Verslag toezicht archief- en informatiebeheer gemeente Renswoude 2016

Transcriptie

1 Verslag toezicht archief- en informatiebeheer gemeente Renswoude 2016 Opsteller: Vincent Robijn - Gemeentearchivaris Aan: College van Burgemeester en Wethouders Datum: 8 juni Inleiding Zoals voorgeschreven in artikel 10 van de Archiefverordening (1999) van de gemeente Renswoude is de gemeentearchivaris belast met het toezicht op het gemeentelijke informatiebeheer en het beheer van de archiefbewaarplaats (depot in Amersfoort). De archivaris doet van dit toezicht en beheer jaarlijks verslag aan het college van burgemeester en wethouders dat verantwoordelijk is voor de zorg van de naleving van de Archiefwet Het college gebruikt dat verslag voor de jaarlijkse verantwoording aan de raad, zoals voorgeschreven in artikel 21 van de Archiefverordening van de gemeente. Sinds de inwerkingtreding van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht dient de toezichtinformatie ook bij de Provincie als interbestuurlijke toezichthouder te worden aangeleverd. De basis van dit verslag wordt gevormd door de resultaten van de interne toetsing van het archief- en informatiebeheer door de afdeling Archief- en Informatiebeheer aan de hand van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's) die door de VNG zijn ontwikkeld. Hiermee wordt duidelijk of het beheer van informatie aan wet- en regelgeving voldoet. De toetsing is door de gemeentearchivaris vanuit diens rol als toezichthouder becommentarieerd en beoordeeld en voor dit verslag aangevuld met eigen bevindingen die in de loop van het jaar 2016 zijn opgedaan. Dit verslag heeft betrekking op de papieren en digitale archiefbescheiden binnen de gemeentelijke organisatie en op de papieren archiefbescheiden (ouder dan twintig jaar) die naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht. De in dit verslag benoemde verbeterpunten worden door de afdeling Archief- en Informatiebeheer vertaald naar verbeteracties, waarvan de voortgang bewaakt wordt in reguliere overlegmomenten tussen de gemeentearchivaris en de afdeling en in het jaarlijkse Strategisch Informatie Overleg van de gemeentearchivaris met het afdelingshoofd en de gemeentesecretaris. Het door de afdeling Archief opgestelde overzicht van verbeterpunten en de daaraan gekoppelde planning is als bijlage toegevoegd. 2. Algemeen Dit verslag volgt slechts een half jaar nadat het toezichtverslag over 2015 is vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders. Dit heeft te maken met het feit dat het verslag over 2015 pas in het najaar van 2016 kon worden opgesteld door de langdurige afwezigheid van mw. Meurs van de afdeling Archief. De gemeente heeft van de provincie uitstel gekregen tot 15 oktober 2016 om het verslag over 2015 aan te leveren. Dit betekent dat er een tamelijk korte periode was voor het realiseren van de verbeterpunten die in het verslag over 2015 zijn gemeld. Dit verklaart waarom een aantal zaken in dit verslag nog steeds als niet gerealiseerd staan vermeld. Overigens is het archiefen informatiebeheer van de gemeente voor het jaar 2015 door de Provincie als redelijk adequaat gewaardeerd, waarbij de aandachtspunten vooral op het gebied van duurzaam digitaal informatiebeheer liggen. Een belangrijke ontwikkeling binnen het informatiebeheer van de gemeente Renswoude in 2016 vormde de oriëntatie op de mogelijke aanschaf van een nieuw Document Management Systeem. In 2010 is er in gezamenlijkheid met gemeente Woudenberg en Scherpenzeel het DMS Verseon aangeschaft. Nu gemeente Woudenberg heeft besloten met een ander systeem te gaan werken, staat Renswoude voor de keuze of er ook van pakket gewisseld moet worden. Een belangrijk aandachtspunt bij de eventuele overgang naar een nieuw DMS is de status van de informatie in Verseon. Wordt deze gemigreerd naar het nieuwe systeem en vervolgens vernietigd in Verseon of blijft de informatie over oude, afgesloten zaken beschikbaar voor de bedrijfsvoering binnen het oude 1

