GEMEENTE TERSCHELLING VERSLAG VERANTWOORDING ARCHIEF- EN

Transcriptie

1 GEMEENTE TERSCHELLING VERSLAG VERANTWOORDING ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER

2 Inleiding Sinds 1 oktober 2012 is de Wet Revitalisering Generiek Toezicht (Wet RGT) in werking getreden. De invoering van deze wet houdt een forse verandering in van het interbestuurlijk toezicht op de uitvoering door gemeenten van onder meer de Archiefwet Het specifieke toezicht van de provincie is vervangen door generiek toezicht op de gemeentelijke archiefketen op basis van de Gemeentewet. Het sturend toezicht vooraf is vervangen door een weer terughoudend toezicht achteraf ofwel horizontale verantwoording': het college van B&W moet zich in de eerste plaats verantwoorden voor de uitvoering van taken aan de gemeenteraad. De provincie maakt gebruik van dezelfde informatie bij de uitoefening van het toezicht. In de praktijk betekent dit dat het toezicht niet weer vooraf wordt uitgeoefend door middel van verplichte consultaties en het vragen van toestemming aan gedeputeerde staten, maar achteraf. De toezichthouder beschikt over twee belangrijke bevoegdheden voor het optreden achteraf: 1. De provincie kan op basis van artikel 124 van de Gemeentewet in de plaats treden van - en op kosten van - de gemeente, indien er sprake is van onbehoorlijke of niet tijdige uitvoering van een wettelijk verplichte beslissing, handeling of resultaat door het college of de raad. 2. Schorsing en vernietiging van een besluit van het college of de raad dat strijdig is met het algemeen belang of recht op basis van artikel 237a van de Gemeentewet. Om gemeenten bij de horizontale verantwoording van de zorg over en het beheer van archieven conform de Archiefwet 1995 te ondersteunen, heeft de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) een raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s) ontwikkeld. Beantwoording van deze archief KPl's geeft inzicht in het voldoen van de gemeente aan de wettelijke verplichtingen en vereisten die door de Archiefwet 1995 en andere voorschriften worden gesteld en bieden daarmee tevens een kapstok voor de (verplichte) verslaggeving door het college van B en W aan de gemeenteraad. De archief KPI's brengen tevens een uniformering aan in de wijze waarop dit gebeurd waardoor prestaties van gemeenten onderling vergeleken kunnen worden. De archief KPl's bevatten de volgende te toetsen elementen: 1 Lokale regelingen 2 Interne kwaliteitszorg en toezicht 3 Ordening, authenticiteit, context toegankelijkheid en duurzaamheid papieren en digitale archiefbescheiden 4 Specifieke eisen aan digitale archiefbescheiden 5 Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden 6 Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats 7 Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots 8 Ter beschikking stelling van naar archiefbewaarplaatsen overgebrachte archiefbescheiden 9 Rampen, calamiteiten en veiligheid 10 Middelen en mensen Uitvoering Als archiefzorgdrager is het college van B&W op basis van artikel 30 van de Archiefwet bestuurlijk verantwoordelijk voor het vaststellen van het KPI-verslag. Het vastgestelde verslag wordt dan ter beoordeling naar de gemeenteraad gezonden. Het verslag wordt dan tevens aan de provinciale toezichthouder gezonden.

