*ZE99C6E6C79* Gemeenteraad Postbus AA SELLINGEN

Transcriptie

1 *ZE99C6E6C79* = Gemeenteraad Postbus AA SELLINGEN = = datum: 30 april 2014 ons kenmerk: ZA /DU doorkiesnummer: (0599) uw brief van: uw kenmerk: onderwerp: verslag en verantwoording archiefbeheer 2013 i.h.k.v. het Interbestuurlijk Toezicht (IBT) Geachte leden van de gemeenteraad, Per 1 oktober 2012 is de Wet Revitalisering Generiek Toezicht (RGT) van kracht geworden. Het specifieke toezicht door de provinciale archiefinspecteur is vervangen door generiek toezicht op de gemeentelijke archiefketen op basis van de Gemeentewet. Het sturend toezicht vooraf is vervangen door een meer terughoudend toezicht achteraf. Dit noemt men horizontale verantwoording. Het College van Burgemeester en Wethouders dienen zich voor de uitvoering van taken in de eerste plaats te verantwoorden aan de gemeenteraad. Dit is een verplichting die ook voortvloeit uit de Archiefverordening. Om gemeenten bij de horizontale verantwoording van de zorg over en het beheer van archieven conform te Archiefwet te ondersteunen, heeft de VNG een raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s) ontwikkeld. Dit op basis van de eisen die aan de gemeente gesteld worden door de archiefwetgeving. Via de antwoorden van de daarbij horende vragen wordt inzichtelijk of de gemeente al dan niet aan de eisen van de Archiefwet voldoet. Tevens brengen de archief KPI s een uniformering aan in de wijze waarop dit gebeurt, waardoor prestaties van gemeenten onderling vergeleken kunnen worden. De archief KPI s bieden een kapstok voor het opmaken van een jaarverslag dat het College van Burgemeester en Wethouders aan de gemeenteraad dient uit te brengen. Als bijlage treft u een gecombineerd verslag en verantwoording over 2013 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer aan. Met vriendelijke groet, Aaldert Kroes (medewerker DIV) _áàä~öéåw=hmf=îê~öéåäáàëí=omnp=éå=à~~êîéêëä~ö=omnp=

2 Verslag en verantwoording over 2013 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer

3 Verslag en verantwoording over 2013 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer Inleiding De Wet Revitalisering Generiek Toezicht (WRGT) is in werking getreden per 1 oktober Hierdoor is de gemeente naast het toezicht op de zorg voor (digitale) archieven ook verantwoordelijk voor het toezicht op het (informatie)beheer. De informatiehuishouding van de gemeente Vlagtwedde is door de afdeling Documentaire Informatievoorziening (DIV) getoetst aan het model-archiefkader van de VNG door middel van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s). Deze KPI s zijn afgeleid van de voor de gemeenten geldende artikelen in de Archiefwet, het Archiefbesluit en de Archiefregeling. Beantwoording van deze KPI s zijn niet vrijblijvend, maar verplicht. Deze archief-kpi s zijn leidraad geweest voor het opmaken van het jaarverslag dat het college van burgemeester en wethouders als archiefzorgdrager ex artikel 30 van de Archiefwet aan de gemeenteraad dient te overleggen. De archiefinspecteur in de provincie Groningen heeft aangegeven dat voor dit eerste verslagjaar met nadruk gekeken zal worden naar vier onderwerpen. Te weten: - kwaliteitseisen; - goede-, geordende- en toegankelijke staat; - vernietiging, openbaarheid; - duurzame beheeromgeving. Uit de toetsing aan de KPI vragenlijst zijn een aantal verbeterpunten naar voren gekomen waarop actie dient te worden ondernomen. De meest belangrijke daarvan zijn in dit jaarverslag genoemd. Het doel is om vanaf 2014 genoemde actiepunten tot uitvoering te brengen en daarmee te voldoen aan de genoemde KPI s. Daarvoor zal een planning van uit te voeren werkzaamheden worden opgesteld. 1. Lokale regelgeving Regelgeving De Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer zijn de basis op welke wijze onze gemeente de Archiefwet vorm geeft. De archiefverordening regelt de zorg die het college van burgemeester en wethouders heeft voor de archieven, die door de gemeentelijke organen worden gevormd, het beheer, de mensen en de daarvoor beschikbare middelen. De archiefverordening van gemeente Vlagtwedde is op 24 september 2013 vastgesteld door de gemeenteraad. Mededeling van vaststelling van de verordening aan het college van Gedupeerde Staten heeft plaatsgevonden op 31 oktober Het Besluit Informatiebeheer beschrijft in onze gemeente de voorwaarden waaraan het beheer van de archiefbewaarplaats en van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden dienen te voldoen. Het Besluit Informatiebeheer is vastgesteld op 16 september In verband met een herinrichting van de archiefbewaarplaats (zie ook paragraaf 7) bij de gemeente Vlagtwedde, is het Besluit Informatiebeheer nog niet geactualiseerd. In de tweede helft van het jaar 2014 zal de herinrichting zijn voltooid, waarna ook het Besluit Informatiebeheer zal worden aangepast. 2

