Besluit van Provinciale Staten

Transcriptie

1 Besluit van Provinciale Staten Vergaderdatum Januari 2015 Nummer 6772 Onderwerp Vaststelling van de Archiefverordening Provincie Zuid- Holland Besluit Provinciale Staten van Zuid-Holland, Gelet op: Artikel 143 van de Provinciewet en artikel 27 van de Archiefwet 1995; Besluiten: 1. In te trekken, de Archiefverordening 2007; 2. Vast te stellen, de archiefverordening Provincie Zuid Holland 2014, luidende al volgt: ARCHIEFVERORDENING PROVINCIE ZUID-HOLLAND 2014 HOOFDSTUK I ALGEMENE BEPALINGEN Artikel 1. In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: a. de wet: de Archiefwet 1995; b. provinciale organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b 1 van de wet, voor zover genoemd in de Provinciewet, met uitzondering van de Commissaris van de Koning voor zover het de archiefbescheiden betreft voor welke hij ingevolge artikel 23, tweede lid, van de wet zorgdraagt; c. archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 28 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats; d. archiefruimte: ruimte bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats; e. de archivaris: de overeenkomstig artikel 29 van de wet benoemde provinciearchivaris; f. beheerder: degene die ingevolge artikel 8 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de provinciale organen en de lichamen en organen ingesteld op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen, aan welke door één of meer provincies wordt deelgenomen, voor zover die archiefbescheiden niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht, en waar deze verordening op van toepassing is; Besluit van Provinciale Staten - Vaststelling van de Archiefverordening Provincie Zuid-Holland 2014 Pagina 1 van 6

2 g. beheereenheid: een door Gedeputeerde Staten als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel, belast met de documentaire informatievoorziening; h. informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, opgeslagen, beheerd, geordend, beschikbaar gesteld, geraadpleegd en vernietigd. HOOFDSTUK II HET BEHEER VAN DE ARCHIEFBEWAARPLAATS Artikel 2. De archivaris is belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden. Artikel 3. De archivaris ziet toe op een correcte uitvoering van werkzaamheden aan archieven, die in de archiefbewaarplaats berusten en bewaakt dat die werkzaamheden worden verricht door daartoe conform de wettelijke eisen opgeleide functionarissen. Artikel 4. De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen. Artikel 5. Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden ten behoeve van provinciale organen en derden. Artikel 6. De archivaris brengt eens per twee jaar schriftelijk verslag uit aan Gedeputeerde Staten over de toestand van de zorg voor en het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archieven. Besluit van Provinciale Staten - Vaststelling van de Archiefverordening Provincie Zuid-Holland 2014 Pagina 2 van 6

3 HOOFDSTUK III DE ZORG VAN GEDEPUTEERDE STATEN VOOR DE ARCHIEFBESCHEIDEN Artikel 7. Gedeputeerde Staten wijzen een archiefbewaarplaats aan en dragen zorg voor het inrichten en in stand houden van voldoende en doelmatige archiefruimten en een informatiesysteem dat aan de eisen van de wet voldoet. Artikel 8. Gedeputeerde Staten dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder en de beheereenheid. Artikel 9. Gedeputeerde Staten dragen zorg voor de aanstelling van voldoende en deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden van de provinciale organen. Artikel Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor dat het vervaardigen, verwerken, ontvangen, bewerken, ontsluiten en bewaren van archiefbescheiden op zo n manier gebeurt, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd. 2. Het eerste lid is ook van toepassing op het vervaardigen en versturen van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, indien redelijkerwijs kan worden aangenomen dat deze voor de betrokkenen voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Artikel 11. Gedeputeerde Staten dragen er zorg voor dat jaarlijks op de provinciale begroting voldoende middelen worden opgenomen bestemd voor de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden. Artikel 12. Gedeputeerde Staten stellen voorschriften vast voor het beheer van de archiefbescheiden van de provinciale organen die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht. Zij doen daarvan mededeling aan Provinciale Staten of de Statencommissie die het aangaat. Besluit van Provinciale Staten - Vaststelling van de Archiefverordening Provincie Zuid-Holland 2014 Pagina 3 van 6

4 HOOFDSTUK IV TOEZICHT OP HET BEHEER VAN DE ARCHIEFBESCHEIDEN DIE ZIJN OVERGEBRACHT NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS Artikel 13. Gedeputeerde Staten brengen eenmaal per twee jaar aan Provinciale Staten verslag uit omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 27 van de wet. Zij gebruiken hiervoor de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht zoals vermeld in artikel 6. HOOFDSTUK V TOEZICHT OP HET BEHEER VAN DE ARCHIEFBESCHEIDEN, DIE NIET ZIJN OVERGEBRACHT NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS Artikel 14. De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij of krachtens artikel 29, eerste lid, van de wet opgedragen toezicht, of taken verband houdende met het toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren, die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet. Artikel 15. De archivaris inspecteert eenmaal per twee jaar bij de beheerders de archiefbescheiden, de ruimten en de informatiesystemen waarin deze worden bewaard, en brengt hiervan verslag uit aan Gedeputeerde Staten. Artikel De beheerders verstrekken aan de archivaris alle bescheiden en inlichtingen die noodzakelijk zijn voor een goede vervulling van zijn taak en verlenen de benodigde medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en de toegankelijkheid van archiefbescheiden en in de opzet en de werking van de informatiesystemen waarin deze archiefbescheiden zijn opgenomen. 2. De archivaris heeft, met inachtneming van de voorschriften en besluiten ten aanzien van vertrouwelijke en/of geheime archiefbescheiden, toegang tot alle archiefbescheiden van provinciale organen, de ruimten en de informatiesystemen waarin deze worden bewaard en zijn opgenomen. Artikel 17. De archivaris deelt zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mee aan de beheerders en geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed informatiebeheer noodzakelijk zijn. Besluit van Provinciale Staten - Vaststelling van de Archiefverordening Provincie Zuid-Holland 2014 Pagina 4 van 6

