Voortgangsrapportage archiefbeheer. gemeente Scherpenzeel

Transcriptie

1 Voortgangsrapportage archiefbeheer gemeente Scherpenzeel 2014/2015

2 Voortgangsrapportage archiefbeheer gemeente Scherpenzeel 2014/2015 (Volgens de systematiek van kritische prestatie indicatoren voor achief- en informatiebeheer) Opdrachtgever: gemeente Scherpenzeel Auteur: Peter van Beek Gemeentearchivaris/archiefinspecteur Datum: 31 juli 2015 (laatste versie: 11 september 2015) Voortgangsrapportage archiefbeheer 2014/2015 (11 september 2015) -1-

3 Managementsamenvatting In onderstaand overzicht wordt een samenvatting gegeven van de voortgang van de geconstateerde actiepunten, die in de rapportage over 2013 waren geconstateerd. KPI Actiepunten Voortgang 1 a. archiefverordening niet actueel b. besluit informatiebeheer actueel c. duidelijkheid over archiefzorg OddV d. register gemeenschappelijke regelingen ontbreekt 2 Duidelijkheid over werking en vorm kwaliteitssysteem informatiehuishouding ontbreekt 3 a. onvoldoende beeld op het totaal van gemeentelijke informatie b. onvoldoende duidelijkheid over gebruik en inrichting DMS Verseon a. vastgesteld b. vastgesteld c.verbetering ingezet d. vastgesteld Voortgang wordt geboekt a. gepland 2015 Q4 b. gepland 2015 Q3 en 4 c. verbetering ingezet c. centrale rol beheerseenheid 4 a. risico s van hybride archivering b. overgang naar digitale dossiervorming niet gerealiseerd 5 a. handboek substitutie b. Strategisch Informatie Overleg ontbreekt 6 Overbrening tienjarenblok naar archiefbewaarplaats a. papier is nog steeds leidend b. audit gepland 2015 Q3 en 4 a. voorbereiding deeldomein 2015 Q3 b. ingesteld Voorbereidingen worden getroffen 7 Visie op E-depot ontbreekt Wordt gezamenlijk met Ede en Barneveld ontwikkeld vanaf 2015 Q4 8 Inventaris archief gemeentebestuur tot 1986 dient te worden aangepast op toegankelijkheid en openbaarheid 9 a. aandacht voor archieven in gemeentelijk rampenplan Voorbereidingen zijn gestart a. bijlage aan BHV plan toegevoegd Voortgangsrapportage archiefbeheer 2014/2015 (11 september 2015) -2-

4 b. calamiteitenplan gemeentearchief nog niet vastgesteld 10 a. centraal budget voor alle kostensoorten ontbreekt b. middelen voor uitvoering DVO archiefzorg zijn beperkt b. vastgesteld a. nog niet gerealiseerd b. voorbereidingen voor aanpassing en uitbreiding worden getroffen Voortgangsrapportage archiefbeheer 2014/2015 (11 september 2015) -3-

5 INLEIDING Inleiding Op 1 oktober 2012 is de Wet Revitalisering Generiek Toezicht in werking getreden. Hierdoor is onder meer het archieftoezicht veranderd. Op basis van door de Vereniging Nederlandse Gemeenten vastgestelde Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s) dient horizontale verantwoording over archiefzorg en archiefbeheer te worden afgelegd. Dit houdt in dat de gemeente verantwoording aflegt aan de provincie. Binnen de gemeente legt het college verantwoording af aan de gemeenteraad. De informatie die aan de gemeenteraad wordt verstrekt is voldoende om verantwoording aan de provincie af te leggen. De aangewezen functionaris om in dit proces een leidende rol te spelen en de kpi-rapportage op te stellen, is de gemeentearchivaris, eventueel bijgestaan door de gemeentelijke archiefinspecteur. Voor de gemeente Scherpenzeel is de gemeentearchivaris tevens inspecteur. Bij het uitvoeren van het onderzoek om de KPI rapportage op te stellen is met name gebruik gemaakt van de VNG handreiking Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s), tweede, geactualiseerde versie april Op 6 mei 2014 is voor de eerste maal een rapportage uitgebracht aan het college van burgemeester en wethouders. Deze rapportage over 2013 is voorzien van een ambtelijke reactie en vervolgens door het college vastgesteld. Na vaststelling is deze rapportage met ambtelijke reactie per memo op 20 juni 2014 aangeboden aan de raad. Op 4 september 2014 is de rapportage tijdens een presentatie aan de raad toegelicht door de gemeentearchivaris. Enkele vragen om verheldering zijn beantwoord. Op 19 september 2014 is de rapportage met bijlagen toegezonden aan Gedeputeerde Staten van Gelderland. De eerste rapportage was gebaseerd op gesprekken met de leidinggevende en DIVmedewerkers van de afdeling Bedrijfsvoering. Het was een eerste rapportage, die vooral uitging van een redelijk strakke beoordeling van de feitelijke situatie. Hiermee beoogde deze rapportage vooral een nulmeting te zijn. Op voorstel van de gemeentearchivaris en in overleg met het college is ervoor gekozen om een voortgangsrapportage uit te brengen op basis van de bevindingen in de rapportage over Het resultaat van de check op de voortgang van afspraken treft u hierna aan. In deze KPI-voortgangsrapportage wordt voor de duidelijkheid de in genoemde VNG handreiking aangehouden volgorde gevolgd. Voortgangsrapportage archiefbeheer 2014/2015 (11 september 2015) -4-