4 Het informatiebeheer is organisatorisch ondergebracht bij de Bestuursdienst en dan met name de afdeling Documentaire informatievoorziening (DIV). De medewerkers daarvan dragen zorg voor de uitvoering van het integrale archiefbeheer. Toezicht Als gevolg van de inwerkingtreding van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht is een nieuw model Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer beschikbaar gekomen. De bepalingen met betrekking tot het toezicht van de gemeentesecretaris op het beheer van niet overgebrachte archiefbescheiden zijn daaruit gehaald. Wanneer binnen de gemeentelijke organisatie een gemeentelijke archivaris is aangesteld, is deze verantwoordelijk voor het toezicht op de zorg van niet overgebrachte gemeentelijke archiefbescheiden en het beheer van de archiefbescheiden na overbrenging naar de archiefbewaarplaats. Deze gemeente heeft geen archivaris aangesteld, waardoor wettelijk gezien de gemeentesecretaris verantwoordelijk is voor het toezicht. De gemeentesecretaris dient zich voor het uitoefenen van het toezicht te laten bijstaan door kwalitatief bevoegde personen. Het uitoefenen van het toezicht kan op verschillende manieren geregeld worden. Bijvoorbeeld door het aanwijzen van een gekwalificeerde interne- of externe toezichthouder en/of in samenwerking met andere gemeenten. De mogelijkheden waarop het toezicht vorm kan worden gegeven zullen nader worden onderzocht. Wijzigingen in taken en organisatie Vanaf medio november voert de Omgevingsdienst Groningen (OGD) voor onze gemeente taken uit. De omgevingsdienst verzorgt de vergunningverlening en toezicht- en handhavingstaken. In een dienstverleningsovereenkomst is onder andere vastgelegd hoe wordt omgegaan met de opmaak, verzending en archivering van documenten. De gemeente blijft verantwoordelijk voor de taakuitvoering en dus ook voor de archivering. Uitvoering van deze taken brengt met zich mee dat de schriftelijke (en digitale) neerslag daarvan, in casu de archivering van documenten, decentraal plaatsvindt. In het kader van deze samenwerking worden binnen afzienbare tijd de bouw- en milieuvergunningen van de gemeente Vlagtwedde gedigitaliseerd, waardoor een betere (digitale) toegang tot deze dossiers mogelijk is. Om te voorkomen dat zich met betrekking tot de archivering bij bovengenoemde organen ongewenste ontwikkelingen voordoen, zal er op worden toegezien dat de afspraken op correcte wijze worden uitgevoerd. 2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Volgens artikel 16 van de Archiefregeling 2010 dient het college van B&W ervoor te zorgen dat het beheer van zijn archiefbescheiden (digitaal en fysiek) voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. Een kwaliteitssysteem is het geheel van organisatorische structuur, verantwoordelijkheden en procedures die nodig zijn voor de kwaliteitszorg en -controle. Een kwaliteitssysteem geeft weer hoe een correcte uitvoering van vastgestelde procedures en protocollen plaatsvindt. Er zijn door de gemeente een beperkt aantal regelingen en/of protocollen vastgesteld, die onderdeel kunnen zijn van een op te stellen kwaliteitssysteem. Vaak wordt echter gehandeld op basis van gewoonten en informele afspraken. Deze ongeschreven gedragsregels dienen formeel te worden vastgesteld en kunnen bijeen worden gebracht in een handboek. 3

