Gelet op artikel 7 van de Verordening Informatiebeheer gemeente Groningen 1998;

Transcriptie

1 CVDR Officiële uitgave van Groningen. Nr. CVDR44079_1 21 november 2017 BESLUIT INFORMATIEBEHEER GRONINGEN Gelet op artikel 7 van de Verordening Informatiebeheer gemeente Groningen 1998; BESLUITEN: vast te stellen het volgende: Besluit Informatiebeheer Gemeente Groningen 1998 HOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN Artikel 1 Begripsbepalingen Voor de toepassing van het bij of krachtens dit besluit bepaalde wordt verstaan onder: a. de Wet : de Archiefwet 1995; b. het Besluit : het Archiefbesluit 1995; c. de Verordening : de Verordening Informatiebeheer Gemeente Groningen; d. informatie : de gegevens welke ten behoeve of als gevolg van de uitoefening van de gemeentelijke taken worden ontvangen, gegenereerd en/of verwerkt; e. archiefbescheiden : 1. op enigerlei drager vastgelegde informatie: - door de gemeentelijke organen ontvangen of opgemaakt en naar haar aard bestemd daaronder te berusten; - met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op enig gemeentelijk orgaan zijn overgegaan; - ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in de gemeentelijke archiefbewaarplaats opgenomen om daar te berusten; 2. reproducties, ongeacht hun vorm, bij of krachtens de wet in de plaats gesteld van de onder 1. bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van het bepaalde in artikel 7 van de wet zijn vervaardigd; f. informatiesysteem : een samenhangend geheel van documentatie, procedures, apparatuur, programmatuur en ander materiaal, met behulp waarvan archiefbescheiden worden vervaardigd, geregistreerd, bewaard, bewerkt, verzonden, ontvangen, geraadpleegd en beschikbaar gesteld. g informatievoorziening : het geheel van handelingen, samenhangend met de inrichting en het beheer van informatiesystemen. h. informatiebeheer : de informatievoorziening en het beheer van de archief- bescheiden. i. archief : het geheel van de archiefbescheiden, ambtshalve ontvangen bij of opgemaakt door een bestuur, bestuursorgaan of functionaris, en bestemd om onder dat bestuur, bestuursorgaan of functionaris te blijven berusten. j. informatiebestand : archiefbescheiden waarin een bepaalde fysieke of logische ordening is gebracht, of met een bestaand hulpmiddel gebracht kan worden; k. de gemeentearchivaris : de functionaris, bedoeld in artikel 32 van de wet en benoemd door het algemeen bestuur van het openbare lichaam Regionaal Historisch Centrum Groninger Archieven ; l. organisatiewijziging : opheffing, samenvoeging of splitsing van gemeentelijke organen, dan wel overdracht van taken van een orgaan naar een ander orgaan, dan wel instelling van een tijdelijk gemeentelijk orgaan, dan wel overdracht van taken, geheel of gedeeltelijk, aan een rechtspersoon; m. overbrenging : rechtshandeling waarbij het beheer van archiefbescheiden van een gemeentelijk orgaan aan de gemeentearchivaris wordt overgedragen, alsmede de fysieke verplaatsing van de archiefbescheiden naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats of het op andere wijze voor raadpleging via het Regionaal Historisch Centrum Groninger Archieven beschikbaar stellen van archiefbescheiden wanneer deze ingevolge de artikelen 12 en 13 van de wet daarvoor in aanmerking komen. HOOFDSTUK 2 ORGANISATIE EN REGLEMENTERING VAN HET INFORMATIEBEHEER Artikel 2 1

