R A P P O R T A G E F O L L O W - U P A U D I T A R C H I E F B E H E E R G E M E E N T E B L A D E L

Transcriptie

1 R A P P O R T A G E F O L L O W - U P A U D I T A R C H I E F B E H E E R G E M E E N T E B L A D E L SCOPE: BEHEER NIET-OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Aanleiding van het onderzoek Algemene conclusie Resultaten Archiefverordening, besluit informatiebeheer en gemeenschappelijke regelingen Kwaliteitssysteem Hybride archivering en duurzaamheid Metagegevensschema Vernietiging Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats Archiefruimte Calamiteitenplan Mensen... 8

3 1 INLEIDING 1.1 AANLEIDING VAN HET ONDERZOEK Het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe) heeft op dinsdag 15 november 2016 een follow-up audit gedaan in navolging van de audit in 2014 waarin het archiefbeheer van de niet-overgebrachte archieven van de gemeente Bladel werd getoetst aan de archiefregelgeving. De doelstelling van de follow-up is het in beeld brengen in hoeverre er verbeteringen en maatregelen naar aanleiding van de audit in 2014 zijn getroffen. De volgende probleemstelling staat bij dit onderzoek centraal: In hoeverre zijn er maatregelen getroffen naar aanleiding van de audit in 2014? Aandachtspunten in het onderzoek zijn: Archiefverordening Besluit Informatiebeheer; Gemeenschappelijke regelingen; Kwaliteitssysteem; Hybride archivering; Duurzaamheid; Metagegevensschema; Vernietiging; Overbrenging; Archiefruimten; Calamiteitenplan; Mensen. Bij de toetsing is gebruik gemaakt van de rapportage van de audit in 2014, de door de gemeente aangeleverde documenten en interviews met Anke Mijs-Bullens, Robert van Bremen, Frank van der Kammen en Miranda van Camp.

4 2 ALGEMENE CONCLUSIE Op basis van de onderzochte onderdelen kan geconcludeerd worden dat de gemeente Bladel volop bezig is met de gemeentelijke ontwikkelingen. De gemeente heeft ten aanzien van de archiefverordening en het besluit informatiebeheer, overbrenging, calamiteitenplan en mensen de nodige maatregelen getroffen. Positief is ook dat de kwaliteitszorg, het metagegevensschema en de digitale vernietiging de nodige aandacht krijgt. Verbeterpunten zijn aan te brengen in de gemeenschappelijke regelingen, hybride archivering, borging van de duurzame toegankelijkheid en de archiefruimte.

