Totaalbeeld Interbestuurlijk toezicht Hof van Twente Totaalbeeld Hof van Twente: Groen

Transcriptie

1 Totaalbeeld Interbestuurlijk toezicht Hof van Twente 2019 Totaalbeeld Hof van Twente: Groen Financiën Wabo Wro Archief Huisvesting statushouders Oranje Groen Groen Groen Groen Motivering totaalbeeld Algemeen Het totaalbeeld is opgebouwd uit vijf domeinen waarbij de provincie toezichthouder is. Dit zijn de domeinen financiën, Wabo (Wet algemene bepalingen omgevingsrecht), Wro (Wet ruimtelijke ordening), informatie- & archiefbeheer en huisvesting statushouders. Op de pagina s hierna staat per domein de beoordeling van de taakuitvoering en het daaruit volgend toezichtregime beschreven. De kleur van het totaalbeeld is het gewogen gemiddelde van de verschillende domeinen. Beeld van Hof van Twente in de afgelopen jaren De kleur van het totaalbeeld is dit jaar groen, in 2018 en 2017 was het eveneens groen. Beeld voor het jaar 2019 wat valt op? De begroting 2019 is structureel en reëel niet in evenwicht. De ramingen voor de komende jaren laten zien dat het evenwicht zal worden hersteld. De oranje kleur op het domein Financiën vindt zijn grondslag grotendeels in de financiële effecten van- en ontwikkelingen op het Sociale Domein. Hof van Twente is voldoende in control op de beleids- en uitvoeringscyclus (big-8) Wabo. Hof van Twente heeft een verbeterslag gemaakt in het uitvoeringsprogramma ten opzichte van het voorgaande jaar. Er is een goede, transparante risico-inschatting gemaakt. Daarnaast heeft Hof van Twente het afgelopen jaar hard gewerkt aan het opzetten van de Omgevingsdienst. Op een aantal terreinen is verbetering nodig. Het uitvoeringsprogramma is niet op tijd vastgesteld, de doelen zijn niet meetbaar, het VTH-beleid dient geactualiseerd te worden en het vastgestelde milieubeleid (ODT) is niet vertaald in het uitvoeringsprogramma. Net als alle andere gemeenten in Overijssel heeft Hof van Twente het milieubeleid niet vertaald in het uitvoeringsprogramma, is er geen inzicht gegeven hoe aan de vastgestelde Kwaliteitsverordening wordt voldaan, is het milieubeleid niet vertaald in het uitvoeringsprogramma en is geen inzicht gegeven hoe aan de vastgestelde Kwaliteitsverordening wordt Hof van Twente scoort positief op de criteria van het domein Wro. Voor grote delen van het gemeentelijke grondgebied beschikt de gemeente over een actuele Structuurvisies. Verder heeft de gemeente een concept- Omgevingsvisie/Structuurvisie gereed, maar deze moet nog worden vastgesteld door de gemeenteraad. Het informatie- en archiefbeheer is goed op orde. Een aantal punten verdienen vanuit risicobeoordeling bijzondere aandacht in Hof van Twente heeft net niet voldaan aan de taakstelling huisvesting statushouders. Na aftrek van het tekort aan koppelingen (buiten de macht van de gemeente) blijft er echter niets van deze achterstand over. Omdat de oorzaak van de achterstand buiten de macht van de gemeente ligt, krijgt de gemeente de kleur groen voor het domein Huisvesting statushouders. Voor het domein Monumenten is sprake van een overgangsproces. Dit domein wordt volgend jaar als volwaardig domein getoetst en is dan mede de basis voor het totaalbeeld. De voorbereidingen hiervoor zijn samen met de gemeenten opgepakt. Samenvattend levert dit het beeld op van een gemeente die haar wettelijke taken op de provinciale toezichtdomeinen Wabo, Wro, archief en huisvesting statushouders goed op orde heeft. De gemeente loopt echter nog risico s op gebied van financiën. Toezichtregime Per domein hebben wij de kleuren groen of oranje toegekend. Op het domeinen financiën houden wij intensiever toezicht. Op de overige domeinen geldt dat het toezicht minder intensief is en dat wij als toezichthouder op afstand blijven.

