Opgesteld door: A. van der Meulen Kwaliteitsmedewerker DIV Afdeling GSD&F. Verslag archief 2015

Transcriptie

1 Opgesteld door: A. van der Meulen Kwaliteitsmedewerker DIV Afdeling GSD&F Verslag archief 2015

2 2 Inhoudsopgave MANAGEMENTSAMENVATTING 3 DIV POSTBEHANDELING EN DIGITALISERING POSTSTROMEN 3 INTERBESTUURLIJK TOEZICHT 3 HET VERSLAG AAN DE HAND VAN KPI S 5 SEMI-STATISCHE ARCHIEVEN 5 ORGANISATIE VAN HET BEHEER 6 ZORGDRAGER 6 TOEZICHT 6 TOEZICHT OP ZORG 6 TOEZICHT OP BEHEER 6 INTERN KWALITEITSCONTROLES 6 ARCHIEFRUIMTEN 6 PROJECTEN 7 PROJECT OVERDRACHT ARCHIEF GEMEENTE OSS PERIODE PROJECT AANPAK VERNIETIGBARE BESTANDEN 7 PROJECT BIBLIOTHEEK 7

3 3 Managementsamenvatting Hierbij treft u het jaarlijks verslag archief aan van de afdeling Gemeentebedrijven Servicecentrum Documentaire Informatie & Financiële Administratie (GSD&F), dat aan de raad wordt aangeboden. Dit verslag wordt opgesteld op grond van artikel 8 van de Archiefverordening Oss 2011 alsmede op basis van het Beleidskader Interbestuurlijk Toezicht dat door Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant is vastgesteld. Hierin staat vermeld dat de aanbeveling van de VNG, dat het college de raad jaarlijks informeert over archiefzorg en beheer, wordt overgenomen. Dit resulteert erin dat het verslag niet één keer per twee jaar wordt opgesteld zoals gebruikelijk binnen de gemeente Oss, maar voortaan elk jaar. In deze rapportage wordt ingezoomd op activiteiten en ontwikkelingen op het gebied van documentaire informatievoorziening over Specifiek wordt op verzoek van onze toezichthouder aandacht gegeven aan 5 thema s die gerelateerd zijn aan onderstaande Kritische Prestatie-Indicatoren, afgekort KPI. 1. lokale regelingen (KPI-nr 1); 2. ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden (KPI-nr 3); 3. digitale archiefbescheiden in het bijzonder (KPI-nr 4); 4. overbrenging archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats (KPI-nr 6); 5. archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots (KPI-nr 7). DIV 2015 De focus in deze periode binnen de afdeling Documentaire Informatie is evenals voorgaande jaren vooral gericht op het verder digitaliseren van ingekomen post en het digitaal archiveren daarvan. Daarnaast heeft het project overdracht (fysieke) archieven hoge prioriteit gehad. Dit project is in het voorjaar van 2016 afgerond. Het verwerken van fysieke archieven blijft de nodige aandacht vragen. Qua archivering blijft er voor de afdeling D&F nog steeds sprake van een hybride omgeving, omdat er zowel sprake is van digitaal archiveren als het fysiek opslaan van documenten. Dit laatste wordt qua hoeveelheid elk jaar aanzienlijk minder omdat het grootste deel van de processen in onze organisatie is gedigitaliseerd. Postbehandeling en digitalisering poststromen In 2015 zijn de meeste afdelingen aangesloten op het Document Management Systeem (DMS). Hierdoor vindt de inkomende poststroom voor 90% digitaal plaats en worden uitgaande brieven ook digitaal opgeslagen. De belangrijkste kenmerken van het werken met DMS zijn, dat alle medewerkers van de gemeente Oss vanaf iedere werkplek: DMS vervangt hierbij grotendeels de huidige Windows schijven;) ; t digitaal ontvangen (alle brieven worden gescand); -archief vervangt het papieren archief). Interbestuurlijk toezicht Zoals vermeld in het vorige tweejaarlijks verslag is het interbestuurlijk toezicht in beweging. Deze veranderingen leiden tot een vernieuwde vorm van interbestuurlijk toezicht vanaf Hierbij worden alle gemeenten vanaf 2016 bezien volgens systematisch toezicht. Dat houdt in dat alle overheden beoordeeld worden op de mate waarin zij voldoen aan de eisen van het uitvoeren van de medebewindstaken. Archief- en informatiebeheer is één van de 6 thema s waar de gemeente op beoordeeld wordt. Dat gebeurt in belangrijke door middel van het jaarlijks archiefverslag zoals het onderhavige. Naast het systematisch toezicht worden voor elk thema nog één of meerdere specifieke aandachtsgebieden vastgesteld. Voor het thema archief- en informatiebeheer ziet u hieronder de specifieke aandachtsgebieden.

