16 december 2014 Corr.nr , BJC Nummer 74/2014 Zaaknr

Transcriptie

1 16 december 2014 Corr.nr , BJC Nummer 74/2014 Zaaknr Voordracht van Gedeputeerde Staten aan Provinciale Staten van Groningen ter vaststelling van de wijziging van de Archiefverordening provincie Groningen Samenvatting De Archiefverordening provincie Groningen 1996 moet op verschillende punten worden aangepast vanwege de veranderde wettelijke grondslag in de Archiefwet Deze veranderingen zijn de hand van een landelijk model verwerkt tot de voorliggende wijzigingen van de verordening. 2. Doel en wettelijke grondslag Op grond van artikel 27, eerste lid, van de Archiefwet 1995 dienen provinciale staten een verordening vast te stellen waarin de zorg voor de archiefbescheiden van de provinciale organen door gedeputeerde staten wordt beschreven, als kader voor de uitvoering van wettelijke taken ten aanzien van die zorg. 3. Procesbeschrijving en planning Na de inwerkingtredding van alle wetwijzigingen op 1 januari 2013 is besproken op welke wijze het beste kon worden voldaan aan de nieuwe vereisten. Daarbij is op 25 juni 2013 door ons o.a. besloten tot aanpassing van de archiefverordening en aanstelling van een provinciearchivaris. Naar de wijze van invulling van deze besluiten werd een nader onderzoek ingesteld. Vanwege de onafhankelijke opstelling van de provincie ten opzichte van de gemeenschappelijke regeling Groninger Archieven én vanwege de continuering van de succesvolle noordelijke samenwerking hebben wij op 23 september 2014 besloten tot benoeming van een provinciearchivaris op dezelfde wijze als voorheen de provinciale archiefinspecteur: binnen de noordelijke samenwerking. Met Groninger Archieven kan nu een dienstverleningsovereenkomst worden afgesloten over het beheer van de provinciale archieven. Daarmee is voldoende duidelijkheid over de uitvoering van de wettelijke taken ontstaan om de aanpassing van de archiefverordening in te kunnen vullen. 4. Begroting Er zijn geen kosten aan dit besluit verbonden. 5. Inspraak/participatie Niet van toepassing. 6. Nadere toelichting Op grond van de Wet revitalisering generiek toezicht verdwenen alle onderdelen over het interbestuurlijke toezicht gefaseerd uit de Archiefwet 1995, namelijk per 1 oktober 2012 en 1 januari Ook de hieraan gelieerde provinciale archiefinspecteur, mede belast met het interne toezicht bij de provincie, werd daarmee uit de Archiefwet 1995 geschrapt. De Archiefwet 1995 is verder per 1 januari 2013 gewijzigd door de Wet van 19 april 2012 in verband met onder meer het beleggen van de zorg over provinciale archiefbescheiden ook na overbrenging naar een archiefbewaarplaats bij gedeputeerde staten. Deze tweede wijziging brengt mee dat zowel de aanwijzing van een bewaarplaats als het beheer van overgebrachte archieven door gedeputeerde staten moeten worden geregeld. In het door het IPO afgesloten Bestuursakkoord is o.a. afgesproken dat de bewaring van provinciale archieven bij de gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum 74-1

