Raadsvergadering : 24 juni 2013 Agendanr. 19

Transcriptie

1 Voor het kiezen van de datum voor de raadsvergadering --> Klik op het knopje met de drie puntjes ernaast om een raadsvergaderdatum te selecteren.onderstaande velden worden door tekstverwerking ingevuld!!! stuur DIT RAAD SVOO RSTEL WANNEER HET GEREED I S, DIRE CT DOOR NAAR TEKSTVERWERKING!!!!!! DUS NIET WACHTEN TOT N A DE B. EN W.-VERG ADERING!!!!! Raadsvergadering : 24 juni 2013 Agendanr. 19 Voorstelnr. : R 6958 Onderwerp : invoering van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht voor het gemeentelijke informatiebeheer (aanpassing Archiefwet 1995) Stadskanaal, 7 juni 2013 Beslispunten 1. Vaststellen Archiefverordening Stadskanaal Kennisnemen van de aanpak van de verantwoording in het kader van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht. Aan de raad 1. Inleiding De Wet Revitalisering Generiek Toezicht (WRGT) is in werking getreden op 1 oktober Op 24 september 2012 hebben wij u hiervan op de hoogte gesteld. Door de inwerkingtreding van de WRGT wijzigt de toezichtverhouding tussen de bestuurslagen. De rollen van Gedeputeerde Staten, uw raad en ons college veranderen. De nieuwe wet legt primair de toezichthoudende verantwoordelijkheid bij u. Ons college legt verantwoording af aan uw raad. Gedeputeerde Staten worden op de hoogte gesteld van de stand van zaken op de terreinen van de WABO, de Wet Ruimtelijke Ordening, de huisvesting van statushouders, financiën, informatiebeheer en archiefzorg. Zij nemen kennis van het oordeel van uw raad. Als daar aanleiding voor is, zal het college van Gedeputeerde Staten interveniëren. Over de vormgeving van het nieuwe interbestuurlijk toezicht (IBT) is in de afgelopen maanden overleg geweest tussen de provincie en de gemeenten. In de voorbereiding op de invoering van de nieuwe wet is duidelijk geworden dat er vooral veranderingen zullen zijn op het gebied van het informatiebeheer en archiefzorg, zowel op papier als digitaal. De inspectieartikelen uit de Archiefwet 1995 zijn vervallen. Daarvoor in de plaats is het generieke toezicht gekomen. Dit betekent dat er meer verantwoordelijkheid komt te liggen bij de gemeente als het gaat om de kwaliteitszorg voor informatievoorziening en archiefzorg. Er is een aantal maatregelen nodig om aan de nieuwe verantwoordingseisen te kunnen voldoen Beoogd effect Invoeren van de werkwijze van de WRGT voor informatiebeheer en archiefzorg en het vaststellen van de bijbehorende verordening. 2. Argumenten 2.1. De WRGT vereist aanpassingen aan de verantwoording van de gemeente over het informatiebeheer en de archiefzorg. 1

2 3. Aanpak/uitvoering/voortgang Ons college legt in de nieuwe situatie verantwoording af aan uw raad over de kwaliteit van het informatiebeheer en de archiefzorg. Deze verantwoording vormt de basis voor het toezicht door het college van Gedeputeerde Staten. De nieuwe werkwijze zal, zoals afgesproken met de provincie, zoveel mogelijk worden opgenomen in de bestaande cyclus van planning en control. Voorgesteld wordt te rapporteren in het jaarverslag in combinatie met de andere taakgebieden die onder de WRGT vallen. Jaarlijks moet daarnaast verslag worden gedaan aan het college van Gedeputeerde Staten. De plannen en resultaten worden nader toegelicht in een apart rapport. Het model hiervoor wordt momenteel ontworpen. De provincie heeft het volgende proces van toezicht opgesteld, dat zal volgen op het verslag in de jaarrekening van de gemeente: bepaling termijn vastgesteld verbeterplan informatie toezicht eerste lijn concept beoordeling provincie vastgestelde beoordeling provincie eventueel benodigde vervolgacties maximaal na twee maanden afstemming beoordeling landelijk beleidskader indeplaatsstelling schorsing/vernietiging De eisen aan de kwaliteitscontrole De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) heeft in samenwerking met het Landelijk Overleg van Provinciale Archief Inspecteurs (LOPAI) een model opgesteld voor de kwaliteitscontrole van informatiebeheer en archiefzorg. Dit model is verdeeld in tien thema s. De vragen die per thema moeten worden beantwoord, vormen de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s) voor het informatiebeheer en de archiefzorg. De KPI s zijn voortgekomen uit de eisen die in de Archiefwet of andere regelgeving worden gesteld. De KPI s zijn: 1. De lokale regelingen. 2. Interne kwaliteitszorg en toezicht. 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van archiefbescheiden. 4. Specifieke eisen aan digitale archiefbescheiden. 5. Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden. 6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats. 7. Archiefbewaarplaats, archiefruimte en e-depot. 8. Ter beschikking stellen van openbare archieven. 9. Rampen, calamiteiten en veiligheid. 10. Middelen en mensen. 2