2 1. Het hoofd van elk gemeentelijk orgaan is belast met de informatievoorziening voor de onder hem ressorterende taken en beheert de archiefbescheiden van het betreffende gemeentelijke orgaan, voorzover deze niet zijn overgebracht naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats. 2. Hij voert de in het voorgaande lid genoemde taken uit in overeenstemming met de bij en krachtens de wet gegeven richtlijnen, waaronder mede begrepen de regels, bedoeld in Artikel 3 van dit besluit. 3. Hij draagt zorg voor het opstellen van procedures voor het beheer van gegevens en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne archiefbescheiden, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen. 4. Hij wijst binnen zijn dienst een of meer functionarissen aan die belast zijn met de dagelijkse werkzaamheden verband houdende met het informatiebeheer. 5. a. ter uitvoering van het in het eerste lid genoemde taken stelt hij voldoende financiële middelen ter beschikking; b. hij zorgt voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel en voor de aanwijzing, inrichting en instandhouding van voldoende geschikte ruimten. 6. Hij is verplicht gemeentesecretaris en gemeentearchivaris behulpzaam te zijn in de uitvoering van de in artikelen 11 en 12 van de Verordening Informatiebeheer bedoelde taken. Artikel 3 De gemeentesecretaris stelt, de gemeentearchivaris gehoord, ten minste nadere regels op ten aanzien van het ontstaan, de waardering, het gebruik en het toezicht op het gebruik, de overbrenging en andere vormen van afstoten van archiefbescheiden. Artikel 4 Gemeentesecretaris, gemeentearchivaris en de hoofden van de gemeentelijke organen voeren periodiek overleg over het informatiebeheer overeenkomstig de krachtens artikel 3 gestelde regels. Artikel 5 1. In geval van organisatiewijziging wordt met betrekking tot de archiefbescheiden gehandeld in overeenstemming met de in artikel 3 bedoelde regels. 2. Van veranderingen in de verblijfplaats van de bedoelde archiefbescheiden wordt een verklaring opgemaakt, waarvan afschriften aan gemeentesecretaris en gemeentearchivaris worden toegezonden. Artikel 6 1. Bij de instelling van een commissie of overlegorgaan en bij de bestaande commissies en overlegorganen stellen de hoofden van de betrokken gemeentelijke organen vast bij welk orgaan het beheer van het gevormde en te vormen archief berust. Zij geven hiervan kennis aan de gemeentesecretaris. 2. Het hoofd van het orgaan, dat ingevolge het eerste lid van dit artikel is belast met het beheer van het archief van een commissie of ander overlegorgaan, belast de functionaris, bedoeld in artikel 2, vijfde lid, met de dagelijkse verantwoordelijkheid voor het informatiebeheer. 3. Het informatiebeheer van commissies en andere overlegorganen geschiedt overeenkomstig de voor de gemeentelijke organen geldende regels. HOOFDSTUK 3 ALGEMENE REGELS VOOR HET INFORMATIEBEHEER Productie van archiefbescheiden Artikel 7 1. Het hoofd van een gemeentelijk orgaan wendt bij het informatiebeheer zodanige materialen, werkwijzen en technieken aan, dat de geproduceerde archiefbescheiden tenminste voldoen aan de eisen van duurzaamheid en toegankelijkheid welke door of vanwege de wet worden gesteld. 2. Plannen tot invoering van nieuwe werkwijzen danwel tot wijziging van bestaande werkwijzen, materialen en technieken ten behoeve van het informatiebeheer behoeven de goedkeuring van de gemeentesecretaris, de gemeentearchivaris gehoord. Identificering van archiefbescheiden Artikel 8 1. Het hoofd van een gemeentelijk orgaan draagt zorg dat alle archiefbescheiden gegevens bevatten of vergezeld zijn van gegevens waaruit blijkt wanneer zij zijn ontvangen of opgemaakt, wie de 2

3 afzender of vervaardiger is, door wie zij gewijzigd zijn, op welke taak zij betrekking hebben, wat hun status en ontwikkelingsstadium is, en aan wie een exemplaar ervan is toegezonden. 2. Archiefbescheiden dienen op een zodanige manier van een kenmerk te worden voorzien, dat ze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden. 3. Het vorige lid heeft geen betrekking op archiefbescheiden die niet benodigd zijn in het kader van de uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met de communicatie met de burger. Artikel 9 Het hoofd van een gemeentelijk orgaan draagt zorg voor het opstellen van procedures waarmee de registratie van archiefbescheiden en hun afdoeningstermijnen worden bewaakt. Artikel 10 Het hoofd van een gemeentelijk orgaan draagt zorg dat de onder zijn beheer staande archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de archiefbescheiden geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek. Artikel 11 Het hoofd van een gemeentelijk orgaan draagt zorg dat van informatie-bestanden een inventaris wordt aangelegd en bijgehouden, waarin deze worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken. Artikel 12 Uit de in het vorige artikel bedoelde inventaris blijkt te allen tijde waar de beschreven informatiebestanden zich bevinden of wanneer ze zijn overgebracht, overgedragen, vernietigd of vervreemd. Bewaring van archiefbescheiden Artikel 13 Het hoofd van een gemeentelijk orgaan draagt zorg dat de onder zijn beheer staande archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat verkeren. Artikel 14 Het hoofd van een gemeentelijk orgaan draagt zorg dat de archiefruimten die onder zijn beheer staan voldoen aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen. Artikel 15 Plannen betreffende aanwijzing, bouw, verbouwing, inrichting, verandering van de inrichting of ingebruikneming van ruimten, bestemd voor het bewaren van archiefbescheiden, behoeven de goedkeuring van burgemeester en wethouders, de gemeentearchivaris gehoord. Beveiliging en raadpleging van informatie Artikel 16 Het hoofd van een gemeentelijk orgaan draagt zorg voor de nodige veiligheidsmaatregelen, welke mede omvatten procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van raadpleging, wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van informatie die daarvoor niet in aanmerking komt. Artikel Het hoofd van een gemeentelijk orgaan stelt regels vast voor het beschikbaar stellen van archiefbescheiden aan functionarissen van zijn dienst, belast met de zaken waarop de bescheiden betrekking hebben. 2. Het hoofd van een gemeentelijk orgaan stelt regels vast voor het beschikbaar stellen van archiefbescheiden aan functionarissen van andere gemeentelijke organen. 3. Voor uitlening van archiefbescheiden aan anderen dan de het eerste lid bedoelde functionarissen is toestemming van burgemeester en wethouders vereist, de gemeentearchivaris gehoord. Artikel 18 Het is verboden archiefbescheiden uit informatiebestanden te verwijderen tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels. Artikel 19 3