2 Financiën Beoordeling De begroting 2019 is structureel en reëel niet in evenwicht. De ramingen voor de komende jaren laten zien dat het evenwicht zal worden hersteld. Er zijn bestuurlijke onderwerpen benoemd die het begrotingsbeeld bedreigen. Context De gemeente Hof van Twente was een financieel gezonde gemeente en kleurde jaren groen op het IBT-domein financiën. Sinds de overheveling van de nieuwe taken in het sociaal domein in 2015 wordt de gemeente geconfronteerd met een stijgend tekort op dit domein. De gemeente heeft publiekelijk aandacht gevraagd voor de boodschap dat door dit tekort, de voorzieningen niet meer op peil kunnen worden gehouden. Toelichting beoordeling De gemeente komt tot de conclusie dat het niet langer haalbaar is om de budgettaire neutraliteit van het sociaal domein te handhaven. De gemeente raamt een tekort op de nieuwe taken WMO en Jeugd. Als gevolg daarvan heeft Hof van Twente een niet sluitende begroting. Het meerjarenperspectief sluit voor de jaren 2021 en Daartoe heeft de gemeente onder andere vanaf 2020 een extra, structurele, algemene bezuinigingstaakstelling op het (programma 5) sociaal domein opgenomen. Deze komt bovenop een reeds opgenomen taakstelling op de welzijnssubsidies die al vanuit het verleden bestaat. De toezichthouder hoort graag hoe de gemeente deze taakstellingen nader uitvoert. Oranje Toezichtregime oranje 1. De geraamde uitgaven en inkomsten zijn structureel en reëel in evenwicht. Uit meerjarenbegroting is nog niet aannemelijk dat dit evenwicht behouden blijft, of, 2. De geraamde structurele uitgaven en inkomsten zijn niet in evenwicht. Uit de meerjarenbegroting is aannemelijk dat dit evenwicht wordt hersteld, en/of, 3. Er is sprake van één of meer bestuurlijk relevante onderwerpen die de financiële positie substantieel nadelig kunnen beïnvloeden. Hierbij kan gedacht worden aan de jaarrekening, het weerstandsvermogen, de grondexploitatie of andere onderwerpen. Intensiteit toezicht: gemiddeld o Begroting vergt geen goedkeuring. o Verdiepingsvragen rondom meerjarige financiële problematiek. o Intensivering ambtelijk en bestuurlijk contact (2-5 x per jaar). o Monitoren van herstelmaatregelen/begrotings wijzigingen. o Het zijn van sparringpartner. o Themaonderzoeken. o Onderzoek programmarekening met accountantsverslag. o Opvragen nota s deelonderwerpen financiële positie. Wabo Algemeen Op basis van de uitgevoerde toetsing van Interbestuurlijk Toezicht op het domein Wabo is het kleurbeeld voor de gemeente Hof van Twente voor het jaar 2019 groen. Dit betekent dat de gemeente Hof van Twente voldoende in control is op de beleids- en uitvoeringscyclus (big-8) Wabo. De gemeente Hof van Twente heeft een verbeterslag gemaakt in het uitvoeringsprogramma ten opzichte van het voorgaande jaar. De gemeente heeft een goede, transparante risico-inschatting gemaakt. Daarnaast heeft de gemeente Hof van Twente het afgelopen jaar hard gewerkt aan het opzetten van de Omgevingsdienst. Op een aantal terreinen is verbetering nodig. Het uitvoeringsprogramma is niet op tijd vastgesteld, de doelen zijn niet meetbaar, het VTH-beleid dient geactualiseerd te worden en het vastgestelde milieubeleid (ODT) is niet vertaald in het uitvoeringsprogramma. Inzicht in uitvoering en handhaving Sluitende beleids- en uitvoeringscyclus, die voldoet aan de beoordelingscriteria. Alle stappen van de cyclus zijn ingevuld. o Ambtelijk gesprek bevindingen beoordeling uitvoering en handhaving: 1 à 2 keer per jaar. o Dossieronderzoek: indien specifieke omstandigheden daar aanleiding toe geven (steekproef)

