Dienstverleningsovereenkomst Archiefbeheer Venlo Venray

Transcriptie

1 Dienstverleningsovereenkomst Archiefbeheer Venlo Venray De gemeente Venray, ten deze krachtens artikel 171 van de Gemeentewet vertegenwoordigd door haar burgemeester, de heer J.J.P.M. Gilissen, handelend ter uitvoering van het besluit van burgemeester en wethouders d.d... verder te noemen de gemeente Venray, en de gemeente Venlo, ten deze krachtens artikel 171 van de Gemeentewet vertegenwoordigd door haar burgemeester, de heer H.M.F.Bruls, handelend ter uitvoering van het besluit van burgemeester en wethouders d.d... verder te noemen de gemeente Venlo, hierna te noemen partijen ; Overwegende dat de gemeente Venray een aantal werkzaamheden op het terrein van de archiefzorg tijdelijk wil laten verrichten door de archiefdienst van de gemeente Venlo, dat de gemeente Venlo bereid en in staat is deze werkzaamheden overeenkomstig de eisen van de Archiefwet 1995 uit te voeren, gelet op de bepalingen in de Archiefwet 1995 en de Gemeentewet, komen als volgt overeen: Hoofdstuk I. Algemene bepalingen Artikel 1 Met ingang van 1 januari 2011 gaat de gemeente Venray een dienstverleningsovereenkomst aan met de gemeente Venlo ten aanzien van het beheer van de overgedragen archieven van de gemeente Venray door het Gemeentearchief Venlo. Artikel 2 In deze dienstverleningsovereenkomst wordt verstaan onder: a. archiefdienst: de afdeling van de gemeente Venlo, waar de gemeentearchivaris en andere archiefmedewerkers werkzaam zijn, zijnde het Gemeentearchief Venlo. b. archiefbewaarplaats: de voor permanente bewaring van archiefbescheiden aangewezen archiefbewaarplaats van de gemeente Venlo, gevestigd in het

2 pand van het Gemeentearchief Venlo, gevestigd aan de Dokter Blumenkampstraat 1 te Venlo. c. archivaris van Venlo: de bij besluit van het College van Burgemeester en Wethouders d.d. 1 juli 2003 tot gemeentearchivaris van Venlo benoemde functionaris. d. archivaris van Venray: de bij besluit van het College van Burgemeester en Wethouders d.d. 31 oktober 2000 tot gemeentearchivaris van Venray benoemde functionaris. e. archiefbescheiden: de in artikel 1, onder c van de Archiefwet 1995 bedoelde archiefbescheiden afkomstig van de gemeente Venray. f. beheer: het in goede, geordende en toegankelijke staat bewaren en beschikbaar stellen van (informatie uit) de overgedragen archiefbescheiden. Artikel 3 Het College van B&W van Venray wijst de archiefbewaarplaats van de gemeente Venlo aan als tijdelijke archiefbewaarplaats voor de gemeente Venray, overeenkomstig de bepalingen in artikel 31 van de Archiefwet Artikel 4 De archiefdienst beheert alle naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden van de gemeente Venray conform artikel 12 van de Archiefwet Hoofdstuk II. Overname archieven Artikel 5 1. Van alle door de gemeente Venray tijdelijk aan Venlo over te dragen archieven of delen daarvan wordt bij de feitelijke overdracht een lijst opgesteld, waarin wordt aangegeven wat precies wordt overgedragen. Deze lijst wordt door beide partijen ondertekend. 2. De lijst wordt als bijlage bij deze overeenkomst gevoegd. 3. Alle over te dragen archieven of delen daarvan worden voor zover noodzakelijk onder verantwoordelijkheid van en op kosten van de gemeente Venray in goede, geordende en toegankelijke staat gebracht. Hoofdstuk III. Dienstverlening Artikel 6 1. De dienstverlening met betrekking tot de archiefbescheiden van de gemeente Venray wordt verzorgd door de gemeentearchivaris van Venray, die daartoe de beschikking krijgt over een kantoorruimte in het Gemeentearchief. Op de dagen dat de gemeentearchivaris van Venray niet aanwezig is wordt de dienstverlening verzorgd door medewerkers van het Gemeentearchief Venlo.