6 Voortgangsrapportage 1 Lokale regelingen 1a Er is geen actuele archiefverordening 1b Er is geen actueel besluit informatiebeheer 1c Er is onvoldoende duidelijk welke gevolgen de instelling van en deelname aan de OddV kan hebben in relatie tot het beheer van gemeentelijke informatie 1d Er is geen register van gemeenschappelijke regelingen, zoals verplicht gesteld in de Wet op de Gemeenschappelijke Regelingen De hoofdvraag is: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? Een nieuwe archiefverordening (1a) is vastgesteld door de raad op 29 januari Een herzien besluit informatiebeheer (1b) is door het college vastgesteld op 16 december Beide stukken zijn op 23 juni 2015 ter informatie toegezonden aan Gedeputeerde Staten van Gelderland. De gevolgen van de deelname aan de OddV (1c) zijn beter in beeld, er is een set van werkafspraken vastgesteld en in de praktijk is verdere uitwerking nog noodzakelijk. In verband met het digitaal werken door de OddV zal een vervangingsbesluit noodzakelijk zijn. Een register van gemeenschappelijke regelingen is door het college vastgesteld op 17 maart 2015 en publicatie op Overheid.nl zal nog plaatsvinden. 2 Interne kwaliteitszorg en toezicht 2a Duidelijkheid over de werking en vorm van een kwaliteitssysteem voor de informatiehuishouding ontbreekt De hoofdvraag is: Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? Aan enkele elementen van een kwaliteitssysteem worden gewerkt door deze binnen de bestaande werkprocessen te borgen en in nieuwe processen vorm te geven. Er is meer grip op de aanwezige informatie ontstaan, er zijn keuzes gemaakt voor een digitale informatiehuishouding en er worden interne controles uitgevoerd. De gevolgen van deze keuzes en de huidige stand van zaken worden door middel van een audit in 2015 gemeten (zie verder de opmerkingen bij kpi 4). Op landelijk niveau wordt gewerkt aan het invullen van der vereisten van het kwaliteitssysteem. 3 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden 3a Er is onvoldoende beeld van het totaal aan gemeentelijke informatie, zowel permanent te bewaren als op termijn te vernietigen 3b Er is onvoldoende duidelijkheid over gebruik en inrichting van het documentmanagementsysteem Verseon met het oog op duurzame bewaring en terugvindbaarheid 3c Het verdient aanbeveling om aandacht te besteden aan de centrale rol van de beheerseenheid DIV in de regie van de totale informatiehuishouding bij de gemeente Voortgangsrapportage archiefbeheer 2014/2015 (11 september 2015) -5-

7 De hoofdvraag is: Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden? Het beeld van de totale gemeentelijke informatie (3a) is nog steeds onvoldoende helder. Voor het 4 e kwartaal van 2015 staat het opstellen van een actueel overzicht op de planning. De rol van de DIV-eenheid wordt incidenteel meer sturend opgenomen (3c). Daarnaast voert de DIV-eenheid wekelijks kwalitetscontroles uit met betrekking tot het gebruik van Verseon als zaaksysteem (3b). Het gebruik van Verseon wordt actiever bevorderd en de nodige ondersteuning wordt geboden aan de organisatie. Zie verder de beantwoording onder 4. 4 Digitale archiefbescheiden in het bijzonder 4a Aangezien fysieke archiefvorming leidend is, dient vooral te worden toegezien op de ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van de analoge archiefbescheiden en dossiervorming. De huidige hybride archivering en de risico s daarbij verdienen veel aandacht. 4b De gemeente is nog niet in staat om over te gaan tot volledig digitale dossiervorming, hiertoe is het besluit ook niet genomen De hoofdvraag is: Werkt de gemeente inzake digitale archiefbescheiden systematisch aan digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften? Zie hiervoor ook de beantwoording bij 3 en 5. Een vervangingsbesluit is nog niet genomen, op deelterreinen worden voorbereidingen getroffen. Om te kunnen bepalen wat de huidige kwaliteit van zaakgericht werken is, is een audit van de huidige werkwijze gewenst. Deze wordt belegd bij de gemeentelijke archiefinspecteur en zal in het 3 e kwartaal van 2015 duidelijk moeten maken welke vervolgstappen kunnen worden gezet die leiden tot volledige digitale dossiervorming. 5 Vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden 5a Een te ontwerpen handboek substitutie moet verplicht worden voorgelegd aan de gemeentearchivaris 5b Er is geen Strategisch Informatie Overleg ingesteld De hoofdvraag is: Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? In het 3 e kwartaal van 2015 wordt gestreefd naar de opzet van een handboek substitutie (5a) voor het Sociaal Domein. Onderzocht wordt of dit samen met de gemeente Barneveld kan worden uitgevoerd. Hierin zal nauw worden samengewerkt met de gemeentearchivaris en de Barneveldse archiefinspecteur. In 2014 is een Strategisch Informatie Overleg (5b) ingesteld onder voorzitterschap van de gemeentesecretaris. In 2014 is het SIO één maal bijeen geweest en in 2015 hebben inmiddels twee bijeenkomsten plaats gevonden. Op de agenda stonden: gemeentelijke regelgeving, zaakgericht werken, KPI-rapportage, dienstverleningsovereenkomst archiefzorg, E-depot, OddV en de concept-ontwerp selectielijst Voortgangsrapportage archiefbeheer 2014/2015 (11 september 2015) -6-