5 Zonder een kwaliteitssysteem kan onvoldoende worden gestuurd op kwaliteit, bewaking en de juiste uitvoering van de procedures. Een algemeen landelijk kwaliteitssysteem is nog niet ontwikkeld. De mogelijkheden en vorm van een kwaliteitssysteem zal worden onderzocht. Verslaglegging toezicht Op grond van artikel 8 van de archiefverordening dient het college tweejaarlijks verslag aan de raad te doen over hetgeen is verricht ter uitvoering van artikel 30 van de archiefwet. Op grond van artikel 14 van de archiefverordening dient de gemeentesecretaris elke twee jaar verslag te doen aan het college betreffende de uitoefening van het toezicht op het beheer van niet overgedragen archiefbescheiden. Het laatste verslag heeft betrekking op de jaren 2005 en Daarna is een dergelijk verslag niet meer aangetroffen. Op grond van artikel 7 van het besluit informatiebeheer brengt de gemeentesecretaris elke twee jaar verslag uit over het gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats. Ten aanzien van het beheer is alleen een verslag aangetroffen betrekking hebbend op de jaren 2005 en Daarna is hieraan geen gevolg meer gegeven. In verband met de wijzigingen op het gebied van het interbestuurlijk toezicht, zal voortaan jaarlijks verslag worden gedaan van de verrichtingen op het gebied van informatiebeheer en de uitoefening van het toezicht. 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Documentair structuurplan Op grond van artikel 18 van de archiefregeling dient de gemeente te beschikken over een documentair structuurplan (DSP). Een DSP is een actueel-, compleet- en logisch samenhangend overzicht van de bij de gemeente berustende archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur. Het DSP is met name van belang voor digitale documenten en databestanden. Het DSP geeft inzicht in: - welke taken of werkprocessen de gemeente uitvoert; - welke applicaties daarvoor worden gebruikt; - welke archiefdocumenten (digitaal of fysiek) of data daaruit voortvloeien; - of documenten permanent dan wel op termijn voor vernietiging in aanmerking komen; - waar en in welke vorm documenten worden bewaard; - met welke applicaties permanent te bewaren documenten/data ze blijvend geraadpleegd kunnen worden. Het hebben van een overzicht is belangrijk, omdat daarmee vastgesteld kan worden of documenten c.q. data -die voor bewaring in aanmerking komen- op andere locaties worden bewaard dan in het centrale archief. Zonder zo n overzicht bestaat de kans dat informatie ten onrechte wordt vernietigd of door niet tijdige conversie op termijn niet meer te raadplegen is. De gemeente Vlagtwedde werkt op basis van een model DSP/I-navigator, waarin alle processen die in de gemeente uitgevoerd worden zijn opgenomen. Via dit systeem worden de documenten aan het juiste proces gekoppeld. Een overzicht, zoals hiervoor genoemd is echter (nog) niet op- en vastgesteld. De verdere invulling van het DSP zal worden gerealiseerd. Authenticiteit, context en toegankelijkheid archiefbescheiden De fysieke archieven zijn in goede-, geordende- en toegankelijke staat. De archieven van de rechtsvoorgangers van de gemeente Vlagtwedde zijn geplaatst in de gemeentelijke archiefbewaarplaats. De authenticiteit en context zijn goed te herleiden uit de 4

6 fysieke (zaak)dossiers. De archieven zijn goed toegankelijk door middel van archiefinventarissen, welke zowel in fysieke vorm als in digitale vorm aanwezig zijn. Het dynamisch archief is rechtstreeks toegankelijk. De dossiers zijn geordend op basis van de Basis Archiefcode (BAC). Het digitale archief is in opbouw. Hoewel een aantal voorwaarden voor digitaal- en zaakgericht werken aanwezig zijn, kan nog niet vertrouwd worden op de volledigheid van de digitale zaakdossiers. Er worden nog steeds documenten buiten het zaaksysteem om opgemaakt. Daarom worden de permanent te bewaren documenten -en het merendeel van de op termijn te vernietigen documenten- nog fysiek gearchiveerd. Duurzaamheid De gemeente maakt voor de bewaring van fysieke archiefbescheiden gebruik van duurzame verpakkingsmaterialen. De oudere archiefbestanden, die zich in de archiefbewaarplaats en deels in de archiefruimte bevinden, zijn nog niet allemaal bewerkt en omgepakt. In een inventarisatie van uit te voeren werkzaamheden zal dit onderdeel worden meegenomen. Voordat tot volledige digitale archivering kan worden overgegaan, zal voorzien moeten worden in een duurzame wijze van opslag van documenten en gegevens (e-depot). 4. Digitale documenten en bestanden Alle inkomende documenten worden op een zaakgerichte wijze in het zaaksysteem Decos geregistreerd. Het zaaksysteem wordt gebruikt voor digitale afhandeling. Reactie- en vervolgdocumenten worden bij correct gebruik van het zaaksysteem toegevoegd aan het zaakdossier. Documenten die voor bestuurlijke besluitvorming zijn geagendeerd, worden na besluitvorming gescand, geregistreerd en aan het zaakdossier toegevoegd. Voor uitgaande brieven, die moeten worden ondertekend, geldt een identieke werkwijze. Na afhandeling wordt het digitale zaakdossier gearchiveerd. Er is nog geen voorziening of protocol voor de wijze waarop omgegaan wordt met ondertekening van uitgaande brieven. Voordat wordt overgegaan tot digitale archivering zal hiervoor een voorziening moeten worden getroffen. Hybride situatie Om de overgang naar digitaal werken en digitaal archiveren mogelijk te maken, dient aan een groot aantal randvoorwaarden te worden voldaan. Intern dient er de discipline te zijn om het zaaksysteem als leidend te beschouwen en dus alle documenten -die van belang zijndaarin op te slaan. Voorgaande kan alleen worden bereikt als het digitaal- en zaakgericht werken tot standaard wordt verheven en gestopt wordt met fysiek archiveren. Het vaststellen van een protocol voor digitale zaakafhandeling kan daarbij uitkomst bieden. Het management dient vervolgens te sturen op het correct gebruik van het zaaksysteem. Daarnaast dienen er maatregelen genomen te worden ter verantwoording van het niet meer fysiek archiveren. Het opstellen van een handboek digitale vervanging archiefbescheiden is daarvoor een goed instrument. Doel van het handboek vervanging is het vastleggen van een beschrijving van de procesmatige- en technische inrichting van de voorgenomen vervanging. 5