3 Net als alle andere gemeenten in Overijssel heeft Hof van Twente het milieubeleid niet vertaald in het uitvoeringsprogramma. Ook heeft het, net als de andere gemeenten, geen inzicht gegeven hoe aan de vastgestelde Kwaliteitsverordening wordt Net als alle andere gemeenten in Overijssel heeft Hof van Twente het milieubeleid niet vertaald in het uitvoeringsprogramma. Ook heeft het, net als de andere gemeenten, geen inzicht gegeven hoe aan de vastgestelde Kwaliteitsverordening wordt Verbeterpunten De gemeente Hof van Twente heeft de volgende verbeterpunten: 1. Stel het uitvoeringsprogramma vast voor 1 januari Maak de beleidsdoelen meetbaar met behulp van indicatoren: wanneer is de gemeente tevreden? 3. Actualiseer het VTH-beleid conform het eigen voornemen. 4. Vertaal het (milieu)beleid door in het uitvoeringsprogramma Geef in 2019 inzicht in het voldoen aan de vastgestelde Kwaliteitsverordening VTH en doe hiervan, conform de verordening, mededeling aan de gemeenteraad. Toetsingskader Interbestuurlijk toezicht Wabo kijkt in 2019 naar de totale beleids- en uitvoeringscyclus van de Overijsselse gemeenten. Daarbij wordt beoordeeld of de cyclus sluitend is, door te toetsen of de resultaten van uitvoering en beleid van voorgaande jaren zijn vertaald naar nieuwe uitvoering en eventueel nieuw beleid. Daarnaast kijkt Interbestuurlijk toezicht Wabo of in de bestuurlijke besluitvorming risico s en keuzes inzichtelijk zijn gemaakt zodat college en raad weten wat hun verantwoordelijkheden zijn. Hierbij wordt ook de Kwaliteitsverordening VTH meegenomen. Wro Beoordeling: De gemeente scoort positief op de criteria van het domein Wro. Dit maakt dat het kleurbeeld voor dit jaar groen is. Omgevings- en structuurvisies Voor grote delen van het gemeentelijke grondgebied beschikt de gemeente over een actuele Structuurvisies. Verder heeft de gemeente een concept- Omgevingsvisie/Structuurvisie gereed, maar deze is nog niet vastgesteld door de gemeenteraad. Onder een actuele Structuurvisie verstaan wij een visie die niet ouder is dan 10 jaar. Bestemmingsplannen De gemeente Hof van Twente beschikt over actuele bestemmingsplannen voor haar gemeentelijke grondgebied, waarin rekening is gehouden met de provinciale belangen. Groen. Vaststelling en actualisatie structuurvisies o de gemeente heeft de structuurvisies op orde (voldoet aan de hiervoor genoemde beoordelingscriteria) Vaststelling en actualisatie bestemmingsplannen o de gemeente heeft de bestemmingsplannen op orde (voldoet aan de hiervoor genoemde beoordelingscriteria) of de gemeente heeft aangetoond dat de beschikbare capaciteit ingezet wordt voor de voorbereiding op het omgevingsplan.