8 6 Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats 6a Er zal in 2014 overleg worden gevoerd over de voor 2015 geplande overbrengen van het tienjarenblok De hoofdvraag is: Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet te bewaren archiefbescheiden na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed correct in de praktijk? In 2015 heeft hierover overleg plaatsgevonden. De hieraan verbonden werkzaamheden worden meegenomen bij het opstellen van een nieuwe dienstverleningsovereenkomst archiefzorg die in het najaar van 2015 wordt voorgelegd aan het college. Hierbij worden afspraken gemaakt in het kader van de formele overbrengen (6a)en over het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen van het tienjarenblok Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots 7a Er is nog geen visie op het inrichten en onderhouden van een E-depot als voorziening voor het duurzaam bewaren van digitale archiefbescheiden De hoofdvraag is: Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? De omstandigheden in de archiefbewaarplaats in Ede zijn op orde. In de archiefruimte in Scherpenzeel is sprake geweest van lichte schimmelvorming die is bestreden. De ruimte zelf wordt beter schoongehouden om herhaling te voorkomen. Wat betreft het e-depot (7a): vooralsnog gaat de denkrichting uit naar aansluiting bij het nationaal e-depot via het Gelders Archief. In samenwerking met de gemeenten Ede en Barneveld wordt deze mogelijke aansluiting voorbereid. 8 Terbeschikkingstelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden 8a De inventaris van het archief van het gemeentebestuur en de openbaarheidsbeperkingen moeten aangepast worden. De hoofdvraag is: Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? De in wettelijke zin overgedragen archieven van het gemeentebestuur zijn enkele jaren geleden geïnventariseerd. De kwaliteit van ontsluiting en beoordeling van openbaarheid zijn niet afdoende geregeld. Hiervoor is een aanvullende beoordeling en bewerking noodzakelijk. Op dit moment bedragen de kosten van de noodzakelijke aanpassingen (8a) in combinatie met de onder 6 genoemde werkzaamheden meer dan de ruimte die in de huidige dienstverleningsovereenkomst aanwezig is. Er wordt een nieuwe dienstverleningsovereenkomst voorbereid en voorgelegd aan het college. De planning is om in 2016 met deze werkzaamheden te kunnen beginnen. Voortgangsrapportage archiefbeheer 2014/2015 (11 september 2015) -7-

9 9 Rampen, calamiteiten en veiligheid 9a In het gemeentelijk rampenplan wordt geen aandacht besteed aan het belang van archieven 9b Het calamiteitenplan van het gemeentearchief moet worden vastgesteld, geïmplementeerd (inclusief inrichten van een collectie hulpverleningsorganisatie) en ter kennisneming worden gebracht aan het college De hoofdvraag is: Heeft de gemeente plannen voor het behoud van de (te bewaren) archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden? Aan het gemeentelijke BHV plan is in oktober 2014 een bijlage toegevoegd over het belang van archieven (9a). In januari 2015 is door de directie van de gemeente Ede het calamiteitenplan (9b) voor de gemeentelijke archieven vastgesteld. Hiermee geldt dit ook voor de Scherpenzeelse archiefbewaarplaats. 10 Middelen en mensen 10a De in de KPI genoemde kostensoorten zijn ondergebracht in verschillende budgetten en zijn niet ondergebracht in een centraal budget met één budgethouder 10b De beschikbaarheid van financiële middelen voor de uitvoering van de dienstverleningsovereenkomst met de gemeente Ede heeft beperkingen, met name voor de inzet van toezicht en advies. De hoofdvraag is: Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? Voor de onder 6 en 8 genoemde werkzaamheden wordt een voorstel voorbereid in het kader van een hernieuwde dienstverleningsovereenkomst (10b). Het wegwerken van papieren achterstanden in de organisatie vraagt nog wel de nodige aandacht waar het om de inzet van personeel gaat. De formatie van de DIV-eenheid van de afdeling Bedrijfsvoering omvat 2,6 fte. Versiebeheer: Versie 1 (opgesteld door Peter van Beek, 31 juli 2015, ter bespreking en aanvulling aangeboden aan team DIV gemeente Scherpenzeel) Versie 2 (aanvullingen en wijzigingen van afdeling Bedrijfsvoering aangebracht, 11 september 2015) Voortgangsrapportage archiefbeheer 2014/2015 (11 september 2015) -8-