3 Per KPI is een aantal vragen geformuleerd dat cruciaal is voor goede informatievoorziening en archiefzorg. Deze kunnen, bij onvoldoende beoordeling, leiden tot een oordeel van taakverwaarlozing. Eisen aan de verslaglegging De provincie houdt in de nieuwe situatie op basis van de Gemeentewet toezicht op de gemeentelijke informatievoorziening en het archiefbeheer. Het toezicht wordt uitgevoerd door de provinciale archiefinspectie (PAI). De PAI verwacht een verslag van de gemeente over de kwaliteit van informatievoorziening en archiefbeheer. 1. Het verslag van ons college over het toezicht op basis van het VNG-model met KPI s. 2. De bijbehorende verantwoording aan uw raad. 3. De verslagen van audits (op te nemen in het rapport). 4. Meldingen van wettelijk verplichte of risicovolle zaken zoals aanpassing van de archiefbewaarplaats of vervanging van archieven. 5. Beantwoording van door de toezichthouder gestelde vragen. De PAI geeft aan dat het met de gemeente wordt besproken en dat het dient als basis voor het bepalen van de positie van de gemeente. Verbeterpunten zullen worden gevolgd door de PAI. De PAI heeft vier cruciale thema s benoemd, waarop zij het verslag van het horizontaal toezicht beoordeelt. 1. Het beheer van de informatievoorziening voldoet aan toetsbare eisen van een toe te passen kwaliteitssysteem. Dit systeem verwijst naar het model van de VNG. 2. De informatie wordt in goede, geordende en toegankelijke staat gebracht. 3. De informatie wordt tijdig vernietigd of overgebracht, openbaar gemaakt en beschikbaar gesteld. 4. De informatie wordt duurzaam beheerd en is geplaatst in een daartoe geëigende omgeving. O-meting ten behoeve van de kwaliteitscontrole Op basis van het model van de VNG is een 0-meting gedaan, die is vergeleken met de KPI s van de VNG. Daaruit kan het volgende worden geconcludeerd. De analoge archiefzorg is goed in orde. Ordening, selectie en vernietiging gaan volgens procedures en de resultaten worden vastgelegd. Onlangs is de inventarisatie van het archiefblok afgerond. De vier belangrijke punten waarop nog aanpassingen moeten worden gedaan, zijn: - De stand van de verordening en het besluit informatiebeheer. - De archiefbewaarplaats. - Het calamiteitenplan. - De keuze voor de invulling van de taken van een gemeentearchivaris en in relatie daarmee vormgeving van een kwaliteitssysteem. Deze punten vallen volgens het model van de VNG onder taakverwaarlozing. De aanpak van deze punten is als volgt: - De verordening is aangepast aan de nieuwe situatie. Hiermee is gewacht tot er duidelijkheid was uit het overleg tussen de gemeenten en de provincie. De verordening is ter vaststelling bijgevoegd. - Er is budget voor de aanpassing van de archiefbewaarplaats aan wettelijke eisen. Dit wordt in 2013 uitgevoerd. In dit proces zal het calamiteitenplan meegenomen worden. Er is in 2012 onderzoek gedaan naar de stand van zaken dat de basis vormt van het plan. 3