4 1. Het hoofd van een gemeentelijk orgaan draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende informatie. 2. Raadpleging van informatie en uitlening van archiefbescheiden, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van burgemeester en wethouders slechts toegestaan aan die functionarissen van het betreffende gemeentelijke orgaan, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid. 3. Het hoofd van een gemeentelijk orgaan draagt zorg dat de in het tweede lid bedoelde functionarissen aan degenen aan wie op grond van artikel 2 vijfde lid van dit besluit de dagelijkse verantwoordelijkheid voor het informatiebeheer is opgedragen, meedelen welke archiefbescheiden aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen. Zij bepalen tenminste eenmaal per jaar gezamenlijk of verlenging van geheimhouding van de betreffende archiefbescheiden noodzakelijk is. 4. Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in het tweede lid kunnen burgemeester en wethouders voorwaarden verbinden. Vervanging van archiefbescheiden Artikel 20 Plannen voor de vervanging van archiefbescheiden door reproducties als bedoeld in artikel 6 van het Besluit behoeven de goedkeuring van burgemeester en wethouders, de gemeentearchivaris gehoord. Vervreemding en overdracht van archiefbescheiden Artikel 21 Voor vervreemding van archiefbescheiden is een besluit van burgemeester en wethouders vereist, de gemeentearchivaris gehoord. Artikel 22 Voor overdracht van archiefbescheiden aan andere gemeentelijke organen is een besluit van burgemeester en wethouders vereist, de gemeente-archivaris gehoord. Wijziging, selectie en vernietiging van archiefbescheiden Artikel 23 Het hoofd van een gemeentelijk orgaan draagt zorg dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van archiefbescheiden of onderdelen daarvan de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast. Artikel 24 Het hoofd van een gemeentelijk orgaan draagt zorg voor een zodanige inrichting van het beheer van de archiefbescheiden, dat selectie ter vernietiging op eenvoudige wijze kan geschieden. Artikel 25 Het hoofd van een gemeentelijk orgaan gaat, met inachtneming van de hiertoe krachtens artikel 3 gestelde regels, periodiek over tot vernietiging van daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel Het hoofd van een gemeentelijk orgaan stelt, op basis van de in art. 5 van de Wet bedoelde selectielijst, een overzicht samen van de onder zijn beheer staande archiefbescheiden die voor vernietiging in aanmerking komen. 2. Het in het eerste lid bedoelde overzicht geldt, na goedkeuring door de gemeentesecretaris en gemeentearchivaris, als selectielijst voor de onder het betreffende orgaan berustende archiefbescheiden. Artikel Het hoofd van een gemeentelijk orgaan zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van de archiefbescheiden voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften. 2. Voor vernietiging geselecteerde archiefbescheiden worden voorzien van een kenmerk dat de bewaartermijn aangeeft. 3. Van deze bewaartermijn wordt tevens aantekening gehouden in de in artikel 13 bedoelde inventaris. 4

5 Artikel Voor de daadwerkelijke vernietiging van archiefbescheiden is machtiging van de gemeentearchivaris vereist. 2. Ingevolge het bepaalde in artikel 7 van het Besluit wordt van elke vernietiging een verklaring opgemaakt. Overbrengen van archiefbescheiden Artikel De voorbereiding van de in artikel 12 van de Wet en in artikel 9 van het Besluit bedoelde overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats geschiedt overeenkomstig krachtens artikel 3 van dit besluit gestelde regels. 2. Van de overbrenging van archiefbescheiden naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats maken degenen onder wie de archiefbescheiden tot de overbrenging hebben berust en de gemeentearchivaris een verklaring op, die tenminste inhoudt een specificatie van de overgebrachte stukken en eventuele beperkingen gesteld aan de openbaarheid met de grondslag. Zij bewaren ieder een door beiden ondertekend exemplaar van de verklaring. 3. Bij de onder voorgaande leden bedoelde overbrenging kunnen beperkingen ten aanzien van de openbaarheid zijn gesteld, overeenkomstig artikel 15 van de Wet. Deze beperkingen worden vermeld in de verklaring van overbrenging, bedoeld in lid De overbrenging geschiedt door en op kosten van de vroegere beheerder. HOOFDSTUK 4 Slotbepalingen Artikel 30 Deze voorschriften kunnen worden aangehaald als 'Besluit Informatiebeheer Groningen' en treden in werking op de eerste dag van de maand, volgende op de datum van inwerkingtreding van de verordening informatiebeheer gemeente Groningen Artikel 31 Deze voorschriften kunnen worden aangehaald als 'Besluit Informatiebeheer Groningen' en treden in werking op de eerste dag van de maand, volgende op de datum van inwerkingtreding van de verordening informatiebeheer gemeente Groningen