7 5. Vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Vernietiging De voor vernietiging in aanmerking komende fysieke archiefbescheiden worden jaarlijks vernietigd. Vernietiging vindt plaats op basis van de selectielijst voor archiefbescheiden van gemeenten en intergemeentelijke organen sinds 1 januari 1996 (en actualisaties daarvan). Verklaringen van vernietiging, inclusief een specificatie van vernietigde documenten, worden opgemaakt en in het archief bewaard. Sinds de invoering van het digitaal- en zaakgericht werken in 2008 worden digitale documenten in het zaaksysteem Decos opgenomen. Vernietiging van daarvoor in aanmerking komende documenten heeft nog niet plaatsgevonden. Documenten worden geregistreerd op basis van het model DSP/I-navigator. Na afsluiting van een zaak worden weliswaar V-termijnen toegekend, maar er wordt nog niet daadwerkelijk vernietigd. Er wordt nog geen gebruik gemaakt van de mogelijkheden voor (resultaatafhankelijke) waardering van bewaar- of vernietigingscriteria. Om over te kunnen gaan naar digitaal archiveren zal daarvoor een voorziening getroffen moeten worden. Dit kan in de vorm van het toevoegen van vernietigingstermijnen aan de zaken in het model DSP/I-navigator. Om alle documenten, die op termijn voor vernietiging in aanmerking komen, niet meer fysiek te hoeven archiveren is de keuze gemaakt om deze in een numerieke serie te bewaren. Vooralsnog is hier geen vernietigingstermijn aan gekoppeld, waardoor niet bekend is wanneer deze documenten daadwerkelijk worden vernietigd. Door deze werkwijze wordt niet voldaan aan de verplichting om daarvoor in aanmerking komende documenten tijdig te vernietigen Vervanging Permanent te bewaren archiefbescheiden, evenals ook de meeste op termijn te vernietigen bescheiden, worden op traditionele wijze en in papieren vorm gearchiveerd. Daarnaast worden gescande/digitale documenten in Decos als zaakdossier opgeslagen. Het fysieke archief is daarbij nog leidend. Er worden nog geen papieren archiefbescheiden vervangen door digitale reproducties (substitutie). Omgekeerde substitutie komt wel voor. Zo worden alle digitaal opgemaakte of ontvangen documenten, die voor blijvende bewaring in aanmerking komen, uitgeprint en in fysieke vorm gearchiveerd. 6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaarplaats In de openbare archiefbewaarplaats zijn de archieven van de voormalige gemeenten Bourtange en Vlagtwedde van geplaatst. Deze archieven zijn in de praktijk openbaar en kosteloos te raadplegen. Indien van toepassing zijn beperkende bepalingen ten aanzien van de openbaarheid gesteld. 7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots De gemeentelijke archiefbewaarplaats is gevestigd in het gemeentehuis. De archiefbewaarplaats dateert van 1994 en voldeed destijds aan de gestelde eisen. De klimaatbeheersing in de archiefbewaarplaats is al enige jaren een punt van aandacht. Dit wordt veroorzaakt door het feit dat een deel van de klimaatinstallatie ín de bewaarplaats is geplaatst en niet er buiten, zoals te doen gebruikelijk is en ook voorgeschreven in de regeling bouw en inrichting archiefruimten en bewaarplaatsen. Tevens wordt ten aanzien van de plaats van de archiefstellingen niet overal de juiste ruimte ten opzichte van het 6