3 Het verslag In het bijgevoegde verslag wordt aan de hand van de tien archief KPl's ingegaan op de stand van zaken van de archieven en de informatiehuishouding. Het is gebaseerd op de ingevulde KPlvragenlijsten, waarbij informatie geleverd werd door de DIV-medewerkers van de gemeente Terschelling. Op alle tien archief KPI s wordt een toelichting met aanbevelingen gegeven. In de vragenlijsten wordt verschil gemaakt tussen niet-overgedragen archieven en naar de archiefbewaarplaats overgedragen archieven. Beide aspecten komen in het verslag aan de orde. Uit de ingevulde vragenlijsten wordt duidelijk of de gemeente voldoet aan de wettelijke eisen. Is dat niet het geval, dan is in de systematiek van het interbestuurlijk toezicht er sprake van taakverwaarlozing. Het niet oplossen van de oorzaak daarvan kan via een interventieladder leiden tot ingrijpen door de provincie in de vorm van bestuursdwang. Hoewel de gemeente moet voldoen aan alle eisen van de Archiefwet kan wel gesteld worden dat het oplossen van sommige gebreken een hogere prioriteit heeft dan andere. Deze afweging heeft te maken met het inschatten van het risico dat de gemeente loopt wanneer iets niet goed geregeld is. Deze afweging is door de provincie gemaakt en in de beoordeling meegenomen. In het verslag wordt daar op ingegaan. De provincie heeft in haar beoordeling van de KPI vragenlijsten een aantal cruciale risicofactoren opgesteld. Deze zijn: Het beheer van zowel analoge als digitale overheidsinformatie voldoet aan toetsbare eisen van een toe te passen kwaliteitssysteem. Zowel analoge als digitale overheidsinformatie wordt in goede, geordende en toegankelijke staat gebracht. Zowel analoge als digitale overheidsinformatie wordt tijdig vernietigd dan wel overgebracht. Zowel analoge als digitale overheidsinformatie wordt duurzaam beheerd en is geplaatst in daartoe geëigende omgevingen. Deze risicofactoren zijn omgezet naar de volgende thema's, waarbij de beoordeling plaats vindt aan de hand van verschillende KPI vragen. 1. Kwaliteitssysteem 2. Goede, geordende en toegankelijke staat 3. Selectie, vernietiging en openbaarmaking 4. Beheeromgevingen Het algemene beeld, op basis van de ingevulde vragenlijsten en het daarop gebaseerde verslag met aanbevelingen, is dat nergens sprake is van ernstige taakverwaarlozing en dat het beheer van analoge informatie grotendeels onder controle is. Er zijn wel aandachtspunten waarin voorzien moet worden, vooral in de formele vastlegging van uitvoering van voorgeschreven handelingen. Verder blijkt dat vooral vastlegging van beleid inzake de digitale informatievoorziening, de digitale beheeromgeving en de uitwerking van kwaliteitsprocedures in relatie met (digitaal) archiefbeheer meer aandacht behoeven.

4 Verslag ten behoeve van de horizontale verantwoording van de uitvoering van de Archiefwet ten aanzien van archieven door de gemeente Terschelling 1: Lokale regelingen Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? De Archiefverordening (regeling archiefbeheer) Terschelling is in 1996 vastgesteld en in 2010 gewijzigd en actueel. Bij wijzigingen in taken en organisatie, mede als gevolg van samenwerkingsverbanden als gemeenschappelijke regelingen, projecten en commissies of overdracht van taken, moet duidelijk zijn welke organisatie verantwoordelijk is voor archivering en de zorg daarvoor. In alle gevallen zijn regelingen getroffen ten behoeve van de archief wettelijke zorg en beheer van informatie. Archivering is wat dat betreft geregeld in de gemeenschappelijke regelingen. De gemeente Terschelling beschikt niet over een Besluit Informatiebeheer, deze is in het verleden wel opgemaakt, maar nog niet vastgesteld. Zorg voor vaststelling van een Besluit Informatiebeheer. Zo n besluit is niet wettelijk verplicht, maar door de provincie geadviseerd dit wel te doen. De digitale ontwikkelingen op het gebied van archief- en informatiebeheer hebben geleid tot aanpassingen in de landelijke wet- en regelgeving. Beide veranderingen maken het noodzakelijk nu een Besluit Informatiebeheer vast te stellen. Met dit besluit wordt beoogd de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van documenten, het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van documenten te regelen. Het besluit is daarbij zowel van toepassing op digitale documenten als op papieren documenten. 2: Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? Op grond van de Archiefregeling dient er een toetsbaar kwaliteitssysteem - zonder duidelijk te maken wat daarmee bedoeld wordt - voor het archiefbeheer te zijn. In feite dient het informatiebeheer gedocumenteerd en toetsbaar plaats te vinden op basis van referentiekaders en normen van bijvoorbeeld het Nederlands Normalisatie Instituut (NEN). Het archief- en informatiebeheer bij de gemeente Terschelling is niet in die zin gedocumenteerd en dus toetsbaar. Dat wil niet zeggen dat er sprake is van onvoldoende kwaliteit in het archiefbeheer. Op basis van opleiding, kennis en ervaring wordt op uitvoeringsniveau het (analoge) archiefbeheer over het algemeen voldoende uitgevoerd overeenkomstig geldende regelgeving en voorschriften, maar juist op strategisch of beleidsniveau ontbreken overzichten, vastgelegde procedures en bevoegdheden. Dal zal met name bij de overgang naar digitale archiefvorming en invoering van digitaal werken (zaaksysteem) nodig zijn. Zorg voor het vastleggen van structuur, verantwoordelijkheden, processen en richtlijnen binnen de wettelijke of voorgeschreven kaders en implementatie van de toetsing daarvan. Een kwaliteitssysteem ontwikkelen met toetsbare eisen. De zorg en kwaliteit strekt zich uit over alle archieven, jonge zowel als oude. Deze zorg houdt onder meer in dat zij zorg moeten dragen voor de benoeming van deskundig personeel, goede materiële voorzieningen (archiefbewaarplaatsen) en voldoende financiële middelen. De zorg berust bij de dagelijkse besturen. Met het aanstellen van personeel wordt het beheer van de archieven uitgeoefend. De beheerders van de jonge archieven (archiefverzorgers of registratoren) en de oude archieven (archivarissen). Is bij de gemeente geen archivaris benoemd dan is de secretaris de beheerder. De gemeente heeft geen verplichting om een archivaris aan te stellen. De gemeente Terschelling heeft geen archivaris aangesteld hetgeen als taakverwaarlozing wordt gezien. Echter om wel tegemoet te komen aan de in de Archiefwet verankerde openbaarheid van archiefbescheiden wordt door de gemeente gekwalificeerd personeel ingehuurd (in ons geval Dox-Support) om de archieven te bewerken en inventariseren voor openbaarheid.