4 Toezicht en handhaving Gemeente Hof van Twente heeft een actueel uitvoeringsprogramma voor toezicht en handhaving, en heeft de capaciteit inzichtelijk gemaakt. De gemeente geeft aan voldoende capaciteit beschikbaar te hebben voor de uitvoering van toezicht en handhaving op het gebied van ruimtelijke ordening Inzicht in nalevingstoezicht o Voor 1 januari van elk kalenderjaar is het door de raad geziene jaarlijkse programma voor toezicht en handhaving RO aan GS gestuurd en o voor 1 april, dan wel samen met de jaarrekening, is het door de raad geziene jaarverslag toezicht en handhaving RO aan GS gestuurd en o doelen en normen zijn behaald. Er is een goede en actuele analyse van de risico s. Er is sprake van een consistent programma met voldoende operationele doelen, afwijkingen zijn begrijpelijk geformuleerd. o Ambtelijk contact: 1 à 2 keer per jaar. o Kennisgevingsbrief van GS: situatie is conform de eisen. o Steekproef eens per 3 à 4 jaar. Archief Het beeld van de gemeente Hof van Twente is gebaseerd op het Verslag archiefzorg en beheer 2017, dd 6 november 2018 en het Jaarverslag 2017 Archiefzorg en beheer (KPI-rapportage). De vorig jaar aangekondigde aanpassingen voor het Besluit Informatiebeheer en Handboek Vervanging zijn nog niet doorgevoerd. Eén en ander hangt samen met de aanschaf van een nieuw zaaksysteem. Als gevolg hiervan staan ook enkele koppelingen van applicaties naar het zaaksysteem nog in de wachtstand. Medewerkers zijn met trainingen voorbereid op de eigen verantwoordelijkheid voor archiveren. De ontwikkeling van een toetsbaar kwaliteitssysteem wordt opgepakt. Onderzocht wordt of KIDO (Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden) hiervoor gebruikt gaat worden. De gemeente heeft een actief beleid ten aanzien van het archiveren van website en social media. De archiefruimte is op orde, wel blijft het klimaatbeheer aandacht vragen. Door de aansluiting bij de Omgevingsdienst Twente (ODT) is het nodig dat de actuele milieudossiers digitaal beschikbaar zijn. Het college heeft het besluit genomen om de dossiers in eigen beheer digitaal te maken. Ook is een besluit tot vervanging genomen zodat de dossiers op termijn vernietigd worden. Op het gebied van veiligheid heeft het college van B&W het Beleidsplan Informatieveiligheid & Privacy en het Handboek Informatiebeveiliging 2017 vastgesteld en zijn de te volgen procedures vastgesteld. De gemeente is aangesloten bij het Culturele Preventienetwerk Twente, waarvoor een collectiehulpverleningsplan is opgesteld. Aandachtspunten voor 2019: Groen Zorg voor en beheer van archief op orde o Frequentie algemeen inspectiebezoek: eens per 2 a 3 jaar o Informatie-uitvraag: jaarlijks verslaglegging via KPI s of op andere wijze. o Horizontale verslaglegging: jaarlijks.

5 Huisvesting statushouders - Actualisatie Handboek Vervanging en Besluit Informatiebeheer. - Ontwikkeling toetsbaar kwaliteitssysteem. - Uitwisseling en archivering met de Omgevingsdienst Twente. - Overbrenging van archieven naar de archiefbewaarplaats. De gemeente Hof van Twente heeft voldaan aan de taakstelling van de tweede helft van De gemeente heeft de taakstellingsperiode afgesloten met een achterstand van 11 op peildatum 1 januari Omdat er op peildatum 1 oktober een tekort aan koppelingen is van 7 en omdat de taakstellingsperiode daarvoor ook een tekort aan koppelingen is van 4, blijft er van de achterstand niets over dat binnen toezicht valt. Om deze reden krijgt Hof van Twente de kleur groen voor IBT-domein Huisvesting statushouders. Ieder half jaar krijgen gemeenten per 1 januari en 1 juli, door het Rijk een taakstelling opgelegd voor het huisvesten van statushouders. Beoordeling heeft plaatsgevonden op basis van de realisatiecijfers op peildatum 1 januari 2019 en aanvullende informatie verstrekt door de gemeente. Groen Tijdig gehuisvest o Voldaan aan de wettelijke taakstelling, of o Voor de eerste keer niet voldaan aan de wettelijke taakstelling, ten opzichte van de voorgaande taakstellingperiode of er is sprake van een kleine achterstand 1. Maandelijks monitoren voortgang. 2. Bij 1 e keer niet halen van de taakstelling ontvangt de gemeente een ambtelijke brief. Indien nodig, ambtelijk overleg waarbij informatie wordt opgevraagd en gevalideerd en afspraken worden gemaakt over inlopen achterstand.