B&W besluit Publicatie

Transcriptie

1 B&W besluit Publicatie Onderwerp Mandaatbesluit ten behoeve van het archiefbeheer door Milieudienst IJmond Collegebesluit 1. Het college besluit het Mandaatbesluit Milieudienst IJmond vast te stellen. 2. Het besluit heeft geen financiële consequenties. 3. De betrokkenen ontvangen na besluitvorming informatie over dit besluit. Bestuurlijk behandelvoorstel (2013/415071) MS/DIV Auteur: Korsuize, S. Telefoonnr nnb Samenvatting/Doel/grond besluit De gemeente Haarlem treedt toe tot de Gemeenschappelijke Regeling Milieudienst IJmond. Als onderdeel hiervan dient er een mandaat verleend te worden aan de directeur van Milieudienst IJmond, dan wel diens plaatsvervanger voor het archiefbeheer. B&W vergadering 5 november 2013 Bijlagen

2 Collegebesluit Onderwerp: Besluit tot mandaat archiefbeheer aan Milieudienst IJmond Reg. Nummer: 2013/ Inleiding De gemeente Haarlem treedt toe tot de Gemeenschappelijke Regeling Milieudienst IJmond. Als onderdeel hiervan dient er een mandaat verleend te worden aan de directeur van Milieudienst IJmond, dan wel diens plaatsvervanger voor het archiefbeheer. 2. Besluitpunten college 1. Het college besluit het Mandaatbesluit Milieudienst IJmond vast te stellen. 2. Het besluit heeft geen financiële consequenties. 3. De betrokkenen ontvangen na besluitvorming informatie over dit besluit. 3. Beoogd resultaat Met het Mandaatbesluit Milieudienst IJmond wordt bereikt dat aan de directeur van Milieudienst IJmond, alsmede diens plaatsvervanger, mandaat wordt verleend voor de hierna te vermelden publiekrechtelijke danwel privaatrechtelijke rechtshandelingen met betrekking tot de archiefbescheiden waarvoor de zorg, althans het beheer, aan het bestuur van Milieudienst IJmond is over- of opgedragen: 1. Het vervangen van archiefbescheiden door reproducties: a. Het vervangen van archiefbescheiden door reproducties, teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen, overeenkomstig artikel 7 van de Archiefwet 1995 en artikel 6, eerste en tweede lid van het Archiefbesluit 1995; b. Het opmaken van een verklaring van vervanging van archiefbescheiden door reproducties, overeenkomstig artikel 8 van het Archiefbesluit 1995; 2. Het vervreemden van archiefbescheiden, overeenkomstig artikel 8, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 7, eerste en tweede lid, en artikel 8 van het Archiefbesluit 1995; 3. Het opmaken van een verklaring van vernietiging van archiefbescheiden, overeenkomstig artikel 8 van het Archiefbesluit 1995; 4. Het stellen van beperkingen aan de openbaarheid van archiefbescheiden, overeenkomstig artikel 15, eerste en tweede lid en artikel 16, tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 10 van het Archiefbesluit; 5. Het goedkeuren van de overdracht van informatie aan een andere beheerseenheid, overeenkomstig artikel 23 van het Besluit Informatiebeheer van de Milieudienst IJmond Argumenten Het voorstel past bij het ingezet beleid Besluit tot mandaat archiefbeheer aan Milieudienst IJmond past bij de toetreding tot de Gemeenschappelijke Regeling Milieudienst IJmond. 1

3 Het besluit heeft geen financiële consequenties Aan het besluiten tot mandaat archiefbeheer aan Milieudienst IJmond zijn geen financiële consequenties verbonden. 5. Kanttekeningen Geen 6. Uitvoering Na vaststelling door het College zullen de media een persbericht ontvangen. 7. Bijlagen Dit besluit heeft de mee te sturen bijlagen: Mandaatbesluit Milieudienst IJmond, Archief Gemeente Haarlem Archiefbeheerovereenkomst Gemeente Haarlem Milieudienst IJmond Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris de burgemeester 2

4 MANDAATBESLUIT MILIEUDIENST IJMOND ARCHIEF GEMEENTE HAARLEM Burgemeester en wethouders van gemeente Haarlem, BESLUITEN aan de directeur van Milieudienst IJmond, alsmede diens plaatsvervanger, mandaat te verlenen voor de hierna te vermelden publiekrechtelijke danwel privaatrechtelijke rechtshandelingen met betrekking tot de archiefbescheiden waarvoor de zorg, althans het beheer, aan het bestuur van Milieudienst IJmond is over- of opgedragen: 1. Het vervangen van archiefbescheiden door reproducties: a. Het vervangen van archiefbescheiden door reproducties, teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen, overeenkomstig artikel 7 van de Archiefwet 1995 en artikel 6, eerste en tweede lid van het Archiefbesluit 1995; b. Het opmaken van een verklaring van vervanging van archiefbescheiden door reproducties, overeenkomstig artikel 8 van het Archiefbesluit 1995; 2. Het vervreemden van archiefbescheiden, overeenkomstig artikel 8, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 7, eerste en tweede lid, en artikel 8 van het Archiefbesluit 1995; 3. Het opmaken van een verklaring van vernietiging van archiefbescheiden, overeenkomstig artikel 8 van het Archiefbesluit 1995; 4. Het stellen van beperkingen aan de openbaarheid van archiefbescheiden, overeenkomstig artikel 15, eerste en tweede lid en artikel 16, tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 10 van het Archiefbesluit; 5. Het goedkeuren van de overdracht van informatie aan een andere beheerseenheid, overeenkomstig artikel 23 van het Besluit Informatiebeheer van de Milieudienst IJmond te bepalen dat de directeur van Milieudienst IJmond zich in het jaarverslag en eventuele andere periodieke verslagen verantwoordt omtrent het onder 1. tot en met 5. gestelde; te bepalen dat dit besluit geldt voor onbepaalde tijd; te bepalen dat indien ten gevolge van een wijziging van bovengenoemde wettelijke regelingen de uitvoering van voornoemde taken moet worden veranderd, deze aangepaste werkzaamheden tot de taken van de directeur behoren voorzover hun strekking en omvang door deze wijziging niet wezenlijk veranderen; Mandaatbesluit Milieudienst IJmond archief gemeente Haarlem Pagina 1 van 2