3 2. Gedigitaliseerde bestanden en toegangen (inventarissen en/of plaatsingslijsten) worden rekening houdend met de technische mogelijkheden en de prioriteiten van het Gemeentearchief via het internet en in de studiezaal beschikbaar gesteld. Eventuele extra kosten hieraan verbonden komen voor rekening van de gemeente Venray. 3. De interne dienstverlening ten behoeve van de gemeente Venray wordt verzorgd door de gemeentearchivaris van Venray. 4. De gemeentearchivaris van Venray verricht de werkzaamheden in dienst en onder leiding van de gemeente Venray. 5. De gemeentearchivaris van Venray is niet aansprakelijk voor schade die deze veroorzaakt aan de gemeente Venlo of aan derden bij de uitoefening van de werkzaamheden in Venlo, tenzij de schade te wijten is aan zijn schuld of nalatigheid. 6. De gemeente Venlo draagt zorg voor de veiligheid, gezondheid en welzijn van de gemeentearchivaris van Venray in verband met de arbeid. 7. De gemeente Venlo is tijdens de werkzaamheden van de gemeentearchivaris van Venray in Venlo aansprakelijk voor schade en vrijwaart de gemeente Venray volledig van elke schade aan de gemeente Venlo, derden of arbeidskrachten ontstaan door handelen of nalaten van de gemeentearchivaris dat enig verband houdt met de door hem verrichte werkzaamheden. 8. De gemeente Venlo draagt er zorg voor dat de gemeentearchivaris uit hoofde van de werkzaamheden in het kader van deze dienstverleningsovereenkomst adequaat verzekerd is tegen wettelijke aansprakelijkheden. Hoofdstuk IV. Toezicht op het beheer Artikel 7 Het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden van de gemeente Venray blijft berusten bij de gemeentearchivaris van Venray. Hoofdstuk V. Overleg Artikel 8 Partijen voeren tenminste eenmaal per jaar beleidsmatig overleg over de uitvoering van deze overeenkomst. Hoofdstuk VI. Financiële aspecten Artikel 9 1. Voor de in deze dienstverleningsovereenkomst omschreven faciliteiten en werkzaamheden is de gemeente Venray jaarlijks een bedrag verschuldigd van 75 per strekkende meter archiefbescheiden.

4 2. Voorgenoemd bedragen worden jaarlijks aangepast conform het door het Centraal Bureau voor de Statistiek vastgestelde prijsindexcijfer gezinsconsumptie over het afgelopen jaar. Hoofdstuk VII. Betaling Artikel De gemeente Venray ontvangt tweemaal per jaar (nl. in januari en in juli) een factuur op grond van het bepaalde in artikel Betaling van deze factuur dient te geschieden binnen de op de factuur aangegeven betalingstermijn, bij gebreke waarvan de gemeente Venlo zonder nadere ingebrekestelling gerechtigd is de wettelijke rente en eventuele incassokosten in rekening te brengen. Hoofdstuk VIII. Tussentijdse wijziging Artikel 11 Indien één der partijen de overeenkomst tussentijds wenst te wijzigen geeft zij hiervan kennis aan de wederpartij. Tussentijdse wijziging kan alleen tot stand komen indien beide partijen hiermee instemmen. Wijzigingen zijn alleen van kracht voor zover zij schriftelijk zijn vastgelegd. Hoofdstuk IX. Uitvoering opdracht Artikel De archivaris van Venlo en de archivaris van Venray zijn bij de uitvoering van de overeengekomen werkzaamheden gebonden aan de bepalingen van de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995 en de archiefverordeningen van de gemeenten Venray en Venlo, zoals thans of na het tot stand komen van deze overeenkomst luiden dan wel komen te luiden. 2. Ten aanzien van zaken die niet in deze overeenkomst zijn vastgelegd maar wel een regeling behoeven, spreken partijen uit in goed overleg met elkaar tot een regeling te komen. Hoofdstuk X. Geschillenbeslechting Artikel 13 Geschillen die mochten ontstaan met betrekking tot de inhoud of uitvoering van deze overeenkomst worden voorgelegd aan een geschillencommissie. Deze commissie bestaat uit twee nader aan te wijzen vertegenwoordigers van beide partijen en de provinciaal archiefinspecteur van de provincie Limburg. Laatstgenoemde treedt op als voorzitter.

5 Hoofdstuk XI. Looptijd en beëindiging Artikel Deze overeenkomst treedt in werking met ingang van 1 januari 2011 en wordt aangegaan voor de duur van tenminste achttien maanden. 2. Een eventuele verlenging van de overeenkomst wordt tenminste twee maanden voor het aflopen van de overeenkomst vastgelegd. 3 Tussentijdse opzegging van de overeenkomst is uitsluitend mogelijk indien één van beide of beide partijen daartoe zwaarwegende redenen hebben 4. Tussentijdse opzegging van de overeenkomst dient tenminste twee maanden voor de gewenste datum te geschieden door mededeling aan de andere partij bij aangetekend schrijven. 5. Alvorens tot tussentijdse opzegging van de overeenkomst wordt besloten, wordt de provinciaal archiefinspecteur van de provincie Limburg om advies gevraagd. Aldus overeengekomen en ondertekend op.. Namens de gemeente Venray, Namens de gemeente Venlo,.... [ ] [ ]