5 Artikel 18. De beheerders vragen vooraf advies aan de archivaris wanneer zij van plan zijn om over te gaan tot: a. opheffing, samenvoeging of splitsing van een provinciaal orgaan of beheereenheid of overdracht van één of meer taken aan een ander overheidsorgaan of rechtspersoon; b. bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte; c. verandering van de plaats van bewaring van archiefbescheiden; d. ontwerp, vervanging, aanschaf, belangrijke wijziging of invoering van een informatiesysteem; e. vervanging van archiefbescheiden door reproducties; f. vervreemding van archiefbescheiden; g. ter beschikking stelling van archiefbescheiden. Artikel 19. Gedeputeerde Staten zien erop toe, dat bij deelname door de gemeente in privaatrechtelijke rechtspersonen die publiekrechtelijke taken uitvoeren, het beheer van informatie bij deze rechtspersonen geschiedt volgens de bepalingen van de wet HOOFDSTUK VI SLOTBEPALINGEN Artikel 20. De Archiefverordening provincie Zuid-Holland, Besluit van Provinciale Staten van 19 december 1997, tot vaststelling van de Archiefverordening provincie Zuid-Holland (Prov. Blad 1998, nr. 3), gewijzigd bij besluit van Provinciale Staten van 19 december 2001, (Prov. Blad 2001, nr. 103), bij besluit van 14 december 2005 (Prov. Blad 2006, nr. 8) en bij besluit van 16 oktober 2007 (Prov. Blad 2007, nr. 111), wordt ingetrokken. Artikel 21. Deze verordening wordt aangehaald als: Archiefverordening provincie Zuid-Holland Toelichting bij de Archiefverordening provincie Zuid-Holland 2014 Inleiding Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277, gewijzigd Stb. 233 en 276, 2012 en Stb. 243, 2012), het Archiefbesluit 1995 ( Stb. 634, 2012) en de Archiefregeling (Stcrt. Nr. 70, 6 januari 2010, laatstelijk gewijzigd Stcrt. Nr , 17 december 2012).De verordening dient door Provinciale Staten te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet De regeling is niet van toepassing op de archiefbescheiden van de Commissaris van de Koning, voor zover bedoeld in artikel 23, tweede lid, van de wet en artikel 182, eerste en tweede lid, van de Provinciewet. De Commissaris van de Koning is zorgdrager voor de archiefbescheiden die hij op grond van zijn rijkstaken vormt. Na overbrenging van deze bescheiden naar de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie is de algemene rijksarchivaris belast met het beheer. Besluit van Provinciale Staten - Vaststelling van de Archiefverordening Provincie Zuid-Holland 2014 Pagina 5 van 6

6 Artikelsgewijze toelichting bij de Archiefverordening provincie Zuid-Holland 2014 ARTIKEL 7 De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en archiefruimten moeten voldoen. ARTIKEL 8 De beheerders van de niet overgebrachte archieven worden aangewezen in het Besluit Informatiebeheer. ARTIKEL 12 Deze voorschriften worden in het Besluit Informatiebeheer en eventueel andere uitvoeringsregelingen opgenomen. Omdat Gedeputeerde Staten ook zorgdrager zijn voor de archiefbescheiden van Provinciale Staten, dienen Provinciale Staten formeel op de hoogte te worden gesteld van de ook voor hen geldende uitvoeringsregels op grond van deze Archiefverordening. ARTIKEL 13 EN 15 Binnen één zittingsperiode vernemen Provinciale Staten twee maal wat er op het gebied van de archiefzorg en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. Het wordt aan Gedeputeerde Staten overgelaten in welke vorm zij de rapportage aan Provinciale Staten uitbrengen. Het beheer van het historisch archief zal als gevolg van de Bestuursafspraken onder de verantwoordelijkheid van de provinciearchivaris tot en met 2015 door het Nationaal Archief worden uitgevoerd. ARTIKEL 18 Slechts die aspecten van de uitoefening van de archiefzorg en het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben. 3. Het onderhavige besluit in werking te doen treden met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Provinciaal Blad waarin zij wordt geplaatst en wel met terugwerkende kracht tot 1 januari Den Haag, 28 januari 2015 Provinciale Staten van Zuid-Holland, griffier, voorzitter, Besluit van Provinciale Staten - Vaststelling van de Archiefverordening Provincie Zuid-Holland 2014 Pagina 6 van 6