Burgemeester Gelok. Stemt in met rapportage en maatregelen informatie- en archiefbeheer: opstellen Handboek, ordeningsstructuur en metadataschema

Transcriptie

1 Advies B&W tģļļ flj/j ^ĩorsële B&W 22 januari 2013 Beslissing Akkoord Bespreken Registratienummer Burgemeester Gelok Raadsinformatiebijeenkomst n.v.t. Secretaris Van den Berge yy y Gemeenteraadsbijeenkomst n.v.t. Wethouder Schenk " 9 Ź H İ SİI11H If 1J Hi i ïi!í Wethouder Zandee Wethouder Miermans Portefeuillehouder Burgemeester Gelok Steller Jack Ka rel se Afdeling 1 Sector Programma Interne Zaken 1 Middelen Bestuur Titel voorstel Besluit B&W Rapportage en maatregelen informatie- en archiefbeheer Stemt in met rapportage en maatregelen informatie- en archiefbeheer: opstellen Handboek, ordeningsstructuur en metadataschema Aantekeningen college, sectorhoofden Paraaf I parafen Steller Sector 1 Afdelingshoofd Sector II á Sectorhoofd Sector III w Ą 1 Steller verstrekt kopie B&W besluit aan: sectorhoofd Middelen, Controller,

2 Advies B&W ^BoTĩële Rapportage en maatregelen informatie- en archiefbeheer Geacht college, Per 1 oktober 2012 is de Wet revitalisering generiek toezicht in werking getreden. Als gevolg van deze wet is de wijze waarop het toezicht op het archief plaatsvindt gewijzigd. Voorheen werd door de provinciaal archiefinspecteur toezicht uitgeoefend op grond van de Archiefwet Toezicht vindt nu plaats op grond van de Gemeentewet. Om gemeenten te ondersteunen bij de nieuwe vorm van generiek toezicht is door de provincies een beleidskader vastgesteld. Door de VNG is een handreiking horizontale verantwoording van de Archiefwet 1995 ontwikkeld. De handreiking bestaat uit een vragenlijst rondom 10 Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's). Provincies en VNG adviseren gemeenten het toezicht uit te laten oefenen door de gemeentearchivaris. Belangrijk is dat het toezicht zich richt op de hele archiefketen, van de ontvangst van een stuk en de vorming van informatie door ambtenaren tot bewaring van bepaalde cultuur-historische informatie voor toekomstige generaties. Archiefstukken bevinden zich nu eenmaal niet allemaal in 'het archief', maar verspreid binnen de gehele organisatie. Het invullen van de KPI's is dan ook geen opgave voor de gemeentearchivaris alleen. We hebben de vragenlijst samen doorgenomen en een beeld gekregen van de mogelijkheden en gevolgen van het gebruik van de KPI's. We hebben de uitkomsten besproken en actiepunten benoemd. Voorstel Instemmen met de rapportage en maatregelen, voortvloeiend uit de invulling van de vragenlijst Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's) archieftoezicht. Voorgeschiedenis In uw vergadering van 26 juni 2012 heeft u besloten de gemeentearchivaris opdracht te geven tot het voeren van archiefinspectie (besluit nr ). Hij richt zich op de archieven van Sociale Zaken, Personeel en Organisatie en (digitaal) van Automatisering en Burgerzaken. Argumenten Met de Wet revitalisering generiek toezicht ligt de verantwoordelijkheid voor een gedegen informatie- en archiefbeheer weer meer bij de gemeente. De gemeentearchivaris inspecteert en doet verslag. Dit verslag wordt voorgelegd aan college, raad en de provincie. De provincie grijpt in indien het verslag hiertoe aanleiding geeft. Omdat (twee)jaarlijks verslag moet worden gedaan kan de voortgang met betrekking tot de genomen maatregelen goed gevolgd worden. Resultaten vanuit het verslag op het archieftoezicht en de KPI's worden ook gepubliceerd op Uit de beantwoording van de KPI's blijkt dat het informatie- en archiefbeheer deels op orde is. Vooral op gebied van het digitaal informatiebeheer moeten nog maatregelen worden genomen. De KPI's geven helder aan waar maatregelen nodig zijn: wij werken niet op basis van een kwaliteitssysteem, we hebben geen compleet overzicht over onze archiefbescheiden en geen metadataschema. (Juridische) consequenties Uit de beantwoording van de KPI's blijkt dat wij niet voldoen aan alle eisen die aan een gedegen (digitaal) informatiebeheer gesteld moeten worden. Deze situatie kan niet voortduren. De gemeente moet -en wil- het informatie- en archiefbeheer op orde hebben. Zo niet, dan wordt ingegrepen door de provincie. Zij maken daarbij gebruik van een interventieladder. Maatregelen variëren van het signaleren van mogelijke taakverwaarlozing via het opvragen van extra informatie tot het opleggen van sancties.