5 3 RESULTATEN 3.1 ARCHIEFVERORDENING, BESLUIT INFORMATIEBEHEER EN GEMEENSCHAPPELIJKE REGELINGEN Aandachtspunt: Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer Constatering 2014: De Archiefverordening voldoet niet aan de vigerende wet- en regelgeving. Het Besluit Informatiebeheer is niet meer actueel en moet worden aangepast. Constatering 2016: In 2015 is de Archiefverordening gemeente Bladel 2015 op vastgesteld en op bekengemaakt. Het Besluit Informatiebeheer gemeente Bladel 2015 is op vastgesteld en op bekendgemaakt. Aandachtspunt: Gemeenschappelijke regelingen Constatering 2014: Er ontbreken bepalingen ten aanzien van het archiefbeheer bij gemeenschappelijke regelingen. Constatering 2016: Via de gemeente Reusel-De Mierden zijn er maatregelen getroffen om ontbrekende bepalingen voor het archiefbeheer in de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten (GRSK) te herstellen. Ten aanzien van de andere gemeenschappelijke regelingen waaraan de gemeente Bladel deelneemt, ontbreken nog bepalingen voor het archiefbeheer. Conclusie: Er is nog niet voldoende voorzien in de voorwaarden om een goed archiefbeheer in samenwerkingsverbanden mogelijk te maken. Ten aanzien van de archiefverordening, het besluit informatiebeheer en de mandatering zijn er voldoende maatregelen getroffen om een goed archiefbeheer te waarborgen. 1) Onderzoeken wanneer een wijziging van een gemeenschappelijke regeling gaat plaatsvinden en deze gelegenheid gebruiken om, waar dit nog niet is gebeurd, archiefbepalingen op te nemen in de gemeenschappelijke regeling. 3.2 KWALITEITSSYSTEEM Aandachtspunt: Kwaliteitssysteem Constatering 2014: Een kwaliteitssysteem als bedoeld in de NEN-ISO serie ontbreekt. Constatering 2016: Er is nog geen kwaliteitssysteem, als bedoeld in de NEN-ISO serie, vastgesteld. Men richt zich momenteel vooral op de digitalisering van processen. Vanuit deze focus wordt er ook de kwaliteitsborging meegenomen. Momenteel is men bij het SSC bezig met het ontwikkelen van een Casestudie/Businessvisie. Inmiddels is er ook een Informatiebeveiligingsbeleid ontwikkeld. Mogelijk zal dat in 2018 gemonitord worden. Conclusie: Er zijn nog niet voldoende maatregelen getroffen om de kwaliteitszorg in het archiefbeheer goed te waarborgen. 1) Vastleggen van het informatiebeleid of de informatievisie met daarin voldoende aandacht voor zowel analoog als digitaal archiefbeheer; 2) Onderzoeken welke elementen tot het kwaliteitssysteem behoren, deze benoemen en vastleggen;

6 3) Vervolgens vaststellen van het kwaliteitssysteem. 3.3 HYBRIDE ARCHIVERING EN DUURZAAMHEID Aandachtspunt: Hybride archivering Constatering 2014: De ontstane hybride situatie is niet wenselijk en moet voorkomen worden omdat het tot incompleetheid van het archief leidt en onduidelijkheid in de hand werkt. Constatering 2016: Er wordt voorlopig nog papieren archief gevormd, terwijl men ook digitaal werkt. Deze hybride situatie is niet wenselijk. Aandachtspunt: Borging van de duurzame toegankelijkheid Constatering 2014: Er moeten maatregelen genomen worden ten aanzien van de duurzaamheid van digitale informatie. Constatering 2016: In het project Digitaal Duurzaam Beheer Systeem (DDBS), een samenwerking tussen de gemeenten uit de regio, is men bezig met het ontwikkelen van een E-depot waarbij de gemeente zal aansluiten. Dit e-depot is slechts een gedeelte van de oplossing voor een duurzame toegankelijkheid. De gemeente zal zelf maatregelen moeten treffen voor de duurzame toegankelijkheid van de digitale op termijn over te brengen archiefbescheiden. Hiervoor is aandacht binnen de gemeente. Conclusie: Er zijn nog niet voldoende maatregelen getroffen om de authenticiteit, context en toegankelijkheid van zowel de analoge als digitale archiefbescheiden te waarborgen. Het archiefbeheer wordt op deze punten nog niet voldoende gewaarborgd. Ten aanzien van de digitale duurzaamheid van de archiefbescheiden moeten er nog meer maatregelen worden getroffen om het beheer van de nog niet over te brengen archiefbescheiden te borgen. 1) Opstellen en vastleggen van een handboek voor digitaal werken aan de hand van de resultaten uit de pilot Digitaal werken; 2) Draagvlak creëren voor de noodzaak van het borgen van de digitale duurzame toegankelijkheid van digitale informatie. 3.4 METAGEGEVENSSCHEMA Aandachtspunt: Metagegevensschema Constatering 2014: De gemeente Bladel beschikt niet over een volledig, vastgesteld en geïmplementeerd metagegevensschema (zoals de iso-nen norm en voorschrijft). Constatering 2016: Een metagegevensschema is in ontwikkeling. In de pilot Digitaal werken wordt het metagegevensschema in kaart gebracht. Tevens wordt er binnen de pilot aandacht besteed aan het gebruik van de digitale handtekening. Conclusie: Er zijn maatregelen getroffen om een metagegevensschema in te richten. Hiermee worden stappen gezet om het archiefbeheer voldoende te waarborgen. AANBEVELING Het metagegevensschema voltooien en vaststellen.

