantwoording. Ook blijft de zelfevaluatietool nog enige tijd beschikbaar. Dit implementatietraject is vrijwillig, maar niet vrijblijvend. De provincies bevorderen in overleg met gemeenten de implementatie van de kwaliteitscriteria bij RUD s, gemeenten, provincies, waterschappen en rijksdiensten. De provincies hebben deze coördinerende procesrol op grond van paragraaf 5.2 van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht; deze rol is ook opgenomen in het wetsvoorstel VTH. Concreet betekent dit dat de provincies de implementatie en borging van de kwaliteitscriteria coördineren. 2

22 Het implementatieproces VTH-kwaliteitscriteria kent de volgende fases: Fase 1 De startmeting (juni 2013 jan 2014) Het implementatietraject begon met het invullen van de zelfevaluatietool, de zogenaamde startmeting. Deze startmeting biedt inzicht in hoe de ODH zich verhoudt tot de VTHkwaliteitscriteria 2.1. De startmeting is in de zomer van 2013 uitgevoerd. De resultaten van de startmeting zijn gecommuniceerd naar het MT op 10 september Op basis van de uitkomsten van deze startmeting is duidelijk op welke punten de ODH voldoet aan de kwaliteitscriteria en waar nog een verbeterslag nodig is. Voor dat begonnen is met het maken van een verbeterplan heeft overleg plaatsgevonden met de gemeenten en de provincie in het Haaglandse gebied. Ook zij hebben een zelfevaluatie voor hun taakuitvoering uitgevoerd. Tijdens deze gesprekken zijn de opvattingen van de deelnemers geïnventariseerd. Nagegaan is hoe men dacht over de verantwoordelijkheden aangaande de procescriteria (BIG 8). Voor welke procescriteria is de gemeente/provincie verantwoordelijk en voor welke de ODH? Fase 2 Het verbeterplan (feb - mrt 2014) Voor de nog te maken verbeterslagen bij de ODH is door de projectgroep een verbeterplan opgesteld. De projectgroep bestaat uit de volgende personen: Annette Swinkels (projectleider), Manon Buijsing (P&O), Natascha Grundeken (Toezicht en Handhaving) en Rob van der Geugten (Toetsing en Vergunningverlening). In het verbeterplan is weergegeven hoe de te realiseren verbeteringen worden aangepakt. Daarbij wordt o.a. aangegeven aan welke voorwaarden moet worden voldaan om de verbeteringen te kunnen realiseren. Fase 3 Professionaliseren (april 2014 december 2014) In deze periode worden de verbeteringen doorgevoerd en in de organisatie geborgd. Fase 4 De eindmeting (december 2014) Aan het eind van het verbetertraject wordt nogmaals de zelfevaluatietool ingevuld om te laten zien dat de ODH voldoet aan de kwaliteitscriteria. Fase 5 Kwaliteitsborging (vanaf 2015) Hoewel het implementatietraject formeel is afgerond per 1 januari 2015, is er daarna natuurlijk ook nog aandacht voor kwaliteitsborging: het kwaliteitsniveau moet onderhouden worden. 3

23 In 2013 hebben wij onze huidige uitvoeringskwaliteit tegen het licht gehouden door een zelfevaluatie aan de hand van een landelijke vragenlijst (zelfevaluatietool). Vanuit deze situatie is bepaald wat wij nog moeten organiseren om de kwaliteit en professionaliteit van de uitvoering van onze VTH-taken op het gewenste niveau te krijgen. Het resultaat hiervan is verwoord in dit verbeterplan. In dit verbeterplan zijn de benodigde acties geformuleerd die redelijkerwijs ervoor zorgen dat de uitvoering van de VTH-taken die belegd zijn bij de Omgevingsdienst Haaglanden per 1 januari 2015 aan het vereiste kwaliteitsniveau voldoet. In het plan wordt beschreven hoe de te realiseren verbeteringen worden aangepakt. Er is aangegeven aan welke voorwaarden moet worden voldaan om de verbeteringen te kunnen realiseren en of deze voorwaarden vervulbaar zijn. De verantwoordelijkheid voor alle verbeterpunten van de ODH ligt bestuurlijk bij het dagelijks c.q. algemeen bestuur en ambtelijk bij de directeur (via het MT) van de Omgevingsdienst Haaglanden. Beoogd wordt om het verbeterplan van de Omgevingsdienst Haaglanden in juni 2014 door het AB te laten vaststellen. Het verbeterplan betreft een 100 % uitvoeringsopgave voor de ODH, waarbij de deelnemende organisaties worden betrokken en gekend in de uitwerking en implementatie van de acties zoals genoemd in het verbeterplan. De actiepunten uit het verbeterplan van de ODH dragen bij aan kwaliteitsborging binnen de ODH en een sluitende beleidscyclus (big 8) van de deelnemers. Het verbeterplan van de ODH kan als bijlage bij het verbeterplan van de deelnemers (Wabo breed) gevoegd worden. Ter illustratie is de big 8 hieronder weergegeven. Inhoud verbeterplan: Hoofdstuk 1 Hoofdstuk 2 Hoofdstuk 3 Hoofdstuk 4 : Resultaten startmeting : Verbetertraject : Borging : Besluitvorming en communicatie 4