5 Aldus vastgesteld in onze vergadering van 5 november 2013 en bekendgemaakt op 6 november 2013, Burgemeester en wethouders van gemeente Haarlem, B.B. Schneiders burgemeester J. Scholten gemeentesecretaris Mandaatbesluit Milieudienst IJmond archief gemeente Haarlem Pagina 2 van 2

6 ARCHIEFBEHEEROVEREENKOMST GEMEENTE HAARLEM - MILIEUDIENST IJMOND PARTIJEN Het college van burgemeester en wethouders van gemeente Haarlem en het dagelijks bestuur van Milieudienst IJmond OVERWEGENDE DAT gemeente Haarlem de uitvoering van het alle taken die krachtens of mede voortvloeien uit de Wet milieubeheer ten aanzien van de inrichtinggebonden milieutaak, waaronder tevens dient te worden begrepen het basistakenpakket versie 2.3 zoals overeengekomen in de Packagedeal van 16 juni 2009 tussen het Rijk, het IPO en de VNG, aan Milieudienst IJmond heeft opgedragen; in het kader van deze opdracht medio april 2013 door gemeente Haarlem de bijbehorende archiefbescheiden, zijnde dossiers benodigd voor een goede uitvoering van bovenstaand takenpakket, fysiek ter beschikking worden gesteld aan Milieudienst IJmond; overeen is gekomen dat de manier van werken bij Milieudienst IJmond leidend is en gevolgd zal worden; gemeente Haarlem in haar hoedanigheid van zorgdrager verantwoordelijk blijft voor het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van voornoemde en nog te vormen archiefbescheiden, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging, vervreemding en overbrenging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden; vanwege voornoemde en artikel 4 uit de terbeschikkingstellingsakte gemeente Haarlem, zoals getekend op 12 maart 2013 te Haarlem en 19 maart 2013 te Beverwijk, door gemeente Haarlem en Milieudienst IJmond een beheerovereenkomst met betrekking tot de archiefbescheiden dient te worden overeengekomen; ZIJN OVEREENGEKOMEN 1. Gemeente Haarlem, zijnde zorgdrager in de zin van de Archiefwet 1995, legt het beheer van de archiefbescheiden zoals beschreven in de bijlage bij de akte van terbeschikkingstelling en nog te vormen archiefbescheiden neer bij Milieudienst IJmond. Archiefbeheerovereenkomst gemeente Haarlem Milieudienst IJmond Pagina 1 van 2

7 2. Milieudienst IJmond voert het beheer van de archiefbescheiden van gemeente Haarlem uit, gelijk zij dat reeds doet voor de huidige deelnemers aan de Gemeenschappelijke Regeling Milieudienst IJmond, zijnde de gemeenten Beverwijk, Heemskerk, Uitgeest en Velsen, conform onder meer de Archiefverordening Milieudienst IJmond 2005 zoals vastgesteld op 15 november 2005 door het algemeen bestuur van Milieudienst IJmond, het Besluit Informatiebeheer van de Milieudienst IJmond 2005 zoals vastgesteld op 16 november 2005 door het dagelijks bestuur van Milieudienst IJmond en aanpalende regelingen, protocollen en handboeken. 3. Indien gemeente Haarlem haar archief door Milieudienst IJmond volledig of gedeeltelijk opgeschoond en/of gedigitaliseerd wenst te zien, worden onder meer met betrekking tot de kosten van de digitalisering en de voorwaarden waaronder opschoning en/of digitalisering plaatsvindt nadere afspraken gemaakt, een en ander in samenspraak met de archiefinspecteur. 4. Deze overeenkomst treedt in werking na besluitvorming door het college en geldt voor onbepaalde tijd. Aldus in tweevoud opgemaakt, Haarlem, 5 november 2013 Burgemeester en wethouders van gemeente Haarlem, B.B. Schneiders de burgemeester J. Scholten de gemeentesecretaris Beverwijk, Namens het dagelijks bestuur van Milieudienst IJmond, L.A. Pannekeet secretaris/directeur Archiefbeheerovereenkomst gemeente Haarlem Milieudienst IJmond Pagina 2 van 2