7 3.5 VERNIETIGING Aandachtspunt: Digitale vernietiging Constatering 2014: De vernietiging van de digitale (en gedigitaliseerde) archiefbescheiden en de procedures hieromtrent verdient nog de nodige aandacht. Constatering 2016: De vernietiging van de digitale (en gedigitaliseerde) archiefbescheiden en de procedures krijgt de aandacht in de pilot. Conclusie: Er worden maatregelen getroffen om de digitale vernietiging vorm te geven. 1) Uitwerken en vastleggen van de procedure van vernietiging van digitale archiefbescheiden en het opnemen van deze procedure in het kwaliteitssysteem; 2) In kaart brengen welke digitale archiefbescheiden er voor vernietiging in aanmerking komen; 3) Daadwerkelijk vernietigen van de digitale archiefbescheiden die daarvoor in aanmerking komen. 3.6 OVERBRENGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS Aandachtspunt: Overbrenging Constatering 2014: Niet alle over te brengen archiefbescheiden zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Constatering 2016: Inmiddels zijn bijna alle archieven die voor overbrenging in aanmerking komen overgebracht. Er zijn nog aanvullingen op het inmiddels overgebrachte bestuursarchief. Deze worden momenteel bewerkt en gereed gemaakt voor overbrenging. Het bouwvergunningenarchief is nog niet overgebracht, maar het project digitalisering bouwvergunningen loopt nog. Conclusie: Er zijn maatregelen getroffen om de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden over te brengen waarmee wordt voldaan aan de normering en eisen van de wet- en regelgeving. Het archiefbeheer wordt hiermee goed gewaarborgd. Er zijn geen aanbevelingen. 3.7 ARCHIEFRUIMTE Aandachtspunt: Archiefruimte Constatering 2014: De ruimte voldoet op één punt na aan de Archiefregeling. Dit gaat over de afwerking van de muren in de archiefruimte. Constatering 2016: De afwerking van de muren in de archiefruimte is niet glad waardoor de ruimte wellicht minder stofvrij is dan wanneer men gladde, vlakke wanden zou hebben. Conclusie: Er zijn nog niet voldoende maatregelen getroffen om de archiefruimte te laten voldoen aan archiefregelgeving.

8 AANBEVELING 1) Onderzoeken in hoeverre een aanpassing in de archiefruimte mogelijk is; 2) Opnemen in een beheerplan dat de archiefruimte periodiek wordt schoongemaakt. 3.8 CALAMITEITENPLAN Aandachtspunt: Calamiteitenplan ten aanzien van archiefbescheiden Constatering 2014: Het college van B&W beschikt over een verouderd calamiteitenplan. Constatering 2016: Het calamiteitenplan wordt bijgehouden en regelmatig gemonitord. Conclusie: Er zijn maatregelen getroffen om het calamiteitenplan bij te houden. AANBEVELING Er zijn geen aanbevelingen. 3.9 MENSEN Aandachtspunt: Mensen Constatering 2014: De digitalisering betekent een verandering in de taken en werkzaamheden van de huidige DIV-medewerkers. Constatering 2016: Er is aandacht voor de verandering van taken en werkzaamheden van de huidige DIV-medewerkers. Tevens wordt rekening gehouden met de opvolging van een medewerker voor de behandeling van het analoge archief. Conclusie: Er zijn maatregelen genomen in de verandering van taken en werkzaamheden van de huidige DIV-medewerkers waarmee de archiefbeheer voldoende wordt gewaarborgd. AANBEVELING Bijhouden van de aankomende veranderingen ten aanzien van het archiefbeheer zijn en vervolgens de kwantiteit en kwaliteit van medewerkers daarop aanpassen.