4 - Naar de invulling van de taken van een gemeentearchivaris wordt nog onderzoek gedaan. In de tussentijd zullen de audits gehouden worden door de adviseur informatiebeleid en de adviseurs bedrijfsvoering onder verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris. De adviseurs zullen een opleiding volgen voor dit werkveld. - Met een kwaliteitssysteem is een begin gemaakt bij de digitalisering van de klantendossiers van Werk, Inkomen en Samenleving (WIS). Bij ieder proces dat gedigitaliseerd wordt, wordt een kwaliteitsslag gemaakt. Dit betreft bijzondere wetten en waarderingssubsidies. De digitale archiefzorg is nog in ontwikkeling. Hetzelfde geldt voor het kwaliteitssysteem dat hiervoor moet gelden. De audit van het systeem WIS moet nog worden afgerond. Werkwijze Samenvattend bestaat de verantwoording voor de WRGT voor het informatiebeheer en de archiefzorg vanaf 2013 uit de volgende onderdelen: - Jaarlijks een oordeel in de paragraaf IBT in het jaarverslag. - Een door ons college vastgesteld rapport volgens het VNG-model. - De verantwoording van ons college aan uw raad. - De verslagen van de audits. Het rapport, de verantwoording aan uw raad en de auditverslagen worden toegezonden aan het college van Gedeputeerde Staten. Na toezending treedt het interbestuurlijk toezicht in werking Communicatie Verslaglegging 2012 Omdat 2012 een overgangsjaar is, bestaat er nog geen duidelijke vorm voor de verslaglegging. Daarom wordt voorgesteld voor 2012 de volgende stukken over de archiefzorg voor te leggen aan Gedeputeerde Staten. De nulmeting die is gedaan op basis van het model van de VNG. Het jaarverslag met daarin bovenstaande analyse van de situatie in Afschrift van het raadsvoorstel waarin de werkwijze wordt toegelicht. 4. Juridische consequenties De Archiefverordening Stadskanaal 2013 is een algemeen verbindend voorschrift. Tegen een dergelijk voorschrift kunnen geen rechtsmiddelen worden ingezet. De verordening moet op grond van artikel 139 van de Gemeentewet bekendgemaakt worden in de Kanaalstreek, voor eenieder gedurende twaalf weken ter inzage liggen en in geconsolideerde vorm eveneens opgenomen worden in onze Regelingenbank (artikel 140 van de Gemeentewet). 5. Kosten, baten en dekking Voor de aanpassing van de archiefbewaarplaats is geld gereserveerd. De overige kosten zullen, zoals eerder aangekondigd is, naar verwachting vooral de inzet van ambtelijke capaciteit betreffen. De vormgeving van de kwaliteitszorg is nog in ontwikkeling. Er is op dit moment nog geen duidelijke inschatting te maken van de omvang van de inzet van het personeel. Burgemeester en wethouders de heer G.J. van der Zanden secretaris mevrouw B.A.H. Galama burgemeester MKr/ 4

5 Nr. 19 De raad van de gemeente Stadskanaal; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 7 juni 2013, nr. R 6958; gelet op de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995; b e s l u i t : de navolgende "Archiefverordening Stadskanaal 2013" vast te stellen. Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen Artikel 1 begripsbepalingen In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: a. de wet: de Archiefwet 1995; b. gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b 1, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente; c. de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet door burgemeester en wethouders aangewezen archiefbewaarplaats; d. beheerder: degene die ingevolge 0 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats; e. beheereenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel, zelfstandig belast met de documentaire informatievoorziening; f. informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd. Hoofdstuk 2 De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden Artikel 2 Archiefbewaarplaats Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en in stand houden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, alsmede voor voldoende en doelmatige archiefruimten. Artikel 3 Aanwijzen beheerders Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder(s). Artikel 4 Aanstellen personeel Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm. 1

6 Artikel 5 Bewaring van de archiefbescheiden 1. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd. 2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Artikel 6 Kosten zorg voor archiefbescheiden Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden. Artikel 7 Voorschriften archiefbewaarplaats Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en voor het beheer van de archiefbewaarplaats voorschriften vast. Artikel 8 Verslag Burgemeester en wethouders doen jaarlijks aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Hoofdstuk 3 Slotbepalingen Artikel 9 Intrekking anterieure regeling De Archiefverordening van de gemeente Stadskanaal 1996 wordt ingetrokken. Artikel 10 Inwerkingtreding Deze verordening treedt acht dagen na bekendmaking in werking. Artikel 11 Citeertitel Deze verordening wordt aangehaald als "Archiefverordening Stadskanaal 2013". Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 24 juni De raad de heer K. Willems raadsgriffier mevrouw B.A.H. Galama voorzitter 2 MKr/

7 Toelichting Archiefverordening Stadskanaal 2013 Algemene toelichting Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet Zij bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen en het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers. Hoofdstuk 2 bevat een uitwerking van het begrip "zorg", dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 2), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 en in de Archiefregeling. Artikelsgewijze toelichting Artikel 1 Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend. Artikel 2 De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid van het Archiefbesluit 1995 vast aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. Artikel 3 Het aanwijzen van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer. Artikel 5 De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt. Artikel 7 De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer. Artikel 8 De gemeenteraad verneemt op deze manier jaarlijks wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. Een jaarlijkse verslaglegging past bij het vernieuwde interbestuurlijk toezicht.