2 systeem? De laatste optie betekent dat er twee informatiesystemen onderhouden dienen te worden op basis van archiefwet en regelgeving, waarbij ook uit het oude systeem nog jaarlijks vernietiging dient plaats te vinden. Ook dient op termijn (in ieder geval na twintig jaar) informatie die op basis van de landelijke selectielijst aangewezen is voor blijvende bewaring uit beide systemen te worden overgedragen naar de digitale archiefbewaarplaats. Als er gekozen wordt voor migratie van de informatie dient de gemeentearchivaris hiervan vooraf op de hoogte te worden gesteld, door middel van een adviesaanvraag op het migratieplan. Een andere belangrijke ontwikkeling in 2016 vormde de voorbereidingen voor het digitaliseren van het complete bouwarchief dat nog niet naar de archiefbewaarplaats is overgebracht. Er zijn offertes opgevraagd voor het scannen, waarop ook het inhoudelijke advies van de gemeentearchivaris is gevraagd. De insteek van het digitaliseren is dat de originele papieren dossiers na scanning vernietigd worden, waarna de digitale bestanden formeel als nieuwe archiefbescheiden gelden die naar de archiefbewaarplaats bij Archief Eemland zullen worden overgebracht en daar ter beschikking worden gesteld. De feitelijke digitalisering vindt volgens planning in 2017 plaats. 3. Verbonden partijen De gemeente heeft de uitvoering van diverse (wettelijke) taken uitbesteed aan externe organisaties. Als deze uitvoering op basis van mandatering gebeurt, blijft de gemeente zelf verantwoordelijk voor de informatie die uit die taakuitvoering voortvloeit. In de praktijk betekent dit dat de gemeente er zeker van moet zijn dat het archief- en informatiebeheer bij de externe organisatie voldoet aan de actuele archiefwet- en regelgeving. De Provincie monitort als interbestuurlijk toezichthouder nadrukkelijk op deze gemeentelijke verantwoordelijkheid. In theorie zou vanuit de gemeente dus regelmatig contact met de externe organisaties moeten zijn over de staat van het informatiebeheer. In de praktijk gebeurt dit echter nog sporadisch. De gemeentearchivaris houdt wel toezicht op de verbonden partijen, voor zover deze bij hem bekend zijn en gevestigd in de regio Eemland. Het archiefwettelijke toezicht op organisaties die zich buiten deze regio bevinden, is belegd bij de gemeentearchivaris van de vestigingsplaats. De bevindingen worden onderling tussen de archivarissen gedeeld en krijgen een plaats in de afzonderlijke toezichtverslagen. Hieronder volgt een overzicht van de stand van zaken betreffende het archief- en informatiebeheer bij de verschillende verbonden partijen: Afval Verwijdering Utrecht (AVU) te Soest De AVU beschikt over een actuele archiefverordening (2013). Het archiefdepot in Soest is aangewezen als archiefbewaarplaats. Omdat er nog geen vervangingsbesluit is genomen, is het papieren archief binnen AVU op dit moment leidend. Zo worden de aanbestedingsdocumenten op papier bewaard. Het papieren archief bevindt zich in goede, geordende en toegankelijke staat. De gemeentearchivaris is betrokken als toezichthouder en heeft over het door hem uitgeoefende toezicht verslag gedaan aan het bestuur. Belangrijkste verbeterpunten betreffen het ontbreken van een formeel calamiteitenplan dat gericht is op het beschermen van de papieren archiefbescheiden; de uitvoering van selectie en vernietiging van digitale