8 plafond en de muren in acht genomen. Voorgaande heeft tot gevolg gehad, dat de archiefbewaarplaats in 2011 voor een deel is afgekeurd. Om deze problemen definitief het hoofd te bieden, heeft de gemeente besloten om de archiefbewaarplaats opnieuw te gaan inrichten. De voorbereidingen zijn in volle gang en normaliter zal de herinrichting aan het einde van 2014 zijn voltooid. De gehele aanpak en uitvoering van de herinrichting van de archiefbewaarplaats wordt in overleg met de provinciale archiefinspectie uitgevoerd. De eisen waaraan de archiefbewaarplaats thans behoort te voldoen zijn opgenomen in de archiefregeling Archiefruimten Naast de gemeentelijke archiefbewaarplaats is er een archiefruimte en wel op de eerste verdieping naast/bij de afdeling Documentaire Informatievoorziening. Deze ruimte is officieel niet goedgekeurd maar is door de jaren heen door de archiefinspectie gedoogd, omdat de gemeente geen alternatief voorhanden heeft daar waar het gaat om het plaatsen van archiefbescheiden. De inspectie heeft de gemeente wel steeds van aanwijzingen voorzien, waardoor deze ruimte zo optimaal mogelijk kon worden gebruikt. Na de algehele herinrichting van de archiefbewaarplaats welke door het plaatsen van verrijdbare stellingen 400 m¹ ruimtewinst oplevert- is het aan te bevelen om de gehele situatie opnieuw te bekijken en te beoordelen. Uiteraard gaan we er dan vanuit dat de hiervoor beschreven problemen tot het verleden zullen behoren. E-depot De definitie van een e-depot is: met het e-depot, ook wel digitaal depot genoemd, wordt bedoeld het geheel van apparatuur, programmatuur, procedures, methoden, kennis en vaardigheden waarmee in staat is digitale objecten en metadata in te nemen en te garanderen deze op lange termijn te beheren en beschikbaar te kunnen houden. De gemeentelijke archiefbewaarplaats, bestemd voor de berging van fysieke archiefbescheiden, dient te voldoen aan de eisen van de archiefregeling De opslag van digitale documenten en data vindt plaats op servers. Op het moment dat overgegaan wordt tot digitale archivering van permanent te bewaren archiefbescheiden, zal ook voorzien moeten worden in een e-depot. Onderdeel van het e-depot is ook de fysieke ruimte waarin dataopslag plaatsvindt. Een serverruimte dient ook aan de eisen, gesteld in de Archiefregeling 2010, te voldoen. Tevens zal er een beheeromgeving gecreëerd moeten worden, zodat aan de in de definitie genoemde voorwaarden kan worden voldaan. 8. Ter beschikking stelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden. Na de overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats is de informatie in principe openbaar. Tijdens de openingstijden van het gemeentehuis zijn openbare- en originele archiefbescheiden -ouder dan twintig jaar- kosteloos te raadplegen door derden. De gemeente beschikt over een vastgesteld bezoekersreglement, waarin de voorwaarden voor het raadplegen van de archieven worden vastgelegd. Dit bezoekersreglement is, samen met andere informatie over het raadplegen van archieven, geplaatst op de gemeentelijke website. Veel geraadpleegde bestanden -zoals die van de Burgerlijke Stand en de bevolkingsregisters- zijn gratis te raadplegen (bestand microfiches). Tegen betaling van kosten kunnen afschriften worden verkregen. Naast fysiek bezoek aan het gemeentehuis is het ook mogelijk om digitaal (voor)onderzoek te doen, genealogische gegevens en fotocollecties te raadplegen. Daarvoor is de gemeente aangesloten bij het GroningerArchiefNet en de Beeldbank Groningen. 7

