ARCHIVERING IN SAMENWERKINGSVERBANDEN

Transcriptie

1 ARCHIVERING IN SAMENWERKINGSVERBANDEN

2 PROGRAMMA Voorstellen Inleiding Verschillende vormen van samenwerking Gevolgen voor archiefzorg en archiefbeheer Aan de slag: wat te regelen?

3 VOORSTELLEN Jeanine Nolen Archiefinspecteur Streekarchief Rijnlands Midden Lid sectie archieftoezicht Brain Chantal Menting Interbestuurlijk toezichthouder provincie Flevoland Lid Landelijk Overleg Provinciale archiefinspecteurs (LOPAI)

4 INLEIDING Aanleiding: Oprichting van de Regionale Uitvoerings Diensten (RUD) Vragen uit het veld: Welke afspraken te maken tussen de RUD en de deelnemers? Resultaat: Notitie inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij de RUDs ( ) Andere vormen van samenwerking Resultaat: Handreiking Verbonden Partijen (in bewerking)

5 VERSCHILLENDE VORMEN SAMENWERKING Rechtsvorm Kenmerken Zorgdrager van het archief Gevolgen voor het archiefbeheer GR met mandaat VP oefent taken/ bevoegdheden uit in naam van de LP, LP blijft verantwoordelijk [= opdracht, vertegenwoordiging] LP (gemeente/ provincie/ waterschap) Voor iedere LP moet een apart archief worden gevormd + een dienstverleningsovereenkomst worden gesloten met inachtneming van lokale archiefregelgeving. Archief gaat terug naar de LP om op termijn te worden overgedragen naar de archiefbewaarplaats van de LP. GR met delegatie Beslissingsbevoegdheid gaat over op VP, latende partijen kunnen deze bevoegdheid niet meer uitoefenen [= overdracht]. LP s kunnen delegatie wel ongedaan maken VP VP vormt één archief voor alle gedelegeerde taken/bevoegdheden + eigen bedrijfsvoering. Dit archief wordt op termijn overgedragen naar de archiefbewaarplaats die zij heeft aangewezen. GR met attributie Toekennen van een nieuwe bevoegdheid, kan alleen ongedaan gemaakt worden door betrokken wettelijke regeling te wijzigen VP N.v.t. (in principe als GR met delegatie)

6 VERSCHILLENDE VORMEN SAMENWERKING Rechtsvorm Kenmerken Zorgdrager van het archief Gevolgen voor het archiefbeheer GR met dienstverlening aan derden Netwerk-organisatie (geen GR) GR bedrijfsvoeringsorganisatie VP voert op contractbasis diensten uit voor partijen die geen deelnemer in GR zijn. VP is een virtuele organisatie waarvan het personeel in dienst blijft van de deelnemende organisaties. Werkprocessen zijn gedigitaliseerd. GR op gebied van bedrijfsvoering wel met? rechtspersoonlijkheid, maar niet belast met een zware bestuursstructuur van het openbaar lichaam. Het gaat immers alleen om taken ten behoeve van de interne bedrijfsvoering. (PIOFACH) LP (gemeente/ provincie/ waterschap) Deelnemende overheids organisaties (gemeente/ provincie/ waterschap) Archief gaat na afhandeling van de zaak terug naar de LP. De verantwoordelijkheden voor het archiefbeheer blijven hetzelfde als vóór oprichting VP (m.u.v. te vormen eigen archief VP).?

7 AAN DE SLAG WAT TE REGELEN? Afspraken tussen VP en LP Archiefbeheer van archiefbescheiden gevormd bij taakuitvoering van VP namens LP Hoe? DVO / Mandaatregeling Aangevuld met beheersafspraken

8 AAN DE SLAG WAT TE REGELEN? Model paragraaf DVO / Mandaatregeling a. De VP zorgt ervoor dat de archieven die voortkomen uit de overheidstaak die zij uitvoeren namens de LP conform de Achiefwet worden beheerd en bewaard. b. De kosten van het beheer komen ten laste van de VP. c. Zolang de archieven onder de beheer van de VP zijn zal er periodiek toezicht op het beheer plaatsvinden door de archiefinspecteur van de LP. d. Zodra de archiefbescheiden overgedragen kunnen worden, uiterlijk na twintig jaar, worden deze in beheer gegeven aan de LP om via de daarvoor geldende procedure te worden vernietigd of overgebracht naar de archiefbewaarplaats of het E-depot van de LP.

9 VRAGEN??