2 Groninger Archieven tot en met 2015 wordt gecontinueerd. Om die reden is onderzocht in hoeverre aanstelling van een daar ondergebrachte archivaris mogelijk en wenselijk was. Hierbij speelde ook de evaluatie van de sinds 1992 bestaande samenwerking tussen Drenthe, Friesland en Groningen op het terrein van de archiefinspectie een rol. Vanwege de onafhankelijke opstelling van de provincie ten opzichte van de gemeenschappelijke regeling Groninger Archieven én vanwege de continuering van de succesvolle noordelijke samenwerking hebben wij uiteindelijk op 23 september 2014 besloten tot benoeming van een provinciearchivaris op dezelfde wijze als voorheen de provinciale archiefinspecteur: binnen de noordelijke samenwerking. Ook Drenthe en Friesland hadden in de loop van 2013 een dergelijke besluit genomen. Met Groninger Archieven kan nu een dienstverleningsovereenkomst worden afgesloten over het beheer van de provinciale archieven. De provinciearchivaris zal als eindverantwoordelijke rapporteren over dit beheer, terwijl hij ook het interne toezicht bij de provincie gaat uitvoeren. Daarmee is voldoende duidelijkheid over de uitvoering van de wettelijke taken ontstaan om de aanpassing van de archiefverordening in te kunnen vullen. De inmiddels door ons benoemde provinciearchivaris heeft als wettelijke taak het beheer van overgebrachte archieven. Het feitelijk beheer van de archieven wordt onder verantwoordelijkheid van die archivaris uitgevoerd door Groninger Archieven, op basis van een vast te stellen dienstverleningsovereenkomst. Het intern toezicht op het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden berust wettelijk eveneens bij de benoemde provinciearchivaris. Daarmee is het gat, ontstaan door het schrappen van de provinciale archiefinspecteur, afdoende opgevuld. Voor de verwerking van deze wijzigingen in een archiefverordening werd door de samenwerkende archiefinspecteurs van de provincies (het LOPAI) in samenwerking met enkele provinciale juristen een landelijk model ontwikkeld. Dit model is naast de Archiefverordening provincie Groningen 1996 gelegd, waarna de voorliggende wijziging kon worden opgesteld. 7. Voorstel Wij stellen u voor het in ontwerp bij deze voordracht gevoegde besluit vast te stellen. Groningen, 16 december Gedeputeerde Staten van Groningen: M.J. van den Berg, voorzitter. H.J. Bolding, secretaris. Behandeld door : D.M. Bunskoeke Telefoonnummer: d.bunskoeke@drenthe.nl Bijlagen bij de voordracht: Geen 74-2

3 Nr. 74/2014 Provinciale Staten van Groningen: Gelezen de voordracht van Gedeputeerde Staten van 16 december 2014, , BJC. Gelet op artikel 27, eerste lid, van de Archiefwet 1995; Besluiten: I. De Archiefverordening provincie Groningen 1996 wordt gewijzigd als volgt: A Artikel 1, onder b, c, en d worden vervangen en komen te luiden: b. provinciale organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b 1 van de wet, voor zover genoemd in de Provinciewet, met uitzondering van de commissaris van de Koning voor zover het de archiefbescheiden betreft voor welke hij ingevolge artikel 23, tweede lid, van de wet zorgdraagt; c. archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 28 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats; d. de archivaris: de overeenkomstig artikel 29 van de wet benoemde provinciearchivaris, alsmede degenen die machtiging hebben gekregen hem te vervangen; B Artikel 2 wordt aan het einde van de zin toegevoegd: en wijzen een archiefbewaarplaats aan. C Artikel 3 wordt vervangen en komt te luiden: Artikel 3 Gedeputeerde staten dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerders en beheerseenheden. D In artikel 4 wordt in de bijzin na de komma de zinsnede "die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht" vervangen door: ongeacht hun vorm. E Het opschrift van Hoofdstuk III komt te luiden: Toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. 74-3

4 F Artikel 11 wordt vervangen en komt te luiden: Artikel 11 De archivaris doet eenmaal per jaar aan gedeputeerde staten verslag betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats en de uitoefening van het hem opgedragen toezicht. G Het opschrift van Hoofdstuk IV komt te vervallen. H De artikelen 12 tot en met 15 worden geplaatst achter artikel 11 van hoofdstuk III. I Artikel 12 wordt vervangen en komt te luiden: Artikel De beheerders verstrekken aan de archivaris alle bescheiden en inlichtingen die noodzakelijk zijn voor een goede vervulling van zijn taak en verlenen de benodigde medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en de toegankelijkheid van archiefbescheiden en in de opzet en de werking van de informatiesystemen waarin deze archiefbescheiden zijn opgenomen. 2. De archivaris heeft, met inachtneming van de voorschriften en besluiten ten aanzien van vertrouwelijke en/of geheime archiefbescheiden, toegang tot alle archiefbescheiden van provinciale organen alsmede de ruimten en/of informatiesystemen waarin deze zijn bewaard en opgenomen. J Artikel 13 komt te vervallen. K In artikel 14 en 15 wordt "inspecteur" telkens vervangen door: archivaris. L De artikelen 17 tot en met 23 vervallen. M De opschriften van hoofdstuk V en VI vervallen. 74-4

5 II. Dit besluit treedt in werking met ingang van de datum van bekendmaking in het Provinciaal blad en werkt terug tot en met 1 januari Groningen, Provinciale Staten voornoemd:, voorzitter., griffier. Bijlagen bij het besluit Geen. 74-5