Verslag toezicht archief- en informatiebeheer gemeente Renswoude 2015

Transcriptie

1 Verslag toezicht archief- en informatiebeheer gemeente Renswoude 2015 Opsteller Vincent Robijn - gemeentearchivaris T.a.v. College Datum Registratienummer 1. Algemeen Zoals voorgeschreven in artikel 10 van de Archiefverordening 1999 van de gemeente Renswoude is de gemeentearchivaris belast met het toezicht op het gemeentelijke informatiebeheer en het beheer van de archiefbewaarplaats (depot in Amersfoort). De archivaris doet hiervan jaarlijks verslag aan burgemeester en wethouders, die verantwoordelijk zijn voor de zorg van de naleving van de Archiefwet Burgemeester en wethouders gebruiken dat verslag als jaarlijkse verantwoording aan de raad, zoals voorgeschreven in artikel 21 van de Archiefverordening. Op 1 oktober 2012 is de Wet Revitalisering Generiek Toezicht in werking getreden. Hiermee is het archieftoezicht van de provincie meer op afstand komen te staan en de toezichthoudende rol van de gemeentearchivaris verzwaard. Om het vernieuwde archieftoezicht in de praktijk gestalte te geven, heeft VNG een toetsingsinstrument ontwikkelt in de vorm van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI). Door middel van dit toetsingsinstrument legt het college van B&W horizontale verantwoording af aan de raad. De colleges van Gedeputeerde Staten houden op afstand toezicht op de gehele archiefketen van alle gemeenten. Het niet of slechts deels voldoen aan de wettelijke vereisten wordt door de Provincie in de rol van interbestuurlijk toezichthouder aangemerkt als taakverwaarlozing. 1 Dat betekent dat er kan worden ingegrepen bij afwezigheid van plannen tot verbetering. Dit jaar is het verslag van de gemeentearchivaris voor het eerst gebaseerd op de resultaten van de toetsing van het archief- en informatiebeheer aan de hand van de KPI's. Deze toetsing is uitgevoerd door de afdeling Archief. De toetsing is door de gemeentearchivaris vanuit zijn rol als toezichthouder becommentarieerd en beoordeeld en voor dit verslag aangevuld met eigen bevindingen. Het verslag heeft zowel betrekking op archiefbescheiden die nog gebruikt worden binnen de gemeentelijke organisatie en jonger zijn dan 20 jaar, als op archiefbescheiden die naar de tijdelijke archiefruimte in Rhenen of naar de permanente archiefbewaarplaats in Amersfoort zijn overgebracht. De belangrijkste actuele ontwikkeling binnen het informatiebeheer van de gemeente Renswoude is het streven om over te gaan op digitaal werken. Hiervoor dient aan de volgende archiefwettelijke kaders te worden voldaan: 1.) er dient een handboek vervanging voor alle processen te worden opgesteld en vastgesteld, 2.) er dient een collegebesluit vervanging te worden genomen, 3.) er dient een kwaliteitssysteem te worden geïmplementeerd waarin processen en werkinstructies zijn vastgelegd, 4.) er dient een metadata schema gebaseerd op landelijke standaarden te worden ingericht en 5.) er dient een duurzame voorziening voor de opslag en toegankelijkheid van te bewaren digitale archiefbescheiden te worden getroffen. De overgang naar volledig digitaal werken, vergt een inspanning van de gehele organisatie. zorg dat aan de archiefwettelijke randvoorwaarden voor volledig digitaal werken wordt voldaan, zodat digitale archiefbescheiden leidend zijn. Zo lang niet aan de randvoorwaarden is voldaan, is voor de gemeente Renswoude formeel het papieren archief nog leidend. Dit verslag heeft dan ook voornamelijk betrekking op het papieren archief. 1 De volledige KPI rapportage inclusief dit verslag dient in het kader van het interbestuurlijk toezicht voor 15 juli te worden aangeleverd bij de Provincie. 1