archiefbescheiden; de archiefwettelijke toetsing van de ruimte waar papieren archiefbescheiden tijdelijk worden opgeslagen; het ontbreken van een formele verklaring van overbrenging van de archieven die zich reeds in de archiefbewaarplaats in Soest bevinden. Deze zaken zullen door AVU in 2017 worden opgepakt. GGD regio Utrecht te Utrecht De GGDrU komt voort uit de gemeenschappelijke regeling GGD Midden-Nederland en voert het gezondheidsbeleid van de gemeente uit. GGDrU valt onder het archieftoezicht van de gemeentearchivaris van Het Utrechts Archief (HUA). In de eerste maand van 2016 is in samenwerking met de chief information officer (CIO) van de Veiligheidsregio Utrecht (VRU) een voorlichtingssessie georganiseerd over digitaal informatiebeheer voor de gezamenlijke MT s van de GGDrU en de VRU. 2

3 In december 2016 is het rapport van de integrale nulmeting bij de GGDrU besproken met de nieuw aangetreden Directeur Publieke Gezondheid. De belangrijkste conclusies uit de nulmeting betreffen: a) het ontbreken van een deugdelijk informatiebeleidsplan met een geïmplementeerd kwaliteitssysteem gericht op het informatiebeheer van de GGDrU; b) een versnipperd versie- en documentbeheer; c) onvoldoende tot ontbrekende afronding van de archiefrechtelijke aspecten van de overgangen van taken (in mandaat of delegatie) van gemeenten naar voorgangers, alsmede van de overgang van informatie van zorgorganisatie Vitras naar de GGDrU. Aan het eind van het jaar was het HUA nog niet gelukt om met de GGDRU tot een sluitende afspraak te komen met betrekking tot planning en oplevering van een verbeterplan. Omgevingsdienst regio Utrecht (OdrU) De gemeentearchivaris van Zeist is in hoofdstuk 4 van de Archiefverordening 2013 aangewezen als toezichthouder informatiebeheer bij de OdrU. De OdrU ondersteunt 15 gemeenten en andere overheden in de regio Midden-Nederland bij de uitvoering van milieu- en omgevingstaken. Als archiefbewaarplaats is in artikel 7.1 van de Archiefverordening de archiefbewaarplaats van de gemeente Zeist aangewezen. De herstructurering van de bedrijfsvoering bij de OdrU waar het informatiebeheer deel van uitmaakt, heeft er voor gezorgd dat 2016 een bewogen jaar geweest is voor de heroriëntatie van het informatiebeheer. Een gespecialiseerd bureau heeft een onderzoek verricht naar de rol van een adviseur informatiemanagement / informatiebeveiliging. Waarna de plaats en de rol van het informatiebeheer zijn belegd. Ook is de strategische notitie Informatiemanagement en IT 2018 vastgesteld. Terugkijkend naar het jaarverslag 2015 van de archivaris zijn de onderwerpen in de juiste context en samenhang opgepakt. Een oplossing laat nog op zich wachten, maar wij zien significante vooruitgang. De concrete implementatie van de plannen uit 2016 zal voortgezet worden in 2017 en Veiligheidsregio Utrecht te Utrecht (VRU) De VRU valt onder het archieftoezicht van de gemeentearchivaris van Het Utrechts Archief (HUA). In de eerste maand van 2016 is in samenwerking met de chief information officer (CIO) van de VRU een voorlichtingssessie georganiseerd over digitaal informatiebeheer voor de gezamenlijke MT s van de VRU en de GGD regio Utrecht (GGDrU). Bij de VRU moesten in de loop van het jaar afspraken gemaakt worden met wisselende contactpersonen. Tevens verliep het gesprek over de bekostiging van het archiefrechtelijk toezicht van HUA door het dagelijks bestuur van de VRU in de vorm van een dienstverleningsovereenkomst (dvo) moeizaam. Dit aandachtspunt was aan het einde van het jaar nog niet opgelost. In de loop van het jaar is in de vorm van een aantal officieuze TIO s (tactisch informatie overleg) getracht om het verbetertraject van de VRU verder vorm te geven. Op de agenda stonden onder meer de vervanging van papieren personeelsdossiers door scans en (nog steeds) de herijking van de overdracht/terbeschikkingstelling archiefbescheiden aan de VRU. Deze zaken lopen door in