9 Toekomstige archivering digitale archiefbescheiden Bij het creëren van een e-depot voor de opslag van digitale documenten dient nagedacht te worden over het vervroegen van de overbrengingstermijn. Het is niet raadzaam om digitale documenten pas na 20 jaar over te brengen naar een andere beheeromgeving (e-depot). 9. Rampen, calamiteiten en veiligheid De gemeente heeft een calamiteitenplan voor het archief, vastgesteld in december Voorgeschreven is dat het calamiteitenplan eens per twee jaar geactualiseerd dient te worden. Tevens wordt gesproken over vervangende archiefruimte, waarmee aangegeven wordt dat noodopvang geregeld dient te zijn. Voor zover bekend heeft actualisering van het plan niet plaatsgevonden. Wel is de gemeente aangesloten bij de Documentenwacht. In geval van calamiteiten (bijvoorbeeld bij waterschade of schimmel-explosies) kan de hulp van de Documentenwacht worden ingeroepen. Er hebben zich in 2013 geen incidenten voorgedaan. 10. Middelen en mensen Om de wettelijke archieftaak te kunnen uitvoeren worden jaarlijks structurele middelen geraamd. Onder de wettelijke taak wordt verstaan het in goede-, geordende- en toegankelijke staat brengen en houden van archiefbescheiden, het beschikbaar stellen van informatie en onderzoek mogelijk maken van openbare archieven. Tot 2008 werd nog (volledig) gewerkt in een papieren beheeromgeving. De werkzaamheden, die tot het vakgebied van post- en archiefzaken behoorden, konden met de beschikbare formatie naar behoren worden uitgevoerd. Met het invoeren van digitaal- en zaakgericht werken wordt, zowel in kwalitatieve- als in kwantitatieve zin meer gevraagd van de medewerkers belast met post- en archiefzaken. Niet alleen wordt, anders dan voorheen, een veelvoud van documenten op een zaakgerichte manier geregistreerd. Daarnaast vergt ondersteuning in het gebruik en het doorontwikkelen van het digitaal werken de nodige kennis en inspanning. Een landelijk gegeven is dat zolang ongestructureerde informatie (vastgelegd in documenten, , etc.) handmatig moet worden omgezet naar gestructureerde informatie (vastleggen van metadata) in formatieve zin alle zeilen moeten worden bijgezet. Als gevolg van het digitaal werken wordt wel enig voordeel behaald, doordat de op korte termijn te vernietigen fysieke documenten op een eenvoudige wijze in een numerieke serie worden gearchiveerd. Permanent te bewaren archiefbescheiden worden echter ook nog fysiek gearchiveerd. Een hybride situatie, zoals ook beschreven onder punt 4, is niet wenselijk. Achterstanden Geconstateerd is dat er achterstallige werkzaamheden zijn. Deze werkzaamheden bestaan onder ander uit het bewerken van niet geïnventariseerde bestanden, het archiveren van losse stukken in het dynamische- en semi-statisch archief en het ompakken van archiefbestanden in zuurvrije opbergmiddelen. Mede gelet op de ontwikkelingen ten aanzien van de bestuurlijke organisatie in de provincie Groningen en een mogelijke gemeentelijke herindeling per is het gewenst om de fysieke bestanden in goede- en geordende staat te brengen. Daarvoor zal een planning van uit te voeren werkzaamheden voor de periode worden opgemaakt. 8

10 Horizontaal Toezicht Informatiebeheer en -zorg (digitaal) archief gemeente Vlagtwedde Rapportage KPI-meting

11 KPI s: toetsingsresultaten De toetsingsresultaten zijn in kleur aangegeven. Normonderdelen waaraan niet wordt voldaan worden aangegeven in rood; er worden één of meerdere acties voorgesteld. Normonderdelen waaraan deels wordt voldaan worden aangegeven in oranje; een toelichting wordt gegeven op het toetsoordeel per norm. Normonderdelen waaraan wordt voldaan worden aangegeven in groen; aan deze normen is in een aantal gevallen een toelichting toegevoegd. Van een aantal normonderdelen is geen waardering in kleur aangegeven. Het betreft hier met name onderdelen, die betrekking hebben op de digitale beheeromgeving en (nog) niet van toepassing zijn. Bewijsstukken/bijlagen Van diverse regelingen, afspraken, protocollen etc. zijn bewijsstukken als bijlagen aan de PKI vragenlijst toegevoegd. Dit om te voorkomen dat bij actualisering van de PKI vragenlijst opnieuw naar documenten in het archief moet worden gezocht. 2

12 1. LOKALE REGELINGEN Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? 1.1 a Verordening archiefzorg Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde Archiefverordening inzake de archiefzorg die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving? Als het antwoord ja is: 24 september wanneer is de archiefverordening vastgesteld?: Besteedt deze aandacht aan (het zorg dragen Art 7. voor) het laten vaststellen van beheervoorschriften? het aanwijzen van beheerders? Art 3. de aanstelling van voldoende deskundig Art 4. personeel? de beschikbaarstelling van voldoende middelen Art 6. de vervaardiging en bewaring van de Art 5. archiefbescheiden (nader uitgewerkt in het Besluit Informatiebeheer)? de aanwijzing van de archiefbewaarplaats? Art 2. de periodieke verslaglegging aan de raad over Art 8. de uitvoering van de zorg? Ja. De huidige archiefverordening is vastgesteld op 24 september De modelverordening van de LOPAI is hiervoor gebruikt. De verordening voldoet aan de vigerende wet -en regelgeving. (zie bijlage 1.1.a). 3