3 Financiën Op dit moment is nog niet uitgewerkt wat de financiële consequenties zijn. Dit is mede afhankelijk van de ambities en verdere ontwikkelingen binnen de gemeente. Voorstellen worden voorbereid. Uitvoering/planning Samen met de gemeentearchivaris is invulling gegeven aan de gewijzigde vorm van archieftoezicht. Hieruit zijn actiepunten naar voren gekomen waaraan in 2013 uitvoering wordt gegeven: - opstellen Handboek Post en Archief - opstellen compleet overzicht van archiefbescheiden - opstellen metadataschema. Communicatie Op intranet zal verslag worden gedaan van de constateringen en de maatregelen. Besluit Stemt in met rapportage en maatregelen informatie- en archiefbeheer: opstellen Handboek, ordeningsstructuur en metadataschema Ter inzage liggende stukken Er liggen geen stukken ter inzage. Bijlage(n) Met vriendelijke groet, Afdeling Interne Zaken, Jack Karelse

4 Notitie en toelichting op de KPI-invulsheet archieftoezicht Voor het archieftoezicht moet een verslag worden opgesteld voor raad en provincie. Dit verslag wordt gemaakt aan de hand van de door de V N G opgestelde tien Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's). Om een eerste indrukte krijgen van de mogelijkheden hebben we gebruik gemaakt van een beschikbaar gesteld KPI-invulsheet. Dit document is ook gebruikt door pilotgemeenten. Het document bestaat uit een vragenlijst rondom tien indicatoren: 1. Lokale regelgeving. Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? 2. Interne kwaliteitszorg en toezicht 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden 4. Digitale archiefbescheiden 5. Vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden 6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaarplaats 7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots 8. Ter beschikking stelling van naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden 9. Rampen, calamiteiten en veiligheid 10. Middelen en mensen W e bespreken kort de uitkomsten. ad. 1) De gemeentelijke regelingen voldoen aan de wettelijke eisen. Momenteel is een geactualiseerd Besluit informatiebeheer in voorbereiding. Dit wordt binnenkort aan het college voorgelegd. Actueel is de vorming van de R U D Zeeland en de privatisering van het onderwijs en de gevolgen hiervan voor het beheer van de gemeentelijke archiefstukken. Dossiers worden afgesloten en we moeten afspraken maken over het ter beschikking stellen van (kopie)materiaal. ad. 2) Wij beschikken niet over een kwaliteitssysteem voor het archiefbeheer. De Archiefregeling schrijft een kwaliteitssysteem voor. Gewerkt wordt aan het opstellen van een intern Handboek Post en Archief waarin bestaande afspraken en werkinstructies worden opgenomen. Dit is geen kwaliteitssysteem; waar mogelijk wordt het Handboek opgezet aan de hand van de N E N ISO 15489, de norm voor informatie- en archiefmanagement. In 2013 wordt het Handboek uitgewerkt door de beleidsmedewerker Post en Archief. De uitwerking, met de huidige veranderende manieren van werken en voortgaande digitalisering, vraagt een tijdsinvestering van 8 uur per week. ad. 3, 4 en 5) Deze punten vragen om actie. De gemeente beschikt niet over een compleet overzicht van archiefbescheiden en de plaats waar deze worden bewaard. Voor zover documenten opgenomen zijn in Corsa en in het centraal dynamisch archief is dit overzicht er wel. Echter, steeds meer documenten worden digitaal aangemaakt en opgeslagen op verschillende plaatsen en applicaties. De gemeente beschikt niet over een metadataschema en een aantal verplichte gegevens worden door ons (de gemeente Borsele) niet vastgelegd, bijvoorbeeld gegevens over de werkprocessen waaruit de documenten voortvloeien. Juist met het oog op digitaal werken, digitale dienstverlening en het beheer van digitale archiefbescheiden worden hogere eisen gesteld. Duidelijkheid over de uit te voeren processen en eenduidige vastlegging van documenten komt tegemoet aan wensen op gebied van transparantie en uitwisseling. Documenten die in beheer zijn bij Post en Archief worden conform de geldende selectielijst bewaard en vernietigd; zo nodig worden aanvullende afspraken gemaakt. Dit geldt voor papieren documenten en documenten in Corsa. Documenten -papier en digitaal- die zich op andere plaatsen bevinden (kasten, afdelingsschijven, andere applicaties) onttrekken zich aan deze noodzakelijke zorg. Waar papieren documenten zichtbaar zijn geldt dit niet voor digitale documenten. Een goed beheer van deze documenten, inclusief tijdige vernietiging danwel duurzame bewaring, vergt nadere maatregelen.

5 Pag.3 ad. 6, 7 en 8) Met uitzondering van het e-depot hebben deze vragen betrekking op het 'oud archief'. Dit is binnen de gemeente geheel op orde. In 2015 zal een eerste officiële overbrenging plaatsvinden naar de archiefbewaarplaats. Een e-depot is nog niet aan de orde. Ontwikkelingen worden gevolgd. ad. 9) De gemeente heeft maatregelen getroffen rondom veiligstelling en eventuele restauratie van archiefstukken. Dit betreft documenten die opgenomen zijn in de archiefbewaarplaats. Recent is een informatiebeveiligingsplan vastgesteld. ad. 10) Bij de gemeente wordt 5,3 fte ingezet op post en archief en 0,11 fte op oud archief. Er is momenteel een beperkte werkvoorraad, mede door de inzet van een uitzendkracht voor 36 uur per week. Voor de uitvoering van de dagelijkse werkzaamheden is voldoende capaciteit beschikbaar, kwantitatief en kwalitatief. De verbouwing en interne verhuizing, de uitrol en verdere ontwikkeling van Corsa en digitaal werken hebben invloed op de werkzaamheden. De druk op de formatie zal het komende jaar naar verwachting oplopen. We hebben te maken met een oplopende werkvoorraad als gevolg van de verhuizing. Daarnaast vraagt digitaal werken om inzet en gebruik van andere vaardigheden, waaronder begeleiding en instructie over het informatie- en archiefbeheer en het gebruik van MyCorsa op de werkplek.