4 4. Stand van zaken KPI s Hieronder volgt per KPI een overzicht van de stand van zaken in 2016 en de eventuele verbeterpunten: KPI 1. Lokale regelingen - Er wordt jaarlijks een Strategisch Informatie Overleg georganiseerd tussen de gemeentesecretaris, gemeentearchivaris, het hoofd afdeling Algemene Zaken en de portefeuillehouder. Hierin worden actuele ontwikkelingen besproken inzake het informatiebeheer. - Er is een raamovereenkomst met gemeente Veenendaal ondertekend waarin afspraken formeel zijn vastgelegd ten aanzien van het informatiebeheer als er sprake is van overdracht van taken en/of dossiers naar gemeente Veenendaal. Het college van burgemeester en wethouders van Renswoude blijft verantwoordelijk voor de informatie, met de gemeentearchivaris als toezichthouder. - Met betrekking tot het actualiseren van de lokale regelgeving omtrent het informatiebeheer en de archiefzorg is de gemeente voornemens een concept van de Informatieverordening en een concept Besluit Informatiebeheer naar het model van BRAIN op te laten stellen door een extern bureau. De verwachting is dat dit het eerste halfjaar van 2017 zal worden afgerond. De gemeentearchivaris zal deze lokale regelgeving toetsen alvorens deze door het college en de raad wordt vastgesteld. KPI 2. Interne kwaliteitszorg en toezicht -Er wordt structureel gewerkt aan de kwaliteit van het analoge informatiebeheer en er is sprake van actief toezicht en advisering door de gemeentearchivaris. - Op dit moment is er nog geen kwaliteitssysteem ontwikkeld, waarmee de gemeente nog niet voldoet aan de actuele archiefwet en -regelgeving. De gemeente kiest er bewust voor om de actuele ontwikkelingen in de regio te volgen en vervolgens op basis van voorbeelden van anderen een kwaliteitssysteem te implementeren. Overigens dient het kwaliteitssysteem door het college te worden vastgesteld. KPI 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid & duurzaamheid archiefbescheiden - Het papieren archief is voldoende geordend en toegankelijk. - Er wordt overwogen om de I-Navigator (model documentair structuurplan) aan te schaffen om het metadata schema conform de Archiefregeling op orde te krijgen. - Er dienen bij aanvang van projecten nadere afspraken gemaakt te worden over hoe informatie wordt beheerd en wie de verantwoordelijkheid draagt. Met externen worden al wel mondelinge afspraken hierover gemaakt, maar er wordt hierover nog niets formeel vastgelegd. 4

5 KPI 4. Digitale archiefbescheiden - Bij gemeente is papier nog formeel leidend, hoewel er steeds meer informatie digitaal van aard is. Het beheren van informatie wordt voor een deel dubbel uitgevoerd, waarbij een risico bestaat dat informatie soms niet vindbaar is en niet beheerd wordt, of dubbel aanwezig is. - Aan Archief Eemland zijn richtlijnen gevraagd waar een Handboek Vervanging aan moet voldoen. Bij een extern bureau is een offerte aangevraagd om een Handboek te maken voor het bouwarchief dat gedigitaliseerd wordt. - In 2016 is onder coördinatie van Archief Eemland een onderzoek verricht naar de toekomstige aansluiting van de gemeente op een e-depotvoorziening. Het eindrapport van dit onderzoek is in het voorjaar van 2017 opgeleverd. - Er is nog geen visie en plan van aanpak uitgewerkt en vastgesteld voor de toekomstige overgang naar volledig digitaal duurzaam informatiebeheer. - Wat betreft digitale archiefbescheiden in vakapplicaties (buiten het DMS) is er nog geen overzicht over: 1. welke informatie wordt beheerd, 2. in welke systemen of applicaties dit beheer plaatsvindt en op welke wijze, 3. wie verantwoordelijk is voor deze informatie, 4. welke metagegevens worden meegegeven aan de vastgelegde informatie, 5. wat de bewaartermijnen zijn. KPI 5. Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden - De wettelijke vernietiging van archiefbescheiden loopt iets achter. In 2016 is de vernietiging voor het jaar 2013 voltooid. In het eerste kwartaal van 2017 zal de vernietiging voor 2014 plaatsvinden. Van de vernietigbare bescheiden wordt een lijst opgesteld die door de gemeentearchivaris wordt gecontroleerd. Daarna wordt een proces verbaal van vernietiging opgesteld. - Het college heeft door middel van ondertekening ingestemd met de landelijke Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen die volgens wettelijke voorschriften gehanteerd moet worden per Er vindt nog geen vernietiging plaats uit vakapplicaties. Dat betekent dat digitale informatie langer bewaard wordt dan wettelijk is bepaald, waardoor onder andere het risico op datalekken is vergroot. KPI 6. Overbrenging van archiefbescheiden naar archiefbewaarplaats Voor alle in aanmerking komende archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats bij Archief Eemland is een verklaring van overdracht opgesteld. In het jaar 2016 is er een gedeelte van 2,5 meter overgebracht betreffende het tijdvak De overbrenging tot het jaar 1999 staat gepland voor Overbrenging van het gedigitaliseerde bouwarchief vindt plaats na afronding van het digitaliseringsproject. 5

6 KPI 7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots - In het gemeentehuis van Renswoude bevindt zich geen goedgekeurde archiefruimte, maar wel een opslagruimte waar op termijn vernietigbare stukken opgeslagen worden. Voor de blijvend te bewaren archiefbescheiden jonger dan 20 jaar wordt een goedgekeurde archiefruimte van de gemeente Rhenen met een capaciteit van120 meter gehuurd. Voor de duurzame toegankelijkheid van te bewaren digitale informatie wordt naar een oplossing gezocht in samenwerking met andere gemeenten en Archief Eemland. - Wat betreft het beheer van de archiefbewaarplaats bij Archief Eemland kan gemeld worden dat de aanwezigheid van zilvervisjes in het Eemhuis een aandachtspunt vormt. In 2016 zijn diverse preventieve maatregelen genomen om de aanwezigheid van deze schadelijke diertjes op de publieksvloer van Archief Eemland en in de quarantaineruimte te voorkomen. In het archiefdepot waar de archieven van de gemeente Renswoude duurzaam bewaard worden, zijn overigens geen zilvervisjes aangetroffen; hierop wordt streng gemonitord. KPI 8. Ter beschikking stelling van naar archiefbewaarplaats overgebrachte archieven Voor enkele archiefbescheiden die naar Archief Eemland zijn overgebracht, zijn vanuit privacyoverwegingen tijdelijke openbaarheidsbeperkingen van kracht. Daarmee wordt voldaan aan de Archiefwet en de Wet Bescherming Persoonsgegevens. KPI 9. Rampen, calamiteiten en veiligheid. - De gemeente heeft geen vastgesteld calamiteitenplan dat specifiek gericht is op het beschermen van de niet overgebrachte archiefbescheiden. Er is een regionaal crisisplan tot stand gekomen in samenwerking met de gemeente Veenendaal, maar daarin is geen paragraaf opgenomen over het beschermen van archiefbescheiden. Inmiddels beschikt de gemeente over een model calamiteitenplan archieven dat is goedgekeurd door Archief Eemland. Dit plan kan met betrekking tot het beschermen van fysieke en digitale archiefbescheiden mogelijk passend worden gemaakt voor Renswoude. - Het is nog onbekend of de gemeente Rhenen over