2 2. Overzicht kernindicatoren Hieronder worden per KPI kort de bevindingen samengevat. Daarnaast is per onderdeel in percentages aangegeven of de gemeente wel, deels of niet aan de wettelijke eisen voldoet. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen overgebrachte en niet-overgebrachte archieven. KPI 1. Lokale regelingen Score niet-overgebrachte archieven: Ja 40% Deels 30% Nee 30% De Archiefwet 1995 en bijbehorende besluiten en regelingen reguleren de verantwoordelijkheden van de gemeente als zorgdrager op het gebied van archieven. Hierbij gaat het om de verplichting om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. De Archiefverordening van gemeente Renswoude is vastgesteld in 1999 evenals het Besluit Informatiebeheer. Daarmee beschikt de gemeente op dit moment niet over actuele regelgeving inzake het informatiebeheer en archiefzorg. Aanvullend op de regelgeving wordt vanaf 2015 jaarlijks een Strategisch Informatie Overleg (SIO) georganiseerd tussen de gemeentesecretaris, gemeentearchivaris en het hoofd Algemene Zaken en naar behoefte een Tactisch Informatie Overleg (TIO) op operationeel niveau. Hierin worden actuele ontwikkelingen inzake het informatiebeheer en rapportages besproken. Een aandachtspunt is dat het college als zorgdrager op basis van de Archiefwet 1995 voorzieningen moet treffen omtrent de archiefbescheiden bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan. Dit is onder meer van toepassing bij de overbrenging van de dossiers die betrekking hebben op de uitvoering van Sociale Zaken door gemeente Veenendaal. Indien de verbonden partij de taak onder mandaat uitvoert, blijven burgemeester en wethouders verantwoordelijk voor het informatiebeheer en is de gemeentearchivaris toezichthouder. Door middel van een dienstverleningsovereenkomst vindt de uitvoering plaats, maar de overbrenging van de dossiers die op deze taak betrekking hebben is niet formeel vastgelegd. Aanbevelingen: Actualiseer de lokale regelgeving omtrent het informatiebeheer en de archiefzorg; Zorg voor inbedding van archief- en informatiebeheer als vast aandachtspunt binnen de aansluitprocedure voor toekomstige verbonden partijen; Stel vast welke afspraken de gemeente als opdrachtgever heeft gemaakt met haar verbonden partijen ten aanzien van het informatiebeheer en informeer de gemeentearchivaris hierover. Repareer eventuele hiaten; KPI 2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Score niet-overgebrachte archieven: Ja 80% Nee 20% Er wordt structureel gewerkt aan de kwaliteit van het informatiebeheer en er is sprake van actief toezicht door de gemeentearchivaris. Gemeente Renswoude werkt met het Document Management Systeem Verseon wat NEN 2082 gecertificeerd is. De gemeente werkt echter nog niet met een volwaardig kwaliteitssysteem dat toegesneden is op digitaal informatiebeheer. Ontwikkel een kwaliteitssysteem voor het archief- en informatiebeheer inclusief meetinstrumenten; 2

3 KPI 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid & duurzaamheid archiefbescheiden Niet overgebrachte archieven: Ja 91% Nee 9% Het papieren archief dat nog niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats in Amersfoort is voldoende geordend en toegankelijk. Een aandachtspunt is dat de dossiers van projecten niet in alle gevallen compleet zijn of dat medewerkers werkdossiers aanleggen waarvan de archiefbescheiden niet geregistreerd zijn. Er wordt niet gewerkt met een Documentair Structuurplan (DSP) en een overkoepelend metadata schema. Aanbevelingen: Maak, bij voorkeur bij aanvang van projecten, in nauwe samenspraak met de afdeling Archief afspraken over hoe de informatie wordt beheerd en wie daarvoor verantwoordelijkheid draagt; Stel een metadata schema op conform landelijke richtlijnen; Score overgebrachte archieven: Ja 88% Nee 12% Alle overgebrachte archieven zijn toegankelijk middels een inventaris. De archieven zijn verpakt in zuurvrije materialen en opgeslagen in een archiefruimte en/of archiefbewaarplaats die aan de eisen voldoet. KPI 4. Digitale archiefbescheiden Score niet-overgebrachte archieven: Ja 50% Nee 50% Binnen de gemeente Renswoude is het papier nog steeds leidend. In de dagelijkse praktijk is er steeds meer informatie uitsluitend digitaal van aard. s, documenten op schijven en informatie in procesapplicaties die niet gekoppeld zijn aan Verseon zijn niet in beeld bij de afdeling Archief. Dit betekent dat het papieren archief niet helemaal compleet is. Zolang niet aan de archiefwettelijke randvoorwaarden voor geheel digitaal werken is voldaan, blijft deze hybride situatie bestaan. Dit betekent dat het beheren van informatie dubbel uitgevoerd wordt en het risico bestaat dat belangrijke (verantwoording-)informatie niet vindbaar is en niet beheerd wordt. Score overgebrachte archieven: n.v.t. Er zijn nog geen digitale archiefbescheiden overgedragen aan Archief Eemland. Overigens beschikt AE op dit moment nog niet over een voorziening voor de duurzame toegankelijkheid van digitale informatie. Hiertoe wordt in 2016 een verkennend project opgestart. Haak (via Archief Eemland) aan bij de landelijke ontwikkelingen en initiatieven die spelen op het gebied van digitale duurzaamheid en e-depots; KPI 5. Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden Score niet-overgebrachte archieven: Ja 90% Nee 10% De uitvoering van selectie en vernietiging van papieren archiefbescheiden gebeurt op basis van landelijke selectie- en vernietigingslijsten. Er wordt een verklaring van vernietiging opgesteld en bij goedkeuring door de gemeentearchivaris wordt de vernietiging van archiefbescheiden uitgevoerd door een erkend vernietigingsbedrijf. Voor het vervangen van papieren archiefbescheiden door digitale bestanden is er geen vervangingsbesluit geregeld. Vanwege het in werking treden van de wet Basis Registratie Personen zijn de brondocumenten inzake niet-ingezetenen vervreemd aan het Rijk. Hiertoe is er door het college een Verklaring van Vervreemding opgesteld. 3