5 3: Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden. Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden? De gemeente beschikt over een overzicht waarin aangegeven wordt over welke analoge en digitale archiefbescheiden of gegevensbestanden het beschikt, waar deze zich bevinden, hoe deze beheerd (ook op langere termijn), bewaard en geraadpleegd worden en wie er verantwoordelijk voor is. De (meeste) analoge archiefbescheiden, zowel de niet-overgebrachte als de overgedragen en geplaatst in de archiefbewaarplaats of bij de DIV medewerker, bevinden zich in een goede en geordende staat. Dossiermappen, papier, printers en inkt/toners, dozen, mappen en hechtmechanieken die de gemeente Terschelling gebruikt bij de opmaak en beheer van archiefbescheiden voldoen aan de eisen van de Archiefregeling. Met het oog op de toekomst strakkere richtlijnen formuleren wat betreft digitaal archiveren. 4: Digitale archiefbescheiden Werkt de gemeente inzake digitale archiefbescheiden systematisch aan digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften? De gemeente kent in feite een hybride werkomgeving. Dal houdt in dat er zowel analoog als digitaal wordt gewerkt en gearchiveerd. Ter vervanging van het postsysteem Decos wordt per gewerkt met het Klant Contact Systeem (KCS) van Exxellence. In dit 'zaaksysteem' wordt alle inkomende aanvragen en correspondentie (digitaal en analoog) geboekt (eventueel na scanning) en verwerkt. Tegelijkertijd wordt er een analoog dossier gemaakt ten behoeve van het archief. Dit zaaksysteem is daarmee weer een workflowsysteem en geen digitaal archiefbeheerssysteem. De gemeente werkt (nog) niet aan de hand van het Referentiemodel Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN), waarmee in feite kwaliteit van de digitale gemeentelijke informatie gegarandeerd en getoetst wordt. Er is geen overzicht van de informatiearchitectuur en applicaties en hun onderlinge samenhang, waardoor ook onduidelijk is in hoeverre applicaties voldoen aan functionele eisen aan de hand van NEN 2082 (opname, registratie, behandeling, bewaren, vernietigen en overdracht van digitale gegevens) en het is niet inzichtelijk welke archiefstukken in welke systemen ontvangen, gecreëerd en beheerd worden. Dit levert risico's op voor de integriteit, authenticiteit, raadpleegbaarheid en beschikbaarheid van digitale archiefbescheiden. Dit laatste is ook gebleken bij het niet meer kunnen openen van oude digitale bestandsformaten. Evalueer aan de hand van RODIN de stand van zaken rondom de digitale archivering en beheeromgeving in samenhang met het te ontwikkelen kwaliteitszorgsysteem. Ontwikkel een bewaarstrategie voor digitale archiefbescheiden, waarin aandacht wordt besteed aan beheer, bestandsformaten, conversie, migratie en encryptie van alle digitale gemeentelijke informatie. In de digitale omgeving zal namelijk de ontvangen en opgemaakte informatie structureel goed moeten worden beheerd, hierbij is permanente toegankelijkheid zeer belangrijk.