4 4

5 5 Het verslag aan de hand van KPI s Specifiek wordt op verzoek van onze toezichthouder aandacht gegeven aan 5 thema s die gerelateerd zijn aan onderstaande Kritische Prestatie-Indicatoren, afgekort KPI. 1. Lokale regelingen (KPI-nr 1); Oss heeft op de Archiefverordening gemeente Oss 2011 vastgesteld. Daaropvolgend heeft het college van burgemeester en wethouders ook het Besluit Informatiebeheer vastgesteld bij besluit van Deze besluiten voldoen aan de criteria zoals genoemd in deze KPI. 2. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden (KPI-nr 3); Oss beschikt over een geheel van overzichten (inventarissen) die de toegang tot de bestanden zowel fysiek als digitaal mogelijk maken. Voor de verschillende processen zijn op maat gemaakte metadataschema s beschikbaar, waardoor de toegankelijkheid is gewaarborgd. Door het vastleggen van metadata wordt ordening aangebracht en kunnen authenticiteit en context herleid worden. De inrichting van het systeem maakt het mogelijk om op eenvoudige wijze de van belang zijnde documenten in een duurzaam formaat op te slaan (Bijvoorbeeld PDF/A). 3. Digitale archiefbescheiden in het bijzonder (KPI-nr 4); In de door de provinciale archiefinspectie afgegeven machtiging voor substitutie is impliciet akkoord gegaan met de uitgangspunten zoals opgenomen in het Handboek digitalisering. In dit handboek staan alle aspecten genoemd die van belang zijn voor een goed archiefbeheer. Voor de grotere processen zoals vergunningverlening, processen m.b.t. cliënten van werk en inkomen, zorg, bestuurlijke besluitvorming, alsmede het factuur proces, zijn solution designs opgesteld waarin de werking en inrichting van het digitale systeem is vastgelegd. 4. Overbrenging archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats (KPI-nr 6); Het grootste deel van de te bewaren archiefbescheiden, ouder dan 20 jaar, is daadwerkelijk overgebracht naar de archiefbewaarplaats bij het BHIC in s-hertogenbosch. Een aantal relatief kleine archiefbestanden zal in 2016 worden overgebracht. Gelijktijdig met de overbrenging van archieven naar de archiefbewaarplaats worden door Oss altijd de verklaringen van overbrenging opgesteld en deze worden zowel door de gemeente Oss als het BHIC (onze archivaris) ondertekend. 5. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots (KPI-nr 7); De aanwijzing van de archiefbewaarplaatsen is een bevoegdheid die is weggelegd bij het BHIC in het kader van een gemeenschappelijke regeling. Het BHIC als beheerder van ons statisch archief werkt met het Nationaal Archief mee aan de totstandkoming van een e-depot. Een e-depot is bedoeld om op termijn onze digitale archieven aan over te dragen. Oss kan daar te zijner tijd in overleg met onze archivaris naar alle waarschijnlijkheid op aansluiten. Semi-statische archieven Dit zijn de archieven die zijn opgeslagen in archiefruimten onder het gemeentehuis. De omvang van het semistatisch archief is ten opzichte van de vorige verslagperiode, door schoning, vernietiging en overdracht sterk geslonken. Zoals in het vorige verslag aangegeven hebben wij ons in 2015 geconcentreerd op de overdracht van permanent te bewaren archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats. Medio februari 2016 is het archiefblok van het gemeentebestuur Oss periode aan het BHIC overgedragen.