13 1. LOKALE REGELINGEN Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? 1.1 b Verordening archiefzorg Is deze medegedeeld aan Gedeputeerde Staten? Ja. Mededeling van de archiefverordening vastgesteld d.d. 24 september 2013 heeft plaats gevonden bij brief van 31 oktober 2013 (zie bijlage 1.1.b) 4

14 1. LOKALE REGELINGEN Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? 1.2 a Verordening toezicht archiefbeheer Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde Archiefverordening inzake het toezicht op het bij of krachtens de Archiefwet bepaalde ten aanzien van het beheer van nog niet naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden? Nee. In het nieuwe model archiefverordening voor gemeenten zonder benoemde archivaris wordt niets geregeld t.a.v. het toezicht op de zorg. De artikelen 9-12 zijn daaruit gehaald. Toezicht regelen. In de archiefverordening of in het besluit informatiebeheer kan een artikel worden opgenomen over een regeling m.b.t. het toezicht op het informatiebeheer en de archiefbewaarplaats. Het toezicht kan worden uitgevoerd door: - aanwijzing van een (interne) toezichthouder, al dan niet door meerdere gemeenten - aanwijzing van een auditdienst/ commercieel expertise (archief)bureau. Als het antwoord ja is: wanneer is de archiefverordening vastgesteld? Besteedt deze aandacht aan het zorg dragen voor het aanwijzen van de toezichthouder? de informatieverstrekking van beheerders aan de toezichthouder? de informatieverstrekking door de toezichthouder aan de beheerder? de informatieverstrekking door de toezichthouder aan het college? LOKALE REGELINGEN Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? 1.2 b Verordening toezicht archiefbeheer Is deze medegedeeld aan Gedeputeerde Staten? 5 Ja. Zie antwoord bij 1.1.b. en 1.2.a.

15 1. LOKALE REGELINGEN Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? 1.3. Besluit informatiebeheer Beschikt de gemeente over een door het college als archiefzorgdrager vastgesteld Besluit informatiebeheer inzake het beheer van de archiefbewaarplaats en van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden? Ja. Het huidige Besluit Informatiebeheer is vastgesteld op 16 september Het modelbesluit van de LOPAI is hiervoor gebruikt. Het besluit voldoet aan de vigerende wet -en regelgeving, zij het dat er sinds 2012 een nieuw model besluit beschikbaar is. (zie bijlage 1.3). In tegenstelling tot het actualiseren van de archiefverordening is het besluit informatiebeheer (nog) niet aangepast. Dit heeft te maken met de aanpassing van de archiefbewaarplaats, welke in de tweede helft van 2014 zal worden gerealiseerd. Het Besluit Informatiebeheer aanpassen op basis van het model besluit van 2012 i.v.m. wijzigingen interbestuurlijk toezicht. Beheer van de archiefbewaarplaats Als het antwoord ja is: wanneer is het besluit vastgesteld? besteedt dit besluit aandacht aan de dagelijkse leiding, indien relevant, ook in relatie tot de functie van gemeentearchivaris? het laten vaststellen van beheervoorschriften? de overbrenging van archiefbescheiden en indien relevant de verwerving van archieven, collecties en andere documenten? de bewaring en het beheer van archiefbescheiden? de beveiliging van archiefbescheiden tegen calamiteiten, diefstal e.d.? de raadpleging en het gebruik van archiefbescheiden? 6 16 september Art Art 30. Art Art Art 6,

16 het onderzoek in de archiefbescheiden? Art 5-6. het beschikbaar stellen van de Art 24. archiefbescheiden? de periodieke verslaglegging aan het college Art 7. betreffende de uitvoering van het beheer? 1. LOKALE REGELINGEN Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? Beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden Als het antwoord ja is: 16 september wanneer is het besluit vastgesteld? Besteedt dit besluit aandacht aan: het Art 8, 9, 10. toekennen van bevoegdheden en het beleggen van de taken en de verantwoordelijkheden ten aanzien van het informatiebeheer? de organisatorische inrichting van de - informatiebeheerfunctie? het vaststellen van beheervoorschriften? - (het waarborgen van) de ordening, Art duurzaamheid, de authenticiteit en de integriteit en toegankelijkheid van de informatie? de informatiebeveiliging? Art de (ver)bouw, inrichting en het beheer van de Art 2-6 en archiefruimte? de vervanging van informatie? - de overdracht, ter beschikking stelling en Art 27. vervreemding van informatie? de bewaartermijnen van informatie? Art de vernietiging van informatie? Art de overbrenging van informatie naar de archiefbewaarplaats? Art 30. 7