6 5: Vernietigen en vervreemden van archiefbescheiden Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? In de registratiefase en bij de vorming van dossiers wordt rekening gehouden met de selectie van op termijn vernietigbare bescheiden en de te bewaren en uiteindelijk over te dragen archiefbescheiden. Jaarlijks worden de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden volgens de geldende voorschriften vernietigd en op de juiste wijze vastgelegd. Vervanging van digitale archiefbescheiden door analoge stukken vindt in de huidige archiveringspraktijk plaats. Er is daarmee sprake van substitutie, hetgeen niet formeel vastgelegd is. Vervreemden van archiefbescheiden heeft niet plaatsgevonden. Zorg voor beleid en procedures, analoog aan de papieren archiefbescheiden, dit kan ondervangen worden door het vaststellen van een besluit informatiebeheer. (zie hoofdstuk 1) 6: Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaarplaats. Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet te bewaren archiefbescheiden na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed' correct in de praktijk? Alle archiefblokken zijn formeel en volgens de archiefwet openbaar en overgedragen naar de archiefbewaarplaats. Geen 7: Archiefbewaarplaatsen, Archiefruimten en e-depots. Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? De gemeentelijke archiefbewaarplaats (voor de overgedragen en niet-overgedragen archieven) is in orde en dat is door de Provinciale Archiefinspectie bevestigd. De ruimten worden gemonitord op temperatuur en luchtvochtigheid. De gemeente is voor wat betreft ICT voorzieningen en e-depots aangesloten bij de gemeente Leeuwarden. De digitalisering staat in de kinderschoenen, maar de ontwikkeling hiervan is dusdanig dat ook e-depot voorzieningen getroffen zullen moeten worden in samenhang met Leeuwarden.

7 8: Ter beschikking stelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden. Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? De archiefbewaarplaats van de gemeente Terschelling wordt beheerd door de gemeente zelf en niet door een streekarchivaris. De opgenomen archieven, zowel de overgebrachte gemeentelijke als de in bewaring gegeven of geschonken niet-overheidsarchieven zijn opgenomen in het bestand van het Friesarchiefnet met uitzondering van het archief van , omdat deze nog deels bewerkt moet worden en een voor het publiek beschrijvende inventaris gemaakt moet worden. De overgedragen archieven vallen onder het regime van de Archiefwet en zijn gedurende de openingstijden raadpleegbaar in het gemeentehuis. Voor de inzage van stukken jonger dan 20 jaar en opgenomen in het archiefbestand van na 1995 wordt in de praktijk ten aanzien van de openbaarheid gehandeld volgens de landelijk geldende beperkingscriteria. Voor deze niet overgedragen stukken is veelal de Wet Openbaarheid van Bestuur van toepassing. Geen. 9: Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming Heeft de gemeente plannen voor het behoud van (te bewaren) archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden? Ten aanzien van archiefbescheiden (of andere objecten met een cultuurhistorische waarde) zijn geen plannen of procedures in geval van calamiteiten. Dit geldt voor zowel de niet-overgebrachte als de overgedragen archieven in de archiefbewaarplaats. Aanbeveling: Zorg voor het opstellen van een calamiteitenplan voor de analoge bestanden volgens de leidraad calamiteitenplan archieven LOPAI. 10: Middelen en mensen. Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? Vooralsnog was de formatie kwantitatief niet genoeg voor in ieder geval de taken op het gebied van postregistratie, analoge dossiervorming, bewerking, selectie en vernietiging van analoge dossiers in de periode Ten aanzien van de digitale archiefvorming en -beheer en de transitie van analoog naar digitaal zal er zeker extra formatie aangetrokken moeten worden. Het digitaliseren en opzetten van een nieuw zaaksysteem kost tijd, geld, kennis en inzet. Zeker in het beleidsvoorbereidende werk ten behoeve van bijvoorbeeld kwaliteitszorg, opstellen van procedures en voorschriften in overeenstemming met geldende archief en -automatiseringsvereisten en zorg voor naleven daarvan. Ook het duurzaam digitaal werken zal, te beginnen met de inrichting van een zaaksysteem, tijd en inspanning vergen. Laat de invoering van een zaaksysteem gepaard gaan met gedegen vastlegging van aanwezige informatiebestanden, voorschriften, procedures en werkwijzen ten aanzien van aiie gemeentelijke digitale informatie en betrek juist DIV hierbij. De formatie van DIV uitbreiden om te kunnen voldoen aan de wettelijke eisen (de formatie van DIV is in 2016 uitgebreid).