4 KPI 6. Overbrenging van archiefbescheiden naar archiefbewaarplaats Alle daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats van Archief Eemland en zijn volledig openbaar en te raadplegen. Hiervoor is een Verklaring van Overbrenging opgesteld. Het archiefblok 1990 t/m 1999 wordt in een goedgekeurde archiefruimte van gemeente Rhenen bewaard. Hiervoor is ook een verklaring van overbrenging aan opgesteld. Dit archiefblok wordt over enkele jaren overgebracht naar de permanente archiefbewaarplaats van Archief Eemland in Amersfoort. KPI 7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots Score niet-overgebrachte archieven: Ja 80% Nee 20% In het gemeentehuis van Renswoude bevindt zich geen goedgekeurde archiefruimte, er is alleen een opslagruimte waar archiefbescheiden bewaard worden die op termijn vernietigd dienen te worden. Voor blijvend te bewaren archiefbescheiden, jonger dan 20 jaar, wordt gebruik gemaakt van de goedgekeurde archiefruimte van de gemeente Rhenen waarvoor een overeenkomst is afgesloten. Het door de gemeente gebruikte DMS Verseon is gecertificeerd, maar biedt nu nog geen oplossing voor de duurzame toegankelijkheid van de te bewaren digitale informatie. De archiefbewaarplaats van Archief Eemland voor overgebrachte archieven voldoet aan de wettelijke eisen. De ontwikkelingen rondom het opzetten van een e-depot zijn reeds aan de orde gekomen bij punt 4. KPI 8. Ter beschikking stelling van naar archiefbewaarplaats overgebrachte archieven Score overgebrachte archieven: Ja 94% Nee 6% Voor enkele archiefbescheiden die naar Archief Eemland zijn overgebracht, zijn vanuit privacyoverwegingen tijdelijke openbaarheids beperkingen van kracht. Daarmee wordt voldaan aan de Archiefwet KPI 9. Rampen, calamiteiten en veiligheid Score niet-overgebrachte archieven: Ja 33% Nee 67% Gemeente Renswoude heeft geen formeel calamiteitenplan wat gericht is op het beschermen van de niet overgebrachte archiefbescheiden. Er is een rampenplan, tot stand gekomen in samenwerking met gemeente Veenendaal, maar het is niet bekend of daar een paragraaf in opgenomen is over het beschermen van niet-overgebrachte archiefbescheiden. De archiefruimte van gemeente Rhenen wordt afgeschermd door een brandwerende deur, die zoveel mogelijk gesloten blijft, tevens wordt het klimaat in de gaten gehouden. Neem in het calamiteitenplan van de gemeente een paragraaf op over het beschermen van fysieke en digitale archiefbescheiden op het gemeentehuis in Renswoude; Archief Eemland heeft een actueel calamiteitenplan. 4

5 KPI 10. Middelen en mensen Voor deze KPI zijn geen percentages beschikbaar omdat veel vragen niet met ja-deels-nee kunnen worden beantwoord. Gemeente Renswoude reserveert jaarlijks ,-- op de begroting voor inhuur van extern personeel om achterstanden weg te werken en voor de huur van archiefruimten. De gemeente geeft ,-- uit aan archiefzorg en informatiebeheer. De totale omvang aan specialisten van informatiebeheer bedraagt 1,3 fte. 5