17 1. LOKALE REGELINGEN Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? 1.4 Wijziging overheidstaken Treft het college als archiefzorgdrager voorzieningen omtrent de archiefbescheiden bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan? Zo ja, welke? Ja. In voorkomende gevallen zijn of worden afspraken vastgelegd en bij overdracht van dossiers worden verklaringen van vervreemding c.q. ter beschikkingstelling, officiële ontvangstbewijzen enz. opgemaakt. Toekomstige ontwikkelingen blijven volgen. Denk aan de overdracht van taken aan de Veiligheidsregio en de RUD/ODG. Systeem ontwikkelen waarbij gesignaleerd kan worden dat archiefbescheiden die (tijdelijk) zijn overgedragen, na afloop van de termijn terug worden gehaald/geplaatst. Heeft er in de laatste vijf jaar een dergelijke situatie plaatsgevonden?: Zo ja, welke? Welke voorziening(en) is/zijn getroffen? Nee. - 8

18 1. LOKALE REGELINGEN Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? 1.5. a Gemeenschappelijke regelingen Treft het college als archiefzorgdrager, bij de instelling van een gemeenschappelijke regeling waarin de gemeente participeert, voorzieningen omtrent de zorg voor de archiefbescheiden? Ja. In gemeenschappelijke regelingen worden bepalingen t.b.v. archiefvoorzieningen opgenomen. De gemeente is echter voor geen enkele regeling aangewezen als centrumgemeente. Toekomstige ontwikkelingen blijven volgen. Overdracht van taken bijvoorbeeld onder gemeenschappelijke regeling: - Veiligheidsregio; - RUD/ODG Heeft er in de laatste 5 jaar een dergelijke Nee. situatie plaatsgevonden? Zo ja, welke voorziening(en) is/zijn getroffen n.v.t. Neemt de gemeente in Onbekend. samenwerkingsovereenkomsten met private partijen bepalingen op over het archiefbeheer? In voorkomende gevallen hier rekening mee houden. Met juridische zaken overleggen hoe dit in de organisatie, bij opstellen van samenwerkingsovereenkomsten, kenbaar kan worden gemaakt. 9

19 1. LOKALE REGELINGEN Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? 1.5. b Gemeenschappelijke regelingen Houdt de zorgdrager een register bij van gemeenschappelijke regelingen? Ja. Er wordt een register ex artikel 27 Wet gemeenschappelijke regelingen bijgehouden; de laatste versie dateert van 5 maart (zie bijlage 1.5.b). In het register opnemen welke gemeente voor een regeling centrumgemeente is. Dit onder andere i.v.m. toezicht en veilig stellen van archieven. Bevat het register per gemeenschappelijke Ja. regeling in ieder geval de deelnemers? de wettelijke voorschriften waardoor de Nee. bevoegdheden van het samenwerkingsverband worden beheerst? de bevoegdheden die bij de regeling zijn Nee. overgedragen? het adres en de plaats van vestiging? Ja. of een openbaar lichaam of een Ja. gemeenschappelijk orgaan is ingesteld? Overleg met afdeling juridische zaken of e.e.a. wenselijk is. Overleg met afdeling juridische zaken of e.e.a. wenselijk is. 10

20 1. LOKALE REGELINGEN Hoofdvraag: Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? 1.6. Mandaatregeling archiefzorg Beschikt de gemeente over een vastgestelde mandaatregeling bedoeld om namens de zorgdrager besluiten te nemen, niet zijnde regelgeving/het stellen van regels? Niet van toepassing. Er heeft geen mandatering plaatsgevonden voor het nemen van besluiten op het gebied van de archiefzorg (zie bijlage 1.6). In het besluit informatiebeheer wordt als beheerseenheid aangemerkt de afdeling Documentaire Informatievoorziening (DIV), onderdeel uitmakend van de Bestuursdienst. Nagaan of (jaarlijkse) vernietiging formeel gemandateerd moet worden. Zo ja, voldoet deze aan de wettelijke voorschriften voor dergelijke regelingen? Houdt de gemeente zich daaraan, d.w.z. worden de diverse bevoegdheden uitgeoefend door de ter zake bevoegde ambtenaren? n.v.t. n.v.t. 11