een calamiteitenplan beschikt voor de archiefruimte waar het permanent te bewaren archief van Renswoude is opgeslagen. KPI 10. Middelen en mensen - De gemeente reserveert voldoende middelen op de begroting voor inhuur van extern personeel, voor de huur van archiefruimten en voor analoog archiefzorg en informatiebeheer. De totale omvang aan specialisten van informatiebeheer bedraagt 1,3 fte. De gemeentearchivaris wordt ingehuurd van Archief Eemland. - Er is nog geen ontwikkelplan voor DIV opgesteld gericht op de nieuwe rollen en taken binnen het toekomstige digitaal informatiebeheer. 6

7 Conclusie Uit bovenstaand overzicht blijkt dat een deel van de aanbevelingen uit het toezichtverslag 2015 is opgepikt en dat andere verbeterpunten nog te realiseren zijn. De nog openstaande verbeterpunten hebben over het algemeen betrekking op de verdere implementatie van digitaal werken en archiveren. De gemeentearchivaris wordt overigens door de afdeling Archief nauw bij de ontwikkelingen op het gebied van archief- en informatiebeheer betrokken. 7

8 Bijlage 1 Actielijst naar aanleiding van het Verslag toezicht archief- en informatiebeheer 2016 per KPI, opgesteld door de afdeling Archief KPI 1: -VHIC heeft voor gemeente Renswoude actualisering lokale regelgeving in concept klaar. Deze zijn ter beoordeling naar Archief Eemland verzonden. (gereed in 1 e halfjaar 2017) -Er is een raamovereenkomst ondertekend waarin een artikel is opgenomen waarin afspraken zijn vastgelegd ten aanzien van het archief- en informatiebeheer bij overgedragen taken en/of dossiers naar gemeente Veenendaal. Verder onderzoek gewenst. (gereed in 2017). KPI 2: -Ontwikkelingen rondom de eisen van een kwaliteitssysteem blijven volgen. Opgegeven voor een kennismiddag bij Archief Eemland. KPI 3: -Aandacht blijven vragen en borgen voor informatiebeheer en wie de verantwoordelijkheid draagt bij aanvang nieuwe situaties. Concept huisregels opgesteld. (gereed in 2017). -Onderzoek doen naar een metadata schema conform Archiefregeling. Als duidelijk is met welk DMS-systeem we verder gaan kunnen we I-navigator mogelijk aanschaffen. (gereed ) KPI 4: -Ontwikkelingen rondom e-depots blijven volgen, samenwerkingsconvenant is ondertekend. KPI 5. -Verklaring van vernietiging over het jaar 2013 is afgerond, documenten zijn vernietigd. Selecteren wat er van 2014 vernietigd mag worden en verklaring regelen en vernietigen. (gereed in 1 e halfjaar 2017). Selecteren wat er vernietigd mag worden uit 2015, verklaring regelen en vernietigen. (gereed in 2 e halfjaar 2017) -Er is een offerte opgevraagd bij VHIC voor het maken van een Handboek voor vervanging bouwvergunningen. (gereed in ) -Er is een offerte opgevraagd bij VHIC om bouwdossiers op te schonen en scanklaar te maken, voordat we verder gaan met project digitalisering oude bouwvergunningen. Het wachten is op Handreiking digitaliseren bouwvergunningen van Archief Eemland, die toegezegd is medio april (gereed in 2017) Als er een Handboek voor vervanging gereed is, dan kunnen de fysieke bouwdossiers conform de termijn uit dit handboek vernietigd worden. KPI 6. -Geen aandachtspunten. KPI 8: Geen aandachtspunten KPI 7: -Ontwikkelingen rondom e-depots blijven volgen KPI 9: -Onderneem actie of er een paragraaf over archiefbescheiden in calamiteitenplan van gemeente Rhenen staat m.b.t. de dossiers die van gemeenten Renswoude daar in de archiefruimte bewaard worden. (gereed in 2017) -Calamiteitenplan opstellen, volgens model van Archief Eemland. (gereed in 2018) KPI 10: -Geen aandachtspunten. Gelet op de grootte van de organisatie blijft de archieffunctie kwetsbaar, dit wordt voor een deel opgelost door inhuur bij VHIC. 8