6 6 Organisatie van het beheer In het kader van dit verslag is het van belang om in het kort aan te geven hoe het beheer van de archieven volgens de wettelijke regels is vastgesteld en hoe hier in de praktijk bij de gemeente Oss vorm aan wordt gegeven. Zorgdrager Het college van burgemeester en wethouders is belast met de zorg voor de archieven van de gemeente. In de praktijk ligt deze taak bij het cluster Documentaire Informatievoorziening van de afdeling GSD&F). Eenheid Documentaire logistiek Binnen deze eenheid gaat het vooral om het vastleggen van inkomende papieren en digitale documenten en het distribueren naar de juiste afdeling. Eenheid Documentaire informatieverzorging Deze eenheid houdt zich bezig met het archiveren, schonen, ontsluiten en beheer van papieren en digitale documenten c.q. dossiers. Toezicht Toezicht op zorg Toezicht op de archiefzorg is een vorm van interbestuurlijk toezicht. Gedeputeerde Staten van een provincie zijn belast met het toezicht op de zorg voor archieven van gemeenten, waterschappen, gemeenschappelijke regelingen en regionale politiekorpsen. Zij kunnen de bestuurders van deze overheidsorganisaties (de zorgdragers) aanspreken op hun bestuurlijke verantwoordelijkheden op dat terrein. In de praktijk voert de Provinciale Archiefinspectie namens Gedeputeerde Staten deze vorm van toezicht uit. In deze verslagperiode ging het om één inspectie. Het betrof een onderzoek naar de bewaring van digitale agenda s van bestuurders en ambtenaren. In november 2015 is het resultaat van dit onderzoek bekend gemaakt. Bij 30 gemeenten (waaronder Oss) van de 62 is de archivering in meer of mindere mate geregeld. Toezicht op beheer Bij toezicht op het archiefbeheer houdt een onderdeel van de overheid zelf toezicht op de naleving van de archiefwetgeving door de andere onderdelen bij die overheid. Dit toezicht wordt bij de gemeente Oss uitgevoerd door onze archivaris, die werkzaam is bij het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC). Dit laatste is gebaseerd op artikel 32, 2e lid, van de Archiefwet 1995 en betreft specifiek het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Door het BHIC wordt gecontroleerd of de archieven op een doelmatige en doeltreffende manier worden opgezet en beheerd volgens de wettelijke voorschriften die daarvoor gelden. In deze verslagperiode zijn er door het BHIC geen archiefinspecties uitgevoerd. Daarnaast heeft het BHIC de procedureel vereiste adviezen over de vernietiging van archiefbescheiden uitgebracht. Intern kwaliteitscontroles Naast het externe toezicht van de provinciale archiefinspectie en het BHIC kent Oss interne kwaliteitscontroles en - adviezen. De kwaliteitsmedewerker documentaire informatievoorziening, heeft zich in 2015 met name gericht op het uitleg geven aan afdelingen over de toepassing van het Document Management Systeem (DMS). Tevens is steekproefsgewijs nagegaan of de richtlijnen op het gebied van registratie en opslag van documenten in de praktijk worden nagekomen. De bevindingen worden gerapporteerd aan de leidinggevende van de afdeling D&F en eveneens aan afdelingshoofden en teamleiders van andere afdelingen als daar aanleiding voor is. Archiefruimten Op dit moment beschikt Oss over onderstaande archiefruimten. 1. Het centrale archief bevindt zich op de derde verdieping bij de afdeling GSD&F. Dit archief bestaat uit een dynamisch archief (archieven die net zijn aangeleverd door de vakafdeling en/of die nog zeer regelmatig worden opgevraagd) en is opgeslagen in vierladekasten; 2. De archiefruimten in de kelder. Raadhuislaan 2. Dit betreft semi-statisch archief (archieven die voor langere tijd of permanent bewaard moeten worden)

7 7 Projecten Hieronder volgt de stand van zaken van die projecten die in 2015 zijn afgerond of op dit moment nog lopen. Project overdracht archief gemeente Oss periode In februari 2016 zijn de permanent te bewaren dossiers over deze periode naar het BHIC overgebracht. Het project is medio 2014 gestart en heeft qua tijd geheel 2015 in beslag genomen. Met de daadwerkelijke overdracht in februari 2016 hebben we voldaan aan de wettelijke eisen. Project aanpak vernietigbare bestanden Naast de wettelijk over te dragen archiefbestanden, bestaan er ook grote aantallen dossiers die niet permanent bewaard behoeven te worden, maar moeten worden vernietigd. Deze dossiers zijn afgestemd per vernietigingsjaar. Zo hebben we nog de series van 2013 t/m 2015 die vernietigd moeten worden. Project bibliotheek Naast de digitalisering van archiefbescheiden is in het begin van 2015 opnieuw binnen het bibliotheekgebied nagegaan of het huidige contract met de uitgever van vooral digitale abonnementen nog voldoet aan de Osse behoefte. Het resultaat van dat onderzoek heeft uitgewezen, dat een aantal abonnementen kon vervallen omdat het gebruik zeer laag bleek te zijn. Bij de totstandkoming van het nieuwe contract is vooral gelet op verbeterde functionaliteit van het systeem en de eenvoudige toegang voor gebruikers. Vanaf elke werkplek, kan elke medewerker indien nodig, gebruik maken van dit digitale systeem. Naast volledige wetteksten is ook commentaar op die wetteksten te vinden en is de mogelijkheid aanwezig om jurisprudentie te raadplegen. Daarnaast kan men een aantal abonnementen op tijdschriften ook digitaal raadplegen. Voor degenen die een i-pad ter beschikking hebben, kunnen ook zij van deze faciliteit gebruik maken. Slot Op basis van het Beleidskader Interbestuurlijk Toezicht , zal ook komend jaar een soortgelijk verslag over 2016 worden opgesteld en aan de gemeenteraad worden aangeboden.